Asiakirjajulkisuuskuvaus

Tiedonhallintalain (906/2019) 28 §:n mukaisesti tiedonhallintayksikön on ylläpidettävä kuvausta sen hallinnoimista tietovarannoista ja asiarekisteristä. Kuvaus tehdään asiakirjajulkisuuden toteuttamiseksi. Kuvauksesta käytetään nimitystä asiakirjajulkisuuskuvaus. Työterveyslaitos on laissa tarkoitettu tiedonhallintayksikkö.

Mikä asiakirjajulkisuuskuvaus on?

Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on helpottaa kansalaista tietopyyntöjen tekemisessä. Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä Työterveyslaitoksella sekä oikeuksista omiin henkilötietoihin ja rekisterikohtaisiin tietosuojainformaatioihin löytyy Työterveyslaitoksen tietosuojasivuilta.

Työterveyslaitoksen asiarekisteri

Työterveyslaitoksen asiarekisteri on looginen kokonaisuus, joka koostuu tiedonhallintajärjestelmän lisäksi eri operatiivisista tietojärjestelmistä sekä paperiarkistosta. Nämä muodostavat hallinnollisen asiarekisterin. Muut kuin hallinnollisten asioiden rekisteri on kuvattu Työterveyslaitoksen tietosuojasivulla.

Tietovarannot

Tietovarannoilla tarkoitetaan tietokokonaisuuksia, jotka syntyvät tai joita käsitellään viranomaisen tehtävien hoidossa. Työterveyslaitoksessa on useita erilaisia tietovarantoja, joita käsitellään tietojärjestelmien avulla tai manuaalisesti.

Työterveyslaitoksen tietoaineistot sisältävät sekä julkista että salassa pidettävää tietoa liittyen muun muassa seuraaviin aihealueisiin ja tehtäviin:

  • johtaminen ja päätöksenteko
  • henkilöstötiedot
  • toiminta- ja taloustiedot
  • asiantuntijatehtävät
  • tutkimus ja kehittäminen
  • laboratoriotoiminta
  • potilastiedot
  • lakisääteiset rekisterit (Työperäisten sairauksien rekisteri, ASA-rekisteri, Biologisten altistusmittausten rekisteri, Työhygieenisten altistusmittausten rekisteri, Laivaväen lääkärintodistusrekisteri).

Tietovarantoihin sisältyvät henkilörekisterit on kuvattu Työterveyslaitoksen tietosuojasivustolla.

Tietojärjestelmät ja hakutekijät

Tietovarannoissa ja -aineistoissa olevia tietoja käsitellään Työterveyslaitoksessa useissa eri tietojärjestelmissä. Tietojärjestelmien kokonaisuus on hajautettu ja niillä on useita riippuvuuksia muihin järjestelmiin ja tukijärjestelmiin.

Tyypillisiä tietojärjestelmiä Työterveyslaitoksessa ovat esimerkiksi

  • tiedonhallintajärjestelmä
  • johtamisen järjestelmät
  • henkilöstöhallinnon järjestelmät
  • taloushallinnon järjestelmät
  • laboratoriojärjestelmät
  • potilastietojärjestelmät
  • tutkimuksen tietojärjestelmät
  • tiedonvaihdon järjestelmät.

Tietoja rekisteristä ja tietojärjestelmistä voidaan hakea esimerkiksi seuraavilla hakutekijöillä:

  • asiakirjantunnus
  • henkilön nimi
  • henkilötunnus
  • asiakastunniste
  • asiakirjan tekstisisältö.

Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä Työterveyslaitoksella löytyy tietosuojasivuilta.

Yhteystiedot

Tietopyynnöt voi tehdä yhteydenottolomakeella, joka löytyy Työterveyslaitoksen yhteystiedot -verkkosivulta.

Tietosuojasyistä lomaketta ei ole tarkoitettu potilasasioiden hoitoon. Potilasasioiden yhteystiedot löytyvät täältä.

Henkilötietopyynnöille löytyy oma Henkilötietopyyntö Työterveyslaitokselle -lomake. Voit myös ottaa yhteyttä tietosuojavastaavaan puhelimitse 030 474 2429 tai sähköpostilla tsv(at)ttl.fi.

Lisätietoa tietolupien hakemisesta Työterveyslaitoksen ylläpitämiin rekistereihin ja tietoaineistoihin tieteellistä tutkimusta, tilastointia ja viranomaistyötä varten löytyy Tietoluvat Työterveyslaitoksen tietoaineistoihin -verkkosivulta.

Avainsanat

tietosuoja
rekisterit