Tuottaako tehtävään tarttuminen vaikeuksia? Kärsitkö vetkuttelusta? Tästä ilmiössä on kyse

Osallistu
Mies istuu läppärin ääressä miettiväisen näköisenä.

Joskus mieli rakentaa ison kynnyksen jonkin tehtävän aloittamiselle. Meillä on taipumusta lykätä varsinkin isoja, hankalia ja epämääräisiä asioita. Ajan kiintiöiminen, riman laskeminen ja lepo voivat auttaa.

Työlistalla seuraavana on raportin kirjoittaminen. Olet varannut siihen aikaa, ja kaikki on valmista. Avaat kuitenkin sähköpostin ja vastailet muutamaan viestiin. Järjestelet työpöytääsi ja pyyhit pölyisen näytön. Vilkaiset, montako tykkäystä tuore somepäivityksesi on kerännyt.

Vetkuttelu ahdistaa, ja siitä on pelkkää haittaa. Mistä oikein on kyse?

Asioiden lykkäämistä, viivyttelyä ja välttelyä kutsutaan myös prokrastinaatioksi. Se on tuttu ilmiö työterveyspsykologi Annamari Heikkilälle. Hän kiinnostui siitä työskennellessään yliopiston opintopsykologina.

”Aikaansaamattomuus oli opiskelijoilla tyypillinen syy hakeutua vastaanotolleni. Huomasin, että se on varsin tavallista.”

Nyt Heikkilä on toiminut viisi vuotta Terveystalon työterveyshuollossa. Hänen vastaanotolleen tulee silloin tällöin asiakkaita, jotka kärsivät aikaansaamattomuudesta.

Laiskuus on eri asia

Aikaansaamattomuus tarkoittaa sitä, että ihminen lykkää tehtävään tarttumista, vaikka se olisi hänelle tärkeä, merkityksellinen tai välttämätön. Näin toimimalla hän aiheuttaa itselleen psyykkistä kärsimystä.

”Arkinen vetkuttelu on eri asia. Jos tiskipöytäni on pyyhkimättä, se ei ole keskeisten elämänarvojeni kannalta olennainen juttu”, Annamari Heikkilä huomauttaa.

Hänen mukaansa prokrastinaatio eroaa myös laiskuudesta. Laiskottelu tekee välillä hyvää, eikä siitä tule huono omatunto. Aikaansaamattomuus sen sijaan kuormittaa ja aiheuttaa syyllisyyden ja häpeän tunteita.

Vitkuttelusta on toki konkreettistakin haittaa. Jotkin kaupat voivat jäädä tekemättä, ylennys tai työpaikka saamatta. Ja jos ei pysty pitämään kiinni yhteisistä tavoitteista, on vaarassa menettää tiimikaveriensa luottamuksen.

Nopea palkinto houkuttaa

Ihmisellä on taipumusta lykätä isoja, hankalia ja vaikeasti hahmotettavia tehtäviä. On paljon helpompaa ryhtyä puuhaan, jossa uskoo pärjäävänsä ja josta tietää saavansa nopeasti palkinnon.

”Opiskelijat siirtävät eteenpäin gradun tai väitöskirjan aloittamista. Työelämässä lykätään älyllisesti monimutkaisia tehtäviä, jotka haastavat oman osaamisen. Myös emotionaalisesti haastavia tehtäviä lykätään: esimies saattaa pitkittää kielteisen palauteen antamista alaiselleen”, Annamari Heikkilä sanoo.

Hän käyttää termiä välttämiskäyttäytyminen. Me välttelemme epämiellyttäviä ajatuksia ja tunteita ja tartumme tehtäviin, jotka auttavat meitä välttelemään.

”Nykymaailma on täynnä nopean tyydytyksen varmistajia. Mennään vaikka someen, kun pitäisi aloittaa jokin iso tehtävä. Siellä sosiaaliselta verkostolta saa välittömästi kivaa palautetta. Se antaa enemmän tyydytystä kuin jonkin vuosiraportin vääntäminen.”

”Tuotannossa” ei vetkutella

Annamari Heikkilän kokemusten mukaan prokrastinaatiosta kärsiviä on esimerkiksi yliopistoissa ja sellaisissa ammateissa, joissa pitää kirjoittaa paljon. Tehtävien älyllinen vaativuus ja tavoitteiden epämääräisyys näyttäisivät altistavan vetkuttelulle.

Työn luonne vaikuttaa aikaansaamisen tunteeseen. Yksi Heikkilän työnohjausasiakkaista, lääkäri, oli siirtynyt potilastyöstä johtavaan asemaan ja vaativaan suunnittelutyöhön. Ennen hän oli kokenut olevansa tehokas, mutta uudessa tehtävässään hän ei tuntenut saavansa aikaan mitään. Se heikensi hyvinvointia ja ammatillista itsetuntoa.

”Kyse oli paljolti siitä, että ’tuotannossa’ eli potilastyössä vetkuttelulle ei ollut sijaa. Uudessa työssään lääkärin piti opetella esimerkiksi tunnistamaan ja tekemään näkyväksi työnsä tulokset.”

Prokrastinaation yleisyyttä on tutkittu jonkin verran. Yliopisto-opiskelijoista 90 prosenttia raportoi joskus vetkuttelevansa, ja noin puolet heistä kärsii siitä. Joidenkin tutkimusten mukaan muusta väestöstä parikymmentä prosenttia kokisi aikaansaamattomuutta.

”Minä sanoisin, että tämä on todella arkinen ja yleinen ilmiö. Kaikkea ei aina saa tehtyä, ja sitä pitää vain sietää.”

Tavoitteet tukevat aikaansaamista

Työelämä on kehittynyt siihen suuntaan, että on jatkuvasti priorisoitava ja tehtävä omiin kriteereihinsä nähden vähän heikompaa jälkeä.

Annamari Heikkilän vastaanotolla moni miettii, pystyykö edes selviytymään päivän töistä. Suunnitelmallinen työnteko, tavoitteiden asettaminen ja keskittyminen tuottavat vaikeuksia. Työntekijällä saattaa olla henkisesti liian monta ”failia” auki samaan aikaan.

”Nämä asiat oikein altistavat vetkuttelulle.”

Työpaikalla voidaan tukea tehokasta työskentelyä esimerkiksi turvaamalla työrauhaa, antamalla työntekijälle palautetta ja asettamalla pieniä tavoitteita eli ”beibistepsejä”. Aikataulut auttavat:

”Kun tehdään töitä asiakkaalle, työssä on luontevasti deadlinet, joita on pakko noudattaa. Ne ovat pelkästään hyväksi.”

Nyt kirjoitan surkean raportin!

Annamari Heikkilä sanoo, ettei vetkuttelusta voi päästä kokonaan eroon – eikä tarvitsekaan. On parasta hyväksyä, että aloittamisen vaikeus on inhimillistä. Sen kanssa voi elää, mutta kannattaa silti opetella työtapoja, jotka tukevat aikaansaamista.

Nämä keinot voivat auttaa, jos kärsit asioiden lykkäämisestä:

  1. Lepää. Oletko ylikuormittunut? Yritätkö tehdä monta asiaa yhtä aikaa? Kun tartut töihin levänneenä ja palautuneena, saat aikaan enemmän.
  2. Palastele. Pilko tehtävä pieniin osiin ja aikatauluta ne. Pienikin edistysaskel tuo hyvää mieltä ja kannustaa jatkamaan.
  3. Kiintiöi aikaa. Päätä, että käytät tehtävään tai osatehtävään esimerkiksi 30 minuuttia. Raamit lisäävät tehokkuutta.
  4. Kokeile siedätyshoitoa. Opettele sietämään epämiellyttäviä tunteita. Voit esimerkiksi kirjoittaa siitä huolimatta, että olet ahdistunut ja mieli ohjaisi sinua vetkuttelemaan.
  5. Pyydä sparrausapua. Kerro työkaverille, että sinulla on edessä vaikea tehtävä. Kutsu hänet kahville vaikka puolen tunnin kuluttua juttelemaan siitä, mitä olet saanut aikaan. Yhdessä tekeminen tukee aikaansaamista.
  6. Mieti hyötyjä. Mikä vähentäisi tehtävän epämiellyttävyyttä? Ajattele, että homman hoidettuasi pääset aikaisemmin kotiin tai palkitset itsesi jollain kivalla tavalla.
  7. Laske rimaa. Päätä, että kirjoitat Suomen huonoimman raportin tai kehnoimman blogikirjoituksen. Aivan sama! Tämä voi madaltaa aloittamisen kynnystä todella paljon.

Marja Sarkkinen MaSarkkinen

Lisää tietoa:

Työterveyslaitoksen Ajanhallinta-sivuilla on muun muassa Fokuskello, joka perustuu Pomodoro-tekniikkaan. Tekniikassa on kyse siitä, että työskennellään esimerkiksi 25 minuutin jaksoissa ja pidetään sen jälkeen lyhyt tauko. Kello madaltaa toimeen tarttumisen kynnystä ja vähentää keskittymistä heikentäviä häiriöitä.

Aika & fokus – ajanhallinnan verkkovalmennus (Työterveyslaitoksen sivuilla)

Toimituksemme suosittelee

Tutustu myös:
Kommentointi (1)

Mitä ajatuksia juttu herätti? Osallistu keskusteluun tässä.

Kommentit (1)

Matriisi |

Vitkuttelen lukemalla tätä artikkelia.

Tuoreimmat jutut

Monikaan viisikymppinen ei tunne itseään vanhaksi työelämässä. Tämä on ristiriidassa median antaman mielikuvan kanssa. Mediassa kun viisikymppisiin viitataan usein ikääntyneinä työntekijöinä. Tutkimusnäyttö ei tue ikääntymiseen liitettäviä ennakkoluuloja. Vahvuuksista näyttöä sen sijaan löytyy:

  1. Kokemuksen myötä ammatillinen osaaminen ja arviointikyky karttuvat: konkari soveltaa tietoa, hallitsee kokonaisuuksia ja tunnistaa olennaisia asioita.
  2. Pitkä kokemus opettaa selviytymiskeinoja ja ongelmanratkaisutaitoja. Vastoinkäymisissä konkari suoriutuu usein muita paremmin, onhan hän törmännyt vastaaviin tilanteisiin aiemmin ja testannut erilaisia ratkaisuja.
  3. Kun on ollut pitkään mukana työelämässä, ymmärtää, miten muutokset vaikuttavat toimintaympäristöön. Kokenut tekijä tunnistaa paikkoja, missä jokin voi mennä pieleen, ja osaa välttää virheitä.
  4. Vuodet laajentavat verkostoja ja asiakaskontakteja. Aina tietää jonkun, joka tuntee jonkun joka tietää.
  5. Viisikymppisenä vuorovaikutustaidot ovat hioutuneet. Pystyy antamaan tilaa myös muille ja yhteistyö sujuu jouhevammin.
  6. Kielenkäytön hallinta paranee iän myötä. Asiansa osaa sanoa ymmärrettävästi ja perustella sanottavansa.
  7. Elämänhallintaa oppii vain elämällä. Ikä tuo perspektiiviä: asioiden väliset suhteet näkee selkeämmin ja kokonaisvaltaisemmin.
  8. Iän myötä kehittyvät myös itsesäätelyn ja tunnesäätelyn taidot. Tunteiden tunnistamista ja hallintaa on ehtinyt vuosien mittaan harjoitella.
  9. Motivaatio on vahva ja työhön sitoudutaan. Konkari on usein uskollinen työnantajalleen, ja hänellä on usein vähemmän lyhyitä poissaoloja kuin muilla.
  10. Konkarina ei tarvitse pokkuroida. Nyt on rohkeutta sanoa, mitä oikeasti ajattelee.

Ikä ei ole työelämässä ratkaiseva tekijä. Huomio kannattaa suunnata työntekijän yksilöllisiin vahvuuksiin, tavoitteisiin, elämäntilanteeseen ja työuran vaiheeseen. Iän sijaan työelämässä aidosti merkittäviä tekijöitä ovat asenne, motivaatio sekä valmius yhteistyöhön ja osaamisen kehittämiseen.

Jutun asiantuntijana toimi erikoistutkija Mervi Ruokolainen Työterveyslaitoksesta.

Työyhteisö toimii hyvin, kun siellä voi turvallisesti ja rauhallisesti keskittyä työn tekemiseen ja työn tavoitteiden edistämiseen, sanoo psykologi Elisa Valtanen Työterveyslaitoksesta.

Työyhteisön toimimattomuudesta voivat kertoa tyytymättömyys, hämmennys ja ristiriidat. Työ ei suju, aikataulut eivät pidä. Työntekijät ehkä käyvät esihenkilön luona yksi kerrallaan kertomassa epäkohdista tai hankaluuksista työssä.

”Jos työntekijöiltä tulee viestiä, että jokin ei suju, esihenkilön kannattaa ottaa se luottamuksen osoituksena”, Valtanen sanoo.

Sitten pitää lähteä selvittämään, mitä kaikkea tilanteeseen liittyy. Se asia, jonka kanssa työntekijä tulee juttusille, on joskus vain jäävuoren huippu. Esimerkiksi työntekijöiden välisen ristiriidan taustalla saattaa olla epäselvyyksiä työnjaossa tai työn tavoitteissa.

Arkiset keskustelut ovat arvokkaita

Elisa Valtanen on ollut esimiesten kanssa tekemisissä muun muassa kouluttajana, konsulttina ja työnohjaajana. Viimeksi hän on ollut kehittämässä Työhyvinvoinnin johtaminen -verkkovalmennusta ja toimii siinä yhtenä valmentajana ja sparraajana.

”Työhyvinvoinnin johtaminen ei ole mikään erillinen, irrallinen vaatimus johtajalle. Se nivoutuu saumattomasti hänen päivittäiseen työhönsä”, Valtanen huomauttaa.

Työyhteisön toimivuuden edistäminen on osa johtamista. Hyvä esihenkilö on jatkuvasti kiinnostunut siitä, miten työyhteisö voi. Työstä puhutaan yhdessä, sitä kehitetään, työn sujuvuutta ja yhteistyötä tarkastellaan – vaikkei mitään ongelmia olisikaan.

Säännölliset työhyvinvointikyselyt ovat hyvä tapa saada tietoa. Valtasen mukaan ne antavat kuumemittarityyppisen arvion siitä, missä mennään, mutta eivät korvaa yhteistä keskustelua työstä ja siitä, millaisia kokemuksia ja ajatuksia tulosten taakse kätkeytyy.

Myös esihenkilön havainnot ovat tärkeitä: Miltä työn tekeminen näyttää? Miltä ilmapiiri tuntuu? Millainen on vuorovaikutuksen sävy?

Kyllä me keinot keksitään!

Myös esihenkilön johtamistapa ja vuorovaikutustyyli vaikuttavat työyhteisön henkeen. Hyvä johtaminen on selkeää, tasapuolista, oikeudenmukaista, kuuntelevaa, keskustelevaa ja läsnäolevaa.

”Vuorovaikutus ei ole päälle liimattava pintajuttu. Jos esihenkilö on aidosti kiinnostunut työntekijöistä ja haluaa tukea heitä työssä, hänen vuorovaikutuksestaan tulee automaattisesti arvostavaa ja vastaanottavaista”, Elisa Valtanen sanoo.

”Kun esihenkilö on kiinnittänyt huomiota omaan vuorovaikutukseensa, hän on tehnyt jo paljon.”

Ei ole olemassa työyhteisöä, jossa kaikki sujuisi aina täydellisesti. Välillä tulee hankalia tilanteita, ja ratkaisujen miettiminen on normaalia johtamistyötä. Luottavainen asenne auttaa: Kyllä me keinot keksitään ja päästään eteenpäin!

Et ole ajatustesi kanssa yksin – moni esihenkilö pohtii samaa asiaa. Kokemuksemme mukaan esihenkilöt kokevat turhauttaviksi tilanteet, joissa tulokset ovat säilyneet vuosi toisensa jälkeen samanlaisina. Toisaalta työntekijät ihmettelevät, miksi näitä asioita käydään läpi, kun mikään ei ole muuttunut.

Esihenkilö on keskeisessä roolissa, kun hyödynnetään työhyvinvointikyselyn tuloksia toiminnan kehittämisessä. Jotta työyhteisössä ei jäädä polkemaan paikallaan samoina toistuvien kyselytulosten kanssa, niiden käsittelyyn täytyy valmistautua ja antaa aikaa.

Päämääränä on saada työntekijät keskustelemaan avoimesti tuloksista, valita muutama tärkeä kehittämiskohde ja miettiä niille yhdessä konkreettiset toimenpiteet. Tärkeää niin ikään on, että toimenpiteisiin palataan vuoden aikana yhdessä, mieluiten useaan kertaan.

Miten saada henkilöstö keskustelemaan avoimesti?

Jokaisessa tiimissä on omanlainen keskustelukulttuuri. Jos ilmapiiri on avoin ja turvallinen, työntekijät uskaltavat kertoa omia näkemyksiään. Joskus tiimissä on hallitsevia persoonia, jotka kokevat puhuvansa kaikkien puolesta.

Punnitse siis oman tiimisi tilannetta ja mieti etukäteen keinoja, joilla saat kaikkien äänen ja mielipiteet kuuluville. Voit käyttää esimerkiksi pari- tai ryhmäkeskusteluja tai antaa jokaiselle minuutin mittaisen puheenvuoron.

Menetelmiä ja keinoja ryhmien keskusteluttamiseen on useita. Olennaista kuitenkin on, että sinun ei tarvitse tulkita tuloksia henkilöstösi puolesta. Keskity itse kuuntelijan rooliin ja esitä mieluummin kysymyksiä, joilla ohjaat työntekijöitä miettimään yhteisiä asioita ja niihin vaikuttavia tekijöitä.

Miten valita kehittämiskohde?

Kyselyn tulosten perusteella kaikilla työyhteisöillä on nähtävissä voimavaroja ja kehittämiskohteita. Voimavaroihinkin kannattaa kiinnittää huomiota. Kehittämiskohteen valinnassa on olennaista, että henkilöstö pääsee vahvasti mukaan päättämään asiasta.

Esimerkiksi äänestäminen yhdessä valituista vaihtoehdoista on koettu osallistavaksi ja jännittäväksikin menetelmäksi. Esihenkilön rooli korostuu äänestysvaihtoehtojen tuottamisessa. Voit ohjata henkilöstöä keskittymään niihin asioihin, joihin työyhteisö voi itse yhdessä vaikuttaa. Voit jakaa osallistujat pienryhmiin ja pyytää ryhmiä miettimään kolme keskeisintä asiaa, joita ryhmän mielestä olisi tärkeintä kehittää.

Tämän jälkeen yhdessä jäsennellään ehdotukset kahteen laatikkoon: toinen laatikko niille, joihin ei voida itse suoraan vaikuttaa ja toinen laatikko niille, joihin voidaan vaikuttaa. Lopuksi osallistujat pääsevät äänestämään jälkimmäisen laatikon vaihtoehdoista omasta mielestään tärkeintä. Myös ensimmäisestä laatikosta voidaan äänestää tärkein ehdotus, joka välitetään viestiksi organisaation johdolle.

Miten siirrytään toimenpiteiden miettimiseen?

Äänestyksen tulosten perusteella kannattaa valita 1–3 tärkeintä kehittämiskohdetta. Tässä tapauksessa vähemmän on enemmän: näin ehditte todella paneutua asian parantamiseen ennen seuraavaa työhyvinvointikyselyä.

Henkilöstö on paras oman työnsä asiantuntija, joten esihenkilön kannattaa ehdottomasti hyödyntää tätä voimavaraa. Järjestä mahdollisuuksien mukaan erillinen ideointityöpaja valitun kehittämiskohteen ympärille ja käyttäkää yhteistä aikaa konkreettisten toimenpiteiden kehittelyyn. Toimenpiteiden ideointiin on monia innostavia ryhmämenetelmiä, joihin voit tutustua eri sivustoilla netissä.

Valitkaa toimivimmat ja toteuttamiskelpoisimmat toimenpiteet, sopikaa niille aikataulu ja vastuuhenkilö.

Jos yhteinen kehittäminen ja ideointi ei ole tuttua tiimillesi, sitä kannattaa harjoitella sinnikkäästi, vaikka se heti ensimmäisellä kerralla ei olisikaan täydellinen menestys.

Miten varmistaa, että toimenpiteet toteutetaan?

Sovittuihin toimenpiteisiin kannattaa palata usein, vähintään neljä kertaa vuodessa esimerkiksi vuosikellon mukaisesti. Kerratkaa yhdessä, mitä on sovittu tehtäväksi ja miten asia on edennyt.

Tässä vaiheessa auttaa, kun toimenpiteet ovat konkreettisia asioita. Kannattaa myös käyttää yhteistä aikaa arviointiin. Oliko valittu toimenpide onnistunut vai pitäisikö vielä tehdä jotain lisää?

Tsemppiä uudelle esihenkilölle!

Työterveyslaitoksessa on kehitetty verkkovalmennus juuri tällaisia kysymyksiä pohtiville esihenkilöille. Valmennuksesta löytyy työkaluja ja menetelmiä siihen, miten käsitellä tuloksia tiimin kanssa ja saada aikaan keskustelua, miten nostaa voimavarat esille, miten valita kehittämiskohteet sekä miten yhdessä ideoidaan ratkaisuja kehittämiskohteille.

Lisäksi valmennuksessa on lisätietoa työhyvinvointiin vaikuttavista tekijöistä, kuten työn imusta, sosiaalisesta pääomasta ja työyhteisötaidoista. Valmennus sopii niin uusille kuin kokeneillekin esihenkilöille, jotka hakevat uutta potkua työhyvinvointitulosten käsittelemiseen.