Resilientin työpaikan tunnistaa siitä, että henkilöstö on mukana kehittämässä toimintaa. Jokaista arvostetaan niin ihmisenä kuin ammattilaisena. Tietoa ja taitoja ei pantata, vaan jaetaan. Erilaisiin muutoksiin varaudutaan.
Näin kiteyttää vanhempi asiantuntija Mervi Halonen Työterveyslaitoksesta. Hän on työskennellyt organisaatioresilienssin parissa useita vuosia, kehittäjänä ja tutkijana.
Muutoksia on monenlaisia. Ne voivat tulla ulkoapäin ja yllättäen tai suunnitellusti, organisaation sisältä.
Myös hyvin suunnitellut muutokset aiheuttavat yllätyksiä. Esimerkiksi uusi, yritykselle tärkeä tietojärjestelmä ei toimikaan odotetusti, ja se aiheuttaa runsaasti lisätöitä.
Halosen vetämässä, Työsuojelurahaston rahoittamassa Muutoskyvykkyys menestystekijänä -hankkeessa laadittiin suositukset organisaatioresilienssin vahvistamiseksi. Ne on tarkoitettu pienille ja keskisuurille yrityksille ja organisaatioille.
Suositukset kattavat muutoksiin varautumisen, toiminnan kriisin aikana ja sen, miten kriisistä toivutaan ja saatuja oppeja hyödynnetään:
1. Ota henkilöstö laajasti mukaan ennakointityöhön
Pohtikaa yhdessä, miltä työpaikkanne toimintaympäristö näyttää. Millaisia muutoksia voi tapahtua tulevaisuudessa – vaikkapa viiden vuoden kuluessa? Miten ne vaikuttavat teihin, asiakkaisiinne ja toimialaan?
Johtoryhmät tekevät ennakointityötä, mutta koko organisaation muutoskyvykkyys kasvaa, kun työntekijät otetaan mukaan. Se valmistaa henkilöstöä tuleviin muutoksiin.
Varautuminen vähentää myös pelkoa, sillä tieto tuo turvaa.
2. Tee varautumissuunnitelmasta yhteinen työkalu
Mitkä yllättävät tilanteet voisivat lamaannuttaa organisaationne toimintaa? Tulipalo, pandemia, pitkään kestävä sähkökatko? Tehkää suunnitelma tilanteen varalle.
Ei riitä, että johtoryhmä tietää varautumissuunnitelman. Huolehtikaa, että koko henkilöstö tuntee sen ja omat ydintehtävänsä. Häiriötilanteessa tehtävien selkeys nopeuttaa toiminnan käynnistämistä uudelleen.
3. Rohkaise uudenlaiseen ajatteluun
Etsikää tietoisesti vaihtoehtoisia näkökulmia. Kun harjoittelette usein, siitä tulee luonteva tapa toimia.
Ottakaa henkilöstö mukaan kehittämään myös liiketoimintaa. Mitä isompi porukka, sitä laajemmin saatte hyödynnettyä erilaisia ajatuksia.
4. Viesti ja keskustele
Kriisin aikana yksi johtajan tärkeistä tehtävistä on jakaa tietoa. Se lisää työntekijöiden turvallisuuden tunnetta, vaikka tietoa olisi niukasti saatavilla.
Esimerkiksi pandemian aikana esihenkilöiden piti pysytellä ajan tasalla vaihtuvissa tilanteissa ja ottaa kantaa siihen, mitä viranomaisten ohjeet tarkoittavat omalla työpaikalla.
Jos kriisitilanne pitkittyy, yhteisen keskustelun tarve kasvaa. Yllättävät tilanteet voivat olla pelottavia. Antakaa mahdollisuus esittää kysymyksiä ja tuoda esiin myös huolia, kunhan niihin ei jäädä vellomaan.
5. Tee päätöksiä epävarmuudesta huolimatta
Tehkää päätöksiä yhdessä. Se auttaa ratkaisemaan monimutkaisia ongelmia. Kokeilkaa rohkeasti uusia ratkaisuja toiminnan jatkamiseksi, vaikka olisitte epävarmuuden keskellä.
Muistakaa, että kriisi voi myös avata uudenlaisia mahdollisuuksia. Niitä kannattaa hyödyntää.
6. Vahvista luottamusta tulevaan
Johda omalla esimerkilläsi. Suuntaa katsetta tulevaan ja kannattele toivoa. Kerro, että luotat porukkanne kykyyn selviytyä vaikeasta tilanteesta.
Palauta mieleen aiempia vastoinkäymisiä, joista olette yhdessä nousseet. Vaikka nyt on raskasta, valoisammat ajat tulevat vielä. Iloitkaa pienistäkin onnistumisista.
7. Huolehdi jokaisen jaksamisesta
Mitä pidempään kuormittava tilanne kestää, sitä tärkeämpää on huolehtia jaksamisesta. Pitäkää kiinni yhteisistä kohtaamisista ja tarjotkaa toisillenne apua.
8. Tue toipumista
Kun poikkeuksellinen tilanne on ohi, on aika tukea toipumista.
Porukka on ehkä joutunut työskentelemään tavallista kovempaan tahtiin, työpäivät ovat venyneet ja paljon uutta on pitänyt omaksua nopeasti.
Raskaan rupeaman jälkeen rauhallisempi tahti tai hengähdystauko voi olla tarpeen.
Keskustelkaa siitä, miten voitte koettelemuksen jälkeen. Huomioikaa, että ihmiset ovat yksilöitä toipumisessakin. Voimavarat ja elämäntilanteet vaihtelevat.
9. Arvioi ja ota opiksi
Arvioikaa, miten pärjäsitte yllättävässä tilanteessa. Tunnistakaa onnistumisia ja kehittämiskohteita siinä, miten toimitte. On tärkeää, että kaikki ovat mukana jakamassa näitäkin kokemuksia.
Hyödyntäkää saatuja oppeja ja oivalluksia, kun varaudutte tuleviin kriiseihin.
10. Uudista toimintaa ja tue sopeutumista uuteen
Varsinkin pitkään jatkuneen kriisin jälkeen moni asia on voinut muuttua pysyvästi. Tarkastelkaa, millainen toimintaympäristöstänne on tullut.
Miten työpaikkanne toimintaa pitää uudistaa? Miten se vaikuttaa itse kunkin työhön? Tukekaa toisianne uuteen tilanteeseen sopeutumisessa.
Aiheesta lisää:
Muutoskyvykkyys menestystekijänä -hanketta on rahoittanut Työsuojelurahasto. Hankkeen sivulta löydät muun muassa seitsemän työkalua, jotka auttavat kehittämään työpaikan muutoskyvykkyyttä.
Muutoskyvykkyys menestystekijänä: Pienet ja keskisuuret organisaatiot resilienssiä kehittämässä (tutkimusraportti Julkarissa)
Kommentointi