Näillä keinoilla jokainen voi parantaa työyhteisönsä vuorovaikutusta

Osallistu

Jos työkaverisi kanssa on kiva tehdä töitä, sano se myös ääneen. Työyhteisön hyvä vuorovaikutus koostuu pienistä teoista.

Työyhteisön ilmapiirin aistii. Se välittyy esimerkiksi siitä tavasta, jolla ihmiset kohtaavat toisiaan käytävillä ja kahvihuoneessa.

Meistä jokainen pystyy osaltaan vaikuttamaan siihen, että töissä on hyvä olla. Myönteistä vuorovaikutusta voi vahvistaa näin:

1. Muista tervehtiä

Tervehtimällä osoitat, että huomaat toisen ja arvostat häntä. Ei ole väliä, moikkaatko, nyökkäätkö vai sanotko kuuluvasti ”huomenta”. Tervehdi kaikkia työpaikalla kohtaamiasi ihmisiä – heidän tuttuudestaan tai tehtävästään riippumatta.

Tervehtimättömyys saattaa loukata ja synnyttää kokemuksen eriarvoisuudesta. Varsinkin esimiesten on viisasta tervehtiä kaikkia tasapuolisesti.

Työpaikan kulttuurista kertoo paljon se, millaisen vastaanoton sijaiset ja vierailijat saavat. Tuntevatko he itsensä tervetulleiksi kahvihuoneeseen tai palaveriin? Vai kohtaavatko he porukkaa, joka selailee puhelimiaan tai supattelee keskenään?

2. Pidä kiinni sovitusta

Työpaikalla täytyy voida luottaa siihen, että kukin hoitaa hommansa. Muuten luottamus murenee. Jos et jostain syystä pystykään tekemään lupaamaasi, ota asia puheeksi mahdollisimman pian.

Kun työyhteisössä tehdään päätöksiä ja luodaan pelisääntöjä, tuo näkemyksesi esiin silloin. Sen jälkeen yhdessä sovitusta on pidettävä kiinni, vaikka päätös ei olisikaan itselle mieluinen. Huonoksi osoittautuvaa päätöstä voidaan myöhemmin muuttaa.

3. Tarjoa apua

Tarjoa apuasi, jos näet, että työkaverilla on kiire. Toisen työtä voi ehtiessään helpottaa, vaikka se ei kuuluisikaan työtehtäviin.

4. Älä panttaa tietoa

Varsinkin muutokset työpaikalla voivat johtaa tiedon pimittämiseen. Jos oma asema tuntuu epävarmalta, tiedon panttaaminen saattaa houkuttaa. Tieto on valtaa.

Panttaaminen kuitenkin haittaa työntekoa. Työkaveri joutuu ehkä käyttämään paljon aikaa jo tiedossa olevan asian selvittelyyn. Lisäksi työyhteisöstä tulee haavoittuva, jos jokin tieto on vain yhdellä ihmisellä.

Yksi pihtaamisen muoto on se, että ”opettaa” toista tarkoituksella liian nopeasti tai ylimalkaisesti.

5. Pysy asiallisena

Asiallisuus tarkoittaa esimerkiksi, että kuuntelee toisia ja antaa heidänkin olla oikeassa. Siedätkö sen, että joku osaa ja tietää enemmän kuin sinä?

Työyhteisössä voi olla hyvin erilaisia näkemyksiä asioista. Ole kiinnostunut muiden mielipiteistä ja ajatuksista.

Lähesty muita kysyen, älä tyrmäten. Älä mitätöi äläkä kyseenalaista kenenkään ajattelua: Eihän se nyt niin ole! Kuinka voit ajatella noin? Jos olet tunnekuohussa, ota aikalisä ja palaa asiaan myöhemmin.

6. Ota ongelmat puheeksi

Jos huomaat työntekoon liittyviä ongelmia, ota ne puheeksi niiden ihmisten kanssa, jotka pystyvät vaikuttamaan tilanteeseen.

Tarkoitus on etsiä ratkaisuja. Työtä haittaava pulma on hyvä nostaa esiin, vaikka sinulla ei olisi siihen valmista ratkaisua. Kysy, millaisia ideoita muilla on.

Jos olet tyytymätön työkaverisi toimintaan, kerro siitä hänelle itselleen – työn kautta: Miten menettelytapa vaikuttaa sinun työhösi? Mitä siitä seuraa? Mitä toivoisit hänen tekevän toisin?

7. Älä puhu pahaa

Puhu selän takana mieluummin hyvää kuin pahaa. Vaikka joku toinen puhuisi pahaa, sinun ei tarvitse lähteä mukaan vatvomiseen.

Työkaverien kesken pitää välillä saada puhaltaa höyryjä pois. Varaventtiili voi olla tarpeen. Mutta jos jostakusta tehdään käytävä- tai kahvihuonekeskusteluissa pelkkä pahis, havahdu ja tee asia näkyväksi.

Voisitko sparrata keskustelua rakentavampaan suuntaan? Ehdottaisitko, että ongelma otetaan puheeksi henkilön itsensä kanssa? Siten hän saisi ainakin mahdollisuuden muuttaa käyttäytymistään.

8. Näytä, että arvostat

Muista käyttää sanaa ”kiitos”. Jos työkaverisi kanssa on kiva tehdä töitä, sano se ääneen. Perustele vielä, miksi yhteistyö tuntuu niin mukavalta. Voit lisäksi kertoa, mitä positiivista olet kuullut muiden sanovan työkaveristasi.

Myönteisen palautteen saaminen vahvistaa sitä hyvää, jota ihmisessä on.

Myös kiinnostus on merkki siitä, että välittää toisesta. Kun kysyt kollegasi mielipidettä tai neuvoa, osoitat samalla arvostavasi hänen ajatuksiaan ja osaamistaan.

9. Tarkastele omaa toimintaasi

Pysähdy silloin tällöin arvioimaan, millaisia asenteita sinulla on työtä, työkavereita ja esimiestäsi kohtaan. Millainen yhteistyökumppani olet?

Kun saat työstäsi korjaavaa palautetta, suhtaudu siihen kiinnostuneesti. Älä lähde heti puolustautumaan tai selittelemään, vaan kuuntele ja kysy lisää. Ole tarvittaessa valmis muuttamaan omaa käyttäytymistäsi.

 

Juttu perustuu Työterveyslaitoksen johtavan konsultin Marjut Joen haastatteluun. Pitkän työuransa aikana hän on muun muassa auttanut työyhteisöjä konfliktien ratkaisemisessa ja kouluttanut esimiehiä ottamaan puheeksi hankalat asiat, kuten vastuuttoman työkäyttäytymisen. Hän on yksi Askeleet kohti sopuisaa työyhteisöä -työkirjan tekijöistä.

Marja Sarkkinen MaSarkkinen

Lisää tietoa:

Askeleet kohti sopuisaa työyhteisöä –työkirja (Työterveyslaitos, 2016)

Työterveyslaitoksen koulutukset esimiehille ja johtajille

 

Toimituksemme suosittelee

Tutustu myös:
Kommentointi (2)

Mitä ajatuksia juttu herätti? Osallistu keskusteluun tässä.

Kommentit (2)

mymmeli |

Hyviä ja tärkeitä asioita kaikki

Saagatar |

Ohjeet kuuluvat kaikki työyhteisöön ja niitä pyritään noudattamaan.
Silloin on hyvä työskennellä kaikkien. Tärkeitä asioita.

Tuoreimmat jutut

Onko sinun vaikea muistaa uusien ihmisten nimiä? Jos on, niin ei pidä huolestua – se tuottaa usein vaikeuksia 30 prosentille täysin terveistä ihmisistä.

Tämä kävi ilmi Työterveyslaitoksen tutkimuksesta, jossa paneuduttiin työikäisten muisti- ja keskittymisvaikeuksiin sekä siihen, miten niitä kannattaa selvitellä työterveyshuollossa.

Kaksivuotiseen Työikäisten muisti -tutkimukseen osallistui yli 400 työntekijää. Aineisto kerättiin suuresta media-alan yrityksestä sen työterveyshuollon kanssa.

Työntekijöiden kokemat muistin ja keskittymisen ongelmat olivat yleisiä: niitä oli joka kolmannella. Työtä paljon haittaavia aivojen tiedonkäsittelyn vaikeuksia koki kuitenkin vain alle kolme prosenttia vastaajista.

”Koska osallistujat olivat todennäköisesti hieman valikoitunut joukko tietyltä alalta, tulokset eivät suoraan edusta suomalaista työelämää, mutta kyllä ne antavat suuntaa”, sanoo johtava psykologi, neuropsykologian erikoispsykologi Teemu Paajanen Työterveyslaitoksesta.

Mielialaoireita ja väsymystä

Muisti- ja keskittymisvaikeuksien taustalla on usein ongelmia, jotka ovat hoidettavissa työterveyshuollossa. Tällaiset mielialaan, nukkumiseen, päihteisiin, kuormittuneisuuteen tai tarkkaavuuteen liittyvät oireet olivat nyt tehdyssä tutkimuksessa varsin yleisiä.

”Siksi on tärkeää, että työterveyshuolto selvittää muisti- ja keskittymisvaikeuksia sekä niiden tyypillisimpiä aiheuttajia kokonaisvaltaisesti”, Teemu Paajanen sanoo.

Hän ei tarkoita, että selvittelyyn pitäisi käyttää valtavasti aikaa. Potilasta haastateltaessa vaikeuksien mahdolliset syyt on kuitenkin hyvä käydä läpi laajasti.

Työterveyshuollon käytössä ei tähän asti ole ollut menetelmiä, jotka olisi tarkoitettu ensisijaisesti työikäisten muistioireiden tarkempaan arviointiin.

”Muistisairauksiin liittyviä kyselyitä on olemassa, mutta ne on yleensä suunniteltu vanhemmille ikäryhmille eivätkä välttämättä sovi lievien muistihäiriöiden arviointiin”, Paajanen sanoo.

Muistatko sovitut tapaamiset?

Työterveyslaitoksen tutkimuksessa testattiin, täydennettiin ja kehitettiin Työssä muistaminen -kysymyssarjaa, joka on aikoinaan julkaistu laitoksen Miksi muisti pätkii? -kirjassa.

”Teimme kysymyssarjasta pisteytettävän version ja keräsimme vertailuaineistoa siitä, kuinka yleisiä erilaiset oireet ovat terveillä työntekijöillä”, Teemu Paajanen kertoo.

Hänen mukaansa kysymykset ovat hyvä työkalu vaikkapa työterveyslääkärille, jonka vastaanotolle tulee muisti- tai keskittymispulmistaan huolestunut potilas. Kysymykset ovat tämäntyyppisiä:

  • Muistatko muiden kanssa sovitut tapaamiset?
  • Pysyvätkö työkalujen ja esineiden paikat mielessäsi?
  • Onnistuuko työtehtävän jatkaminen keskeytyksen jälkeen?
  • Pystytkö keskittymään yksitoikkoisiin, samanlaisina toistuviin tehtävin?
  • Tuottaako tehtäviin ryhtyminen vaikeuksia?

Kysymyssarjan vahvuus on siinä, että se kytkeytyy työhön ja työssä pärjäämiseen. Työ vaatii aivojen tiedonkäsittelyltä yleensä enemmän kuin vapaa-aika.

Tietotulva kuormittaa töissä

Tutkittavat työntekijät vastasivat kyselyihin ja tekivät muisti- ja tarkkaavaisuustestejä. Näiden tietokonepohjaisten kognitiivisten testien tulokset eivät olleet kovin vahvassa yhteydessä työntekijän kokemien oireiden määrään.

Teemu Paajanen pitää tätä hieman yllättävänä. Yksi selitys on, että testeissä suoriutuminen mittaa eri asiaa:

”Ehkä työssä esiin tulevat muistioireet kertovatkin siitä, että työn vaatimukset ovat liian kovat aivojen tiedonkäsittelykyvylle. Rauhallisessa testitilanteessa ihminen suoriutuu paremmin.”

Tutkijat tarkastelivat myös sitä, ovatko muistioireet yhteydessä työn kognitiiviseen kuormitukseen. Sitä aiheuttavat muun muassa tietotulva, keskeytykset ja yritys tehdä monta asiaa yhtä aikaa.

”Niillä henkilöillä, joilla oli muita enemmän kognitiivista kuormitusta, oli todennäköisesti myös enemmän muistin ja keskittymisen oireita”, Paajanen summaa.

Pieni unohtelu on tavallista

Tutkijoiden viesti muististaan huolestuneille työntekijöille on, että pieni, ohimenevä unohtelu on yleistä. Jos unohtelu alkaa vaikuttaa työssä pärjäämiseen tai siitä kokee selvää haittaa, kannattaa hakeutua työterveyshuoltoon.

Tutkimuksiin on syytä mennä heti, jos ongelmia tulee niin sanottuihin kognitiivisiin perustoimintoihin. Niitä ovat esimerkiksi puheen tuottaminen ja ymmärtäminen, näköhavainnon hahmotus tai motoriikka eli käsien ja jalkojen käyttäminen.

”Muisti voi helposti häiriintyä esimerkiksi kuormituksen takia, mutta perustoimintoihin liittyvät oireet ovat usein merkki jostain aivoperäisestä terveysongelmasta”, Teemu Paajanen sanoo.

Asiantuntija päättää alustuksensa, kiittää ja kerää paperinsa. Seminaarin aikatauluun on merkitty vielä 45 minuuttia vapaata keskustelua ja verkostoitumista.

Yleisössä on odottava ja pälyilevä tunnelma. Minäkö juttelisin muiden – melkein tuntemattomien – kanssa? Onko siitä hyötyä?

Kyllä on. Verkostoituminen, muilta oppiminen ja yhteistyö palkitsevat. Parhaimmillaan ne lisäävät tuottavuutta ja työhyvinvointia.

”Verkostomainen oppiminen ei kuitenkaan tapahdu ilman aktiivista työtä. Siihen tarvitaan tuntemista, luottamista ja sitoutumista”, sanoo verkostotyön asiantuntija Timo Järvensivu.

Järvensivu on väitellyt strategisten yritysverkostojen johtamisesta ja toiminut tutkijana ja verkostojen kehittäjänä. Hän on mukana Työterveyslaitoksen koordinoimassa työpaikkojen työhyvinvointiverkostossa eli Tyhyverkostossa, jossa kehitetään työhyvinvointia ja jaetaan siihen liittyviä kokemuksia.

Verkostosta saa vertaistukea

Uudet teknologiat ovat muuttaneet työntekoa niin, ettei ylhäältä johdettua organisaatiota välttämättä tarvita, vaan työ rakentuu kulloistenkin tarpeiden mukaan joustavasti verkostoissa.

Verkostoista voi saada vertaistukea esimerkiksi yrittäjä, jolla ei ole työyhteisöä. Verkostoitumisesta on hyötyä myös, jos tekee sellaista työtä, jota kukaan muu organisaatiossa ei tee.

”Esimerkiksi arkkitehtiyrityksessä voi olla useita arkkitehtejä, mutta vain yksi henkilöstöasioita hoitava työntekijä. Hän voi hakea omaan osaamiseensa virtaa HR-verkostosta”, Timo Järvensivu sanoo.

Hänen mukaansa verkostot eivät synny ja elä itsestään. Ne tarvitsevat koordinointia, rakenteita ja resursseja, kuten konkreettiset tilat, missä tavata.

Kaikki alkaa tutustumisesta

Ensimmäinen askel verkostoitumisessa on tutustuminen: kerro, kuka olet, mitä tarvitset ja mitä annettavaa sinulla on muille.

”Pelkkä käyntikortti ei riitä, vaan täytyy mennä syvemmälle, avata omaa osaamistaan ja tuoda esiin myös oma haavoittuvuus, se, mitä itseltä puuttuu”, Timo Järvensivu sanoo.

Monella voi olla syvään juurtunut uskomus, että pitäisi olla kaikkitietävä ja -osaava. Mutta teflon-pinta ei herätä luottamusta eivätkä asiat muutu pelkän smalltalkin kautta.
Järvensivu kannustaa ruokkimaan positiivista ihmiskuvaa ja kohtaamisen perustaitoja. Mieti, miten suhtaudut muihin ihmisiin:

Pyritkö löytämään jokaisesta ihmisestä hyväntahtoisuuden? Luotatko siihen, että myös muut suhtautuvat sinuun hyväntahtoisesti? Pystytkö ottamaan muiden ajatukset, kokemukset ja ideat vastaan teilaamatta niitä heti?

Jarru päällä kohtaamisiin

Timo Järvensivu puhuu pidättelystä, jota kohtaamisissa olisi hyvä harjoittaa. Se tarkoittaa, että tulee jokaiseen tilanteeseen pienellä jarrulla.

Ensivaikutelma on tärkeä, ja se voi osua oikeaankin, mutta sen perusteella ei saisi tehdä liian nopeita ratkaisuja.

”Kannattaa vain huomioida omat ensireaktionsa ja jäädä makustelemaan, millainen tuo toinen ihminen oikeasti on ensivaikutelmien takana.”

Vasta tutustumisen jälkeen on mahdollista luottaa muihin syvemmin. Tutustuminen ja luottamus auttavat löytämään yhteiset intressit, minkä jälkeen verkostolle on helpompi asettaa tavoitteita.

”Keskimäärin suomalaiset ovat sellaisia, että he eivät lupaa liikoja ja toisaalta tekevät sen, minkä lupaavat. Tämä auttaa verkostoitumaan ja pitää verkostoja kasassa niin kauan kuin ne ovat tarpeen”, Järvensivu sanoo.

Kokemusten jakaminen vapauttaa

Jutun alussa kuvailtu seminaaritilanne on tuttu monista Tyhyverkoston tapaamisista. Tosin niitä varten valmistelut on tehty huolellisesti verkostomaista oppimista tukemaan.

”Varautunut ilmapiiri vapautuu nopeasti, kun porukka jaetaan pienempiin ryhmiin ja osallistujat saavat mahdollisuuden tutustua toisiinsa ja keskustella päivän aiheesta vapaasti”, Timo Järvensivu sanoo.

Ventovieraidenkin kesken löytyy yhteistä puhuttavaa ja opittavaa, kun he alkavat jakaa kokemuksiaan, onnistumisiaan ja myös turhautumisen aiheitaan. Samalla alustajan esittelemä asia tulee omakohtaiseksi, mikä edistää opitun viemistä työpaikalle.

Tämä on tullut esiin Tyhyverkoston keräämässä palautteessa:

  • ”Olen nähnyt, miten omalla toiminnallaan voi vaikuttaa työyhteisön luottamukseen, sen rakentamiseen ja ylläpitämiseen.”
  • ”Kysyn muilta, mitä kuuluu. Olen aidosti kiinnostunut työtovereista ja mietin omia toimintatapojani.”
  • ”Tyhyverkoston tapaamisten ansiosta puhun jokaisessa esimiesiltapäivässä ja johtoryhmässä työhyvinvoinnista.”

Niin esimiehet kuin alaisetkin ovat erilaisia – kahta täysin samanlaista ei ole. Esimiehenä toimittaessa on hyvä pitää mielessä kaksi perussääntöä:

Muista ensinnäkin aitous ja pyri olemaan oma itsesi. Toiseksi sinun tulee käyttäytyä asiallisesti ja muita arvostavasti kaikkia kohtaan riippumatta siitä, mikä luontainen vuorovaikutustyylisi on.

Nämä ohjeet voivat tuntua ristiriitaisilta. Entä jos käänteissään nopea esimies tuskastuu itseään hitaampiin alaisiinsa? Tai kiivasluonteinen esimies tulistuu ja korottaa ääntään?

Vaikka esimies saa ja hänen kannattaa olla oma itsensä, hänen roolissaan korostuu vastuu asiallisesta vuorovaikutuksesta. ”Aitous” on muuta kuin näkyvää hermostumista muille.

Omat reagointitapansa on hyvä oppia tunnistamaan. Jos tunteet meinaavat kuumentua, esimies voi ottaa tilanteeseen etäisyyttä ja palata asiaan hetken kuluttua.

Työyhteisössä monenlaista erilaisuutta

Työpaikallakin olemme kaikki ihmisiä. Joidenkin kanssa niin sanottu henkilökemia toimii paremmin kuin toisten. Yhteistyösuhteet muotoutuvat yleensä antoisammiksi, jos henkilöt tulevat juttuun muutenkin.

Työkaverin, alaisen tai esimiehen kanssa ei toki tarvitse olla parhaita ystäviä, mutta toimeen pitää tulla. On pystyttävä keskustelemaan riittävästi, jotta työt saadaan sujumaan.

Työyhteisössä voi olla monenlaista erilaisuutta, esimerkiksi:

  • Erilaiset työskentelytavat: Yksi tekee koko työn viime tingassa mutta ajoissa, toinen työskentelee pikkuhiljaa tasaiseen tahtiin ja kolmas hoitaa heti kaiken ”alta pois”.
  • Erilainen suhtautuminen muutokseen: Joku näkee herkästi uusia mahdollisuuksia: Miten ryhdymme toimimaan tästä eteenpäin? Toinen on pidempään kiinni vanhassa: Ennen asiat olivat selkeitä. Miksemme voi jatkaa sillä tavalla?
  • Työn erilainen merkitys: Yksi tuntee olevansa kutsumustyössä, toinen nauttii mielekkäästä tekemisestä ja kolmas työskentelee lähinnä toimeentulon takia.

Työparina tai muuten yhteistyössä toimiminen voi ajoittain turhauttaa, jos ihmisten temperamentti tai työskentelytapa on hyvin erilainen.

Myös motivoitunut kaipaa tukea

Kaadetaan siihen viemäriin, joka vetää. Näin menetellään myös työpaikoilla. Esimies antaa helposti tehtäviä sellaiselle työntekijälle, jonka tietää suoriutuvan niistä rivakasti.

Esimies saattaa kuitenkin miettiä, kohteleeko hän alaisiaan epätasapuolisesti. Lisäksi toisten alaisten kanssa on enemmän yhteistä kuin toisten – niin sosiaalisesti kuin työtehtävienkin puolesta.

On syytä muistaa, että hyvään lopputulokseen voi päästä työskentelemällä erilaisin tavoin. Työyhteisössä kannattaa tarvittaessa käydä perusteellinen keskustelu pelisäännöistä, työtehtävien priorisoinnista ja siitä, millainen työn jälki on riittävän hyvää.

Monet esimiehet kokevat työnsä erityisen palkitsevaksi silloin, kun joku alaisista alkaa kukoistaa. Työyhteisön epävarmojen jäsenten rohkaiseminen on tärkeää esimiestyötä.

Samalla tulee kannustaa myös niitä, jotka jo pärjäävät erinomaisesti. Heidän innostuksensa ja motivaationsa säilyminen ei ole itsestään selvää.