Kehityskeskustelu on tilaisuus pysähtyä arjen keskellä

”Jos kehityskeskusteluja pidetään vain siksi, että niin on käsketty, päädytään siihen, että toinen on puhuvinaan ja toinen on kuuntelevinaan”, sanoo työterveyspsykologi Heli Hannonen.
-

Toiset pitävät kehityskeskustelua vuotuisena pakkopullana, toiset näkevät sen mahdollisuutena hankkia ainutlaatuista tietoa organisaation sisältä. Onko kehityskeskustelulla paikkansa modernissa työelämässä vai onko se vanhentunut traditio? Ainakaan työterveyspsykologi Heli Hannonen Työterveyslaitoksesta ei allekirjoita väitettä kehityskeskusteluiden vanhanaikaisuudesta. Hän näkee kehityskeskustelun yhtenä johtamisen työkaluna. Hannosen mukaan kehityskeskustelua – niin kuin muitakin työkaluja – voi käyttää hyvin ja hyödyllisesti tai huonosti ja haitallisesti. Huonot kokemukset ovat usein yhteydessä laajempaan tyytymättömyyteen, joka voi liittyä huonoon työilmapiiriin tai kehnoon johtamiseen.

Jatkuvan palautteen tarve säilyy

Heli Hannonen sanoo, että kehityskeskustelusta pitäisi pystyä muokkaamaan sopiva työkalu oman organisaation tarpeisiin. Tärkeää on huomioida työn luonne ja toimiala, mutta myös se, etteivät vuosittaiset kehityskeskustelut sulje pois jatkuvaa palautteen antamista ja saamista. ”On työpaikkoja, joissa vuosisuunnittelu on ihan liian pitkäaikaista ja työn tavoitteet katsotaan kuukausittain. Silloin pitää miettiä, mikä on kerran vuodessa käytävän kehityskeskustelun tarkoitus.” Hän korostaa, ettei kehityskeskustelu saa olla ainut kerta vuodessa, jolloin esimies ja työntekijä keskustelevat. Ajankohtaista keskustelua pitäisi käydä jatkuvasti. ”Kehityskeskustelussa esiin tuleviin asioihin olisi hyvä palata aikaisemmin kuin vasta vuoden päästä. Jos kehityskeskustelut käydään kerran tai kahdesti vuodessa, on olennaista, mitä niiden välissä tapahtuu.”

Täsmätieto auttaa kehittämään

Kehityskeskustelut nauttivat laajaa suosiota suomalaisissa yrityksissä – ainakin sen perusteella, kuinka paljon niitä järjestetään. Työterveyslaitoksen kehittämä Parempi Työyhteisö (ParTy)® -kysely tuottaa tietoa organisaatioiden toiminnasta ja kehittämiskohteista. Kyselyyn osallistuu 190 organisaatiota, ja niistä yli 75 prosentissa järjestetään vähintään vuosittaisia kehityskeskusteluita. Suurissa yrityksissä kehityskeskustelu on oiva tapa saada tietoa siitä, mitä kentällä tapahtuu. Yrityksen johto saa mielenkiintoista tietoa sopimuksista ja toimenpiteistä, joista kehityskeskusteluissa on sovittu ja siitä, miten ne hyödyttävät organisaatiota. Koko yrityksen näkökulmasta kehityskeskustelut ovat onnistuneita, jos niistä saadaan sellaista tietoa, jonka pohjalta pystytään kehittämään yrityksen toimintaa.

Arjen pyörittäminen vie ajan

”Parhaimmillaan kehityskeskusteluista saadaan kattavampaa, konkreettisempaa ja selkeämpää tietoa kuin vaikkapa ilmapiirikartoituksista, joita tehdään yrityksissä tosi paljon”, Heli Hannonen sanoo. Kehityskeskusteluilla on roolinsa myös pienimmissä yrityksissä, eikä tiivis päivittäinen työskentely ja sen ohessa käydyt keskustelut täytä sitä roolia, joka kehityskeskustelulla on. ”Pienissäkin yrityksissä on hyvä aina välillä istua alas ja pysähtyä systemaattisesti miettimään, miten meillä menee. Kutsutaanko sitä keskustelua kehityskeskusteluksi tai joksikin muuksi, on sitten makuasia” Hannonen korostaa eroa arkipäiväisen vuorovaikutuksen ja suurempien asioiden järjestelmällisen pohtimisen välillä. ”Monesti arki menee käytännön pyörittämisessä. Pysähtymiseen ja miettimiseen pitää järjestää erikseen tilaisuus.”

Vuorovaikutusta – ei lomakkeen täyttöä

Kehityskeskustelusta tietoa etsivä törmää lukuisiin ohjeisiin, vinkkilistoihin ja varoituksiin. Ohjeet voivat olla vähän ristiriitaisiakin: Pitäisi pysyä ennalta määritellyssä kaavassa, jotta keskustelu ei rönsyilisi liikaa. Toisaalta taas ei saisi kangistua kaavoihin. Heli Hannosella on selvä vastaus siihen, mikä tekee kehityskeskustelusta niin haastavan: ”Sehän on aika intensiivinen vuorovaikutustilanne. Se kestää tunnista puoleentoista, ja siinä keskustellaan yksittäisen ihmisen näkemyksistä, kokemuksista ja työstä. Keskustelu vaatii esimieheltä sellaisia vuorovaikutustaitoja, jotka eivät ole ihan arkipäivää.” Suunnitelmallisella kehityskeskustelulla pitää olla jokin agenda unohtamatta kuitenkaan vapaampaa keskustelua ja ajankohtaisista asioista puhumista. Kehityskeskustelu ei saa olla pelkästään lomakkeen täyttöä. Hannonen ehdottaa, että keskustelua käydään kohtuullisen vapaasti. Ennen keskustelun päättämistä kuitenkin katsotaan, mitä sovittiin ja mitkä asiat kirjataan ylös, jotta niihin voidaan palata.

”Sain sanottua, tulin kuulluksi”

Kehityskeskusteluiden onnistumisen kannalta erityisen tärkeässä asemassa ovat lähiesimiehet. Hehän keskusteluja käyvät. Se, että ylin johto vain päättää pitää kehityskeskustelut ei Heli Hannosen mukaan toimi, vaan esimiesten kanssa pitää käydä läpi keskusteluiden tavoitteet. ”Jos kehityskeskusteluja pidetään vain siksi, että niin on käsketty, päädytään siihen, että toinen on puhuvinaan ja toinen on kuuntelevinaan.” Kehityskeskustelu ei voi onnistua myöskään, jos siihen ei valmistauduta huolellisesti. Sekä esimiehen että työntekijän on syytä valmistautua. Kehityskeskustelut vievät varsinkin esimiehiltä paljon aikaa. Heidän kuormaansa voi vähentää esimerkiksi pitämällä osan kehityskeskustelusta ryhmäkeskusteluna, jossa käsitellään työyhteisön yleisiä asioita. Työntekijän henkilökohtaisista asioista on hyvä keskustella aina kahden kesken. Onnistuneen kehityskeskustelun jälkeen on sellainen tunne, että sai sanottua sen, mitä halusikin ja tuli myöskin kuulluksi. Hannosen mielestä eniten parannettavaa on kehityskeskusteluiden hyödyntämisessä organisaatiotasolla. Pitäisi miettiä, miten kehityskeskustelujen tuloksia hyödynnetään, kun tieto vedetään yhteen henkilöstöhallinnon suunnittelussa ja työpaikan toimien suunnittelussa kokonaisuutena.

Kannattaako puhua rahasta?

Lähes klassikkokysymys on se, pitäisikö kehityskeskustelussa puhua rahasta. Onko se sopiva paikka pyytää palkankorotusta? Heli Hannonen on huomannut, että palkkakeskustelut jakavat mielipiteitä. Esimerkiksi yrityksissä, joissa on tulospalkkausta tai tavoitepalkkausta, on kaksi käytäntöä: palkkakeskustelu käydään osana kehityskeskustelua tai kehityskeskustelu käydään kehityskeskusteluna ja palkkakeskustelut sitten erikseen. Hannosen mielestä palkkakeskusteluja ei välttämättä kannata käydä kehityskeskustelujen ohessa. ”Jos kehityskeskusteluun liitetään vahvasti se, että keskustelun pohjalta määräytyy tulevan vuoden tai puolen vuoden palkkaus, niin työntekijän antama palaute esimiehelle saattaa jäädä hyvinkin vähiin.” Ongelmaan on syytä kiinnittää huomiota, koska molemminpuolisen palautteen antaminen on olennainen osa keskustelua.

Kuormitus ja osaaminen asialistalle

Jos palkkakeskustelut kannattaa jättää pois kehityskeskustelusta, niin mitä aiheista sitten pitäisi erityisesti puhua? ”Ainakin yksittäisen työntekijän tai ryhmän tavoitteista suhteessa koko organisaation tavoitteisiin ja siitä, miten yksittäisen työntekijän tehtävät linkittyvät hänen tavoitteisiinsa”, Heli Hannonen sanoo. Jo kehityskeskustelun nimi viittaa siihen, että tarkoitus on puhua osaamisesta: Mitä osaamista työssä vastedes tarvitaan? Mitä osaamista pitäisi lisätä? Millaista koulutusta tulevan vuoden aikana voi hankkia työajalla? Hannonen toivoo myös, että kehityskeskustelussa puhuttaisiin nykyistä enemmän työn kuormitustekijöistä sen sijaan, että työn kuormitusta tiedusteltaisiin vain nimettömillä kyselyillä.

Jaa sisältö somessa!