Tuottaako tehtävään tarttuminen vaikeuksia? Kärsitkö vetkuttelusta? Tästä ilmiössä on kyse

Osallistu
Mies istuu läppärin ääressä miettiväisen näköisenä.

Joskus mieli rakentaa ison kynnyksen jonkin tehtävän aloittamiselle. Meillä on taipumusta lykätä varsinkin isoja, hankalia ja epämääräisiä asioita. Ajan kiintiöiminen, riman laskeminen ja lepo voivat auttaa.

Työlistalla seuraavana on raportin kirjoittaminen. Olet varannut siihen aikaa, ja kaikki on valmista. Avaat kuitenkin sähköpostin ja vastailet muutamaan viestiin. Järjestelet työpöytääsi ja pyyhit pölyisen näytön. Vilkaiset, montako tykkäystä tuore somepäivityksesi on kerännyt.

Vetkuttelu ahdistaa, ja siitä on pelkkää haittaa. Mistä oikein on kyse?

Asioiden lykkäämistä, viivyttelyä ja välttelyä kutsutaan myös prokrastinaatioksi. Se on tuttu ilmiö työterveyspsykologi Annamari Heikkilälle. Hän kiinnostui siitä työskennellessään yliopiston opintopsykologina.

”Aikaansaamattomuus oli opiskelijoilla tyypillinen syy hakeutua vastaanotolleni. Huomasin, että se on varsin tavallista.”

Nyt Heikkilä on toiminut viisi vuotta Terveystalon työterveyshuollossa. Hänen vastaanotolleen tulee silloin tällöin asiakkaita, jotka kärsivät aikaansaamattomuudesta.

Laiskuus on eri asia

Aikaansaamattomuus tarkoittaa sitä, että ihminen lykkää tehtävään tarttumista, vaikka se olisi hänelle tärkeä, merkityksellinen tai välttämätön. Näin toimimalla hän aiheuttaa itselleen psyykkistä kärsimystä.

”Arkinen vetkuttelu on eri asia. Jos tiskipöytäni on pyyhkimättä, se ei ole keskeisten elämänarvojeni kannalta olennainen juttu”, Annamari Heikkilä huomauttaa.

Hänen mukaansa prokrastinaatio eroaa myös laiskuudesta. Laiskottelu tekee välillä hyvää, eikä siitä tule huono omatunto. Aikaansaamattomuus sen sijaan kuormittaa ja aiheuttaa syyllisyyden ja häpeän tunteita.

Vitkuttelusta on toki konkreettistakin haittaa. Jotkin kaupat voivat jäädä tekemättä, ylennys tai työpaikka saamatta. Ja jos ei pysty pitämään kiinni yhteisistä tavoitteista, on vaarassa menettää tiimikaveriensa luottamuksen.

Nopea palkinto houkuttaa

Ihmisellä on taipumusta lykätä isoja, hankalia ja vaikeasti hahmotettavia tehtäviä. On paljon helpompaa ryhtyä puuhaan, jossa uskoo pärjäävänsä ja josta tietää saavansa nopeasti palkinnon.

”Opiskelijat siirtävät eteenpäin gradun tai väitöskirjan aloittamista. Työelämässä lykätään älyllisesti monimutkaisia tehtäviä, jotka haastavat oman osaamisen. Myös emotionaalisesti haastavia tehtäviä lykätään: esimies saattaa pitkittää kielteisen palauteen antamista alaiselleen”, Annamari Heikkilä sanoo.

Hän käyttää termiä välttämiskäyttäytyminen. Me välttelemme epämiellyttäviä ajatuksia ja tunteita ja tartumme tehtäviin, jotka auttavat meitä välttelemään.

”Nykymaailma on täynnä nopean tyydytyksen varmistajia. Mennään vaikka someen, kun pitäisi aloittaa jokin iso tehtävä. Siellä sosiaaliselta verkostolta saa välittömästi kivaa palautetta. Se antaa enemmän tyydytystä kuin jonkin vuosiraportin vääntäminen.”

”Tuotannossa” ei vetkutella

Annamari Heikkilän kokemusten mukaan prokrastinaatiosta kärsiviä on esimerkiksi yliopistoissa ja sellaisissa ammateissa, joissa pitää kirjoittaa paljon. Tehtävien älyllinen vaativuus ja tavoitteiden epämääräisyys näyttäisivät altistavan vetkuttelulle.

Työn luonne vaikuttaa aikaansaamisen tunteeseen. Yksi Heikkilän työnohjausasiakkaista, lääkäri, oli siirtynyt potilastyöstä johtavaan asemaan ja vaativaan suunnittelutyöhön. Ennen hän oli kokenut olevansa tehokas, mutta uudessa tehtävässään hän ei tuntenut saavansa aikaan mitään. Se heikensi hyvinvointia ja ammatillista itsetuntoa.

”Kyse oli paljolti siitä, että ’tuotannossa’ eli potilastyössä vetkuttelulle ei ollut sijaa. Uudessa työssään lääkärin piti opetella esimerkiksi tunnistamaan ja tekemään näkyväksi työnsä tulokset.”

Prokrastinaation yleisyyttä on tutkittu jonkin verran. Yliopisto-opiskelijoista 90 prosenttia raportoi joskus vetkuttelevansa, ja noin puolet heistä kärsii siitä. Joidenkin tutkimusten mukaan muusta väestöstä parikymmentä prosenttia kokisi aikaansaamattomuutta.

”Minä sanoisin, että tämä on todella arkinen ja yleinen ilmiö. Kaikkea ei aina saa tehtyä, ja sitä pitää vain sietää.”

Tavoitteet tukevat aikaansaamista

Työelämä on kehittynyt siihen suuntaan, että on jatkuvasti priorisoitava ja tehtävä omiin kriteereihinsä nähden vähän heikompaa jälkeä.

Annamari Heikkilän vastaanotolla moni miettii, pystyykö edes selviytymään päivän töistä. Suunnitelmallinen työnteko, tavoitteiden asettaminen ja keskittyminen tuottavat vaikeuksia. Työntekijällä saattaa olla henkisesti liian monta ”failia” auki samaan aikaan.

”Nämä asiat oikein altistavat vetkuttelulle.”

Työpaikalla voidaan tukea tehokasta työskentelyä esimerkiksi turvaamalla työrauhaa, antamalla työntekijälle palautetta ja asettamalla pieniä tavoitteita eli ”beibistepsejä”. Aikataulut auttavat:

”Kun tehdään töitä asiakkaalle, työssä on luontevasti deadlinet, joita on pakko noudattaa. Ne ovat pelkästään hyväksi.”

Nyt kirjoitan surkean raportin!

Annamari Heikkilä sanoo, ettei vetkuttelusta voi päästä kokonaan eroon – eikä tarvitsekaan. On parasta hyväksyä, että aloittamisen vaikeus on inhimillistä. Sen kanssa voi elää, mutta kannattaa silti opetella työtapoja, jotka tukevat aikaansaamista.

Nämä keinot voivat auttaa, jos kärsit asioiden lykkäämisestä:

  1. Lepää. Oletko ylikuormittunut? Yritätkö tehdä monta asiaa yhtä aikaa? Kun tartut töihin levänneenä ja palautuneena, saat aikaan enemmän.
  2. Palastele. Pilko tehtävä pieniin osiin ja aikatauluta ne. Pienikin edistysaskel tuo hyvää mieltä ja kannustaa jatkamaan.
  3. Kiintiöi aikaa. Päätä, että käytät tehtävään tai osatehtävään esimerkiksi 30 minuuttia. Raamit lisäävät tehokkuutta.
  4. Kokeile siedätyshoitoa. Opettele sietämään epämiellyttäviä tunteita. Voit esimerkiksi kirjoittaa siitä huolimatta, että olet ahdistunut ja mieli ohjaisi sinua vetkuttelemaan.
  5. Pyydä sparrausapua. Kerro työkaverille, että sinulla on edessä vaikea tehtävä. Kutsu hänet kahville vaikka puolen tunnin kuluttua juttelemaan siitä, mitä olet saanut aikaan. Yhdessä tekeminen tukee aikaansaamista.
  6. Mieti hyötyjä. Mikä vähentäisi tehtävän epämiellyttävyyttä? Ajattele, että homman hoidettuasi pääset aikaisemmin kotiin tai palkitset itsesi jollain kivalla tavalla.
  7. Laske rimaa. Päätä, että kirjoitat Suomen huonoimman raportin tai kehnoimman blogikirjoituksen. Aivan sama! Tämä voi madaltaa aloittamisen kynnystä todella paljon.

Marja Sarkkinen MaSarkkinen

Lisää tietoa:

Työterveyslaitoksen Ajanhallinta-sivuilla on muun muassa Fokuskello, joka perustuu Pomodoro-tekniikkaan. Tekniikassa on kyse siitä, että työskennellään esimerkiksi 25 minuutin jaksoissa ja pidetään sen jälkeen lyhyt tauko. Kello madaltaa toimeen tarttumisen kynnystä ja vähentää keskittymistä heikentäviä häiriöitä.

Aika & fokus – ajanhallinnan verkkovalmennus (Työterveyslaitoksen sivuilla)

Toimituksemme suosittelee

Tutustu myös:
Kommentointi (0)

Mitä ajatuksia juttu herätti? Osallistu keskusteluun tässä.

Ei vielä yhtään kommenttia.

Tuoreimmat jutut

Johtamisen tutkimuksessa on jo pitkään tiedetty, että positiivinen puhe ja palaute ovat yhteydessä tiimien hyvään suoriutumiseen ja tehokkuuteen.

Muutostilanteissa ja tiukkoina aikoina pärjäävät parhaiten ne yritykset, joissa aidosti välitetään työntekijöistä ja arvostetaan kaikkien työtä. Arvostusta kokevat ihmiset nimittäin välittävät yrityksestään huonoinakin aikoina.

”Johtajilla on kuitenkin rajallisesti aikaa kannustaa työntekijöitä henkilökohtaisesti. Hyödyllisempää on pohtia käytäntöjä, jotka rakentavat arvostuksen ilmapiiriä. Sellaisessa ilmapiirissä hyvää ja kehittävää palautetta saa useasta eri suunnasta, sanoo tutkija Tiina Taipale Työterveyslaitoksesta.

Taipale on mukana Työterveyslaitoksen OsaavaPK-hankkeessa, jonka valmennusohjelmissa kehitetään pienten yritysten uudistumiskykyä.

Taipale antaa nämä vinkit johtajalle, joka haluaa vahvistaa arvostuksen kokemusta porukassaan:

1. Tunnista kaikkien työn arvo

Johtajana voit omalla esimerkilläsi vaikuttaa työntekijöiden kokemukseen heidän omasta työstään. Siksi kannattaa pysyä selvillä siitä, millaista työtä itse kukin tekee.

Esimerkki: Yrityksessäsi on 18 työntekijää, joista yksi on mahtava myyntitykki ja toinen alan ykkösasiantuntija, joka tuo eri medioissa mainetta yritykselle. Kaksi siis saa työlleen näkyvyyttä. Mutta mitä muut tekevät? Tuodaanko heidän osaamistaan esille? Saavatko he palautetta työstään?

Kun sinä näytät arvostavasi kaikkia, muidenkin on helpompi nähdä jokaisen työkaverin työn arvo.

2. Jaa tietoa ja vastuuta

Yrityksessä voidaan toivoa itseohjautuvuutta, mutta käytännössä työntekijöitä kontrolloidaan ja ohjaillaan.

Taustalla on usein pelko siitä, että ainakin osa työntekijöistä laiskottelee, tekee vääriä asioita tai kuvittelee osaamisestaan liikoja.

Luottamus kertoo arvostuksesta. Harjoittele työntekijöihin luottamista ja mieti, miten käsittelet ratkaisukeskeisesti virheitä tai ongelmatilanteita.

Esimerkki: Sinulla johtajana on visio siitä, mihin suuntaan yritystä tulisi viedä. Hallussasi on tuorein tieto asiakkuuksista ja myynnin kehittymisestä. Ajatteletko, että tieto kuuluu sinulle ja ehkä jollekulle avainhenkilölle?

Jos työntekijöillä ei ole vastaavaa kokonaisnäkymää yrityksen tilanteesta, heidän on vaikea tehdä itsenäisiä päätöksiä.

Jaa aktiivisesti tietoa yrityksen asioista ja vahvista yhteistä suuntaa. Juhlista onnistumisia ja tee päätöksentekoprosesseista läpinäkyviä – tai jopa osallistavia.

Anna kaikille mahdollisuus kehittyä ja kehittää. Luo työntekijöiden kanssa keskustellen yhteisymmärrys päämäärästä. Anna sen jälkeen työntekijöille mahdollisuus pohtia, miten he voisivat päämäärän saavuttaa. Tarvittaessa tarjoa tukea ja sparrausta.

3. Pura siiloja ja innosta keskustelemaan

Työtehtävät, osastot tai työnkuvat voivat jakaa työntekijöitä leireihin, joiden välille syntyy jännitteitä tai kilpailua. Tällaiset rajat vaikeuttavat tiedonkulkua ja vähentävät toisen ryhmän työn arvostusta.

Miten voisit lisätä yhteistä keskustelua työstä? Auttaisivatko säännölliset tapaamiset? Työstä ja sen tekemisestä kannattaa keskustella mahdollisimman konkreettisesti: mitkä esimerkiksi ovat vahvuutenne ja haasteenne?

Tärkein palaute voi tulla johdon sijaan kollegoilta. Luo käytäntöjä, jotka rohkaisevat antamaan palautetta myös yli osasto- tai työnkuvarajojen.

4. Pohdi asennettasi ja kielenkäyttöäsi

Koetko, että yrityksessäsi on hankalia työntekijöitä tai työntekijäryhmiä? Käytkö toistuvasti keskusteluja siitä, että he käyttäytyvät ei-toivotulla tavalla?

Hankaluuksiin keskittyvä puhe voi olla merkki siitä, ettet täysin arvosta työntekijöitä tai luota heihin. Entä jos kyse on siitä, että työntekijät kokevat arvostuksen puutetta eivätkä enää arvosta johtoa?

Etsi tietoisesti asioita, joita teillä tehdään hyvin. Keskity puhumaan niistä. Puhu selän takana hyvää.

Keskustele hankaliksi kokemiesi ihmisten kanssa kahden kesken siitä, millaisia toiveita ja tavoitteita heillä on työnkuvansa suhteen.

5. Luokaa hyvän ilmapiirin pelisäännöt

Kannustava ja arvostava ilmapiiri kannattelee kaikkien työntekoa. Luokaa yhdessä hyvän ilmapiirin pelisäännöt. Voitte esimerkiksi pitää ideointipajan siitä, millainen olisi teidän unelmienne työpaikka.

Näytä esimerkkiä kiittämällä ja sparraamalla. Kiitä myös hyvästä asenteesta, muiden auttamisesta tai yhteisen hyvän huomioinnista.

Pyörivätkö huolet ja ongelmat mielessäsi, kun haluaisit nukahtaa? Kyse on usein siitä, ettei päivällä ole ollut aikaa purkaa näitä ajatuksia tai suunnitella tulevaa.

Yksi keino työstää huolia on kirjoittaminen. Jos ajatukset ottaa esiin virkeänä ja tiettyyn aikaan päivästä, niitä voi käsitellä rakentavammin eivätkä ne todennäköisesti häiritse enää nukkumista.

Huolihetki pidetään itselle sopivana ajankohtana, mutta se on parasta lopettaa muutama tunti ennen nukkumaanmenoa.

Huolihetki on yksi menetelmistä, jotka esitellään Heli Järnefeltin ja Christer Hublinin toimittamassa kirjassa Työikäisten unettomuuden hoito (Työterveyslaitos, 2018). Oppaan tarkoituksena on edistää hyvää unettomuuden arviointitapaa ja lääkkeetöntä hoitoa työterveyshuollossa.

Näin pidät huolihetken:

  1. Varaa ongelmien käsittelyyn rauhallinen aika ja paikka päivällä tai varhain illalla.
  2. Kirjaa kaikki mieleesi tulevat ongelmat ja huolet paperin tai vihkon vasempaan reunaan.
  3. Kun kaikki huolet on kirjattu, mieti ja kirjoita paperin tai vihkon oikeaan reunaan jokaisesta huolesta vastaukset esimerkiksi näihin kysymyksiin: Miksi tämä huoli on sinulle tärkeä? Voiko asialle tehdä jotain? Mitä ongelman ratkaiseminen vaatii? Keneltä voit pyytää apua? Voiko ongelman ratkaisemisen jakaa osiin? Milloin asialle voi tehdä jotain?
  4. Jos huolet palaavat mieleesi, kun olet menossa nukkumaan tai heräät yölllä, muistuta itseäsi, että olet jo käsitellyt ne huolihetken aikana.
  5. Jos uusia huolia tai käsittelyä vaativia ajatuksia tulee mieleesi illalla tai yöllä, kirjoita ne paperille ja käsittele seuraavana päivänä huolihetken aikana.

Työikäisten unettomuuden hoito -oppaassa käydään läpi unettomuuden hoidon periaatteita ja käytännön menetelmiä. Kirjan voi tilata Työterveyslaitoksen kirjakaupasta

Missä meidän suomalaisten kuumottava kunnianhimo on? Tyydymmekö herkästi keskinkertaiseen? Ajattelemmeko liian vaatimattomasti?

Nämä kysymykset nousivat Pia Heilmannin mieleen, kun hän työskenteli vierailevana tutkijana amerikkalaisessa Stanfordin yliopistossa Piilaaksossa. Maailman huippuyliopistojen joukkoon rankattu Stanford tunnetaan siitä, että se on verkostoitunut tiiviisti alueen yritysten kanssa.

Heilmann on tehnyt pitkän uran tutkijana Lappeenrannan teknillisessä yliopistossa. Hänen erikoisalaansa on johtaminen pienissä ja keskisuurissa yrityksissä. Tänä syksynä hän aloitti tutkimusprofessorina Työterveyslaitoksessa.

Uudessa tehtävässään hän keskittyy henkilöstöjohtamisen tutkimiseen ja uudistumiskykyisen toimintakulttuurin edistämiseen pk-sektorilla.

Kunhan tästä itse leipäni saan

Pia Heilmann sanoo, että Yhdysvaltain länsirannikolla vietetty alkuvuosi ravisteli häntä monella tapaa, ja nyt hän haluaa ravistella suomalaisia pk-yrittäjiä ja muitakin ihmisiä työelämässä.

Pääviesti liittyy tavoitteiden asettamiseen. Siinä meillä ollaan monesti turhan varovaisia:

”Miettiikö yrittäjä, että kunhan tästä itse leipäni saan? Tarvitseeko tässä pyristellä sen enempää? Meiltä puuttuu uskallusta – me hissuttelemme. Kannattaa kuitenkin unelmoida, koska unelmilla on mahdollisuus toteutua.”

Heilmannin mielestä tavoitetta ei pidä asettaa alakanttiin. Kovista tavoitteista voisi myös puhua julkisesti, vaikka se on meille vaikeaa. Emme halua näyttäytyä kerskujina ja tyhjänpuhujina. Hän itsekin myöntää, että mieluiten tekee ensin ja puhuu vasta sitten, kun tärkeä tavoite on toteutunut. On nautinto yllättää puun takaa.

”Amerikassa uskalletaan sanoa, että tavoite on korkealla. Minusta näyttää, että julkinen tavoite asettaa paineita ja saa ihmiset tekemään paljon töitä sen saavuttamiseksi.”

Ideoi, toteuta, onnistu tai epäonnistu

Stanfordin yliopistossa Pia Heilmann kirjoitti tieteellisiä artikkeleita tutkimuksistaan, kuunteli seminaareissa ”johtamisgurujen” esityksiä, tutustui paikallisiin pk-yrityksiin ja keräsi uutta aineistoa.

”Haastattelin Kaliforniaan siirtyneiden suomalaisten teknologiayritysten toimitusjohtajia. Osa heistä on jättänyt firmansa sinne pyörimään ja palannut Suomeen. Aion jatkaa haastatteluja Oulussa ja Tampereella”, Heilmann kertoo.

Maiden väliset erot johtamisessa ja työnteossa kiinnostavat häntä. Kansainvälistyvän suomalaisyrityksen pitää esimerkiksi olla nopea: ideoi, toteuta, onnistu tai epäonnistu – mutta tee se kaikki lyhyessä ajassa.

”Hyvän idean kanssa täytyy lähteä liikkeelle heti. Sitä ei pidä jäädä liiaksi kiillottamaan tai säätämään.”

Piilaaksossa eläminen ja yrittäminen on niin kallista, että tulosta pitää syntyä pian. Siellä ei harjoitella kovin pitkään. Toisaalta esimerkiksi konkurssia ei siellä pidetä rasitteena:

”Se on ansioluettelossa vain yksi merkintä, joka kertoo, että ihminen on yrittänyt kovasti ja ollut täysillä mukana siinä jutussa. Suomessa konkurssin tehnyt voi saada epäonnistujan leiman loppuelämäkseen.”

Kaikkia ei ole tarkoitettu johtajiksi

Suomalaisten pk-yritysten suurimpana haasteena Pia Heilmann pitää esimiestyötä. Kun yrityksessä on alle kymmenen työntekijää, johtaminen on toimitusjohtajan hommaa.

”Yrityksen kasvaessa toimitusjohtajan ympärille tulee päälliköitä, lähiesimiehiä. Siinä tilanteessa on huolehdittava, että he jakavat yhteisen käsityksen johtamistyöstä. Johtamisen pitää olla läpinäkyvää.”

Pitää miettiä sitäkin, kuka henkilöstöasioita hoitaa, miten ne vastuut jaetaan ja missä vaiheessa yritykseen tarvitaan puhdas HR-ammattilainen. Heilmannin mukaan sellainen tarvitaan yleensä siinä vaiheessa, kun henkilöstömäärä kasvaa 70:n tienoille.

Johtamisen tutkija huomauttaa, että meitä kaikkia ei ole tarkoitettu johtajiksi. Työuransa voi tehdä muissakin rooleissa, kuten asiantuntijana.

”Hyvä johtaja luottaa alaisiinsa ja antaa heille mahdollisuuden onnistua. Hän poistaa onnistumisen esteet. Esimies ei pääse mihinkään siitä, että hänen pitää olla samaan aikaan sekä asioiden että ihmisten johtaja.”

Stanfordin yliopistossa järjestetyssä seminaarissa Heilmann tapasi kuuluisan johtamistutkijan Henry Mintzbergin, joka on määritellyt johtajan kymmenen roolia. Niistä Heilmannkin on vuosien varrella puhunut luennoillaan.

Roolien painotus ja tärkeys vaihtelevat tilanteen mukaan, mutta jos esimies hallitsee ne kaikki, hän varmasti pärjää:

Ihmissuhderoolit

  • Keulakuva ja symbolinen edustaja
  • Ihmisten johtaja ja valmentaja, innostaja ja tiennäyttäjä
  • Yhdyshenkilö ja verkostojen rakentaja, suhteiden luoja

Tiedonkulkuroolit

  • Tiedon etsijä ja hankkija, valikoija ja analysoija
  • Sisäinen tiedottaja, tiedon välittäjä ja tulkitsija
  • Ulkoinen tiedottaja, puolestapuhuja ja ”myyjä”

Päätöksentekoroolit

  • Yrittäjä, kehittäjä, käynnistäjä ja innovaattori
  • Häiriöiden ja poikkeamien tunnistaja ja korjaaja
  • Resurssien käytön suunnittelija ja jakaja
  • Neuvottelija ja ratkaisujen sovittelija, vastuun ottaja