Työpaikan kirjoittamattomat säännöt hämmentävät: ”Maanantaina sähköpostissa odottaa viestiketju”

Kaikissa työyhteisöissä on ääneen lausumattomia sääntöjä. Ne liittyvät usein pieniin arjen asioihin. Jos epävirallinen käytäntö alkaa kuormittaa, se on parasta nostaa keskusteluun.
-

Työterveyslaitoksen Työpiste-verkkolehden toimitus sai lukijalta viestin, joka liittyy työpaikan juhlapuheiden ja työyhteisön toimintatavan väliseen ristiriitaan:

”Perheystävällisyys on nostettu työpaikallamme yhdeksi arvoksi. Työyhteisössäni on kuitenkin oletus, kirjoittamaton sääntö, jonka mukaan viikonloppuisinkin pitää tai on ainakin suotavaa tehdä töitä kiireaikoina.

Monena viikonloppuna esimieheni lähettää sähköpostia, johon osa kollegoistani myös vastaa saman tien. Välillä päätän, etten katso viestejä lauantaisin ja sunnuntaisin. Maanantaina minua sitten odottaa viikonlopulta pitkä viestiketju, jossa ideoidaan tai suunnitellaan, työtehtäviäkin jaetaan ja päätöksiä tehdään.

Minusta tämä tuntuu stressaavalta. Viikonloppuisin meillä pitäisi olla vapaata ja aikaa esimerkiksi perheelle. Esimieheni on kuulemma todennut joskus, että eihän hän velvoita ketään vastaamaan viesteihin työajan ulkopuolella.

Miten tällaisiin epävirallisiin toimintatapoihin pääsisi käsiksi?”

Keskustelu tekee ongelman näkyväksi

Työterveyspsykologi Heli Hannonen Työterveyslaitoksesta sanoo, että lukijan kuvaama tilanne on työpaikoilla valitettavan tavallinen. Varsinkin asiantuntijatehtävissä voidaan olettaa, että työntekijä on koko ajan saatavilla. Monesti kyse on ääneen lausumattomista säännöistä, jotka koskevat viesteihin vastaamista iltaisin, viikonloppuisin tai lomalla.

”On toki tehtäviä, joissa työasioiden seuraaminen viikonloppuna kuuluu työhön. Silloin siitä on toivottavasti myös sovittu.”

Kirjoittamaton sääntö kannattaa nostaa työpaikalla keskusteluun – ainakin, jos se hämmentää tai kuormittaa työntekijää. Se, että sähköpostiin pitäisi reagoida viikonloppuvapaalla, on Hannosen mielestä aika iso asia. Kysehän on mahdollisuudesta palautua työstä.

”Jos asia ei etene työyhteisön palavereissa ja esimiehen kanssa, sen voi ottaa työsuojelun näkökulmasta esiin työpaikan riskinarvioinnissa tai työpaikkaselvityksessä, kun työterveyshuolto tulee työpaikalle.”

Erilaiset tulkinnat synnyttävät mielipahaa

Epävirallisia sääntöjä on joka työyhteisössä ja organisaatiossa. Yhteisölle syntyy omat tottumuksensa ja toimintatapansa. Kaikesta ei voi eikä tarvitse tehdä sopimuksia.

Työpaikan kulttuuria voi verrata jäävuoreen: Vain pieni osa käytännöistä on näkyvillä. Pinnan alla on paljon odotuksia ja uskomuksia. Niihin törmätään tyypillisesti, kun tehdään yrityskauppoja ja yhdistetään työpaikkoja.

Heli Hannosen mukaan kirjoittamattomissa säännöissä on se huono puoli, että työpaikalla saattaa olla vaikka 15 erilaista käsitystä jostain toimintatavasta. Eri tulkinnat voivat synnyttää mielipahaa ja ristiriitoja. Kaikki ihmiset eivät myöskään ole yhtä herkkiä havainnoimaan epävirallisia sääntöjä, ja jotkut vähät välittävät siitä, toimivatko he odotusten mukaisesti.

”Kun mietitään työhyvinvoinnin näkökulmasta, niin mitä enemmän on ääneen sanottua ja selkeästi sovittua, sitä yksinkertaisemmaksi se tekee asiat”, Hannonen kiteyttää.

Tulokas oppii säännöt kantapään kautta

Heli Hannosen mielestä kiinnostavaa on, mitä seuraa, jos ei noudata kirjoittamattomia sääntöjä. Työpiste-verkkolehteä lähestynyt lukija kertoo, että maanantaina häntä odottaa viestiketju, jossa jokin työasia on jo ”pureskeltu” valmiiksi.

Mitenkähän sillä työpaikalla suhtaudutaan työntekijään, joka ei vapaalla avaa työsähköpostiaan? Moititaanko? Paheksutaanko? Jätetäänkö ulkokehälle?

”Uutta työntekijää on vaikea perehdyttää tällaisiin ääneen lausumattomiin sääntöihin. Ne opitaan sitten yrityksen ja erehdyksen kautta, mikä on ikävä tapa oppia”, Hannonen sanoo.

Tosin uuden tulokkaankin on hyvä olla tarkkana, ettei hän itse tule aloittaneeksi haitallista käytäntöä. Työ voi olla alussa niin innostavaa, että sitä on kiva miettiä ja tehdä vapaallakin. Kaikille työkavereille se ei ole mahdollista, ja myös oma elämäntilanne voi muuttua.

Kahvihuone ei siistiydykään itsestään

Epäviralliset säännöt liittyvät usein työpaikan arjen pyörittämiseen: Miten huolehditaan kahvihuoneen siisteydestä? Kenen tehtävä on pitää kopiopiste järjestyksessä? Sellaisia tehtäviä ei yleensä ole määritelty työnkuvissa.

”Voi käydä niin, että kahvihuoneen siisteydestä alkaa huolehtia työntekijä, jota epäjärjestys häiritsee enemmän kuin muita. Kun hän aikanaan jää eläkkeelle, muille tulee suurena hämmästyksenä, etteivät kahvikupit menekään itsestään astianpesukoneeseen”, Heli Hannonen havainnollistaa.

Kun asiat työpaikalla sujuvat hyvin, kirjoittamattomista säännöistä ei välttämättä ole haittaa. Hannosen kokemuksen mukaan ne nousevat pinnalle herkemmin, kun työn tekemisessä on muutenkin ongelmia.

Marja Sarkkinen

Avainsanat

työyhteisö

Jaa sisältö somessa!