Paluu toimistolle – pitäisikö työtiloille tehdä jotain?

Halu kohdata työkavereita ja toisaalta huoli siitä, onnistuuko keskittymistä vaativa työ. Nämä asiat puhuttavat nyt monella työpaikalla. Ennen työtilojen muuttamista on aika keskustella tavoitteista.
-

Marja Sarkkinen

Kun työntekijöitä palaa etätyöstä toimistolle, työpaikoilla mietitään, pitäisikö työtiloille tehdä jotain. Sopivatko nykyiset tilat hybridityöhön, joka on yhdistelmä etätyötä ja toimistopäiviä?

”Uusi tilanne voi tuntua työpaikoilla vähän hämmentävältäkin”, sanoo vanhempi asiantuntija, sisustusarkkitehti Suvi Hirvonen Työterveyslaitoksesta.

Hirvonen auttaa organisaatioita työympäristömuutosten suunnittelussa ja toteutuksessa. Hän tarkastelee muutoksia osallistavan kehittämisen näkökulmasta. Se on ratkaisujen pohtimista yhdessä tilojen käyttäjien kanssa.

”Etätyöaikana kokouskäytännöt ja yhteistyön muodot ovat muuttuneet. Harvalla työpaikalla palataan täysin samanlaiseen työntekoon kuin ennen koronaa – eikä kannatakaan palata.”

Eri tilat yhteistyöhön ja keskittymiseen

Pitkän etätyöajan jälkeen toimistoympäristössä halutaan ehkä tukea kohtaamisia ja yhdessä tekemistä. Toisaalta työntekijöitä voi huolestuttaa, miten keskittymistä vaativa työ onnistuu tai riittääkö suljettuja tiloja lisääntyneisiin Teams-palavereihin.

Suvi Hirvonen muistuttaa, että kaikilla organisaatioilla ei ole moderneja monitilatoimistoja. Avotoimistojakin on edelleen. Varsinkin niissä on aikamoinen haaste yhdistää vaihtelevia työnteon tilanteita.

Työtiloja kehitettäessä pitää jatkossakin huolehtia siitä, että tilat tukevat erilaisia työtehtäviä ja työnteon tarpeita. Kaikille etätyö ei ole hyvä vaihtoehto.

”Esimerkiksi hiljaisuutta vaativaan työhön ja yhteistyöhön tarvitaan eri tilat. Ei ole olemassa sellaista akustista ratkaisua, jonka avulla ne pystyttäisiin hoitamaan vierekkäisissä työpisteissä avotilassa.”

Työtilojen suunnittelu alkaa tavoitteista

Suvi Hirvonen kannustaa miettimään työtiloja yhdessä henkilöstön kanssa – tavoitteista lähtien: Miten haluamme työskennellä tulevaisuudessa? Mikä sujuu hyvin etänä ja milloin olisi parempi tulla toimistolle? Mikä nykyisissä tiloissa estää tavoitteiden toteutumista?

Kun esteet on tunnistettu, niitä kannattaa raivata kiireellisyysjärjestyksessä. Toimistolle paluuta tukevat ratkaisut eivät aina vaadi isoja tilamuutoksia. Esimerkkejä kevyistä ratkaisuista:

  1. Muutetaan tilojen käyttötapaa. Jos toimistossa on omia työhuoneita ja avointa työtilaa, jossa on nimettyjä työpisteitä, otetaan ne yhteiseen käyttöön ja sovitaan yhdessä pelisäännöistä. Kun kaikkia tiloja käytetään tarpeen mukaan, on helpompi löytää sopiva tila erilaisiin työtehtäviin ja tilanteisiin.
  2. Hyödynnetään tilaelementtejä. Ne ovat erikokoisia äänieristettyjä koppeja, jotka seisovat vapaasti tilassa. Avonaisessa toimistossa elementit palvelevat vetäytymis- ja palaveritiloina sekä tilanjakajina.
  3. Muokataan kalustusta. Jos työkaverien vapaamuotoista kohtaamista pidetään erityisen tärkeänä, parannetaan taukotilojen viihtyisyyttä tai luodaan kahvilamainen taukoalue, joka sopii myös työntekoon.

Työympäristö on noussut keskusteluun

Vaikka korona-aika on tuonut työtilojen suunnitteluun omat haasteensa, on siitä seurannut hyvääkin:

”Työympäristön laadusta ja hyvinvointia tukevista tiloista keskustellaan aiempaa enemmän. Työpaikoilla saatetaan etsiä keinoja, joiden avulla ihmiset saataisiin houkuteltua etätöistä takaisin toimistolle”, Suvi Hirvonen sanoo.

Vaikka paluu toimistolle on uudenlainen tilanne, työtiloja koskevien ratkaisujen pohjaksi on paljon tutkimustietoa, joka on karttunut vuosien kuluessa. Etätyöaikana taas on opittu uusia käytäntöjä.

”Hyödynnetään nämä opit ja katsotaan rohkeasti tulevaisuuteen. Palapelin palaset ovat olemassa. Ne pitää vain koota vähän uudella tavalla.”

Aiheesta lisää:
Toimivat työtilat – hallittu työympäristön muutos (Työterveyslaitoksen työtilapalvelut)

Osallistu

Avainsanat

työtila
monitilatoimisto