Tuottaako tehtävään tarttuminen vaikeuksia? Kärsitkö vetkuttelusta? Tästä ilmiössä on kyse

Osallistu
Mies istuu läppärin ääressä miettiväisen näköisenä.

Joskus mieli rakentaa ison kynnyksen jonkin tehtävän aloittamiselle. Meillä on taipumusta lykätä varsinkin isoja, hankalia ja epämääräisiä asioita. Ajan kiintiöiminen, riman laskeminen ja lepo voivat auttaa.

Työlistalla seuraavana on raportin kirjoittaminen. Olet varannut siihen aikaa, ja kaikki on valmista. Avaat kuitenkin sähköpostin ja vastailet muutamaan viestiin. Järjestelet työpöytääsi ja pyyhit pölyisen näytön. Vilkaiset, montako tykkäystä tuore somepäivityksesi on kerännyt.

Vetkuttelu ahdistaa, ja siitä on pelkkää haittaa. Mistä oikein on kyse?

Asioiden lykkäämistä, viivyttelyä ja välttelyä kutsutaan myös prokrastinaatioksi. Se on tuttu ilmiö työterveyspsykologi Annamari Heikkilälle. Hän kiinnostui siitä työskennellessään yliopiston opintopsykologina.

”Aikaansaamattomuus oli opiskelijoilla tyypillinen syy hakeutua vastaanotolleni. Huomasin, että se on varsin tavallista.”

Nyt Heikkilä on toiminut viisi vuotta Terveystalon työterveyshuollossa. Hänen vastaanotolleen tulee silloin tällöin asiakkaita, jotka kärsivät aikaansaamattomuudesta.

Laiskuus on eri asia

Aikaansaamattomuus tarkoittaa sitä, että ihminen lykkää tehtävään tarttumista, vaikka se olisi hänelle tärkeä, merkityksellinen tai välttämätön. Näin toimimalla hän aiheuttaa itselleen psyykkistä kärsimystä.

”Arkinen vetkuttelu on eri asia. Jos tiskipöytäni on pyyhkimättä, se ei ole keskeisten elämänarvojeni kannalta olennainen juttu”, Annamari Heikkilä huomauttaa.

Hänen mukaansa prokrastinaatio eroaa myös laiskuudesta. Laiskottelu tekee välillä hyvää, eikä siitä tule huono omatunto. Aikaansaamattomuus sen sijaan kuormittaa ja aiheuttaa syyllisyyden ja häpeän tunteita.

Vitkuttelusta on toki konkreettistakin haittaa. Jotkin kaupat voivat jäädä tekemättä, ylennys tai työpaikka saamatta. Ja jos ei pysty pitämään kiinni yhteisistä tavoitteista, on vaarassa menettää tiimikaveriensa luottamuksen.

Nopea palkinto houkuttaa

Ihmisellä on taipumusta lykätä isoja, hankalia ja vaikeasti hahmotettavia tehtäviä. On paljon helpompaa ryhtyä puuhaan, jossa uskoo pärjäävänsä ja josta tietää saavansa nopeasti palkinnon.

”Opiskelijat siirtävät eteenpäin gradun tai väitöskirjan aloittamista. Työelämässä lykätään älyllisesti monimutkaisia tehtäviä, jotka haastavat oman osaamisen. Myös emotionaalisesti haastavia tehtäviä lykätään: esimies saattaa pitkittää kielteisen palauteen antamista alaiselleen”, Annamari Heikkilä sanoo.

Hän käyttää termiä välttämiskäyttäytyminen. Me välttelemme epämiellyttäviä ajatuksia ja tunteita ja tartumme tehtäviin, jotka auttavat meitä välttelemään.

”Nykymaailma on täynnä nopean tyydytyksen varmistajia. Mennään vaikka someen, kun pitäisi aloittaa jokin iso tehtävä. Siellä sosiaaliselta verkostolta saa välittömästi kivaa palautetta. Se antaa enemmän tyydytystä kuin jonkin vuosiraportin vääntäminen.”

”Tuotannossa” ei vetkutella

Annamari Heikkilän kokemusten mukaan prokrastinaatiosta kärsiviä on esimerkiksi yliopistoissa ja sellaisissa ammateissa, joissa pitää kirjoittaa paljon. Tehtävien älyllinen vaativuus ja tavoitteiden epämääräisyys näyttäisivät altistavan vetkuttelulle.

Työn luonne vaikuttaa aikaansaamisen tunteeseen. Yksi Heikkilän työnohjausasiakkaista, lääkäri, oli siirtynyt potilastyöstä johtavaan asemaan ja vaativaan suunnittelutyöhön. Ennen hän oli kokenut olevansa tehokas, mutta uudessa tehtävässään hän ei tuntenut saavansa aikaan mitään. Se heikensi hyvinvointia ja ammatillista itsetuntoa.

”Kyse oli paljolti siitä, että ’tuotannossa’ eli potilastyössä vetkuttelulle ei ollut sijaa. Uudessa työssään lääkärin piti opetella esimerkiksi tunnistamaan ja tekemään näkyväksi työnsä tulokset.”

Prokrastinaation yleisyyttä on tutkittu jonkin verran. Yliopisto-opiskelijoista 90 prosenttia raportoi joskus vetkuttelevansa, ja noin puolet heistä kärsii siitä. Joidenkin tutkimusten mukaan muusta väestöstä parikymmentä prosenttia kokisi aikaansaamattomuutta.

”Minä sanoisin, että tämä on todella arkinen ja yleinen ilmiö. Kaikkea ei aina saa tehtyä, ja sitä pitää vain sietää.”

Tavoitteet tukevat aikaansaamista

Työelämä on kehittynyt siihen suuntaan, että on jatkuvasti priorisoitava ja tehtävä omiin kriteereihinsä nähden vähän heikompaa jälkeä.

Annamari Heikkilän vastaanotolla moni miettii, pystyykö edes selviytymään päivän töistä. Suunnitelmallinen työnteko, tavoitteiden asettaminen ja keskittyminen tuottavat vaikeuksia. Työntekijällä saattaa olla henkisesti liian monta ”failia” auki samaan aikaan.

”Nämä asiat oikein altistavat vetkuttelulle.”

Työpaikalla voidaan tukea tehokasta työskentelyä esimerkiksi turvaamalla työrauhaa, antamalla työntekijälle palautetta ja asettamalla pieniä tavoitteita eli ”beibistepsejä”. Aikataulut auttavat:

”Kun tehdään töitä asiakkaalle, työssä on luontevasti deadlinet, joita on pakko noudattaa. Ne ovat pelkästään hyväksi.”

Nyt kirjoitan surkean raportin!

Annamari Heikkilä sanoo, ettei vetkuttelusta voi päästä kokonaan eroon – eikä tarvitsekaan. On parasta hyväksyä, että aloittamisen vaikeus on inhimillistä. Sen kanssa voi elää, mutta kannattaa silti opetella työtapoja, jotka tukevat aikaansaamista.

Nämä keinot voivat auttaa, jos kärsit asioiden lykkäämisestä:

  1. Lepää. Oletko ylikuormittunut? Yritätkö tehdä monta asiaa yhtä aikaa? Kun tartut töihin levänneenä ja palautuneena, saat aikaan enemmän.
  2. Palastele. Pilko tehtävä pieniin osiin ja aikatauluta ne. Pienikin edistysaskel tuo hyvää mieltä ja kannustaa jatkamaan.
  3. Kiintiöi aikaa. Päätä, että käytät tehtävään tai osatehtävään esimerkiksi 30 minuuttia. Raamit lisäävät tehokkuutta.
  4. Kokeile siedätyshoitoa. Opettele sietämään epämiellyttäviä tunteita. Voit esimerkiksi kirjoittaa siitä huolimatta, että olet ahdistunut ja mieli ohjaisi sinua vetkuttelemaan.
  5. Pyydä sparrausapua. Kerro työkaverille, että sinulla on edessä vaikea tehtävä. Kutsu hänet kahville vaikka puolen tunnin kuluttua juttelemaan siitä, mitä olet saanut aikaan. Yhdessä tekeminen tukee aikaansaamista.
  6. Mieti hyötyjä. Mikä vähentäisi tehtävän epämiellyttävyyttä? Ajattele, että homman hoidettuasi pääset aikaisemmin kotiin tai palkitset itsesi jollain kivalla tavalla.
  7. Laske rimaa. Päätä, että kirjoitat Suomen huonoimman raportin tai kehnoimman blogikirjoituksen. Aivan sama! Tämä voi madaltaa aloittamisen kynnystä todella paljon.

Marja Sarkkinen MaSarkkinen

Lisää tietoa:

Työterveyslaitoksen Ajanhallinta-sivuilla on muun muassa Fokuskello, joka perustuu Pomodoro-tekniikkaan. Tekniikassa on kyse siitä, että työskennellään esimerkiksi 25 minuutin jaksoissa ja pidetään sen jälkeen lyhyt tauko. Kello madaltaa toimeen tarttumisen kynnystä ja vähentää keskittymistä heikentäviä häiriöitä.

Aika & fokus – ajanhallinnan verkkovalmennus (Työterveyslaitoksen sivuilla)

Toimituksemme suosittelee

Tutustu myös:
Kommentointi (1)

Mitä ajatuksia juttu herätti? Osallistu keskusteluun tässä.

Kommentit (1)

Matriisi |

Vitkuttelen lukemalla tätä artikkelia.

Tuoreimmat jutut

Erilaisten opetusmenetelmien kokeileminen tuntuu innostavalta. Muutos antaa mahdollisuuden uudistua. Tällaiset asiat nousivat esiin, kun etätyöskentelyyn siirtyneet ammatilliset opettajat arvioivat muutoksen hyviä puolia.

Johtava tutkija Virpi Kalakoski Työterveyslaitoksesta on lukenut kiinnostuneena Aivotyöindeksikyselyyn tulleita vastauksia.

Kyselyn tekee kiinnostavaksi jo se, että vastaajat työskentelevät opetusalalla, Koulutuskuntayhtymä OSAOssa. Erityisen mielenkiintoista on, että kysely tehtiin huhtikuun lopussa – keskellä koronakevättä ja etäopetusta.

”Monet opettajat kantoivat kovasti huolta siitä, oppivatko opiskelijat. Kaikilla opiskelijoilla ei ole etäopiskeluvalmiuksia. Opiskelijoiden tukeminen ja heidän edistymisensä seuraaminen etänä on vaativaa ja vie aikaa”, Kalakoski sanoo.

Aivotyön sujuvuus tukee hyvinvointia

Koulutuskuntayhtymä OSAO tarjoaa ammatillista koulutusta. Sen koulutusyksiköt sijaitsevat Oulussa, Kempeleessä, Limingassa, Muhoksella, Pudasjärvellä ja Taivalkoskella. Opiskelijoita on noin 8500 ja henkilöstöä noin 850.

Alkuvuodesta OSAOssa käynnistyi Työsuojelurahaston tukema kehittämishanke, jossa sujuvoitetaan aivotyötä. Vuoden mittaisen hankkeen aikana organisaatioon rakennetaan Työterveyslaitoksen asiantuntijoiden kanssa Aivotyön askeleet -toimintamalli. Sen avulla kehitetään ja ylläpidetään hyvää kognitiivista ergonomiaa osana jatkuvaa toimintaa.

”Työterveyshuollon kyselyjen ja esimiehiltä tulleen palautteen perusteella tiesimme, että henkilöstöllämme on myös aivotyöhön liittyvää kuormitusta. Työntekijöiden hyvinvointi on uuden strategiamme keskiössä. Siksi lähdimme parantamaan kognitiivista ergonomiaa”, kertoo projektikoordinaattori Johanna Vesenterä OSAOsta.

Lähtötilannetta selvitettiin Aivotyöindeksikyselyllä. Koska koronapandemia oli siirtänyt työntekijät pääsääntöisesti etätyöskentelyyn, siihen liittyviä kysymyksiä sisällytettiin kyselyyn.

Koronakevät kuormitti uudella tavalla

Virpi Kalakoski sanoo, että kyselyn perusteella opetustyö näyttää hyvin tyypilliseltä aivotyöltä. Siihen kuuluu paljon lukemista ja kirjoittamista, yksityiskohtien muistamista ja keskeneräisiä asioita. Käytössä on useita laitteita.

Myös innostavat ja kuormittavat tekijät ovat tyypillisiä. Aivotyössä opettajia innostaa se, että saa ajatella luovasti, työskennellä yhdessä ja löytää ongelmiin uusia ratkaisuja. Heitä kuormittavat varsinkin ristiriitaiset tai puutteelliset ohjeet, huomion jatkuva siirtäminen tehtävästä toiseen ja tehtävien keskeytyminen.

Koronakevään etätyöskentely kuitenkin kuormitti opettajia uudella tavalla. Nopea siirtyminen uusiin toimintatapoihin vei voimia.

”Pitkät päivät Teams-kokouksissa ja useiden kanavien viestitulvassa vaativat kovaa keskittymistä. Työn riittävä tauottaminen oli vaikeaa tai mahdotonta. Työpäivät saattoivat venyä iltaan”, Kalakoski kertoo.

Selviytymiskeinoja olivat esimerkiksi oman vaatimustason kohtuullistaminen, perustyöhön keskittyminen ja kaiken ”ylimääräisen” karsiminen. Aivotyöindeksikyselyyn vastasi noin 400 työntekijää eli puolet henkilökunnasta. Kalakoski pohtii, oliko vastaamatta jättäneiden työtilanne vieläkin haastavampi.

Miten korvata kohtaamisten puutetta?

Jatkuvaan etätyöhön liittyvissä vastauksissa korostui se, että kasvokkaisten kohtaamisten puute vaikeuttaa ydintyötä niin opetuksessa kuin hallinnossakin. Ihmisten tavoittaminen voi olla hankalaa. Kasvokkain monet asiat sujuisivat helpommin ja nopeammin.

”Etätyöskentely teki näkyväksi arjen vuorovaikutuksen ja satunnaisten kohtaamisten merkityksen. Moni asia hoituu kuin ohimennen, kun törmätään oppilaitoksen käytävillä tai käväistään toisen ovella”, Virpi Kalakoski sanoo.

Kun työkaveri tai opiskelija ei enää kävele vastaan tai tule juttusille, tarvitaan erilaisia tapoja olla yhteydessä. Kalakoski ehdottaa nopeita puheluita, pikaviestejä tai säännöllisiä aikoja, jolloin on lupa kysyä eri asioista.

”Jotkut kokevat, että sosiaalinen kanssakäyminen, tiukka asia ja pikaiset kysymykset eivät sovi samaan etäpalaveriin. Jos on kiire, ei välttämättä ehdi kuunnella kaikkea.”

Oletko kokeillut Pomodoro-tekniikkaa? Se on yksi ajanhallinnan keino, joka tukee työhön keskittymistä.

Pomodoro-sana on italiaa ja tarkoittaa tomaattia. Tekniikka on ilmeisesti saanut nimensä tomaatin muotoisesta munakellosta. Kyse on siitä, että tietyn tehtävän tekemiseen paneudutaan ennalta määritellyksi ajaksi. Sen jälkeen pidetään lyhyt tauko.

  1. Minimoi työtä häiritsevät keskeytykset: mykistä puhelin, ota sähköpostin hälytykset pois päältä.
  2. Päätä, mihin tehtävään haluat keskittyä.
  3. Valitse munakellosta se aika, jonka haluat keskittyä. Pomodoro-tekniikassa oletus on, että 25 minuutin työjaksoa seuraa 5 minuutin tauko.
  4. Käynnistä kello ja aloita työskentely.
  5. Kun kello pirisee, pidä tauko. Tee tauolla asioita, jotka vievät ajatuksesi pois tehtävästä.
  6. Paneudu työhösi uudelleen, kun tauko päättyy.
  7. Neljännen jakson jälkeen pidä pidempi tauko. Syö, juo tai tee muuta virkistävää.
  8. Tee niin monta työjaksoa kuin on tarpeen.

Menetelmän tehokkuus perustuu siihen, että se rajaa keskittymistä edellyttävää aikaa. Siksi keskittyminen ei pääse niin helposti herpaantumaan. Tekniikka ohjaa pois multitaskaamisesta eli yrityksestä tehdä monta asiaa yhtä aikaa. Lisäksi se madaltaa toimeen tarttumisen kynnystä eli vähentää prokrastinaatiota.

Varsinkin etätyöntekijä hyötyy myös siitä, että kellon pirinä muistuttaa tauon pitämisestä.

Pomodoro-tekniikkaa voi hyödyntää esimerkiksi niin, että valitsee yhden tärkeän ei-kiireellisen tehtävän ja edistää sitä joka päivä tietyn ajan, esimerkiksi 1–2 pomodoron eli jakson verran, täysin keskittyen.

Pomodoro-tekniikkaa voi kokeilla Työterveyslaitoksen sivuilta löytyvän Fokuskellon avulla.

Jutun asiantuntijoina toimivat tutkija Kirsi Yli-Kaitala ja johtava tutkija Virpi Kalakoski Työterveyslaitoksesta.

Ahdistus on epämääräistä tunnetta siitä, että jotain pahaa tulee tapahtumaan. Siihen liittyy huolta ja pelkoa. Ajoittainen ahdistuneisuus on tavallista.

”Esimies pystyy kohtaamaan työntekijöiden ahdistusta paremmin, jos hänellä itsellään on kokemusta siitä. Kun on sinut oman tunteensa kanssa, sitä ei pelästy muissakaan”, sanoo psykologi Elisa Valtanen Työterveyslaitoksesta.

Omat kokemukset ja itsetuntemus suojaavat esimiestä, eikä työntekijän esiin tuoma ahdistus niin helposti tartu häneen. Näin esimies ei ala toimia ahdistuksen ohjaamana, vaan pystyy ymmärtämään ja ehkä auttamaan työntekijää.

Koronapandemian aikana työntekijöitä voivat huolestuttaa esimerkiksi oma tai läheisten sairastuminen, työstä selviytyminen, työpaikan taloudelliset vaikeudet ja se, saako jatkuvassa etätyössä riittävästi aikaan.

Kuuntele, välitä, jäsennä

Työterveyslaitoksen julkaisemassa Hyvän mielen työpaikka -verkkomateriaalissa esitellään keinoja, joilla esimies voi tukea työntekijöiden mielenterveyttä. Materiaalin ovat laatineet Elisa Valtanen ja vanhempi antuntija Pauliina Mattila-Holappa.

Hyvän mielen työpaikka -sivustolla ei käsitellä ahdistusta sinänsä, mutta esitellyistä keinoista on hyötyä myös sen kohtaamisessa.

”Ihannetilanteessa esimies ottaa työntekijöiden tunnetilan vastaan ja pyrkii palauttamaan sen jäsentyneempänä yhteiseen keskusteluun. Se vähentää ahdistusta ja parantaa työyhteisön toimintakykyä”, Mattila-Holappa sanoo.

Hyvä esimies kuuntelee, kysyy tarvittaessa lisää ja osoittaa välittävänsä, miltä työntekijöistä tuntuu. Samalla hän jäsentää kuulemaansa: Mitkä asiat tarvitsevat konkreettisen ratkaisun? Mitä hän pystyy esimiehenä päättämään ja tekemään? Mitä viestiä hän voi viedä eteenpäin? Mikä osa huolesta pitää vain sietää?

Esimies voi auttaa huolien sietämisessä ja käsittelyssä tuomalla keskusteluun realismia ja optimismia. Se on esimerkiksi sitä, että asettaa huolet oikeisiin mittasuhteisiin sekä ehdottaa uusia näkökulmia ja ratkaisuja.

Rutiinit ja toiminta rauhoittavat

Koronapandemian vuoksi monen työpaikan arki ja suunnitelmat menivät nopeasti uusiksi. Muutoksessa esimiehen tehtävä on luoda uusia käytäntöjä: Mikä on mahdollista näissä oloissa? Mikä auttaa keskittymään työhön?

Pauliina Mattila-Holappa sanoo, että rutiinit tuovat turvallisuuden tunnetta:

Etätyöhön siirtyneessä työyhteisössä on esimerkiksi sovittu, että maanantaisin on työnjakopalaveri ja keskiviikkoisin virtuaalinen kahvihetki. Esimies ottaa kantaa siihen, mihin tehtäviin nyt keskitytään ja mitä jätetään pois.

”Ahdistusta vähentää sekin, että etätyölle asetetaan yhdessä esimiehen kanssa realistiset tavoitteet ja niitä päivitetään tarvittaessa. Työn eteneminen ei saa jäädä vain yksittäisen työntekijän itsekurin varaan.”

Rutiinien lisäksi myös toiminta rauhoittaa. Monilla työpaikoilla on ideoitu yhdessä uudenlaisia toimintatapoja ja palveluja. Mahdollisuuksien etsiminen pitää yllä toiveikkuutta ja uskoa siihen, että kyllä tästä selvitään.

Mahdollista työhön keskittyminen

Hyvän johtamisen periaatteet pätevät poikkeusaikoinakin: esimies pitää kirkkaana työn tavoitteet, huomaa onnistumiset, huolehtii työroolien selkeydestä ja antaa mahdollisuuden vaikuttaa omaan työhön.

”Työn arki kannattaa säilyttää niin vakaana kuin mahdollista. Esimies, joka toimii johdonmukaisesti, ennakoitavasti, luotettavasti ja oikeudenmukaisesti, tuo työyhteisöön rauhallisuutta ja turvallisuutta”, Elisa Valtanen sanoo.

Hän korostaa, että esimiehen ei tarvitse etsiä työntekijöistä mahdollisia ahdistuksen merkkejä. Työpaikalla ollaan työn tekemistä varten, ja esimiehen tehtävä on mahdollistaa työn tavoitteiden saavuttaminen.

”Vaikka ahdistusta kokevalle työntekijälle on hyvä osoittaa ymmärrystä, kyse on yleensä ohikiitävistä hetkistä. Tarkoitus ei ole syventyä ahdistuksen käsittelyyn pitkiksi ajoiksi.”

Jos ahdistus kuitenkin on voimakasta, kestää pitkään ja hankaloittaa työhön keskittymistä, työterveyshuolto on hyvä tukitaho.

Riittää, että on ihminen ihmiselle

Kun työyhteisössä vallitsee turvallinen ilmapiiri, erilaisten tunteiden kokeminen on sallittua. Jos tällainen luottamus puuttuu, työntekijät eivät välttämättä tuo esiin asioita, jotka vähentävät heidän voimavarojaan ja haittaavat työtä.

”Esimiehen optimismi on hyvä asia, mutta ylipositiivisuus voi johtaa siihen, että työntekijöiden ahdistuksen tunteet ja työssä koetut ongelmat jäävät piiloon”, Elisa Valtanen sanoo.

Esimiehen rooliin liittyy usein tasapainoilua tällaisten jännitteiden välillä ja ristiriitaisia vaatimuksia: omalla esimerkillä ja olemuksella pitäisi luoda luottamusta ja turvallisuutta, vaikka moniin päätöksiin sisältyy myös epätietoisuutta ja epävarmuutta.

Asiantuntijoilla on esimiehille lohdullinen viesti: Ei tarvitse olla täydellinen. Ei tarvitse eikä pidäkään ryhtyä työntekijöiden terapeutiksi. Riittää, että on ihminen ihmiselle.