Tee ASA-ilmoitus verkossa

Näin teet ASA-ilmoituksen verkossa
Sisällysluettelo

1. Varmista, että sinulla on valtuudet tehdä ASA-ilmoitus

Jotta voit tehdä sähköisen ASA-ilmoituksen, sinulla tulee olla valtuutus työnantajaltasi!

Tekniset ohjelmistovaatimukset: Excel MS Office 2007 tai uudempi, LibreOffice tai Applen Numbers. Ilmoituksen voi palauttaa vain .xlsx -muotoisena tiedostona. Jos käytät Applen Numbers-ohjelmaa, muuta tiedosto Excel-laskentataulukoksi ja valitse ominaisuus 'Yksi taulukkoa kohden'. Vanhemmissa Numbers versioissa voi olla oletuksena valinta 'Sisällytä yhteenvetotaulukko' ja se pitää poistaa, jotta tiedostoon ei muodostu ylimääräistä välilehteä.

  • Et tarvitse erillistä valtuutta, jos sinulla on edustamiseen oikeuttava rooli eli olet yrityksen toimitusjohtaja, toimitusjohtajan sijainen, hallituksen puheenjohtaja, elinkeinonharjoittaja tai yhtiömies. (Siirry ohjeen kohtaan 2)
  • Jos sinulla ei ole yhtiöjärjestyksen mukaista edustamiseen oikeuttavaa roolia, tarvitset valtuutuksen. Yritysmuodosta riippuen valtuutuksen voi hankkia sähköisesti suomi.fi valtuudet -palvelussa tai erillisellä hakemuksella ns. virkailijavaltuuttamispalvelussa.

Onko valtuuksien hakemisessa ongelmia?

Jos valtuuksien hakemisessa on ongelmia, katso lisätietoja valtuuksista tai ota yhteyttä  DVV:hen, joka on valtuutuspalvelun tarjoaja.

2. Valitse "Tee ASA-ilmoitus" alla olevasta painikkeesta

Järjestelmä ohjaa sinut Suomi.fi-tunnistautumispalveluun. Tunnistaudu pankkitunnuksilla, mobiilivarmenteella, varmennekortilla tai ulkomaalaisen tunnistautumistavalla (tietyt valtiot tai Finnish Authenticator sovellus).

Suomi.fi-tunnistusjärjestelmä tarkistaa, että sinulla on valtuus tehdä ASA-ilmoitus. Jos sinulla ei ole valtuutta, et pääse etenemään seuraavaan vaiheeseen. Pyydä siinä tapauksessa työnantajaasi antamaan sinulle valtuutudet.

Suomi.fi-tunnistusjärjestelmä tuo näkyviin suomi.fi-valtuutuspalvelusta yritykset, joihin sinulla on valtuutus työnantajaltasi. Valitse yritys (Y-tunnus), jonka ASA-ilmoituksen haluat tehdä.

Lue ohjeet alla. Aloita ASA-ilmoituksen teko!

Tee ASA-ilmoitus

3. Aloita ASA-ilmoittaminen

  • Lue tietosuojateksti ja hyväksy se, että tietojen avaamisesta jää merkintä järjestelmään. Jos valtuuttasi ei ole rajattu, sinulle näkyy kaikki valitsemasi yrityksen (Y-tunnus) alaiset osastot, joista on aiemmin tehty ASA-ilmoitus.
  • Valitse olemassa oleva ASA-osasto tai uusi osasto:
    • Sivulla olevasta taulukosta pääset valitsemaan työosaston, jos osastosta on lähetetty ASA-ilmoitus viime vuonna. Valitse vain työosastoja, joiden ASA-ilmoituksen tekoon olet saanut työnantajaltasi luvan. Huomaathan, että tietojen avaamisesta jää aina merkintä järjestelmään.
    • Jos osasto on uusi tai jos osastosta ei ole jätetty ilmoitusta viime vuonna, valitse ’ASA-ilmoitus uudelle työosastolle’.
    • Jos et löydä työosastoasi, selvitä työnantajaltasi, onko oikeuksiasi rajattu.

4. Lataa ASA-ilmoituslomake (Excel)

  • Jos olet tekemässä ilmoitusta aiemmin ilmoitetulle työosastolle, latautuvassa Excel-lomakkeessa on esitäytettynä edellisen vuoden tietoja. HUOM! Poiketen ladattavan Excelin täyttöohjeesta, altistuneiden työntekijöiden tietoja ei ole ladattu valmiiksi vuoden 2021 lomakepohjalle.
  • Jos teet ilmoitusta uudelle työosastolle tai osastolle, josta ei ole lähetetty ilmoitusta viime vuonna, on Excel-lomakkeessa valmiina vain yrityksen nimi ja Y-tunnus.
  • Lataa ASA-ilmoituspohja (Excel) omalle koneellesi
  • Ladattu Excel avautuu täyttöohjeet -välilehdelle. Lue ohjeet ensin ja siirry välilehdelle 1.
  • Täydennä ilmoitukseen kaikki ilmoitusvuoden tiedot.

5. Lue ASA-ilmoituslomakkeen täyttöohjeet

6. ASA-ilmoituksen palautus ja liitteiden liittäminen

  • Kirjaudu järjestelmään ja valitse olemassa oleva ASA-osasto tai ’ASA-ilmoitus uudelle työosastolle’ jos palautat uuden osaston ilmoitusta
  • Osaston valinnan jälkeen valitse ’Palauta ASA-ilmoitus’ ja lataa omalla koneellasi oleva täydennetty ASA-ilmoituslomake kohdassa ’Lisää tiedosto’.
  • Järjestelmä tekee esitarkistuksen. Jos ilmenee virheitä tai puutteita, järjestelmä listaa ne näkyviin. Ota listaus talteen ja tee korjaukset omalla koneellasi olevaan ASA-ilmoitukseen.
  • Poista virheellinen ASA-ilmoitus ja lisää korjattu tiedosto järjestelmään.
  • Liitä tarvittavat liitteet erillisinä tiedostoina ilmoitukseen mukaan. Liitteiden formaatiksi kelpaa vain pdf.
    Huom! Et pääse lähettämään ASA-ilmoitusta ennen kuin tarvittavat liitteet ovat mukana.
    • Käyttöturvallisuustiedote: Liitä käyttöturvallisuustiedote, mikäli et ole ilmoittanut aineelle ASA-ainenumeroa.
    • Ilmamittausraportti: Liitä ilmamittausraportti, jos vastasit ’Kyllä’ Mittaukset-välilehdellä olevaan kohtaan 1: “Onko työpaikan ilmasta mitattu syöpävaarallisen aineen määrää ja ovatko mittaustulokset saatavilla?”.

7. Jos ilmoituksen palauttaminen ei onnistu tai haluat ilmoittaa muutoksista

Jos et onnistu palauttamaan ilmoitusta järjestelmän välityksellä, voit palauttaa täytetyn ilmoituksen ja liitteet salatulla sähköpostilla turvapostin kautta. Huomioithan, että turvaposti ei ole käytössä heinäkuun aikana.

Vaihtoehtoisesti voit lähettää ilmoituksen tulostettuna ASA-rekisterin postiosoitteeseen:
ASA-rekisteri
Työterveyslaitos
PL 18
00032 TYÖTERVEYSLAITOS.

Jos haluat lähettämisen jälkeen muuttaa työnantajaa tai aineita ja menetelmiä koskevia ilmoitustietoja, lähetä tiedot sähköpostitse [email protected]. Altistuneita työntekijöitä koskevat muutokset pitää kuitenkin lähettää aina turvapostin kautta. Huomioithan, että turvaposti ei ole käytössä heinäkuun aikana.

Ota yhteyttä ja kysy lisää

Tavoitat asiantuntijamme puhelimitse tai lähettämällä sähköpostia osoitteeseen  [email protected].

Annely Soosaar

Annely Soosaar

koordinaattori
Sähköpostiosoite
annely.soosaar [at] ttl.fi
Puhelin
+358 30 474 2044