Miten työpaikallasi käsitellään hankalia asioita? Näin onnistut puheeksiotossa

ARTIKKELI | PALVELUT

Yksi puheeksioton yleisimmistä uskomuksista on se, että ihmiset eivät halua kuulla kriittistä palautetta. Se tuntuu ikävältä, ja joku voi pahoittaa mielensä. On helpompi silotella asioita tai jättää jotain sanomatta. Esihenkilöitä, tiimejä ja johtajia jo yli 15 vuotta valmentanut Työterveyslaitoksen erityisasiantuntija Peter Peitsalo kuitenkin kumoaa tämän uskomuksen suoralta kädeltä.

– Tutkimusten mukaan ihmiset kokevat, että palautetta saadaan liian vähän. Kun olen kysynyt ihmisiltä arjessa, saavatko he liian vähän positiivista vai negatiivista palautetta, vastaus on yleensä sekä että. Eli ihmiset kyllä haluavat saada myös kriittistä palautetta, jos sille on aihetta.

Yhteinen sopimus luo raamit keskustelulle

Sopikaa yhdessä, miten hankalat asiat otetaan puheeksi. Tämä on Peterin mukaan yksi tärkeimmistä puheeksioton onnistumisen edellytyksistä. Kun työyhteisössä tiedetään, missä tilanteissa hankalia asioita käsitellään ja millä tavoin niistä puhutaan, se rakentaa luottamusta ja vahvistaa psykologista turvallisuutta.

Millä tavoin esimerkiksi sinä toivoisit saavasi kriittistä palautetta? Entä tiedätkö, millä tavalla kollegasi toivoisi saavansa sitä? Peter huomauttaa, että tällainen keskustelu ei välttämättä ole helppo.

– Omista toiveista on hyvä puhua avoimesti, ja kuunnella myös muiden toiveita. Miten me onnistumme yhdessä tässä? Millaista vuorovaikutusta siihen tarvitaan? Tämä keskustelu voi viedä aikaa, mutta oman kokemukseni mukaan se heijastuu lopulta myönteisesti ihmisten työhyvinvointiin, ilmapiiriin ja yhteistyöhön. Se on siis työn kannalta tuloksellinen asia.

Puheeksiottoon kannattaa valmistautua huolella

Puheeksiotto voidaan jakaa kolmeen vaiheeseen: valmistautuminen, itse keskustelu ja seuranta. Samat asiat pätevät keskusteluun, käytiinpä se esihenkilön ja työntekijän tai kollegoiden välillä.

1. Valmistautuminen

• Kerää tarvittavat tiedot: Hanki olennainen ja täsmällinen tieto käyttäytymisestä tai työsuorituksesta, ja mieti myös millaista muutosta toivot siihen.
• Valmistaudu psykologisesti: Pyri olemaan neutraali, asiallinen ja aikuismainen.

2. Keskustelutilanne

• Aloita avoimilla kysymyksillä: Mitä mieltä olet tästä tilanteesta? Mistä tässä oli kyse? Mitä oikein tapahtui? On tärkeää, että keskustelun toinen osapuoli kokee tulevansa kuulluksi.
• Vältä tulkintoja ja nosta esiin faktat. Anna konkreettista palautetta.
• Tuo esiin käsiteltävän asian vaikutus. Selitä, miten se vaikuttaa esimerkiksi sinuun, työyhteisöön, työrauhaan tai asiakkaisiin.
• Keskity muutamaan kehityskohteeseen ja anna myös myönteistä palautetta.

3. Keskustelun jälkeen

• Ylläpidä vuorovaikutusta, ja ota myös itse vastuuta. Ole valmis menemään eteenpäin ja jatkamaan yhteistyötä.
• Esihenkilön osalta on tärkeää seurata tilannetta ja asettaa toivotulle muutokselle selkeät mittarit. Varmista myös, että työntekijällä on tarvittavat resurssit onnistumiseen.

Artikkeli perustuu Työterveyslaitoksen Opi verkossa -webinaariin ”Miten ottaa työyhteisössä hankalat asiat puheeksi helpommin?”. Tilaa tallenne webinaarista (kesto noin 30 minuuttia)

Kaipaatko kättä pidempää hankalista asioista puhumiseen?

Autamme työyhteisöjä ja esihenkilöitä palaute- ja johtamistaidoissa. Tutustu kahteen Peterin vetämään koulutukseen:

• Työyhteisöille: Palautetaidoilla parempaan vuorovaikutukseen -tilauskoulutus. Voidaan toteuttaa asiantuntijaluentona tai puolen päivän työpajana.
• Esihenkilöille: Avaimet hyvään johtamiseen -valmennus. Voidaan toteuttaa myös räätälöidysti työpaikan esihenkilöille, jolloin saadaan merkittävämpiä vaikutuksia johtamiskulttuuriin.