Tee ASA-ilmoitus verkossa

Tekniset ohjelmistovaatimukset: Excel MS Office 2007 tai uudempi, LibreOffice tai Applen Numbers. Ilmoituksen voi palauttaa vain .xlsx -muotoisena tiedostona. Jos käytät Applen Numbers-ohjelmaa, muuta tiedosto Excel-laskentataulukoksi ja valitse ominaisuus 'Yksi taulukkoa kohden'. Vanhemmissa Numbers versioissa voi olla oletuksena valinta 'Sisällytä yhteenvetotaulukko' ja se pitää poistaa, jotta tiedostoon ei muodostu ylimääräistä välilehteä.

Jotta voit tehdä sähköisen ASA-ilmoituksen, sinulla tulee olla valtuutus työnantajaltasi!

• Et tarvitse erillistä valtuutta, jos sinulla on edustamiseen oikeuttava rooli eli olet yrityksen toimitusjohtaja, toimitusjohtajan sijainen, hallituksen puheenjohtaja, elinkeinonharjoittaja tai yhtiömies. (Siirry ohjeen kohtaan 2)
• Jos sinulla ei ole yhtiöjärjestyksen mukaista edustamiseen oikeuttavaa roolia, tarvitset valtuutuksen. Yritysmuodosta riippuen valtuutuksen voi hankkia sähköisesti Suomi.fi valtuudet -palvelussa tai erillisellä hakemuksella ns. virkailijavaltuuttamispalvelussa.

Jos valtuuksien hakemisessa on ongelmia, katso lisätietoja valtuuksista tai ota yhteyttä  Digi- ja väestötietovirastoon (DVV), joka on valtuutuspalvelun tarjoaja.

Järjestelmä ohjaa sinut Suomi.fi-tunnistautumispalveluun. Tunnistaudu pankkitunnuksilla, mobiilivarmenteella, varmennekortilla tai ulkomaalaisen tunnistautumistavalla (tietyt valtiot tai Finnish Authenticator sovellus).

Suomi.fi-tunnistusjärjestelmä tarkistaa, että sinulla on valtuus tehdä ASA-ilmoitus. Jos sinulla ei ole valtuutta, et pääse etenemään seuraavaan vaiheeseen. Pyydä siinä tapauksessa työnantajaasi antamaan sinulle valtuutudet.

Suomi.fi-tunnistusjärjestelmä tuo näkyviin Suomi.fi-valtuutuspalvelusta yritykset, joihin sinulla on valtuutus työnantajaltasi. Valitse yritys (Y-tunnus), jonka ASA-ilmoituksen haluat tehdä.

Lue ohjeet alla. Aloita ASA-ilmoituksen teko!

Tee ASA-ilmoitus

Vastaamalla lyhyeen ASA-palautekyselyyn voit auttaa meitä kehittämään toimintaamme.

ASA-palvelu koostuu kolmesta pääsivusta: 

1. Hyväksy tietosuoja ja käyttöehdot 
2. Valitse ensin työosasto 
3. Lataa tai palauta ASA-ilmoitus.

Alla olevat kuvalliset ohjeet on jaoteltu sivuttain. Tutustu ohjeisiin ennen kuin täytät ilmoituksen.

Sivu 1: Hyväksy tietosuoja ja käyttöehdot

Lue tietosuojateksti ja käyttöehdot. Hyväksy se, että tietojen avaamisesta jää merkintä järjestelmään ja jatka sivustolle.

Sivu 2: Valitse työosasto   

Selvitä ensin, onko työosastosta lähetetty ASA-ilmoitus viime vuonna.

Jos ASA-ilmoitus on lähetetty viime vuonna 

Jos ASA-ilmoitus on lähetetty viime vuonna, näet listassa ASA-numeron ja työosaston nimen. 

Valitse haluamasi osaston kohdalta Tee uusi ilmoitus/palauta ilmoitus, jolloin pääset seuraavalla sivulla lataamaan työosaston esitäytetyn lomakkeen tai palauttamaan täytetyn ilmoituksen. 

Jos olet jo palauttanut ilmoituksen, Tila-sarakkeessa lukee Lähetetty. Silloin et enää pääse lataamaan tai palauttamaan tämän työosaston ilmoitusta.  

• Valitse vain työosastoja, joiden ASA-ilmoituksen tekoon olet saanut työnantajaltasi luvan. Huomaathan, että tietojen avaamisesta jää aina merkintä järjestelmään. 
• Huom! Ilmoituksen voi palauttaa onnistuneesti vain oikean työosaston kohdalla. 

Jos et löydä työosastoasi

• Selvitä työnantajaltasi, onko oikeuksiasi rajattu. 
• Jos lähetit ilmoituksen viime vuonna ja varmistit työnantajaltasi, että oikeutesi ovat kunnossa, ota yhteyttä Työterveyslaitoksen ASA-rekisteriin. Vain tarkistetut ja hyväksytyt osastot näkyvät taulukossa. 

Jos ASA-ilmoitusta ei ole lähetetty viime vuonna tai työosasto on uusi 

Valitse Tee ASA-ilmoitus uudelle työosastolle/palauta ilmoitus, jolloin pääset seuraavalla sivulla lataamaan uuden työosaston lomakepohjan tai palauttamaan uuden työosaston täytetyn ilmoituksen.

Palautettu uuden työosaston ilmoitus näkyy luettelossa ja sen ASA-numero on miinusmerkkinen. Osastolle annetaan uusi ASA-numero, kun ilmoitus tarkistetaan.

• Huom! Jos sinulla on jo tarkenteella rajatut valtuudet vain tiettyihin osastoihin ja teet uuden osaston ASA-ilmoituksen, lisää ilmoituksen lisätietokenttään pyyntö, että lähettäisimme sinulle uuden osaston ASA-numeron sähköpostissa, jotta työnantajasi voisi lisätä numeron tarkenteiden luetteloon Suomi.fi -valtuudet-palvelussa. Ilman hyväksyttyä uutta tarkennetta (uusi ASA-numero) osastoa ei löydy luettelosta.

Sivu 3: Lataa tai palauta ASA-ilmoitus

Olet nyt valitsemasi työosaston tai uuden työosaston sivulla.

1. Lataa ASA-ilmoitus

Valitse Lataa ASA-ilmoitus, kun haluat ladata työosaston ASA-ilmoituspohjan.

• Jos olet tekemässä ilmoitusta viime vuonna ilmoitetulle työosastolle, latautuvassa Excel-lomakkeessa on esitäytettynä edellisen vuoden tietoja.  
• Jos teet ilmoitusta uudelle työosastolle tai osastolle, josta ei ole lähetetty ilmoitusta viime vuonna, on Excel-lomakkeessa valmiina vain yrityksen nimi ja Y-tunnus.

Lataa ASA-ilmoituspohja (Excel) omalle koneellesi. 

Lue ohjeet ensin ja täydennä ilmoitukseen kaikki ilmoitusvuoden tiedot.

• Tutustu ASA-ilmoituslomakkeen täyttöohjeisiin

   

2. Palauta ASA-ilmoitus 

Kun haluat palauttaa työosaston ASA-ilmoituksen, lataa omalla koneellasi oleva täydennetty ASA-ilmoituslomake kohdassa Lisää tiedosto.

Huom! Ilmoituksen voi palauttaa onnistuneesti vain oikean työosaston kohdalla. 

Viime vuonna ilmoitetun työosaston ASA-ilmoituksen lataaminen/palautus

Uuden työosaston ASA-ilmoituksen lataaminen/palautus  

• Kun palautat ilmoitusta, järjestelmä tekee ilmoitukselle esitarkistuksen. Jos ilmoituksessa on virheitä tai puutteita, järjestelmä listaa ne näkyviin. Ota listaus talteen ja tee korjaukset omalla koneellasi olevaan ASA-ilmoitukseen. Varmista että tiedostossa ei ole ylimääräisiä välilehtiä. 
• Poista virheellinen ASA-ilmoitus ja lisää korjattu tiedosto järjestelmään.
• Liitä järjestelmän pyytämät liitteet erillisinä tiedostoina ilmoitukseen mukaan. Liitteiden formaatiksi kelpaa vain pdf.

Huom! Et pääse lähettämään ASA-ilmoitusta ennen kuin tarvittavat liitteet ovat mukana.

1. Käyttöturvallisuustiedote: Liitä käyttöturvallisuustiedote, mikäli et ole ilmoittanut aineelle ASA-ainenumeroa.
2. Ilmamittausraportti: Liitä ilmapitoisuuksien mittausraportti, jos vastasit ’Kyllä’ Mittaukset-välilehdellä olevaan kohtaan 1: “Onko työpaikan ilmasta mitattu syöpävaarallisen aineen määrää ja ovatko mittaustulokset saatavilla?”

Jos et pääse järjestelmään sisään, kokeile hetken päästä uudestaan. Jos pääset järjestelmään, mutta et onnistu palauttamaan ilmoitusta järjestelmän välityksellä, tarkista ensin, että olet korjannut ilmoituksesta kaikki virheet ja seuraa järjestelmän antamia ohjeita.  Tarvittaessa kysy ohjeita puhelimitse Annely Soosaar +358 30 474 2044 tai lähetä viesti annely.soosaar [at] ttl.fi (annely[dot]soosaar[at]ttl[dot]fi)  tai asa [at] ttl.fi (asa[at]ttl[dot]fi). 

Jos haluat lähettämisen jälkeen tehdä muutoksia lähetettyyn ilmoitukseen, lähetä tiedot sähköpostitse asa [at] ttl.fi (asa[at]ttl[dot]fi). Altistuneita työntekijöitä koskevat muutokset pitää kuitenkin lähettää aina ASA-rekisterin turvapostin kautta. Huomioithan, että turvaposti ei ole käytössä heinäkuun aikana.

Jos haluat ilmoittaa toisen yrityksen tietoja, kirjaudu ulos ja mene järjestelmään uudestaan ’Tee ASA-ilmoitus’-linkin kautta ja valitse Suomi.fi-palvelussa toinen yritys. 

Tavoitat asiantuntijamme puhelimitse tai lähettämällä sähköpostia osoitteeseen asa [at] ttl.fi (asa[at]ttl[dot]fi).