Selätä turha aivokuorma töissä – loman jälkeen on hyvä aloittaa

Osallistu

Työhönpaluu voi olla uusi alku: Varaa kalenterista aikaa tärkeille tehtäville ja uuden oppimiselle. Keskity yhteen asiaan kerrallaan. Kunnioita työrauhaa.

Monet kokevat, että työhönpaluu kesäloman jälkeen on uusi alku. Aivan kuin uusi työvuosi käynnistyisi siitä.

”Lomalla mieli on tyhjentynyt työasioista, ja nyt niitä pystyy katsomaan kauempaa. Levänneenä on hyvä mahdollisuus tarttua asioihin, jotka ovat aiheuttaneet aivoille tarpeetonta kuormitusta”, sanoo erikoistutkija Virpi Kalakoski Työterveyslaitoksesta.

Hän antaa kuusi neuvoa siihen, miten aivokuorman saisi kuriin. Niiden taustalla on se tosiasia, että ihmisen kyvyllä käsitellä tietoa on rajansa.

”Parhaassa tapauksessa koko työyhteisö innostuu yhdessä kokeilemaan uusia tapoja tehdä työtä”, Kalakoski sanoo.

1. Varaa aikaa tärkeille tehtäville

Työtehtävät voidaan luokitella kiireellisyyden ja tärkeyden mukaan. Tutkimusten mukaan jalkoihin jäävät tärkeistäkin tehtävistä ne, jotka eivät ole kiireellisiä.

Varaa tärkeille asioille aikaa kalenteristasi ja tee työpaikan muillekin ihmisille selväksi, että silloin sinua ei saa häiritä. Kun pystyt keskittymään rauhassa edes tietyn ajan, asiat edistyvät ihmeesti.

2. Mieti, millainen keskeyttäjä olet

Keskeytteletkö omaa työtäsi tarpeettomasti? Onko sinulla esimeriksi tapana vilkuilla vähän väliä sähköpostia tai sosiaalista mediaa? Entä kuinka paljon keskeytyksiä järjestät työkavereillesi?

Huomion siirtäminen jatkuvasti tehtävästä toiseen tekee työstä sirpaleista. Se on myös kuormittavaa ja tehotonta.

3. Ryhdy hyväksi keskeyttäjäksi

Kun sinun pitää keskeyttää työkaverisi, yritä aiheuttaa mahdollisimman vähän häiriötä:
Älä lähde heti kysymään mieleesi juolahtanutta asiaa, vaan kerää ensin vaikkapa kolme tai viisi kysymystä.

Kun menet työkaverin ovelle tai työpisteelle, anna hänelle aikaa reagoida ja odota hetki. Puolikin minuuttia voi riittää siihen, että hän saa meneillään olevan hommansa vaiheeseen, josta on hyvä jatkaa.

Kun joku tulee keskeyttämään sinua, pyydä ja ota samanlainen aikalisä. Näin opetat fiksua keskeyttämistä toisillekin.

4. Vältä hälyä ja melua

Varsinkin puhehäly on tehokas huomion kaappaaja. Tutkimusten mukaan se heikentää suoritusta kymmenen prosenttia sellaisissa tehtävissä, jotka vaativat lukemista tai kirjoittamista.

Onko työyhteisössäsi sovittu yhteiset säännöt esimerkiksi siihen, missä työtiloissa vaihdetaan ajatuksia ja mitkä on varattu hiljaiseen työskentelyyn? Palauta ne mieleesi. Jos pelisäännöt puuttuvat, ehdota niiden laatimista.

5. Opi uutta pala kerrallaan

Kun sinun pitää ottaa haltuun uutta tietoa tai opetella uusia taitoja, palastele opittava asia. Varaa kalenteristasi aikaa oppimiseen esimerkiksi vartin verran joka aamu. Pidä siitä myös kiinni.

Oppiminen on tehokkainta pienissä rupeamissa. Tällainen pilkkominen helpottaa keskittymistä, pakottaa palauttamaan asian mieleen ja siten katkaisee unohtamisen. Esimerkiksi yhden koulutuspäivän annista valtaosa unohtuu jo viikossa.

6. Hallitse ja vähennä tietotulvaa

Tuntuuko sinusta, että hukut keskeneräisiin asioihin ja joka puolelta tulvii lisää tehtäviä ja viestejä? Et voi ratkaista ongelmaa yksin, mutta voit pyrkiä hallitsemaan tietotulvaa.

Luovu siitä ajattelutavasta, että yrität hoitaa monta tehtävää yhtä aikaa. Ihmisen huomio voi olla kunnolla vain yhdessä asiassa kerrallaan. Multitaskaaminen voi tuntua tehokkaalta, mutta työnteko on kokonaisuudessaan hitampaa, jos hyppii jatkuvasti tehtävästä toiseen.

Jaa päivän työaika niin, että keskityt kerrallaan yhteen tehtävään: esimerkiksi ensin tunti muistion kirjoittamiseen, sitten tunti viestien tarkistamiseen, sitten tunti matkalaskujen tekemiseen.

Pilko tehtävät sopivan kokoisiksi osatehtäviksi. Tietotulva vähenee, kun teet koko osatehtävän kerralla valmiiksi etkä joudu palaamaan samaan asiaan useita kertoja.

Älä kasvata toisten tietotulvaa. Harkitse esimerkiksi, mikä viestintätapa sopii mihinkin tilanteeseen: soitatko, lähetätkö sähköpostia vai käytätkö jotain pikaviestikanavaa?

 

Marja Sarkkinen MaSarkkinen

Aiheesta lisää:

Sujuvaa aivotyötä – Työterveyslaitoksen aivotyöpalvelut (Työterveyslaitoksen sivuilla)

Toimituksemme suosittelee

Tutustu myös:
Kommentointi (3)

Mitä ajatuksia juttu herätti? Osallistu keskusteluun tässä.

Kommentit (3)

elypohvaa |

Hei! Löytyykö yllä oleva artikkeli ruotsinkielisenä? Haluaisin jakaa sen eteenpäin työyhteisössäni.

Toimitus |

Hei! Työpiste-verkkolehden jutut ilmestyvät vain suomenkielisinä.

Tuoreimmat jutut

Työterveyslaitoksen Työpiste-verkkolehden toimitus sai lukijalta viestin, joka liittyy työpaikan juhlapuheiden ja työyhteisön toimintatavan väliseen ristiriitaan:

”Perheystävällisyys on nostettu työpaikallamme yhdeksi arvoksi. Työyhteisössäni on kuitenkin oletus, kirjoittamaton sääntö, jonka mukaan viikonloppuisinkin pitää tai on ainakin suotavaa tehdä töitä kiireaikoina.

Monena viikonloppuna esimieheni lähettää sähköpostia, johon osa kollegoistani myös vastaa saman tien. Välillä päätän, etten katso viestejä lauantaisin ja sunnuntaisin. Maanantaina minua sitten odottaa viikonlopulta pitkä viestiketju, jossa ideoidaan tai suunnitellaan, työtehtäviäkin jaetaan ja päätöksiä tehdään.

Minusta tämä tuntuu stressaavalta. Viikonloppuisin meillä pitäisi olla vapaata ja aikaa esimerkiksi perheelle. Esimieheni on kuulemma todennut joskus, että eihän hän velvoita ketään vastaamaan viesteihin työajan ulkopuolella.

Miten tällaisiin epävirallisiin toimintatapoihin pääsisi käsiksi?”

Keskustelu tekee ongelman näkyväksi

Työterveyspsykologi Heli Hannonen Työterveyslaitoksesta sanoo, että lukijan kuvaama tilanne on työpaikoilla valitettavan tavallinen. Varsinkin asiantuntijatehtävissä voidaan olettaa, että työntekijä on koko ajan saatavilla. Monesti kyse on ääneen lausumattomista säännöistä, jotka koskevat viesteihin vastaamista iltaisin, viikonloppuisin tai lomalla.

”On toki tehtäviä, joissa työasioiden seuraaminen viikonloppuna kuuluu työhön. Silloin siitä on toivottavasti myös sovittu.”

Kirjoittamaton sääntö kannattaa nostaa työpaikalla keskusteluun – ainakin, jos se hämmentää tai kuormittaa työntekijää. Se, että sähköpostiin pitäisi reagoida viikonloppuvapaalla, on Hannosen mielestä aika iso asia. Kysehän on mahdollisuudesta palautua työstä.

”Jos asia ei etene työyhteisön palavereissa ja esimiehen kanssa, sen voi ottaa työsuojelun näkökulmasta esiin työpaikan riskinarvioinnissa tai työpaikkaselvityksessä, kun työterveyshuolto tulee työpaikalle.”

Erilaiset tulkinnat synnyttävät mielipahaa

Epävirallisia sääntöjä on joka työyhteisössä ja organisaatiossa. Yhteisölle syntyy omat tottumuksensa ja toimintatapansa. Kaikesta ei voi eikä tarvitse tehdä sopimuksia.

Työpaikan kulttuuria voi verrata jäävuoreen: Vain pieni osa käytännöistä on näkyvillä. Pinnan alla on paljon odotuksia ja uskomuksia. Niihin törmätään tyypillisesti, kun tehdään yrityskauppoja ja yhdistetään työpaikkoja.

Heli Hannosen mukaan kirjoittamattomissa säännöissä on se huono puoli, että työpaikalla saattaa olla vaikka 15 erilaista käsitystä jostain toimintatavasta. Eri tulkinnat voivat synnyttää mielipahaa ja ristiriitoja. Kaikki ihmiset eivät myöskään ole yhtä herkkiä havainnoimaan epävirallisia sääntöjä, ja jotkut vähät välittävät siitä, toimivatko he odotusten mukaisesti.

”Kun mietitään työhyvinvoinnin näkökulmasta, niin mitä enemmän on ääneen sanottua ja selkeästi sovittua, sitä yksinkertaisemmaksi se tekee asiat”, Hannonen kiteyttää.

Tulokas oppii säännöt kantapään kautta

Heli Hannosen mielestä kiinnostavaa on, mitä seuraa, jos ei noudata kirjoittamattomia sääntöjä. Työpiste-verkkolehteä lähestynyt lukija kertoo, että maanantaina häntä odottaa viestiketju, jossa jokin työasia on jo ”pureskeltu” valmiiksi.

Mitenkähän sillä työpaikalla suhtaudutaan työntekijään, joka ei vapaalla avaa työsähköpostiaan? Moititaanko? Paheksutaanko? Jätetäänkö ulkokehälle?

”Uutta työntekijää on vaikea perehdyttää tällaisiin ääneen lausumattomiin sääntöihin. Ne opitaan sitten yrityksen ja erehdyksen kautta, mikä on ikävä tapa oppia”, Hannonen sanoo.

Tosin uuden tulokkaankin on hyvä olla tarkkana, ettei hän itse tule aloittaneeksi haitallista käytäntöä. Työ voi olla alussa niin innostavaa, että sitä on kiva miettiä ja tehdä vapaallakin. Kaikille työkavereille se ei ole mahdollista, ja myös oma elämäntilanne voi muuttua.

Kahvihuone ei siistiydykään itsestään

Epäviralliset säännöt liittyvät usein työpaikan arjen pyörittämiseen: Miten huolehditaan kahvihuoneen siisteydestä? Kenen tehtävä on pitää kopiopiste järjestyksessä? Sellaisia tehtäviä ei yleensä ole määritelty työnkuvissa.

”Voi käydä niin, että kahvihuoneen siisteydestä alkaa huolehtia työntekijä, jota epäjärjestys häiritsee enemmän kuin muita. Kun hän aikanaan jää eläkkeelle, muille tulee suurena hämmästyksenä, etteivät kahvikupit menekään itsestään astianpesukoneeseen”, Heli Hannonen havainnollistaa.

Kun asiat työpaikalla sujuvat hyvin, kirjoittamattomista säännöistä ei välttämättä ole haittaa. Hannosen kokemuksen mukaan ne nousevat pinnalle herkemmin, kun työn tekemisessä on muutenkin ongelmia.

Kesäloma lähestyy, mutta sitä ennen tehtävänä on vielä pitkä lista töitä. Nämä neljä pientä vinkkiä auttavat, kun putsaat työpöytääsi ja mietit, miten paluustasi tulisi sujuva ja mukava:

  1. Kesken jäänyt työ kuormittaa aivoja. Yritä saada loppuun asti ne pienet tehtävät, jotka voit. Näin pääset nopeammin loman alkuun.
  2. Koska kaikkea ei kuitenkaan voi saada loppuun, vähennä kesken jättämisen kuormitusta kirjaamalla tarkasti muistiin, mihin kohtaan tehtävässä jäit. Jaa iso tehtävä mielessäsi osiin ja kirjoita itsellesi ylös, mitkä osat olet tehnyt ja mistä jatkat.
  3. Priorisoi. Muista, että osa työstä jää lopulta aina tekemättä. Mikä on oikeasti tärkeää? Tätä on hyvä pohtia ennen lomaa ja myös loman jälkeisinä päivinä. Usein loman jälkeen näkee työnsä hieman kauempaa ja oivaltaa isoimpien muutosten tarpeet ja kehitysehdotukset.
  4. Järjestä lämmin vastaanotto itsellesi sitä päivää varten, kun tulet takaisin töihin. Laita vaikkapa tietokoneen näppäimistölle post it -lappu, jossa lukee: Tervetuloa töihin, Maija! Toivottavasti sinulla oli mukava loma! Jätä sen viereen suklaakonvehti tai muu arvostamasi palkinto.

 

Juttu on julkaistu Työterveyslaitoksen Työpiste-verkkolehdessä 28.5.2015. Vinkit antoi aivotutkija Minna Huotilainen.

Tällä hetkellä palvelut ja etuusjärjestelmät ovat erillisiä ratkaisuja yksittäisiin haasteisiin. Kokonaisuuden hallinta on sattumanvaraista, toteaa johtava asiantuntija Pirjo Juvonen-Posti Työterveyslaitoksesta.

Tietoa erilaisten palvelu- ja toimeentulovaihtoehtojen yhteensovittamisesta tarvitsevat asiakkaat ja työntekijät.

Esimerkiksi TE-palvelujen ja kuntoutuspalvelujen näkyvyyttä sosiaali- ja terveydenhuollon suuntaan pitäisi lisätä. Työpaikoilla taasen tarvitaan tietoa, mitä toimeentulon vaihtoehtoja työhön kuntoutumisen ajalle on.

”Ihmiset jäävät järjestelmien väliin, mikä on heille hämmentävää ja epämotivoivaa.”

Uusi duunari tavoittelee työsuhdetta

Pirjo Juvonen-Posti vetää hanketta, jossa on luotu kolme tulevaisuuskuvaa työelämäpalveluista: uusi duunari, työelämän monitaituri ja elinikäinen osallistuja.

Uusi duunari -mallissa työsuhteinen palkkatyö on säilynyt tavoiteltavana ydinmallina. Samalla kun joustavuus työelämässä on lisääntynyt, työn ulkopuolelle jättäytymisestä sanktioidaan.

”Työllistymisen palvelujärjestelmä on purkanut byrokratiaansa ja panostaa yhteispalvelun avulla aktiivisiin ja räätälöitävissä oleviin palveluihin. Tavoitteena on saada ihmisiä nopeasti töihin”, Juvonen-Posti visioi.

Työelämän monitaituri saa palvelut yhdellä hakemuksella

Työelämän monitaituri kuvaa toimintaympäristöä, jossa työurat ovat pirstaleisia ja työelämään osallistutaan monin tavoin. Kokopäiväinen palkkatyö, yrittäjyys, uranvaihto, osa-aikaisuus ja alustatyö ovat kaikki yhtä arvokkaita.

Työansiot ja sosiaalietuudet voi sovittaa yhteen joustavasti. Asiakkaat voivat hakea vaihtoehtoja ja seurata prosessinsa etenemistä omasta sähköisestä portaalistaan.

”Ihannetilanteessa sosiaaliturvajärjestelmään on yksi hakemus, jonka perusteella ihminen saa ehdotuksen tarvitsemistaan palveluista ja etuuksista.”

Elinikäinen osallistuja osallistuu yhteiskuntaan monin tavoin

Elinikäinen osallistuja elää yhteiskunnassa, joka vaalii ihmisten osaamista sekä työ- ja toimintakykyä. Palvelut auttavat löytämään sopivaa aktiviteettia oli se sitten palkkatyötä, vapaaehtoistyötä, lähimmäisen auttamista, opiskelua tai niiden yhdistelmiä.

”Yhteiskunnan tavoite on pitää kaikki toimeliaina. Toimeentuloa turvaavat etuudet ovat tässäkin vaihtoehdossa vastikkeellisia, mutta aktiivisuutta voi osoittaa monin tavoin”, Pirjo Juvonen-Posti sanoo.

Toimintaan ja asenteisiin kaivataan muutosta

Mikä monialaisten työelämäpalveluiden tulevaisuuskuvista toteutuu tai toteutuuko mikään sellaisenaan, ei vielä tiedetä. Selvää on, että muutosta tarvitaan.

”Usein kun tehdään uudistuksia, keskitytään yksittäisiin tavoitteisiin eikä kokonaisuus hahmotu. Skenaariotyö on yksi keino hahmottaa, miten koko systeemin tulisi muuttua. Skenaarioiden tuottaman ymmärryksen pohjalta ratkaisuja voidaan kehittää haluttuun suuntaan.”

Pirjo Juvonen-Postilla on tulevaisuuden suhteen selkeä näkemys.

”On tärkeää, että palveluja kehitetään ihmislähtöisesti niin, että ne pystyvät yhä tarjoamaan tukea ja ohjausta. Jotta tähän päästään, tarvitaan toiminnan ja ohjauksen sekä asenteiden muutosta.”