Gör en ASA-anmälan på nätet – ifyllnadsanvisningar

Förhandsifylld blankett

En förhandsifylld blankett innehåller uppgifter som fyllts i utifrån det föregående årets anmälan men inte antalet arbetstagare under året som ska anmälas. Ange på blanketten antalet alla arbetstagare på arbetsavdelningen under året som anmäls  (inte bara exponerade arbetstagare).

• Om kontaktpersonen är ny, ersätt den föregående personens uppgifter genom att lämna uppgifter om den nya personen.
• Du kan också lägga till en annan person som kontaktperson, vilken arbetsgivaren har bemyndigat att ta emot information från ASA-anmälan.
• Meddela oss om kontaktuppgifterna ändras under året.
• Om det i lokalen på arbetsplatsen skett en sådan förändring att det inte är nödvändigt att göra en anmälan:
  • skicka ett meddelande om det till asa [at] ttl.fi
  • ange även ASA-avdelningsnumret och
  • orsaken till varför en anmälan inte gjorts (t.ex. verksamheten har lagts ned, arbete som medför exponering utförs inte längre eller exponeringen har utvärderats på nytt).
• Om ändringen skett mitt under året, fyll i en anmälan och meddela i fältet Ytterligare uppgifter orsaken till att anmälningsskyldigheten upphört.

Ny anmälan

Arbetsgivare

• Om du vill att arbetsgivarens namn ska ändras ska du meddela detta via fältet Ytterligare uppgifter nere på sidan.

Arbetsplats

• Ange arbetsplats namn på blanketten. Små företag kan ha samma namn som arbetsgivaren, men större företag kan ha flera arbetsplatser.
• Arbetsgivare (bemanningsföretag):
  • Om de arbetstagare som ska anmälas arbetar hela året på samma arbetsplats ska du ange namnet på arbetsplatsen i fråga.
  • Om arbetsplatserna är många kan som namn anges till exempel ”olika arbetsplatser”

Arbetsavdelning

• ASA-blanketten fylls i arbetsavdelningsspecifikt. Om arbetsplatsen är så liten att den inte är indelad i separata arbetsavdelningar anges arbetsplatsens namn i stället för arbetsavdelningen.
• Om arbetet inte utförs på fasta platser, utan företaget har verksamhet exempelvis i olika städer eller i mer omfattande områden, kan anmälan göras områdesspecifikt. Exempelvis ett byggföretag kan göra en anmälan om arbetstagare i området X och som arbetsplats och arbetsavdelning ange olika arbetsplatser i området X.

Antalet arbetstagare på arbetsavdelningen

• Ange det totala antalet arbetstagare på arbetsavdelningen, inte bara antalet exponerade arbetstagare.

Arbetsplatsens NI-nummer

• Ange Statistikcentralens näringsgrensindelnings NI-nummer som motsvarar arbetsplatsens verksamhet.
• Om du inte känner till arbetsplatsens NI-nummer, beskriv verksamheten under punkten Skriftlig beskrivning av arbetsplatsens verksamhet.
• ASA-registret använder Statistikcentralens Näringsgrensindelning TOL 2008 (Handböcker 4, Helsingfors 2008).

Kontaktpersonens uppgifter

• Lägg till kontaktpersonens uppgifter.
• Du kan också lägga till en annan person som kontaktperson, vilken arbetsgivaren har bemyndigat att ta emot information från ASA-anmälan. Observera, att information om anmälda arbetstagare kan endast lämnas ut till de ASA-kontaktpersoner som anges i ASA-anmälan och endast för det senaste anmälningsåret.
• Meddela oss om kontaktuppgifterna ändras under året.

Ytterligare uppgifter

• Obs! Om du redan har fullmakter med specifikationer för endast vissa avdelningar och gör en ny avdelning i ASA-anmälan ska du lägga till en begäran i fältet för ytterligare uppgifter om att vi ska skicka den nya avdelningens ASA-nummer till dig per e-post så att din arbetsgivare kan lägga till numret i listan över specifikationer i tjänsten Suomi-fi-fullmakter. Avdelningen hittas inte i listan utan en godkänd ny specifikation (ett nytt ASA-nummer).

Om de ämnen och arbetsmetoder som ska ingå i ASA-förteckningen föreskrivs i lagen om förteckningar och ett register över dem som i sitt yrke är exponerade för ämnen och processer som medför risk för cancersjukdom (452/2020). Alla ämnen som klassificeras Carc. 1A/1B (motsvarande faroangivelse H350 och H350i) eller Muta. 1A/1B (faroangivelse H340), omfattas av anmälningsplikten.

Obs! Ämnen som klassificeras Carc. 2 (motsvarande faroangivelse H351) eller Muta. 2 (faroangivelse H341) omfattas inte av anmälningsskyldigheten.

Därutöver anmäls arbetsmetoder som anges i statsrådets förordning om avvärjande av cancerrisk i anslutning till arbete, bilaga 1 (SrF 113/2024).

Till ASA-registret anmäls endast de ämnen, produkter eller arbetsmetoder som minst en arbetstagare exponeras för då arbetstagarens exponering är motiverad. Arbetstagarspecifik exponering kan motiveras antingen med mätningar, utredningar eller mätningar som utförts i motsvarande förhållanden, exponerande arbetstid eller en ovanligt allvarlig exponering av engångskaraktär. Exponering utifrån arbetstid anmäls om arbetstagaren har utfört exponerande arbete under minst 20 dagar under ett kalenderår och minst 2 timmar per dag (eller motsvarande exponeringstid, till exempel 1 timme per dag i 40 dagar eller 40 timmar per år).

Det finns en riktgivande listan om ASA-ämnen  över arbetsmetoder som ska anmälas och över anmälningspliktiga ämnen som har en förenhetligad klassificering på EU-nivå. I förteckningen hittar du även ASA-ämnesnumret som motsvarar det ämne du anmält. Den riktgivande listan över ASA-ämnen uppdateras varje år.

Förhandsifylld blankett

• Om inga ändringar skett i fråga om ämnen eller processer som används eller förekommer ska du ange endast användningsmängd och enheter för anmälningsåret om du känner till dem. Uppgifter om användningsmängd behöver inte anmälas om du anmäler arbetsmetoder (ASA-ämnesnumren 300–309).
• Om ingen exponering förekommer för ämnet eller processen under anmälningsåret:
  • Radera uppgifterna på hela raden och radera på flik 4 även uppgifterna om alla arbetstagare som exponerats för ämnet, annars ger systemet en felanmälan i samband med att blanketten skickas. Obs! Det finns endast plats för högst 1 000 tecken i fältet Ytterligare uppgifter.
  • Om alla ämnen och arbetsmetoder inte längre används eller om användningen av dem har minskat på ett sådant sätt att ingen anmälan krävs: sänd ett meddelande till asa [at] ttl.fi och berätta om orsaken till att ämnet och processen inte längre används. Det är inte obligatoriskt att göra en ASA-anmälan.
• Om exponering för ämnet eller processen förekommer under anmälningsåret, men ämnet och processen kommer att läggas ned mitt under året: lämna ämnets och processens namn på raden och ange i fältet Ytterligare uppgifter att ämnet och processen lagts ned mitt under året. Obs! Det finns endast plats för högst 1 000 tecken i fältet Ytterligare uppgifter.

Ny anmälan

Produkt eller ämne som behandlas

• Ange namnet på den produkt, det material eller preparat som används. Under denna punkt kan du även lägga till ASA-ämnets kemiska namn om du känner till det.
• Om du i stället för ämnet anger arbetsmetoder, kan du här ange uppgifter om ämnen eller material som används i samband med arbetsmetoden. Namnet på arbetsmetoden behöver inte upprepas eftersom ASA-ämnesnumret hänvisar till en beskrivning av arbetsmetoden. Ämnen och arbetsmetoder som motsvarar ASA-numren hittar du i den Riktgivande listan om ASA-ämnen.

Produktmängd som används under ett år

• Ange användningsmängd och enhet för produkten under ett år (t.ex. kg, l., st.). Om exakt mängd inte finns att tillgå, gör en uppskattning.
• Om du inte kan uppskatta mängden av produkten eller arbetsmetoden som använts, kan du ange ett medeltal av den arbetstid under vilken arbetstagarna utfört arbete som medför exponering (d/v eller h/v).
• Om uppgiften inte finns att tillgå, kan du lämna punkten tom. Så här kan du göra till exempel när du meddelar arbetsmetoder med ASA-ämnesnumren 300–309.

ASA-ämnesnummer

• Ange ASA-ämnesnumren för de ämnen i produkten eller de arbetsmetoder som medför risk för cancersjukdom. ASA-ämnesnumren hittar du i den Riktgivande listan över ASA-ämnen.
• Om inget nummer hittas, lämna kolumnen tom och bifoga till anmälan ett uppdaterat säkerhetsdatablad för det använda ämnet. Ett nummer som motsvarar raden (i formatet RX, där X motsvarar radnumret) behöver du på flik 4, när du anmäler uppgifterna om de arbetstagare som exponeras för detta ämne. Bilagorna läggs till i ASA-anmälningssystemet i samband med att den egentliga anmälan lämnas in.

Obs! En anmälan om någon som exponerats för det anmälda ämnet/arbetsmetoden ska göras på flik 4. Om uppgiften saknas får du ett felmeddelande i samband med sändningen av ASA-anmälan.

Användningssätt eller orsak till exponering

• Ange arbetsuppgiften eller exponeringssituationen i samband med vilken arbetstagarna exponeras för ämnet, produkten eller arbetsmetoden i fråga. Ange orsakerna som leder till exponering så kortfattat som möjligt.
• Du kan även ange faktorer som ökar eller minskar exponeringen.
• Obs! Det finns endast plats för högst 500 tecken i kolumnen Användningssätt eller orsak till exponering.

Exponeringsmätningar på arbetsplatsen

Enligt lagen om förteckningar och ett register över dem som i sitt yrke är exponerade för ämnen och processer som medför risk för cancersjukdom (452/2020) ska den uppmätta exponeringsnivå som arbetstagarna utsätts för anmälas om uppgiften finns tillgänglig.

Mätuppgifterna som anges ska i princip gälla året som anmäls, men arbetstagaren kan anmälas som exponerad även utifrån mätningar som utförts under tidigare år om resultaten kan anses representera anmälningsåret. Obs! Ange inte namn eller personbeteckningar i samband med mätuppgifterna. 

Fråga: ”Har mätningar av halten av cancerframkallande ämnen i luften eller biologiska exponeringsmätningar gjorts på arbetsplatsen, vars resultat har använts för att bedöma den anställdes exponering?”

• Svara alltid på denna fråga.
• Om inga mätningar har gjorts på arbetstagarna, som har använts för att bedöma den anställdes exponering, svara ”Nej” och gå till flik 4.
• Om mätningar har gjorts och dess resultaten har använts för att bedöma den anställdes exponering, svara på nedanstående frågor. Med biologiska exponeringsmätningar avses mätning av halten av ett ämne eller en metabolisk produkt i blodet eller urinen.

Fråga: ”Har sådana biologiska exponeringsmätningar gjorts på arbetsplatsen, vars resultat har använts för att bedöma den anställdes exponering?”

• Om biologiska exponeringsmätningar har gjorts och dess resultat har använts för att bedöm exponering,  svara ”Ja”.
• Obs! På grund av dataskyddsorsaker ska resultaten från biologiska exponeringsmätningar inte bifogas anmälan.

Om mätningar av halten cancerframkallande ämnen i luften har utförts på arbetsplatsen under anmälningsåret och mätningarna används som grund för anmälningsårets exponering, ska du välja sättet att ange resultaten bland följande alternativ (punkterna 1–4).

Punkt 1:”Har man mätt halten av cancerframkallande ämnen i luften på arbetsplatsen och är det möjligt att bifoga mätrapporten till ASA-anmälan (bifoga mätrapporten samband med sändningen av anmälan)?”

• Om halten av ämnet som medför risk för cancersjukdom har mätts i luften på arbetsplatsen och mätningsrapporten är tillgänglig svara ”Ja”. 
• Bifoga mätrapporten/mätrapporterna i samband med sändningen av ASA-anmälan. 
• Obs! Om du svarar ”Ja” vid denna punkt godkänner systemet inte din anmälan utan en bifogad rapport. Om du i stället för att skicka mätrapporten vill anmäla en sammanställning av mätresultaten i punkt 4 ska du svara ”Nej” här så att systemet inte kräver att du bifogar mätrapporten till anmälan.

Punkt 2: ”Har halten av cancerframkallande ämnen i luften på arbetsplatsen mätts, men rapporten om luftmätningarna är ännu inte färdig?”

• Om rapporten ännu inte finns att tillgå svara ”Ja” och skicka rapporten till ASA-registret när den är färdig, antingen som brev eller via ASA-register säker post.

Punkt 3: ”Om halten av cancerframkallande ämnen i luften på arbetsplatsen har mätts och Arbetshälsoinstitutet har utfört mätningarna kan du ge tillstånd att ta i bruk Arbetshälsoinstitutets mätningsrapport. Meddela i så fall mätningsrapportens kod.”

• Om du ger Arbetshälsoinstitutet tillstånd att använda den mätrapport som institutet skrivit som en bilaga till ASA-anmälan, ange mätrapportens kod/koder. I så fall är det inte nödvändigt att bifoga mätrapporten till anmälan.

Punkt 4: ”Har halten av cancerframkallande ämnen i luften på arbetsplatsen mätts och vill du lämna en sammanfattning om mätresultaten i tabellen nedan?”

• Svara ”Ja” om du vill visa en sammanfattning av mätningarna i tabellen på sidan. I så fall är det inte nödvändigt att bifoga mätrapporten till anmälan.
• Obs! Presentera inte biomonitoreringsuppgifter i tabellen.

Sammanfattning av luftmätningarna:

• Fyll i alla fält i tabellen om du svarade ”Ja” under punkt 4.

Kolumn 1: Beskriv vilken yrkesgrupp resultat gäller. Obs! Inga namn eller personbeteckningar.
Kolumn 2: Beskriv vilken arbetsuppgift resultat gäller.
Kolumn 3: Ange namnet på det ämne vars halt har mätts
Kolumn 4: Ange medeltalet av mätresultaten i siffror Obs! Tillåtet decimaltecken komma/punkt bestäms enligt språkversionen av Excel.
Kolumn 5: Ange enheten för medeltalet av mätresultaten (t.ex. mg/m³, ppm).
Kolumn 6: Ange antalet mätningar
Kolumn 8: Ange året då mätningarna utfördes.

Ytterligare uppgifter 

I fältet Ytterligare uppgifter nere på sidan kan du lämna närmare uppgifter om exponeringsmätningarna.

• Om du anmäler en sammanställning av luftmätningar och luftmätningsprover har inte tagits i arbetstagarnas andningszon, ska du ange i fältet Ytterligare uppgifter att proverna har tagits vid en fast punkt.
• Obs! Det finns endast plats för högst 1 000 tecken i fältet Ytterligare uppgifter.

Till ASA-registret anmäls endast de ämnen, produkter eller arbetsmetoder som minst en arbetstagare exponeras för då arbetstagarens exponering är motiverad. Arbetstagarspecifik exponering kan motiveras antingen med mätningar, utredningar eller mätningar som utförts i motsvarande förhållanden, exponerande arbetstid eller en ovanligt allvarlig exponering av engångskaraktär. Exponering utifrån arbetstid anmäls om arbetstagaren har utfört exponerande arbete under minst 20 dagar under ett kalenderår och minst 2 timmar per dag (eller motsvarande exponeringstid, till exempel 1 timme per dag i 40 dagar eller 40 timmar per år).

Förhandsifylld blankett

Ange orsaken till att en arbetstagare exponeras genom att använda klassnummer (exponeringsklass 1–5). Exponeringens klassnummer 1–3 hänvisar till utförda mätningar, nummer 4 innebär att exponeringen grundar sig på exponerande arbetstid och nummer 5 hänvisar till allvarlig exponering av engångskaraktär. Se en närmare beskrivning av valet av klassnummer i tabell 1 nedan.

• Om arbetstagaren inte längre exponeras, radera personens uppgifter från raden. Obs att det går inte att ta bort eller lägga till Excel-tabellrader.
• Om exponeringen av en arbetstagare upphör mitt under året, anmäl att arbetstagaren först blivit exponerad (exponeringsklass 1–5) och ange i fältet Ytterligare information orsaken till varför exponeringen upphört.
• Lägg till nya exponerade personer på en tom rad eller i slutet av forteckningen.

Ange vid varje ny person som exponerats det ASA-ämnesnummer som motsvarar det cancerframkallande ämnet eller den cancerframkallande arbetsmetoden.  Använd alltid ASA-ämnesnumret om du har meddelat det på flik 2. Om du inte har meddelat ASA-ämnesnumret ska du lämna punkten tom och vid följande fält ange produktens/ämnets radnummer från flik 2 (i formatet RX där X står för radnumret) och bifoga produktens/ämnets säkerhetsdatablad till anmälan. Bifoga produktens/ämnets säkerhetsdatablad till anmälan. Systemet ber om det när du sänder anmälan.

Obs! Ämnet eller arbetsmetoden som medför risk för cancersjukdom ska finnas i listan på flik 2 ”ASA-ämnen och processer”. Annars anmärker systemet om felet i samband med att anmälan sänds. Om du raderat ämnet/arbetsmetoden på flik 2, radera även personer som exponerats för ämnet/arbetsmetoden som lagts ned.

Ny blankett

Fyll i alla uppgifter som begärs på blanketten:

1. Efternamn och förnamn
2. Fullständig personbeteckning
3. Skriftligt beskrivet yrke (inte examen)
4. Exponeringsklass (exponeringsklass 1–5) enligt vilken arbetstagaren i fråga anses ha exponerats för under anmälningsåret. Om exponeringen av en arbetstagare upphör mitt under året, anmäl att arbetstagaren blivit exponerad och ange i arbetstagarens fält Ytterligare information orsaken till varför exponeringen upphört. Obs! Det finns endast plats för högst 1 000 tecken i fältet Ytterligare information. Exponeringens klassnummer 1–3 hänvisar till utförda mätningar. Arbetstagaren kan anmälas som exponerad även utifrån mätningar som utförts under tidigare år om mätresultaten kan anses representera exponeringen även under anmälningsåret. Nummer 4 innebär att exponeringen grundar sig på exponerande arbetstid (minst 40 timmar per år) och 5 hänvisar till allvarlig exponering av engångskaraktär. Se en närmare beskrivning av valet av klassnummer i tabell 1 nedan.

5. ASA-ämnesnumret för ämnet eller arbetsmetoden som medför risk för cancersjukdom och som arbetstagaren exponeras för. Ange vid varje person som exponerats det ASA-ämnesnummer som motsvarar det cancerframkallande ämnet eller den cancerframkallande arbetsmetoden. Använd alltid ASA-ämnesnumret om du har meddelat det på flik 2. 

   Om du inte känner till ASA-ämnesnumret, lämna denna punkt tom och ange produktens/ämnets radnummer från flik 2 (i formatet RX där X står för radnumret). Välj ämnets radnummer endast när du inte anger ASA-ämnesnumret och bifoga ämnets säkerhetsdatablad till anmälan. Systemet ber om det när du sänder anmälan. Obs att systemet godkänner inte både ASA-ämnesnummer och radnummer samtidigt.

   Om en arbetstagare exponeras för flera ämnen, ange varje ASA-ämnesnummer på egen separat rad. Fyll även i personuppgifterna på varje rad. Obs! Ämnet ska finnas i listan på flik 2 ”ASA-ämnen och processer”. Annars anmärker systemet om felet i samband med att anmälan sänds. 
    

Tabell 1: Val av klassnummer för exponering