Dataskyddsbeskrivning för kund- och marknadsföringsregister

Vi behandlar personuppgifter i följande syften: 

• hantering och administration av kundrelationen 
• marknadsföringskommunikation och direktmarknadsföring 
  • För att upprätthålla kundrelationen kan vi skicka meddelanden till kunden i ärenden som anknyter till de tjänster och kurser som kunden köpt.
  • Vi kan skicka elektronisk direktmarknadsföring om vi fått tillstånd till det (marknadsföringstillstånd). Du kan när som helst återkalla ditt samtycke till direktmarknadsföring via länken i e-postmeddelandena. 
  • Vi kan idka direktmarknadsföring genom att ringa eller skicka brev utan separat samtycke. Om du inte vill att vi kontaktar dig per post eller per telefon, vänligen ta kontakt med oss.
  • Vi skickar elektroniska nyhetsbrev som du kan prenumerera på efter eget intresse. Du kan avbryta prenumeration via länken som finns i varje nyhetsbrev.
  • Vi kan även rikta reklam utifrån personuppgifter i kanaler på sociala medier. Om du gett ditt samtycke till elektronisk direktmarknadsföring kan personuppgifterna överlämnas till företag inom sociala medier, såsom Meta och LinkedIn. Du kan när som helst återkalla ditt samtycke till elektronisk direktmarknadsföring via länken i e-postmeddelandena.
• försäljning 
• opinions- eller marknadsundersökningar eller annan försändelse med adress 
• segmentering av kunder 
• rikta försäljnings- och marknadsföringsåtgärder samt kundkundkommunikation via nätet 
• produktion av riktat personligt material på nätet 
• statistiksyften 

Rättsliga grunder för behandling av personuppgifter är  

• Samtycke (artikel 6.1 a i dataskyddsförordningen) när du ger ditt samtycke till behandling av personuppgifter, till exempel när du beställer ett nyhetsbrev eller ger tillstånd till direktmarknadsföring. 
• Avtal (artikel 6.1 b i dataskyddsförordningen) när du är Arbetshälsoinstitutets kund, till exempel när du köper en produkt eller tjänst.  
• Lagstadgad förpliktelse (artikel 6.1 c i dataskyddsförordningen) när det är fråga om sköta Arbetshälsoinstitutets lagstadgade förpliktelser, till exempel att uppfylla förpliktelserna i bokföringslagen.  
• Berättigat intresse (artikel 6.1 f i dataskyddsförordningen) när vi behandlar personuppgifter, till exempel för att sköta kundrelationer, statistiska syften och i vissa fall för direktmarknadsföring. Berättigat intresse uppstår genom kundrelationen mellan den personuppgiftsansvarige och den registrerade. Enligt vår bedömning kan vi använda berättigat intresse som en grund för behandling. Vi kan till exempel informera dig om vår verksamhet. 

Typiska personuppgifter som behandlas är 

• Kontaktuppgifter: kunders och potentiella kunders namn, språk, telefonnummer, e-postadress, adressuppgifter, yrke/rang, företagsuppgifter, position i företaget, uppgifter om intressen som personen gett
• Kundrelationens uppgifter: kundorganisationens namn, leveransadress, faktureringsadress, FO-nummer, kundgrupp, bransch, momsgrupp, betalningsvillkor, kundklassificering, företagets språk, valuta, försäljningsområde, en utländsk kunds momsbeteckning, telefon, www-adress, nätbutikens användarnamn, besök och möten  
• Kundevenemangsuppgifter samt avtals- och produktinformation: information om köp av produkter eller tjänster, givna anbud och tecknade avtal, information om leveranser och betalningssätt, information om utbildningar som personen har deltagit i 
• Samtycken och förbud som personen har gett: direktmarknadsföringstillstånd och -förbud samt information om beställningar av nyhetsbrev 
• Beteendeinformation: personens beteendeinformation i våra webbtjänster, chatt-diskussioner, information om förverkligade riktade åtgärder och deras resultat, data som samlas in från att öppna e-postmeddelanden och klicka på länkar i e-postmeddelanden, annan nödvändig information för kontakt och riktning 
• Tekniska identifieringsuppgifter: IP-adress, använd webbläsare, operativsystem, enhetsmodell, cookies och andra identifierare 

Uppgifterna samlas in från både nuvarande och potentiella kunder. Insamlandet av uppgifter sker i samband med en beställning, anbudsbegäran, avtal eller annan kontakt. Uppgifter samlas också in vid olika tillfällen och evenemang, i samband med beställningen av ett nyhetsbrev, nätinköp och anmälning till utbildningar samt vid registrering och anmälning till olika tjänster, marknadsföringskampanjer och tävlingar. 

Uppgifter kan samlas in och uppdateras från Arbetshälsoinstitutets datasystem när kunden registrerar sig i tjänster och använder tjänster, samt från Arbetshälsoinstitutets kundregister och från sociala medier relaterade till den personuppgiftsansvariges funktioner. 

Personuppgifter kan samlas in från offentliga källor och från myndigheter och företag som erbjuder tjänster som gäller personuppgifter. 

Personuppgifter kan samlas in med hjälp av cookies.

Vi anlitar IT-leverantörer som erbjuder oss tekniska lösningar för behandling av uppgifterna. Personuppgifterna behandlas i en för respektive information lämplig och datasäker IT-tjänst. Arbetshälsoinstitutet har ingått avtal med respektive IT-leverantör, och i avtalen ställs villkor för och krav på hur personuppgifterna behandlas.      

Personuppgifter utlämnas som regel inte utanför Arbetshälsoinstitutet eller till samarbetspartner. 

När det gäller indrivningsärenden kan vi överlåta personuppgifter till indrivningsbyråer. 

Företag som erbjuder analys- och konsulteringstjänster kan få tillfälliga användarnamn till datasystem där man behandlar personuppgifter. 

Vi kan på det sätt som lagen tillåter utlämna personuppgifter till aktörer som utför vetenskaplig forskning.    

Vi kan på det sätt som lagen tillåter och förpliktar utlämna personuppgifter till myndigheterna.

Vi överför som regel inte personuppgifter utanför EU/EES-området. Vissa IT-serviceleverantörer kan utgöra ett undantag från denna regel: i dessa fall kan uppgifter överföras utanför EU/EES-området på de sätt som tillåts i dataskyddsförordningen.

Vi lagrar personuppgifter minst så länge som kundrelationen varar eller så länge som lagringen är nödvändig för att förverkliga syftet med behandlingen eller för att uppfylla lagstadgade förpliktelser. När personuppgiften inte längre är nödvändig på det sätt som definierats ovan raderas uppgifterna utan ogrundad fördröjning.

Beslutsfattandet sker inte automatiskt utifrån uppgifterna i kund- och marknadsföringsregistret. Vid riktad marknadsföringskommunikation gör vi en profilering utgående från personens nätbeteende.

Det kan vara nödvändigt att samla in personuppgifter för att en kundrelation med Arbetshälsoinstitutet ska uppstå.

Arbetshälsoinstitutet, PB 40, 00032 Arbetshälsoinstitutet, telefonväxel 030 474 1 

Arbetshälsoinstitutet

Kund- och marknadsföringsregister, förbud mot direktmarknadsföring viestinta(at)ttl.fi 

Telefonnumret till dataskyddsombudet 030 474 2429 och e-post tsv(at)ttl.fi  

För att sköta ett konfidentiellt ärende kan du skicka ett säkert e-postmeddelande till Arbetshälsoinstitutet. För att du på ett säkert sätt ska kunna kommunicera med Arbetshälsoinstitutet måste du ha en fungerande e-postadress och ett telefonnummer. 

Säkert e-postmeddelande till Arbetshälsoinstitutet

I Finland övervakas dataskyddet av Dataombudsmannens byrå som ger information om behandling av personuppgifter och hos byrån kan man även anföra besvär.

Dataombudsmannens byrå

Kontaktuppgifter till Dataombudsmannens byrå