Empatia ja digitaidot auttavat etäjohtajaa onnistumaan

Etäkokouksen hiljaisuudessa saattaa tuntua, että puhuu mustalle aukolle. Miten esihenkilö saisi porukan keskustelemaan? Miten osoittaa empatiaa virtuaalisesti?
-

Marja Sarkkinen

Etätyön lisääntyminen ja jatkuva etätyö muuttavat johtamista. Se tarkoittaa esimerkiksi, että päivittäisen ohjeistamisen sijaan mennään kohti valmentavaa johtamista, joka mahdollistaa työntekijälle enemmän vapauksia.

”Esihenkilö ei olekaan ratkaisuautomaatti, vaan hän auttaa työntekijää asettamaan tavoitteet, priorisoimaan tehtäviä ja ratkaisemaan pulmia. Se voi vaatia esihenkilöltä uudenlaista osaamista. Sosiaaliset taidot ja empatia nousevat yhä tärkeämmiksi työkaluiksi”, sanoo erityisasiantuntija, psykologi Liisa Puskala Työterveyslaitoksesta.

Puskala toimii yhtenä valmentajana Työhyvinvoinnin johtaminen -verkkovalmennuksessa. Hän on ollut kehittämässä  Hybridityö haltuun -koulutusta, joka koostuu kolmesta webinaarista ja keskusteluista verkossa.

Esimerkiksi nämä kuusi keinoa auttavat esihenkilöä vastaamaan etäjohtamisen haasteisiin:

1. Ole läsnä ja näytä, että välität

Kun ollaan yhteydessä verkon välityksellä, ihmisten vuorovaikutus laimenee. Siksi tarvitaan vahvistin: osoita empatiaa voimakkaammin ja laadukkaammin kuin kasvokkaisissa tapaamisissa.

Mieti sanavalintoja, kun kirjoitat – ei ”ok”, vaan ”Kiitos, tällä pääsen vauhtiin”. Käytä kokousohjelmistojen elävöittäviä emojireaktioita.

Vaikka videokamerat olisivat päällä, sekään ei auta, jos emme ole oikeasti läsnä toisillemme. Nyökyttely yhdistää myös videotapaamisissa. Läsnä voi olla perinteisessä puhelussakin.

Osoita ymmärtäväsi, millaisten asioiden kanssa johdettavasi painivat. Tee selväksi, että olet ihan aidosti heidän käytettävissään.

Empatian ytimessä on se, että tunnemme toisemme: Millaista työtä toinen tekee? Mikä siinä on hankalaa? Mitä hän tavoittelee ja mistä hän saa iloa? Jos toista ihmistä ei ymmärrä, mikään digikikka ei tepsi.

2. Järjestä aikaa kohtaamisiin

Etätyön aikana emme törmää toisiimme sattumalta niin kuin toimistossa. Ei ole mahdollista pysähtyä kenenkään ovelle juttelemaan ohi kulkiessaan.

Toimisiko teillä epävirallinen chattikanava heippailuun ja kannustamiseen? Huomenta voi toivottaa myös virtuaalisesti. Jättäkää toisillenne jälkiä tekemisistänne kuvin ja vaikka videotervehdyksin.

Järjestä tiimiläisillesi kahdenkeskistä aikaa. Sopisivatko teille esimerkiksi viikoittaiset kuulumistenvaihtovartit? Voisitko järjestää silloin tällöin yhteisen kävelypalaverin, vaikka puhelimessa keskustellen, jos välimatkanne on pitkä?

Säännöllisissä ja kalenteriin merkityissä kohtaamisissa on luontevaa kysyä, miten menee. Kun toinen osapuoli on tuttu, sen voi kuulla jo äänestäkin.

3. Suunnittele etäkokoukset hyvin

Verkossa toimiminen vaatii tavallista enemmän ennakkovalmistelua. Suunnittele etäkokoukset hyvin ja opettele käyttämään niitä elävöittäviä ja tehostavia teknisiä välineitä.

Muista, että kokoukset ovat aina yhteistyötilaisuuksia. Miten varmistat, että saat kaikkien mielipiteet selville? Voisivatko osallistujat kirjoittaa ideoitaan johonkin virtuaaliseen seinään?

Digivälineet on keksitty helpottamaan työtä – tee niistä ystäviäsi! Opettele asetukset ja etsi parhaita käytäntöjä aktiivisesti. Muuten tilanne muistuttaa sitä, että ottaisit käyttöön polkupyörän säätämättä sen satulaa. Ei ihme, jos polkeminen tuntuu vaikealta.

4. Huomaa pienet onnistumiset

Monien tietotyöläisten työ on aika abstraktia, ja etänä se voi typistyä paljolti tietokoneen ruudun tuijottamiseksi.

Auta työntekijää näkemään, mitä konkreettista hän on saanut aikaan. Tuo esiin, että hän on vaikkapa kirjoittanut asiakkaalle hyvän vastauksen tai työstänyt eteenpäin jotain suunnitelmaa. Pienten onnistumisten ja aikaansaamisen huomaaminen on voimavara, jota voit tietoisesti vahvistaa.

5. Vältä hiljaisuuden musta aukko

Rohkaise porukkaasi vaihtamaan ajatuksia, puhumaan ja kirjoittamaan etäkokouksissa. Vain keskustelemalla syntyy yhteisiä kokemuksia ja oppii ymmärtämään niitä, joiden kanssa töitä tekee.

Ymmärrys ei kasva, jos kaikki vaikenevat. Ole aktiivinen puheenjohtaja. Älä kysy, onko kenelläkään sanottavaa. Sen sijaan pyydä, että kaikki kirjoittavat chattiin kommentin käsitellystä asiasta.

Osallistaminen – joskus vähän pakollakin – on keino ehkäistä niin sanottua mustan aukon syndroomaa. Se tarkoittaa hiljaisuutta, joka seuraa puheenvuoroasi. Aivan kuin olisit puhunut mustalle aukolle. Jos kamerat ovat kiinni, ruudulla myös näkyy pelkkää mustaa. Pitäkää kamerat päällä ainakin pienellä porukalla kokoontuessanne.

6. Kannusta irrottautumaan työstä

Poikkeuksellisena aikana etätyö saattaa kuormittaa uusillakin tavoilla: voi tulla videoväsymystä, etätyöapatiaa ja sitä, että työn maailmaan uppoudutaan liian pitkäksi aikaa. Kannusta irrottautumaan työstä päivän päätteeksi.

Tuo esiin, ettei työpäivän aikanakaan tarvitse olla koko ajan tavoitettavissa ja koneen ääressä. Esimerkiksi lounastauon ajaksi ajatukset saa siirtää vaikkapa ruskan katsomiseen ikkunasta. Sopikaa tavoitettavuuden pelisäännöt.

Pidä mielessä, että myös esihenkilöllä on oikeus työhyvinvointiin. Järjestä omaankin kalenteriisi aikaa akkujen lataamiseen ja palautumiseen.

 

Aiheesta lisää:

Työhyvinvoinnin johtaminen -verkkovalmennus

Hybridityö haltuun -webinaarisarja

Pelkkä kameran käyttö ei tee etäkokouksista yhteisöllisiä – se voi myös kuormittaa (Työterveyslaitoksen Työpiste-verkkolehti)

Palaverissa osa työporukasta on kasvotusten, osa etänä – parhaat vinkit? (Työterveyslaitoksen Työpiste-verkkolehti)

Avainsanat

etätyö
etäjohtaminen
empatia

Jaa sisältö somessa!