Epäselvä Teams-viestittely kuluttaa työaikaa ja hermoja – miten parantaa viestintää?

Suuri osa keskusteluista, neuvon kysymisestä ja muusta viestinnästä on työpaikallamme siirtynyt Teamsiin. Epäselvien viestien lukeminen ja tulkinta vievät työaikaa, hermotkin kiristyvät. Pikaisesti roiskaistu teksti voi sisältää asiaa, tajunnanvirtaa, huumoria ja tärkeitä ohjeita. Näitä kaikkia on sekaisin samassa viestissä ja ympäri Teamsia. Mitä tapahtui kirjoitustaidolle? Eikö tämä ole myös työhyvinvointikysymys? Miten parantaa Teams-viestintää?

Tämä onkin erittäin ajankohtainen kysymys –  ja ehdottomasti myös työhyvinvointikysymys!

Etätyöskentelyn lisääntyminen on ollut monelle mukava muutos työssä. Työtä ja vapaa-aikaa on mahdollista sovitella entistä paremmin yhteen, ja mahdollisuudet myös monipaikkaiseen työskentelyyn ovat lisääntyneet.

Etätyössä on kuitenkin myös haasteita, joista yksi on tämä kysyjän mainitsema virtuaalinen työskentely yhdessä. 

Etätyössä käytäväkeskustelut ja muut matalan kynnyksen keskustelut ovat jääneet Teams-palaverien ja viestittelyn jalkoihin. Teams-palaverit ovat usein hyvin asiapitoisia, ja vapaammalle keskustelulle järjestetään vähemmän aikaa.

Erityisesti vähän oudompien ihmisten kanssa on helpompi keskustella kasvotusten. Silloin voi tehdä havaintoja keskustelukumppanin ilmeistä, eleistä ja kehonkielestä. 

Pelkän kirjoituksen varassa joutuu tekemään tulkintoja muiden viesteistä. Nopeasti kirjoitettu viesti voi tarkoittaa kirjoittajalle yhtä tehtyä tehtävää tehtävälistassa. Sama viesti jää pysyvästi vastaanottajan tai vastaanottajien saataville ja voi synnyttää monenlaisia tulkintoja, vääriäkin.

Kasvotusten ei tulisi töksäytettyä pelkkää asiaa samalla tavalla, vaan siinä huomioi keskustelukumppanin kokonaisvaltaisemmin ihmisenä.

Teams-viestinnässä kannattaa aloittaa rakenteista:

Mitä Teams-kanavia tarvitaan? Voiko useammasta kanavasta muodostaa isomman asiakokonaisuuden? Voiko kokonaisuuden asioita jakaa alakanaviin?

Teams-kanavan tiedostoihin luodaan kansioita tärkeille kokonaisuuksille. Sovitaan, mihin tallennetaan ohjeet. Näin asiat löytyvät helpommin. 

Voisiko läheisimpien työkavereiden kanssa sopia Teams-kanavien käytöstä? Millä kanavalla viestitään minkäkinlaista asiaa? Olisiko tarpeen luoda myös vapaamuotoisempi kanava kuulumisten vaihtoon tai yksittäisten matalan kynnyksen kysymysten esittämiseen tiimissä?

Ei kuitenkaan kannata unohtaa myöskään kohtaamisten tärkeyttä kasvotusten. Kun työkaveriin tutustuu ihmisenä paremmin, niin tekstin kautta viestittelykin on helpompaa ja tulkinta jää vähemmälle.

Kun on kirjoittanut Teams-viestinsä valmiiksi, olisi hyvä pysähtyä vielä lukemaan se ennen lähettämistä. Ilmaisinko itseäni selkeästi? Huomioinko viestin sisällössä ja sävyssä myös vastaanottajan?

Tässä kohtaa panostettu minuutti maksaa itsensä takaisin tulevaisuudessa. Työtä tehdään ihmisten välillä, ja inhimillisyys on tärkeä osa työsuhteita. 

Teams-kanavilla on myös alettu tuoda tunteita keskusteluun hyödyntämällä emoji-reaktioita. Osaa ihmisistä emojit ärsyttävät, mutta samalla ne vähentävät tulkinnan tarvetta ja selkeyttävät tarkoituksia viestien takana.

Minusta tämä tunteiden tuominen työhön kirjoitetussakin muodossa on tervetullutta. Työ muuttuu, ja samalla muuttuvat työn tekemisen tavat.

Työssä painopiste on siirtynyt paljon kirjoittamiseen ja lukemiseen. Tärkeää on itse työn tekemisen lisäksi huomioida se tapa, miten me tällaista kirjoitus- ja ajatustyötä teemme. 

Vastaaja: kehittämispäällikkö Tiina Heusala, Työterveyslaitos

 

Aiheesta lisää:

Ratkaisuja sujuvampaan aivotyöhön -palvelu

Sujuva aivotyö -verkkovalmennus

Hybridityö haltuun -koulutus

Aivotyö sujuvaksi -oppimateriaali

Avainsanat

viestintä
etätyö

Jaa sisältö somessa!