Dataskyddsmeddelande: Uppföljningsundersökning om personalen inom offentliga sektorn (FPS)

EU:s allmänna dataskyddsförordning, artiklarna 12–14

1. Undersökningens personuppgiftsansvarig

Arbetshälsoinstitutet, PB 40, 00032 Arbetshälsoinstitutet
Besöksadress: Topeliusgatan 41 b, 00250 Helsingfors
Kontaktperson i undersökningsrelaterade frågor om dataskydd:
Arbetshälsoinstitutets dataskyddsombud, e-post
[email protected], telefon 030 474 2429.

2. Beskrivning av forskningsprojektet

I Arbetshälsoinstitutets uppföljningsundersökning om personalen inom kommunsektorn undersöker man arbetstagarnas arbete, arbetsgemenskaper och ledarskap inom kommunsektorn samt dessas samband med hälsa och arbetsförmåga. Undersökningen består av två parallella forskningsgrenar: Kommun10-undersökningen och undersökningen om sjukhuspersonalens välbefinnande. Undersökningen omfattar hela personalen hos 11 kommuner (Helsingfors, Esbo, Vanda, Åbo, Tammerfors, Uleåborg, Reso, Nokia, Nådendal, Virdois och Valkeakoski), 5 sjukvårdsdistrikt (Egentliga Finland, Birkaland, Egentliga Tavastland, Vasa, Norra Österbotten), samkommunen för hälsovården i Forssaregionen och social- och hälsovårdsverket i Jakobstad. Uppföljningsundersökningen om personalen inom kommunsektorn pågår fram till 2030, då behovet av fortsatt undersökning bedöms.

3. Ansvarig undersökningsledare 

Äldre forskare, docent Jenni Ervasti
Arbetshälsoinstitutet, PB 18, 00032 ARBETSHÄLSOINSTITUTET
(besöksadress: Ärilsvägen 3 A, 00370 Helsingfors)
tfn 030 474 2806, 043 825 5475
E-post:
[email protected]

4. Vem undersökningen utförs av

Specialsakkunniga (statistik) Ville Aalto, Kaisa Reuna, Aki Koskinen och Jouko Remes har rätt att behandla allt enkät- och registermaterial och personuppgifterna som finns i registret. Specialsakkunnig (statistik) Maria Hirvonen har rätt att behandla material som innehåller personuppgifter som finns i registret Titania© (CGI) (se avsnitt 8).

Arbetshälsoinstitutets gästforskare Jaana Pentti och Solja Nyberg har rätt att enligt överenskommelse behandla allt enkät- och registermaterial och personuppgifterna som finns i registret i anknytning till följande forskningsprojekt:

meta-analyser från konsortiet Individual-participant data meta-analysis in working populations (IPD Work). Arbetshälsoinstitutets representant är alltid en av publiceringarnas skribenter och Arbetshälsoinstitutet anges som tillhörig. (2015–2023)

Att mäta belastningen inom hälso- och sjukvårdens arbetsförhållanden med hjälp av digitala datakällor (2020–2022)

Kommunarbetsgivarens möjligheter att påverka mobbning på arbetsplatsen och kundvåld: riskprognosmodell och utvecklingsintervention (2020–2023)

Forskare i ett anställningsförhållande hos Arbetshälsoinstitutet har rätt att behandla uppgifter i sitt forskningsarbete i ett pseudonymiserat format, vilket innebär att information som direkt kopplar uppgifterna till en person tagits bort.

Personer med vem man ingått ett gästforskaravtal har rätt att behandla hela materialet i sitt forskningsarbete i enlighet med avtalen i fråga i pseudonymiserat format, vilket innebär att information som direkt kopplar uppgifterna till en person tagits bort.

Anonymiserat enkätmaterial kan också behandlas enligt överenskommelse av forskare vid universitet och andra forskningsinstitut i forskningssamarbete. Detta förutsätter begäran om material och ett avtal om att överlåta material som ingås utifrån begäran. Vad gäller uppföljningsundersökningen om personalen inom kommunsektorn administreras varje begäran om material vid Arbetshälsoinstitutet av undersökningens ansvariga ledare Jenni Ervasti och godkänns i enlighet med Arbetshälsoinstitutets anvisningar om ansvarsfördelning och fullmakter.

5. Syftet med behandlingen av personuppgifter och rättsgrund 

Syftet med behandlingen av personuppgifter är att bedriva vetenskaplig forskning om sambandet mellan arbetslivets kvalitet och personalens hälsa och välbefinnande. Personuppgifter behövs för att genomföra enkäter och koppla svaren till registeruppgifterna. Vad gäller personal inom kommunsektorn följs arbetsrelaterade faktorer och hälsa med enkäter samt med hjälp av hälsoregister, retroaktivt 1980–1996 och progressivt 1997–2030.

Den rättsliga grunden för behandling av personuppgifter är vetenskaplig forskning som gäller ett allmänt intresse i enlighet med artikel 6.1 e i EU:s allmänna dataskyddsförordning och 4 § 1 mom. 3 punkten i dataskyddslagen. Arbetshälsoinstitutets lagstadgade uppgift är att bedriva och främja forskning av växelverkan mellan arbete och hälsa och behandla personuppgifter i detta syfte för undersökning och uppföljning av utvecklingen av arbetstagarnas hälsotillstånd.

6. Känsliga personuppgifter

Man behandlar hälsouppgifter i undersökningen. Behandlingen av känsliga personuppgifter grundar sig på det särskilda villkoret vetenskapliga forskningsändamål i enlighet med artikel 9.2 j i dataskyddsförordningen och på 6 § 1 mom. 7 punkten i dataskyddslagen.

7. Vilka personuppgifter undersökningsmaterialet innehåller 

IDENTIFIERINGSUPPGIFTER: namn, adress och personbeteckning.

BAKGRUNDSINFORMATION: Registerbaserade: yrkesbenämning, utbildning, arbetsplats, anställningsförhållandets start- och slutdatum, slag av vakans, start- och slutdatum och orsakskod för avbrott i anställningsförhållandet, frånvarouppgifter relaterade till utbetalning av lön, uppgifter om utbildning, modersmål, datum för flyttning utomlands, uppgifter om pension och andra uppgifter relaterade till intjänad pension. Enkätbaserade: civilstånd, antal barn och ålder.

UPPGIFTER OM EXPONERING: Registerbaserade: uppgifter om arbetshistoria, arbetsenhetens egenskaper och utvecklingsåtgärder, uppgifter om arbetstid, boendemiljöns egenskaper. Enkätbaserade: arbetsrelaterade psykosociala faktorer (arbete, arbetsgemenskap, ledarskap), individuella faktorer, levnadsvanor.

UPPGIFTER OM LEVNADSFÖRHÅLLANDEN: Registerbaserade: uppgifter om bostadsort. Enkätbaserade: livshändelser, närståendevårdarskap, grannskapets egenskaper.

SJUKDOMS- OCH HÄLSOUPPGIFTER: Registerbaserade: perioder av sjukhusvård med diagnos- och åtgärdskoder, elakartade tumörer, ersatta inköp av receptbelagda läkemedel, rättigheter gällande specialersättning, beviljad rehabilitering, >9 dagars sjukfrånvaro med diagnoskoder, varje sjukfrånvaro utan diagnoskod, arbetsolycksfall och yrkessjukdomar, sjukpensioner med diagnoskoder, dödsorsaker. Enkätbaserade: symptom, upplevd hälsa, upplevd arbetsförmåga, upplevt välbefinnande, diagnostiserade sjukdomar, sömnstörningar, attityder mot pension.

8. Källorna som personuppgifter samlas från 

ARBETSGIVARNAS PERSONREGISTER. Undersökningsmaterialet bildas av de personer som utgående från arbetsgivarnas register hade ett anställningsförhållande mellan 1990–2019 i organisationerna som undersöks. Uppgifter om anställningsförhållanden, avbrott i dem, grunder för utbetalning av lön och arbetstider, inklusive arbetsgivarens uppgifter i skift- och jourplaneringsprogrammen Titania © (CGI), har insamlats med tillstånd från arbetsgivarna. Uppgifterna har uppdaterats till 2017–2019 beroende på forskningsorganisation.

ENKÄTER. Enkätundersökningarna riktas till personer som arbetar i forskningsorganisationer under åren då enkäten genomförs. Det är frivilligt att svara på enkäten. I varje enkät har personerna som undersöks informerats om vilka andra informationskällor som används för insamling av uppgifter och vilka uppgifter som samlas in. Man har likaså informerat om att det är fråga om en uppföljningsundersökning. Enkäter har genomförts 1997/1998, 2000–2002, 2004/2005, 2006, 2008/2009, 2010, 2011/2012, 2013/2014, 2015/2016, 2017/2018, 2019/2020.

ÖVRIGA REGISTER. Från och med 2020 har samtycke till att koppla enkätuppgifterna till registeruppgifterna begärts i samband med enkäten. Register som använts i uppföljningen av undersökningsmaterialet (med tillstånd från personuppgiftsansvariga/myndighetstillstånd):

FPA:s register: Uppgifter om användning av läkemedel, rätt till specialersättning, sjukfrånvaro och förknippade diagnoser samt rehabilitering 1980/1994–2016. Dessa uppgifter har erhållits åren 1991–2005 för personer som arbetat i forskningsorganisationer.

PSC:s (inkl. privata och offentliga pensionsanstalters) och Kevas register: Uppgifter om arbetspension och därtill relaterade uppgifter om de arbetspensionsförsäkrades arbete 1994–2018.

Kevas register. Kalkylerad pensionsålder 2005–2020.

THL:s register. Elakartade tumörer 1952–2016 (cancerregistret), perioder av sjukhusvård (inkl. diagnos, åtgärdskoder) 1980/1994–2016 (vårdanmälningsregistret).

Olycksfallsförsäkringsanstalternas förbunds register: Arbetsolycksfall, yrkessjukdom 1994–2018.

Statistikcentralens register: Utbildning, yrkeskunskap och uppgifter om dödlighet 1990–2018, rutdatabasen 2000–2020.

Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata (f.d. Befolkningsregistercentralen): Uppgifter om bostadsort och byggnadsbeteckning, datum för flyttning utomlands, modersmål (2000–2020), dödsdag (2008–2014).

9. Överföring eller överlämnande av uppgifter till aktörer utanför forskningsgruppen 

Anonymiserade enkätuppgifter kan i forskningssamarbete överlämnas inom ramen för samarbetsavtalen till följande aktörer: Helsingfors universitet, Åbo universitet, Tammerfors universitet, Uleåborgs universitet, Östra Finlands universitet, Institutet för hälsa och välfärd, Keva, FPA, Stockholms universitet i Sverige, Köpenhamns universitet i Danmark, The National Research Centre for the Working Environment i Danmark, Jönköping University i Sverige, University College London i Storbritannien, London School of Hygiene and Tropical Medicine i Storbritannien, INSERM i Frankrike.

Registermaterialet överlämnas inte till tredje parter.

1O. Överföring eller överlämnande av uppgifter till länder utanför EU eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet 

Enkäternas delmaterial kan överlämnas till universitet eller vetenskapliga forskningsinstitut för begränsade gemensamma undersökningar, om (1) undersökningsmaterialet anonymiseras, (2) materialet skickas med skyddad e-post eller internationell kurirpost (till exempel FEDEX) och (3) det är inte möjligt att ändra det överlämnade materialet tillbaka till identifierbar form. Vad gäller material som används i gemensamma undersökningar har identifieringsuppgifter raderats helt och hållet.

Ett avtal ingås om varje överlämnande. I avtalet säkerställer man också dataskyddsfrågorna såsom att den mottagande organisationen har tillstånd att ta emot uppgifterna och kommer överens om vem som förstör de överlämnade uppgifterna i den mottagande organisationen. Alla inhemska och utländska överlämnanden registreras.

11. Principer för skydd av personuppgifter 

Uppgifterna är sekretessbelagda. Uppgifterna förvaras på Arbetshälsoinstitutet i en lokal med lås och åtkomstkontroll. I behandlingen av manuellt material följer man Arbetshälsoinstitutets allmänna principer. Det ursprungliga elektroniskt sparade materialet förvaras på Arbetshälsoinstitutets server. Endast utsedda personer har tillgång till servern. Databaserna har skyddats med användarnamn och lösenord. Elektroniska säkerhetskopior förvaras i ett kassaskåp i ett låst utrymme.

Behandling av direkta identifieringsuppgifter: identifieringsuppgifter behövs för att koppla undersökningsmaterial. Dessutom samlas nytt material in medan uppföljningsundersökningen pågår. Undersökningsmaterialet analyseras inte med identifieringsuppgifter utan den statistiska behandlingen utförs med koder. Detta innebär att identifieringsuppgifterna raderats och ersatts med randomiserade undersökningsnummer utifrån vilka det inte är möjligt att identifiera enskilda respondenter.

12. Behandlingen av personuppgifter efter att undersökningen avslutats 

I enlighet med Arbetshälsoinstitutets plan för informationsstyrning arkiveras undersökningsmaterialet permanent vid Arbetshälsoinstitutet eller Riksarkivet.

13. Den registrerades rättigheter och förverkligandet av dessa rättigheter 

Information om den registrerades rätt att få tillgång till uppgifter som gäller den registrerade, begära att uppgifterna rättas eller raderas och invända mot behandling:

Man kan lämna in en begäran om den registrerades rättigheter enligt den allmänna dataskyddsförordningen hos Arbetshälsoinstitutet med en blankett eller fritt formulerad i skrift. Begäran lämnas in hos Arbetshälsoinstitutets dataskyddsombud.

Rätt att göra invändningar (artikel 21 i dataskyddsförordningen)

Du har rätt att göra en invändning mot behandling av uppgifter som gäller dig själv. Då används uppgifterna inte längre till undersökning utan arkiveras.

Rätt till tillgång till uppgifter (artikel 15 i dataskyddsförordningen)

Du har rätt att få information om huruvida dina personuppgifter behandlas i undersökningen och vilka av dina personuppgifter som behandlas. Om du vill kan du också begära en kopia av personuppgifterna som behandlas.

Rätt till rättelse (artikel 16 i dataskyddsförordningen)

Om dina personuppgifter som behandlas innehåller inexaktheter eller fel har du rätt att begära att de rättas eller kompletteras.

Rätt till radering (artikel 17 i dataskyddsförordningen)

Du har inte rätt att kräva att dina personuppgifter raderas eftersom de omfattas av en lagstadgad arkiveringsskyldighet (artikel 17.3 b; Riksarkivets gallringsbeslut).

14. Bedömning av risker kopplade till behandlingen av personuppgifter 

Följande dataskyddsrisker har identifierats i behandlingen av personuppgifter: a) identifiering av enskilda personer i enkätrespons som produceras för organisationer och b) personuppgifter läcker ut till utomstående. I samband med enkätresponsen ger man inte exakta fördelningsresultat för arbetsenheter med färre än 10 respondenter. I rapporteringen av korstabellering säkerställer man alltid att cellfrekvenserna är tillräckliga. Genomförandet av dataskyddet säkerställs genom att behandla personuppgifter lagenligt, korrekt, konfidentiellt och säkert. Dataskyddsrisken är låg och sannolikheten för skada avlägsen.