Selätä turha aivokuorma töissä – loman jälkeen on hyvä aloittaa

Osallistu

Työhönpaluu voi olla uusi alku: Varaa kalenterista aikaa tärkeille tehtäville ja uuden oppimiselle. Keskity yhteen asiaan kerrallaan. Kunnioita työrauhaa.

Monet kokevat, että työhönpaluu kesäloman jälkeen on uusi alku. Aivan kuin uusi työvuosi käynnistyisi siitä.

”Lomalla mieli on tyhjentynyt työasioista, ja nyt niitä pystyy katsomaan kauempaa. Levänneenä on hyvä mahdollisuus tarttua asioihin, jotka ovat aiheuttaneet aivoille tarpeetonta kuormitusta”, sanoo erikoistutkija Virpi Kalakoski Työterveyslaitoksesta.

Hän antaa kuusi neuvoa siihen, miten aivokuorman saisi kuriin. Niiden taustalla on se tosiasia, että ihmisen kyvyllä käsitellä tietoa on rajansa.

”Parhaassa tapauksessa koko työyhteisö innostuu yhdessä kokeilemaan uusia tapoja tehdä työtä”, Kalakoski sanoo.

1. Varaa aikaa tärkeille tehtäville

Työtehtävät voidaan luokitella kiireellisyyden ja tärkeyden mukaan. Tutkimusten mukaan jalkoihin jäävät tärkeistäkin tehtävistä ne, jotka eivät ole kiireellisiä.

Varaa tärkeille asioille aikaa kalenteristasi ja tee työpaikan muillekin ihmisille selväksi, että silloin sinua ei saa häiritä. Kun pystyt keskittymään rauhassa edes tietyn ajan, asiat edistyvät ihmeesti.

2. Mieti, millainen keskeyttäjä olet

Keskeytteletkö omaa työtäsi tarpeettomasti? Onko sinulla esimeriksi tapana vilkuilla vähän väliä sähköpostia tai sosiaalista mediaa? Entä kuinka paljon keskeytyksiä järjestät työkavereillesi?

Huomion siirtäminen jatkuvasti tehtävästä toiseen tekee työstä sirpaleista. Se on myös kuormittavaa ja tehotonta.

3. Ryhdy hyväksi keskeyttäjäksi

Kun sinun pitää keskeyttää työkaverisi, yritä aiheuttaa mahdollisimman vähän häiriötä:
Älä lähde heti kysymään mieleesi juolahtanutta asiaa, vaan kerää ensin vaikkapa kolme tai viisi kysymystä.

Kun menet työkaverin ovelle tai työpisteelle, anna hänelle aikaa reagoida ja odota hetki. Puolikin minuuttia voi riittää siihen, että hän saa meneillään olevan hommansa vaiheeseen, josta on hyvä jatkaa.

Kun joku tulee keskeyttämään sinua, pyydä ja ota samanlainen aikalisä. Näin opetat fiksua keskeyttämistä toisillekin.

4. Vältä hälyä ja melua

Varsinkin puhehäly on tehokas huomion kaappaaja. Tutkimusten mukaan se heikentää suoritusta kymmenen prosenttia sellaisissa tehtävissä, jotka vaativat lukemista tai kirjoittamista.

Onko työyhteisössäsi sovittu yhteiset säännöt esimerkiksi siihen, missä työtiloissa vaihdetaan ajatuksia ja mitkä on varattu hiljaiseen työskentelyyn? Palauta ne mieleesi. Jos pelisäännöt puuttuvat, ehdota niiden laatimista.

5. Opi uutta pala kerrallaan

Kun sinun pitää ottaa haltuun uutta tietoa tai opetella uusia taitoja, palastele opittava asia. Varaa kalenteristasi aikaa oppimiseen esimerkiksi vartin verran joka aamu. Pidä siitä myös kiinni.

Oppiminen on tehokkainta pienissä rupeamissa. Tällainen pilkkominen helpottaa keskittymistä, pakottaa palauttamaan asian mieleen ja siten katkaisee unohtamisen. Esimerkiksi yhden koulutuspäivän annista valtaosa unohtuu jo viikossa.

6. Hallitse ja vähennä tietotulvaa

Tuntuuko sinusta, että hukut keskeneräisiin asioihin ja joka puolelta tulvii lisää tehtäviä ja viestejä? Et voi ratkaista ongelmaa yksin, mutta voit pyrkiä hallitsemaan tietotulvaa.

Luovu siitä ajattelutavasta, että yrität hoitaa monta tehtävää yhtä aikaa. Ihmisen huomio voi olla kunnolla vain yhdessä asiassa kerrallaan. Multitaskaaminen voi tuntua tehokkaalta, mutta työnteko on kokonaisuudessaan hitampaa, jos hyppii jatkuvasti tehtävästä toiseen.

Jaa päivän työaika niin, että keskityt kerrallaan yhteen tehtävään: esimerkiksi ensin tunti muistion kirjoittamiseen, sitten tunti viestien tarkistamiseen, sitten tunti matkalaskujen tekemiseen.

Pilko tehtävät sopivan kokoisiksi osatehtäviksi. Tietotulva vähenee, kun teet koko osatehtävän kerralla valmiiksi etkä joudu palaamaan samaan asiaan useita kertoja.

Älä kasvata toisten tietotulvaa. Harkitse esimerkiksi, mikä viestintätapa sopii mihinkin tilanteeseen: soitatko, lähetätkö sähköpostia vai käytätkö jotain pikaviestikanavaa?

 

Marja Sarkkinen MaSarkkinen

Aiheesta lisää:

Sujuvaa aivotyötä – Työterveyslaitoksen aivotyöpalvelut (Työterveyslaitoksen sivuilla)

Toimituksemme suosittelee

Tutustu myös:
Kommentointi (3)

Mitä ajatuksia juttu herätti? Osallistu keskusteluun tässä.

Kommentit (3)

elypohvaa |

Hei! Löytyykö yllä oleva artikkeli ruotsinkielisenä? Haluaisin jakaa sen eteenpäin työyhteisössäni.

Toimitus |

Hei! Työpiste-verkkolehden jutut ilmestyvät vain suomenkielisinä.

Tuoreimmat jutut

Kun kohtaamme tunnekuohussa olevan lapsen, toimimme usein vaistomaisesti oikein. Kysymme, mikä on hätänä ja keskitymme lapseen, kunnes hän on rauhoittunut. Lapsi ei kaipaa järkipuhetta, vaan ihmisen, joka ottaa hänen tunteensa vastaan ja on myötätuntoinen.

Kun aikuinen on kiukkuinen ja tyytymätön, alamme helposti vedota hänen järkeensä. Saatamme myös ryhtyä vastahyökkäykseen, vähätellä tai kertoa saman tien omasta kokemuksestamme: Eihän tuo ole vielä mitään. Minulle on sattunut paljon pahempaa.

Tällaisia kommentteja kutsutaan vuorovaikutuksen kompastuskiviksi. Ne estävät normaalia vuorovaikutusta, koska viestin lähettäjä ei saa viestiään perille. Markus Talvio ja Ulla Klemola käsittelevät muun muassa näitä kompastuskiviä kirjassaan Toimiva vuorovaikutus (PS-kustannus, 2017).

Esimerkkejä vuorovaikutuksen kompastuskivistä:

  1. Määräily: “Lopeta valittaminen ja hoida hommasi.”
  2. Opettaminen: “Sinun olisi pitänyt kertoa tuosta heti esimiehelle.”
  3. Valmiit ratkaisut: “Sen kun vain jätät suklaan syömättä, niin ei tarvitse murehtia painonnoususta.”
  4. Luennointi: “Minäpä kerron, missä kohtaa ajattelet pieleen.”
  5. Tuomitseminen: “Miksi et harkinnut asiaa ajoissa? Nyt on myöhäistä vikistä.”
  6. Kehuminen: “Sinä olet meidän tiimin valopilkku. Ei tämä ole sinulle temppu eikä mikään.”
  7. Leimaaminen: “Sinähän olet se pomon lemmikki.”
  8. Tulkinta: “Olet tainnut nukkua huonosti viime yönä.”
  9. Kuulusteleminen: “Miksi otat tämän puheeksi vasta nyt etkä silloin, kun asia tuli esiin?”
  10. Vetäytyminen: “Lähdetään lounaalle ja unohdetaan koko juttu.”

Kirjassa todetaan, että tämäntyyppiset tokaisut ovat kompastuskiviä silloin, kun tilanne on haastava ja ihmisten välillä hiertää jokin ongelma. Jos ongelmaa ei ole, monenlaiset vuorovaikutustavat voivat olla sopivia.

Esimerkiksi määräämistä, opettamista ja tulkintaa ei välttämättä koeta kompastuskiviksi, jos toisella ihmisellä on meidän antamamme ”lupa” käyttää niitä. Tällaisia ihmisiä voivat olla esimerkiksi esimies, opettaja, terapeutti ja valmentaja.

Monitilatoimistossa on sekä avointa tilaa että vaihtoehtoisia työtiloja erilaisia työtehtäviä varten. Tällaisia toimistotiloja rakennetaan nyt myös sairaaloihin.

Esimerkiksi HUS Helsingin yliopistollisen sairaalan Meilahden kampukselle nousevaan Siltasairaalaan tulee kaksi monitilatoimistoa, joista suurempaan mahtuu työskentelemään 60–70 henkeä. Rakennus otetaan käyttöön vuoden 2023 alussa.

”Monitilatoimistoihin tulee alueita, joissa voi tavata kollegoja, keskustella ja juoda samalla kupin kahvia. Sinne tulee myös hiljaisen, keskittymistä vaativan työn alueita, erikokoisia tapaamistiloja ja erillisiä huoneita, joita tarvitaan silloin, kun työhön kuuluu paljon puhelimessa puhumista”, sanoo arkkitehti Salla Itäaho HUS Tilakeskuksesta.

Toimistotiloja käyttävät lääkäreiden lisäksi esimerkiksi talouspäälliköt, tiedottajat ja muut hallinnollista työtä tekevät. Lääkärit tulevat tiloihin tekemään kliiniseen työhön liittyviä toimistotöitään, vaikkapa kirjoittamaan artikkeleita ja valmistelemaan luentoja.

Henkilöstö liikkuu tilasta toiseen

Vanhempi asiantuntija, arkkitehti Leena Aalto Työterveyslaitoksesta sanoo, että sosiaali- ja terveysalan työympäristöissä on meneillään iso muutos. Monitilatoimistojen yleistyminen on yksi osa muutosta.

Hänen mukaansa taustalla vaikuttaa lean-ajattelu. Se tarkoittaa työprosessien sujuvoittamista ja esimerkiksi hyvin vähän käytössä olevien työtilojen karsimista. Toimistotilojen lisäksi myös vastaanottotiloissa tapahtuu muutoksia. Tavoitteena on lyhentää potilaiden odotusaikoja, lisätä tilatehokkuutta ja pienentää sitä kautta kustannuksia.

Vastaanottotiloissa muutos voi näkyä tällaisena toimintatapana:

Periaatteena on, että lääkäriin tuleva potilas ei liiku tilasta toiseen, vaan henkilöstö liikkuu. Lääkäri kohtaa potilaan vastaanottohuoneessa ja siirtyy sitten niin sanottuun back office -tilaan eli taustatyötilaan. Siellä hän voi esimerkiksi sanella sairauskertomusta tai soittaa puheluja.

Hoitaja menee potilaan luokse vastaanottohuoneeseen keskustelemaan hoidosta tai lääkityksestä. Tarvittaessa myös sosiaalityöntekijä käy siellä tapaamassa potilasta.

Työn analyysi selvittää tilatarpeet

Leena Aallon mielestä monitilaympäristön suunnitteleminen sairaalaan on haastavampaa kuin tavalliseen toimistotyöympäristöön.

”Sairaalassa on niin monenlaisia yksikköjä ja monenlaisen työn tekijöitä. Sama peruskonsepti ei todellakaan istu joka sairaalaan. Suunnittelun perustaksi tarvitaan työn analyysiä”, Aalto sanoo.

Työn analyysi on sen selvittämistä, millaisia työn vaatimuksia ja tilatarpeita eri henkilöstöryhmillä on: Kuinka usein he työskentelevät toimistossa? Keiden kanssa he tekevät yhteistyötä? Kuuluuko työhön paljon tehtäviä, jotka vaativat keskittymisrauhaa?

Aalto kollegoineen oli tekemässä työn analyysia HUSin Siltasairaalan monitilatoimistoja varten. He selvittivät sairaalan tulevien käyttäjien tehtävänkuvia ja tarpeita haastattelemalla eri henkilöstöryhmiä ja pitämällä työpajoja.

”Teetimme selvityksen, jotta pystyisimme suunnittelemaan mahdollisimman käyttökelpoiset tilat, jotka auttavat henkilöstöämme tekemään hyvää työtä. Monitila-alueella pitää olla riittävästi erityyppisiä työskentely-ympäristöjä”, Salla Itäaho HUSista sanoo.

Joustavuutta, kohtaamisia, säästöjä

Salla Itäaho näkee monitilatoimistojen yleistymiseen sairaaloissa kolme pääsyytä:

Niillä haetaan ensinnäkin joustavuutta tilaratkaisuihin. Esimerkiksi Siltasairaalan monitilatoimistojen väliseinät sekä sähkö- ja ilmanvaihtoratkaisut on suunniteltu niin, että tiloja on tulevaisuudessa helppo muokata. Se on tarpeen, jos henkilöstömäärä ja toimintatavat muuttuvat.

Toiseksi tilaratkaisuilla halutaan tukea tiimityötä. ”Toreja” muistuttavat avoimet alueet, joissa keskustelu on sallittu, synnyttävät kohtaamisia ja tarjoavat esimerkiksi lääkäreille paikan, missä he voivat konsultoida toisiaan. Siltasairaalan toimistoihin on tarkoitus tehdä pieniä looseja, joita tietyn erikoisalan lääkärit voisivat ottaa tavakseen käyttää.

Kolmanneksi tavoitellaan tilojen tehokasta käyttöä ja säästöjä. Suunnittelussa on perusteltava jokainen neliö, joka rakennukseen piirretään.

Työrauha ja säilytystilat haasteena

Työterveyslaitoksen Leena Aallon mukaan monitilatoimistojen ”kriittiset pisteet” liittyvät yleensä työrauhaan ja säilytystilojen määrään.

Työrauhan turvaamiseksi tarvitaan sekä riittävä määrä hiljaisen työn tiloja että pelisääntöjen luomista. Tilojen käyttäjät siis sopivat yhdessä esimerkiksi siitä, missä tilassa saa jutella ja milloin on siirryttävä palaverihuoneeseen.

Salla Itäaho kertoo, että Siltasairaalan toimistoissa hälyä pyritään ehkäisemään yhteistyössä akustikon kanssa. Rakennusmateriaaleilla on väliä – toimistoon tulee esimerkiksi tekstiilimattoa, joka vaimentaa ääntä. Myös tilojen jakaminen erilaisen työskentelyn vyöhykkeisiin auttaa.

”Emme ole tekemässä avotoimistoa emmekä isoa hallia”, Itäaho huomauttaa.

HUSissakin suuntana on paperiton, sähköinen työskentely ja sitä kautta säilytystilojen tarpeen väheneminen. Siltasairaalan toimistoissa säilytyskalusteet tulevat olemaan joko kevyitä ja helposti liikuteltavia tai kiinteitä, ympäri aluetta sijoitettuja kalusteita, joista kukin saa käyttöönsä itselleen sopivan kaapin.

Keskeinen sijainti, hieno näkymä

Tarkoittaako monitilatoimistoihin siirtyminen sitä, että tulevaisuudessa lääkäreiden omat työhuoneet ovat muisto vain?

”Joillain Siltasairaalaan tulevilla lääkäreillä on ollut vanhassa sairaalarakennuksessa yhden, kahden tai kolmen hengen toimistohuone. Ne huoneet korvautuvat monitilaympäristöillä. Jonkin verran rakennetaan kuitenkin myös pienempiä yhden tai kahden hengen toimistohuoneita”, Salla Itäaho sanoo.

Hän uskoo, että Siltasairaalan monitilatoimistoista tulee sekä toimivat että viihtyisät. Ne sijoitetaan rakennuksessa keskeiselle paikalle, liikenteen solmukohtaan, jonne on helppo piipahtaa. Tiloista avautuu komea näköala Seurasaarenselälle.

Mukava kuulla, että Työterveyslaitoksen Työpiste-verkkolehdessä julkaistu juttumme Arvostus ja uudet tehtävät tuovat mielekkyyttä työuran loppuvuosiin herätti mielenkiintosi ja sai sinut pohtimaan rooliasi esimiehenä.

Se, että olet tarjonnut mahdollisuuksia osaamisen kehittämiseen pääsääntöisesti nuoremmille työntekijöille, ei yksistään tee sinusta huonoa esimiestä. Kysymyksestäsi eivät käy ilmi syyt, joiden vuoksi olet tarjonnut koulutusta useammin nuoremmille kuin varttuneille työntekijöille.

Esimiesten toimintaa ohjaavat yleensä organisaatiossa vallitseva kulttuuri ja toimintakäytännöt. Oletko tehnyt työpaikallasi havaintoja siitä, kuinka muut esimiehet toimivat näissä koulutuskysymyksissä?

Toisaalta kaikilla meillä on myös yksilöinä erilaisia ennakkoluuloja – myönteisiä ja kielteisiä – eri-ikäisiä työntekijöitä kohtaan. Näitä asenteitamme meidän on vaikea tiedostaa, mutta usein ne käyvät esille toiminnassamme ja käyttäytymisessämme.

Asenteiden taustalla voi olla väärää tietoa esimerkiksi siitä, että ikääntyessä työntekijöiden kyvyt ja kiinnostus uuden oppimiseen heikkenisivät ja motivaatio työtä ja sen kehittämistä kohtaan vähenisi.

Asenteiden ja toimintatapojen muutoksen käynnistymistä edistää se, että tunnistetaan ja tunnustetaan vallitsevat asenteet ja ymmärretään paremmin eri-ikäisten työntekijöiden vahvuudet.

Jos haluat lisää vinkkejä siihen, miten eri-ikäiset työntekijät voidaan ottaa työyhteisössä paremmin huomioon, kannattaa tutustua esimiehille suunnattuun ilmaiseen työurajohtamisen materiaalipakettiimme.

Seuraavien koulutustarjousten kohdalla sinulla on mahdollisuus pysähtyä ja pohtia, millaisia koulutustoiveita ja -tavoitteita tiimisi ikääntyvillä työntekijöillä on ja kannustaa heitä tarttumaan näihin tilaisuuksiin. Panostamalla ikääntyvien työntekijöiden osaamisen kehittämiseen voidaan ehkäistä osaamisen ”happanemisesta” johtuvaa työkyvyn heikkenemistä ja liian varhaista työuran päättymistä.