Luultavasti et ole työpaikallasi ainoa, jolla on sama kokemus. Palavereja pidetään monilla työpaikoilla paljon, ja yksittäisen työntekijän työajasta palavereihin osallistumiseen voi mennä merkittävä osa.
Kerroit, että kaikki päälliköt haluavat perustaa oman säännöllisen kokouksensa. Kun on tarve keskustella esimerkiksi yhteisen työn suuntaamisesta, palaverit ovat tarpeen.
Palaveria ei kannata perustaa vain siksi, että johtaja tai alueesta vastaava haluaa päivittää oman tilannekuvansa. Hän voi kerätä tarvitsemansa tiedon muulla tavoin – esimerkiksi tietojärjestelmistä tai keskustelemalla yksittäisten ihmisten kanssa.
Joskus voi käydä niin, ettei säännöllisessä palaverissa olekaan mitään käsiteltävää. Silloin kokousta ei kannata pitää vain kokoontumisen vuoksi. Parempi on vapauttaa aika muuhun työhön.
Jokaisella palaverilla tulisi olla kirkas tavoite, ja palaverin tulisi edistää yhteistä työtä. Jos nämä kaksi asiaa eivät toteudu, on palaverikäytännöissä kehittämisen paikka.
Muutama vinkki niille, jotka järjestävät palavereja:
- Mieti, mistä asiasta on kyse ja mitä on tarkoitus saada aikaan. Onko palaveri oikea tapa edistää asiaa? Jos asia edellyttää moninäkökulmaista keskustelua, kannattaa yleensä pitää kokous. Se parantaa myös päätösten laatua.
- Tiedotusluonteisissa asioissa voi sen sijaan hyödyntää uutiskirjettä tai Teams-sovelluksen keskustelukenttää. Myös työtehtävien koordinointiin ja edistymisen seurantaan on olemassa sovelluksia.
- Jos päädyt pitämään palaverin, mieti keiden työn kannalta asia on oleellinen. Kutsu vain ne henkilöt.
- Kerro kutsussa palaverin tavoite ja asialista. Ilmoita myös, millaista ennakkovalmistautumista toivot osallistujilta.
- Valmistele työskentely ennalta. Valitse sellainen työskentelytapa, joka palvelee tavoitetta. Valmisteluun käytetty aika maksaa itsensä takaisin tehokkaampana ajankäyttönä ja parempana palaverikokemuksena.
- Huolehdi kokouksen vetäjän roolissa, että keskustelu pysyy asiassa. Sovi kuka kirjoittaa muistion.
Noiden vinkkien pohjalta voit myös käynnistää keskustelun oman työpaikkasi palaverien kokonaisuudesta. Ota palaverien paljous puheeksi ensin omassa tiimissäsi.
Sopikaa yhdessä esimerkiksi, ketkä kutsutaan mihinkin palaveriin ja milloin palaverikutsuun voi ja kannattaa vastata kieltävästi.
Esihenkilö tai yhdessä sovittu työntekijä voi lähteä laajentamaan keskustelua myös muihin oman organisaation tiimeihin. Toinen vaihtoehto on viedä asia henkilöstöhallinnon pohdittavaksi.
Parhaassa tapauksessa saadaan aikaan linjaus palaverikäytännöistä koko organisaatiossa.
Keskustelun ja uusien toimintatapojen kokeilemisen kautta on mahdollista löytää yhteinen ratkaisu palaverihulluuteen.
Vastaaja: Anna-Leena Kurki, vanhempi asiantuntija, Työterveyslaitos
Aiheesta lisää:
Teams-kokousten seitsemän tyypillistä ongelmaa ja ratkaisut niihin (Työterveyslaitoksen Työpiste-verkkolehti)
Onko ok osallistua etäpalaveriin kampaajalta tai auton ratista? (Työterveyslaitoksen Työpiste-verkkolehti)
