Tee ASA-ilmoitus verkossa – täyttöohjeet

Esitäytetty lomake

Esitäytetty lomake sisältää kaikki tiedot lukuun ottamatta ilmoitusvuoden työntekijöiden lukumäärää. Merkitse lomakkeeseen työosaston kaikkien työntekijöiden lukumäärä ilmoitusvuonna (ei pelkästään altistuneiden määrä) ilmoitusvuonna.

• Jos haluat muutoksia työnantajan nimeen, ilmoita tieto ’Lisätietoja’ kenttässä sivun alalaidassa.
• Jos yhteyshenkilö on muuttunut, ilmoita uusi henkilö kirjoittamalla tiedot edellisen yhteyshenkilön tilalle.
• Jos työpaikan tilassa on tapahtunut sellainen muutos, että ilmoitusta ei tarvitse tehdä:
  • lähetä siitä tieto osoitteeseen [email protected]
  • ilmoita myös ASA-osastonumero ja
  • ilmoittamatta jättämisen syy (esim. työpaikan toiminta on loppunut, altistavaa työtä ei enää tehdä tai altistuminen on arvioitu uudelleen).
• Jos muutos on tapahtunut keskellä vuotta, täytä ilmoitus ja ilmoita Lisätietoja-kentässä ilmoitusvelvollisuuden loppumisen syy.

Uusi ilmoitus

Työpaikka:

• Merkitse lomakkeeseen työpaikan nimi. Pienemmissä yrityksissä työnantajan nimi ja työpaikan nimi voivat olla samat, mutta isommissa yrityksissä työpaikkoja voi olla useampia.
• Vuokratyönantajat:
  • Jos työntekijä työskentelee koko vuoden samassa työpaikassa, ilmoita tämän työpaikan nimi.
  • Jos työpaikkoja on useita, voi työpaikan nimeksi merkitä esimerkiksi ‘eri työkohteet ’

Työosasto:

• ASA-lomake täytetään työosastoittain. Mikäli työpaikka on niin pieni, että sitä ei ole jaettu erillisiin työosastoihin, merkitään työosaston nimeksi työpaikan nimi.
• Jos työtä ei tehdä kiinteissä paikoissa, vaan yrityksellä on toimintaa eri kaupungeissa tai laajemmalla alueella, voi ilmoituksen tehdä alueittain. Esim. rakennusyritys voi tehdä yhden ilmoituksen alueen ’X’ työntekijöistä ja ilmoittaa työpaikaksi ja työosastoksi ‘eri työkohteet alueella X’.

Työosaston työntekijöiden lukumäärä:

• Ilmoita työosaston kaikkien työntekijöiden lukumäärä, ei pelkästään altistuneiden määrä.

Työpaikan TOL-numero:

• Merkitse työpaikan toimintaa vastaava Tilastokeskuksen Toimialaluokituksen TOL-numero.
• Jos et tiedä työpaikan TOL-numeroa, kirjoita toimialan kuvaus kohtaan Työpaikan toimiala sanallinen kuvaus.
• ASA-rekisterissä käytetään Tilastokeskuksen Toimialaluokitusta TOL 2008 (Käsikirjoja 4, Helsinki 2008).

ASA-luettelointivelvoitteen piiriin kuuluvat aineet ja työmenetelmät on määritelty laissa syöpäsairauden vaaraa aiheuttaville aineille ja menetelmille ammatissaan altistuvien luettelosta ja rekisteristä (452/2020). Kaikki aineet, joiden luokitus on Carc. 1A/1B (vastaava vaaralauseke H350 ja H350i) tai Muta. 1A/1B (vaaralauseke H340) kuuluvat ilmoitusvelvollisuuden piiriin.

Näiden lisäksi ilmoitetaan työmenetelmät, jotka on lueteltu valtioneuvoston asetuksessa työhön liittyvän syöpävaaran torjunnasta, liitteessä 1 (Vna 1267/2019).

ASA-rekisteriin ilmoitetaan ainoastaan ne aineet, tuotteet tai työmenetelmät, joille vähintään yksi työntekijä altistuu.

ASA-rekisterin verkkosivuilta löytyy ohjeellinen luettelo ilmoitettavista työmenetelmistä sekä niistä ilmoitettavista aineista, joille on EU-tasolla yhdenmukaistettu luokitus. Tästä luettelosta löydät myös ilmoittamaasi ainetta vastaavan ASA-ainenumeron. Ohjeellinen ASA-aineluettelo päivitetään vuosittain.

Esitäytetty lomake

• Jos käytettävissä tai esiintyvissä aineissa tai menetelmissä ei ole tapahtunut muutoksia, lisää vain ilmoitusvuoden käyttömäärät ja yksiköt.
• Jos aineelle tai menetelmälle ei ole altistumisia ilmoitusvuonna:
  • Poista koko rivin tiedot ja ilmoita sivun alareunassa Lisätietoja-kentässä aineen tai työmenetelmän nimi ja poistumissyy. Poista samalla kaikki aineelle altistuneet työntekijät välilehdeltä 4, muuten järjestelmä antaa virheilmoituksen lähettäessäsi lomaketta.
  • Jos kaikki aineet tai työmenetelmät ovat poistuneet käytöstä tai niiden käyttö on vähentynyt niin, että ilmoitusta ei edellytetä: lähetä viesti osoitteeseen [email protected] ja kerro syy aineen tai menetelmän käytön loppumiselle. ASA-ilmoitusta ei tarvitse tehdä.
• Jos aineelle tai menetelmälle on ilmoitusvuonna altistumisia, mutta aine tai menetelmä poistuu käytöstä kesken vuotta: jätä aineen tai menetelmän nimi riville ja ilmoita Lisätietoja-kentässä, että aine tai menetelmä poistui kesken vuotta.

Uusi ilmoitus

Käsiteltävä tuote tai materiaali:

• Ilmoita käytettävän tuotteen, materiaalin tai valmisteen nimi. Voit lisätä tähän kohtaan myös ASA-aineen kemiallisen nimen, jos se on tiedossa.
• Jos ilmoitat aineen sijasta työmenetelmiä, voit merkitä tähän tietoja työmenetelmässä käytettävistä aineista tai materiaaleista. Työmenetelmän nimeä ei tarvitse toistaa, koska ASA-ainenumero viittaa työmenetelmän kuvaukseen. Aineita ja työmenetelmiä vastaavat ASA-ainenumerot löytyvät ohjeellisesta ASA-aineluettelosta.

Tuotteen käyttömäärä vuodessa:

• Ilmoita käytettävän tuotteen vuotuinen käyttömäärä ja sen yksikkö (esimerkiksi kg, l, kpl). Mikäli käyttömäärästä ei ole tarkkaa tietoa, ilmoita arvio.
• Jos et pysty arvioimaan tuotteen tai työmenetelmän käyttömäärää, voit ilmoittaa altistavaa työtä tekevien työntekijöiden keskimääräisen altistavan työajan (pv/v tai h/v).
• Jos tietoa ei ole saatavilla, voit jättää kohdan tyhjäksi. Näin voit toimia esimerkiksi ilmoittaessasi työmenetelmiä, joihin liittyy altistuminen palamisessa syntyneille tai syntyville syöpävarallisille aineille (ASA-ainenumero 302), piidioksidipölylle eli kvartsille (ASA-ainenumero 306), dieselmoottorien pakokaasuille (ASA-ainenumero 309), solunsalpaajille (ASA-ainenumero 307), kovapuupölylle (ASA-ainenumero 300) tai jos kyseessä on ruostumattoman teräksen hitsaus ja polttoleikkaus (ASA-ainenumero 308).

ASA-ainenumero:

• Ilmoita tuotteen sisältämien syöpäsairauden vaaraa aiheuttavien aineiden tai työmenetelmien ASA-ainenumerot. ASA-ainenumerot löytyvät ohjeellisesta ASA-aineluettelosta.
• Jos numero ei löydy, jätä sarake tyhjäksi ja liitä ilmoitukseen käytettävän tuotteen ajantasainen käyttöturvallisuustiedote. Riviä vastaavaa numeroa (muodossa RX, jossa X vastaa rivinumeroa) tarvitset välilehdellä 4, kun ilmoitat tälle aineelle altistuvia työntekijöitä. Liitteet lisätään sähköiseen ASA-ilmoitusjärjestelmään varsinaisen ilmoituksen palauttamisen yhteydessä.

Huom! Ilmoitetulle aineelle/työmenetelmälle pitää ilmoittaa joku altistunut henkilö välilehdellä 4. Jos tieto puuttuu, saat virheilmoituksen ASA-ilmoituksen palautusvaiheessa.

Käyttötapa tai altistumisen syy:

• Ilmoita työmenetelmä, jonka yhteydessä työntekijät altistuvat kyseessä olevalle aineelle tai tuotteelle.
• Mikäli työmenetelmällä ei ole nimeä tai se kuvaa huonosti altistumistilannetta, ilmoita altistumiseen johtavat syyt mahdollisimman lyhyesti.
• Voit mainita myös altistumiseen lisäävästi tai vähentävästi vaikuttavat tekijät.

Ilmoitettavien mittaustietojen pitää koskea ilmoitettavaa vuotta.

Syöpäsairauden vaaraa aiheuttaville aineille ja menetelmille ammatissaan altistuvien luettelosta ja rekisteristä annetun lain (452/2020) mukaan työntekijöiden altistumisen mitattu määrä on ilmoitettava, jos tieto on käytettävissä.

Kysymys: “Onko työpaikalla tehty syöpävaarallisen aineen ilmapitoisuusmittauksia tai biologisia altistumismittauksia?”

• Jos työpaikan ilmasta ei ole tehty syöpäsairauden vaaraa aiheuttavan aineen pitoisuusmittauksia tai työntekijöille ei ole tehty biologisia altistumismittauksia, vastaa ’Ei’ ja siirry välilehdelle 4.
• Jos mittauksia on tehty, vastaa alla oleviin kysymyksiin. Biologisilla altistumismittauksilla tarkoitetaan aineen tai aineenvaihduntatuotteen pitoisuuden mittaamista verestä tai virtsasta.

Kysymys: “Onko työpaikalla tehty biologisia altistumismittauksia?”

• Jos työntekijöille on tehty biologisia altistumismittauksia, vastaa ’Kyllä’.
• Biologisten altistumismittausten tuloksia ei tietosuojasyistä tule liittää ilmoitukseen.

Jos työpaikan ilmasta on ilmoitettavana vuonna tehty syöpävaarallisen aineen pitoisuusmittauksia, valitse tulosten ilmoittamistapa seuraavista vaihtoehdosta (kohdat 1—4).

Kohta 1: “Onko työpaikan ilmasta mitattu syöpävaarallisen aineen pitoisuutta ja ovatko mittaustulokset saatavilla?”

• Jos syöpäsairauden vaaraa aiheuttavan aineen pitoisuutta on mitattu työpaikan ilmasta ja mittausraportti on saatavilla, vastaa ’Kyllä’.
• Liitä mittausraportti/mittausraportit ASA-ilmoitukseen palautuksen yhteydessä.
  Huom! Ilmoitustasi ei hyväksytä ilman raporttia.
• Vaihtoehtoisesti voit valita tässä kohdassa ’Ei’ ja ilmoittaa koosteen mittaustuloksista kohdassa 4.

Kohta 2: “Onko työpaikan ilmasta mitattu syöpävaarallisen aineen pitoisuutta, mutta tehtyjen ilmamittausten raportti on vielä kesken?”

• Jos raportti ei ole vielä saatavilla, vastaa ’Kyllä’ ja lähetä raportti sen valmistuttua ASA-rekisteriin joko kirjepostina tai turvapostin kautta.

Kohta 3: “Jos työpaikan ilmasta on mitattu syöpävaarallisen aineen pitoisuutta ja Työterveyslaitos on tehnyt mittaukset, voit antaa luvan Työterveyslaitoksen mittausraportin käyttöön. Ilmoita siinä tapauksessa mittausraportin tunnus (esim. TYHYG-2021-123456).”

• Jos annat Työterveyslaitokselle luvan käyttää sen tekemää mittausraporttia ASA-ilmoituksen liitteenä, ilmoita mittausraportin tunnus/tunnukset pyydetyssä muodossa. Tällöin mittausraporttia ei tarvitse liittää ilmoitukseen.

Kohta 4: “Onko työpaikan ilmasta mitattu syöpävaarallisen aineen pitoisuuksia, ja haluatko ilmoittaa koosteen mittaustuloksista alla olevassa taulukossa?”

• Vastaa tähän ’Kyllä’, jos haluat esittää mittauskoosteen sivulla olevassa taulukossa. Tällöin mittausraporttia ei tarvitse liittää ilmoitukseen.

Kooste ilmamittauksista:

• Täytä taulukon kaikki kentät, jos vastasit ’Kyllä’ kohtaan 4.

1. sarake: Kuvaa, mitä ammattiryhmää tulos edustaa.
2. sarake: Kuvaa, mitä työtehtäviä tulos edustaa.
3. sarake: Ilmoita mitatun aineen nimi
4. sarake: Ilmoita mittaustulosten keskiarvo lukuna Huom! Sallittu desimaalierotin pilkku/piste määräytyy Excel-ohjelman kieliversion mukaan. 
5. sarake: Ilmoita mittaustulosten keskiarvon yksikkö (esim mg/m³, ppm).
6. sarake: Ilmoita mittausten lukumäärä
7. sarake: Ilmoita mittausvuosi.

• Jos näytteitä ei ole kerätty työntekijöiden hengitysvyöhykkeeltä, ilmoita sivun alalaidan Lisätietoja-kentässä, että näytteet on kerätty kiinteästä pisteestä.

Ilmoitettavien mittaustietojen pitää koskea ilmoitettavaa vuotta.

Sivun alalaidassa olevassa Lisätietoja-kentässä voit ilmoittaa altistumismittauksiin liittyviä tarkentavia tietoja.

Esitäytetty lomake

Ilmoita työntekijän altistumisen peruste käyttäen luokkanumeroa (Alt.luokka 1–5). Luokkanumeron valintaohje löytyy alla olevasta taulukosta 1. 

• Jos työntekijä ei ole enää altistunut, poista henkilö riviltä. 
• Jos henkilön altistuminen päättyy kesken vuotta, ilmoita hänet altistuneeksi (Alt.luokka 1–5) ja merkitse tieto henkilön altistumisen päättymisestä Lisätietoja-sarakkeeseen.
•  Lisää luetteloon uudet altistuneet henkilöt.

Merkitse jokaisen altistuneen kohdalle syöpäsairauden vaaraa aiheuttavaa ainetta tai työmenetelmää vastaava ASA-ainenumero. Käytä aina ASA-ainenumeroa, jos olet ilmoittanut sen välilehdellä 2. Mutta jos et ole ilmoittanut  ASA-ainenumeroa, jätä kohta tyhjäksi ja ilmoita tuotteen/aineen rivinumero välilehdeltä 2 (muodossa RX, jossa X vastaa rivinumeroa) ja liitä tuotteen/aineen käyttöturvallisuustiedote ilmoitukseen. Järjestelmä pyytää sitä kun palautat ilmoitusta.

Huom! Syöpäsairauden vaaraa aiheuttavan aineen/työmenetelmän tulee olla luetteloituna välilehdellä 2 ’ASA-aineet ja menetelmät’. Muuten järjestelmä huomauttaa virheestä ilmoituksen palautusvaiheessa. Jos olet poistanut aineen/työmenetelmän välilehdellä 2, poista myös henkilöt, jotka ovat altistuneet poistetulle aineelle/menetelmälle. 

Uusi ilmoitus

Täytä lomakkeeseen kaikki pyydetyt tiedot:

1. Sukunimi ja etunimet
2. Täydellinen henkilötunnus: Huomioithan, että henkilöä ei voi lisätä rekisteriin ilman täydellistä henkilötunnusta. 
3. Ammatti sanallisena kuvauksena (ei oppiarvo)
4. Syöpäsairauden vaaraa aiheuttavan aineen tai työmenetelmän ASA-ainenumero, jolle työntekijä altistuu. Merkitse jokaisen altistuneen kohdalle syöpäsairauden vaaraa aiheuttavaa ainetta tai työmenetelmää vastaava ASA-ainenumero. Käytä aina ASA-ainenumeroa, jos olet ilmoittanut sen välilehdellä 2. Mutta jos et ole ilmoittanut ASA-ainenumeroa, jätä kohta tyhjäksi ja ilmoita seuraavassa kentässä tuotteen/aineen rivinumero välilehdeltä 2 (muodossa RX, jossa X vastaa rivinumeroa). Liitä aineen käyttöturvallisuustiedote ilmoitukseen. Järjestelmä pyytää sitä, kun palautat ilmoitusta. Jos henkilö altistuu usealle aineelle, ilmoita jokainen ASA-ainenumero omalla rivillään. Täydennä myös henkilötiedot jokaiselle riville.
   Huom! Syöpäsairauden vaaraa aiheuttavan aineen/työmenetelmän tulee olla luetteloituna välilehdellä 2 ’ASA-aineet ja menetelmät’. Muuten järjestelmä huomauttaa virheestä ilmoituksen palautusvaiheessa. 
5. Altistumisen luokka (Alt. luokka 1—5), jonka mukaan kyseinen työntekijä katsotaan ilmoitusvuonna altistuneeksi. Jos henkilön altistuminen päättyy kesken vuotta, ilmoita hänet altistuneeksi ja merkitse tieto altistumisen päättymisestä henkilön Lisätietoja-sarakkeeseen. Valitse altistumisen luokkanumero altistumisen perusteen mukaan (katso taulukko 1):

Taulukko 1: Altistumisen luokkanumeron valinta