Dataskyddsbeskrivning för kund- och marknadsföringsregister

Arbetshälsoinstitutet upprätthåller ett kund- och marknadsföringsregister som innehåller Arbetshälsoinstitutets kunders och potentiella kunders kontaktpersoner, personer som varit i kontakt med Arbetshälsoinstitutet, beställare av nyhetsbrev och personer som gett marknadsföringstillstånd. Arbetshälsoinstitutet bedriver också informationsverksamhet inom sitt område för olika målgrupper.
Innehållsförteckning

Varför och på vilka grunder behandlar vi personuppgifter

Vi behandlar personuppgifter i följande syften:

  • Hantering och administration av kundrelationen
  • Marknadsföringskommunikation och direktmarknadsföring
    • För att upprätthålla kundrelationen kan vi skicka meddelanden till kunderna i ärenden som anknyter till tjänster och kurser som köpts till ett fast pris.
    • Vi kan idka direktmarknadsföring om vi fått tillstånd till det. Du kan när som helst via länken i e-posten återkalla ditt samtycke till direktmarknadsföring.
    • Vi kan idka direktmarknadsföring genom att ringa eller skicka brev utan särskilt samtycke. Om du inte vill att vi kontaktar dig per post eller per telefon, vänligen ta kontakt med oss.
    • Vi skickar elektroniska nyhetsbrev som du kan prenumerera på efter intresse. Du kan avbryta prenumeration via länken som finns med i varje nyhetsbrev.
    • Vi kan även rikta reklam utifrån personuppgifter i kanaler på sociala medier. Om du gett ditt samtycke till elektronisk direktmarknadsföring kan personuppgifterna överlämnas till företag inom sociala medier, såsom Meta och LinkedIn. Du kan när som helst via länken i e-posten återkalla ditt samtycke till elektronisk direktmarknadsföring.
  • Försäljning
  • Opinions- eller marknadsundersökningar eller annan försändelse med adress
  • Segmentering av kunder
  • Riktade försäljnings- och marknadsföringsåtgärder samt kundkundkommunikation via nätet
  • Produktion av riktat personligt material på nätet
  • Statistiksyften
  • Informationsverksamhet

Rättsliga grunder för behandling av personuppgifter är

  • Samtycke (artikel 6.1 a i dataskyddsförordningen) när du ger ditt samtycke till behandling av personuppgifter, till exempel när du beställer ett nyhetsbrev eller ger tillstånd till direktmarknadsföring.
  • Avtal (artikel 6.1 b i dataskyddsförordningen) när du är Arbetshälsoinstitutets kund, till exempel när du köper en produkt eller tjänst.
  • Lagstadgad förpliktelse (artikel 6.1 c i dataskyddsförordningen) när det är fråga om att sköta Arbetshälsoinstitutets lagstadgade förpliktelser, till exempel att uppfylla förpliktelserna i bokföringslagen.
  • Allmänt intresse (artikel 6.1 e i dataskyddsförordningen) när Arbetshälsoinstitutet bedriver informationsverksamhet med anknytning till sitt område.
  • Berättigat intresse (artikel 6.1 f i dataskyddsförordningen) när vi behandlar personuppgifter, till exempel för att sköta kundrelationer, statistiska syften och i vissa fall för direktmarknadsföring. Berättigat intresse uppstår genom kundrelationen mellan den personuppgiftsansvarige och den registrerade. 

Vilka personuppgifter behandlar vi

Typiska personuppgifter som behandlas är

  • Kontaktuppgifter: kunders och potentiella kunders namn, språk, telefonnummer, e-postadress, adressuppgifter, yrke/rang, företagsuppgifter, position i företaget, uppgifter om intressen som personen gett
  • Kundrelationens uppgifter: kundorganisationens namn, leveransadress, faktureringsadress, FO-nummer, kundgrupp, bransch, momsgrupp, betalningsvillkor, kundklassificering, företagets språk, valuta, försäljningsområde, en utländsk kunds momsbeteckning, telefon, www-adress, nätbutikens användarnamn, besök och möten
  • Kundevenemangsuppgifter samt avtals- och produktinformation: information om köp av produkter eller tjänster, givna anbud och tecknade avtal, information om leveranser och betalningssätt, information om utbildningar som personen har deltagit i
  • Samtycken och förbud som personen har gett: direktmarknadsföringstillstånd och -förbud samt information om beställningar av nyhetsbrev
  • Beteendeinformation: personens beteendeinformation i våra webbtjänster, chatt-diskussioner, information om förverkligade riktade åtgärder och deras resultat, annan nödvändig information för kontakt och riktning, uppföljningsinformation om öppnade e-postmeddelanden och länkar som har klickats på i meddelandena, övrig information som med tanke på kontakt och inriktning är nödvändiga
  • Chatt-diskussioner: deras innehåll, antal, tidpunkt och längd. Diskussionerna sparas för att utveckla tjänsten och för statistiska ändamål. Chatten innehåller ett kontaktformulär där du vid behov kan lämna dina kontaktuppgifter.
  • Tekniska identifieringsuppgifter: IP-adress, använd webbläsare, operativsystem, enhetsmodell, cookies och andra identifierare

Var får vi personuppgifter

Uppgifterna samlas in från både nuvarande och potentiella kunder. Insamlandet av uppgifter sker i samband med en beställning, anbudsbegäran, avtal eller annan kontakt. Uppgifter samlas också in vid olika tillfällen och evenemang, i samband med beställningen av ett nyhetsbrev, nätinköp och anmälning till utbildningar samt vid registrering och anmälning till olika tjänster, marknadsföringskampanjer och tävlingar.

Uppgifter kan samlas in och uppdateras från Arbetshälsoinstitutets datasystem när kunden registrerar sig i tjänster och använder tjänster, samt från Arbetshälsoinstitutets kundregister och från sociala medier relaterade till den personuppgiftsansvariges funktioner.

Personuppgifter kan samlas in från offentliga källor och från myndigheter och företag som erbjuder tjänster som gäller personuppgifter.

Personuppgifter kan samlas in med hjälp av cookies.

Till vem utlämnar vi personuppgifter

Vi anlitar IT-leverantörer som erbjuder oss tekniska lösningar för behandling av uppgifterna. Personuppgifterna behandlas i en för respektive information lämplig och datasäker IT-tjänst. Arbetshälsoinstitutet har ingått avtal med respektive IT-leverantör, och i avtalen ställs villkor för och krav på hur personuppgifterna behandlas.    

Personuppgifter utlämnas som regel inte utanför Arbetshälsoinstitutet eller till samarbetspartner.

När det gäller indrivningsärenden kan vi överlåta personuppgifter till indrivningsbyråer.

Företag som erbjuder analys- och konsulteringstjänster kan få tillfälliga användarnamn till datasystem där man behandlar personuppgifter.

Vi kan på det sätt som lagen tillåter utlämna personuppgifter till aktörer som utför vetenskaplig forskning.  

Vi kan på det sätt som lagen tillåter och förpliktar utlämna personuppgifter till myndigheterna.

Överför vi personuppgifter utanför EU/EES-området

Vi överför som regel inte personuppgifter utanför EU/EES. Vissa IT-serviceleverantörer kan utgöra ett undantag från denna regel: i dessa fall kan uppgifter överföras utanför EU/EES på de sätt som tillåts i dataskyddsförordningen.

Hur länge lagrar vi personuppgifter

Vi lagrar personuppgifter minst så länge som kundrelationen varar eller så länge som lagringen är nödvändig för att förverkliga syftet med behandlingen eller för att uppfylla lagstadgade förpliktelser. När personuppgiften inte längre är nödvändig på det sätt som definierats ovan raderas uppgifterna utan ogrundad fördröjning.

Huruvida vi utför automatiskt beslutsfattande eller profilering

Beslutsfattandet sker inte automatiskt utifrån uppgifterna i kund- och marknadsföringsregistret. Vid riktad marknadsföringskommunikation gör vi en profilering utgående från personens nätbeteende. 

Vad innebär utlämnande av uppgifter

Det kan vara nödvändigt att samla in personuppgifter för att en kundrelation med Arbetshälsoinstitutet ska uppstå.

Dina rättigheter

Du har många rättigheter som gäller dina personuppgifter och som varierar från situation till situation. Du kan begära att få ta del av dina personuppgifter hos Arbetshälsoinstitutet genom att fylla i  Arbetshälsoinstitutets formulär eller fritt formulera din begäran. Begäran riktas till Arbetshälsoinstitutets dataskyddsombud.  Du får ett svar på din begäran. Arbetshälsoinstitutet kan vägra att förverkliga begäran om personuppgifter eller begränsa förverkligandet av den registrerades rättigheter i situationer då lagen tillåter det.

Du kan när som helst administrera ett marknadsföringstillstånd du möjligtvis har gett och nyhetsbrev som du har beställt i samband med e-posten. I slutet på varje e-postmeddelande finns en länk där du kan administrera dessa uppgifter.

Du kan också lämna ett förbud mot direktmarknadsföring genom att vara i direkt kontakt med adressen viestinta(at)ttl.fi

Personuppgiftsansvariges och dataskyddsombudets kontaktuppgifter

Arbetshälsoinstitutet, PB 40, 00032 Arbetshälsoinstitutet, telefonväxel 030 474 1 

Arbetshälsoinstitutet

Kund- och marknadsföringsregister, förbud mot direktmarknadsföring :viestinta(at)ttl.fi

Dataombudsmannens telefonnummer 030 474 2429 och e-post: tsv(at)ttl.fi

För att sköta ett konfidentiellt ärende kan du skicka ett säkert e-postmeddelande till Arbetshälsoinstitutet. Du måste ha en fungerande e-postadress och ett fungerande telefonnummer för att du på ett datasäkert sätt ska kunna kommunicera med Arbetshälsoinstitutet.

Säkert e-postmeddelande till Arbetshälsoinstitutet

Tillsynsmyndighetens kontaktuppgifter

I Finland övervakas dataskyddet av Dataombudsmannens byrå.

Dataombudsmannens byrå

Kontaktuppgifter till Dataombudsmannens byrå