Dataskyddsbeskrivning för rekryteringsregister
Varför och på vilka grunder behandlar vi personuppgifter
Vi behandlar personuppgifter for att genomföra rekrytering.
Arbetshälsoinstitutet kan använda ansökan också i andra ansökningar, om arbetssökanden har gett sitt samtycke till detta.
Rättsgrunden för behandlingen av personuppgifter är samtycke (artikel 6.1 a i dataskyddsförordningen).
Vilka personuppgifter behandlar vi
Registret omfattar den arbetssökandes identifierings- och kontaktuppgifter (namn, e-postadress, andra kontaktuppgifter) och de svar och uppgifter som den sökande angett i ansökan. Vid rekrytering via rekryteringsföretag behandlar vi kontaktuppgifter samt uppgifter om kompetens för sökande eller potentiella sökande som vi fått från ett rekryteringsföretag.
Var får vi personuppgifter
Den arbetssökande matar själv in uppgifterna i systemet. Uppgifter kan även erhållas från rekryteringsföretag, om den sökande eller den potentiella sökanden har gett sitt samtycke till att uppgifterna lämnas till Arbetshälsoinstitutet.
Till vem utlämnar vi personuppgifter
Vi anlitar IT-leverantörer som erbjuder oss tekniska lösningar för behandling av uppgifterna. Personuppgifterna behandlas i en för respektive information lämplig och datasäker IT-tjänst. Arbetshälsoinstitutet har ingått avtal med respektive IT-leverantör, och i avtalen ställs villkor för och krav på hur personuppgifterna behandlas.
I vissa fall kan vi lämna ut personuppgifter till tredje part som är involverad i rekryteringsprocessen. Dessa inkluderar, med ditt samtycke.
Vi kan på det sätt som lagen tillåter och förpliktar utlämna personuppgifter till myndigheterna.
Utlämnar vi personuppgifter utanför EU/EES
Vi överför inte personuppgifter utanför EU/EES.
Hur länge lagrar vi personuppgifter
Vi lagrar ansökan i två år räknat från inlämnandet av ansökan för eventuella rättsliga yrkanden.
I rekryteringssystemet finns möjlighet att lämna in en öppen arbetsansökan. I detta fall lagras den sökandes uppgifter i sex månader. Ett automatiskt meddelande skickas från systemet till sökanden innan uppgifterna raderas, i vilket fall sökanden kan fortsätta med en öppen arbetsansökan.
Personuppgifter som tillhandahållits av ett rekryteringsföretag sparas i sex månader från det att den valda personens anställning har inletts.
Huruvida vi utför automatiskt beslutsfattande eller profilering
Vår gör inte automatiskt beslutsfattande utifrån uppgifterna i rekryteringsregistret.
Vad innebär utlämnande av uppgifter
Insamlingen av personuppgifter är nödvändig för att kunna lämna in en arbetsansökan och få den behandlad.
Dina rättigheter
Du har många rättigheter som gäller dina personuppgifter och som varierar från situation till situation. Du kan begära att få ta del av dina personuppgifter hos Arbetshälsoinstitutet genom att fylla i Arbetshälsoinstitutets formulär eller fritt formulera din begäran. Begäran riktas till Arbetshälsoinstitutets dataskyddsombud. Du får ett svar på din begäran. Arbetshälsoinstitutet kan vägra att förverkliga begäran om personuppgifter eller begränsa förverkligandet av den registrerades rättigheter i situationer då lagen tillåter det.
Personuppgiftsansvariges och dataskyddsombudets kontaktuppgifter
Arbetshälsoinstitutet, PB 40, 00032 Arbetshälsoinstitutet, telefonväxel 030 474 1
Dataombudsmannens telefonnummer 030 474 2429 och e-post: tsv(at)ttl.fi
För att sköta ett konfidentiellt ärende kan du skicka ett säkert e-postmeddelande till Arbetshälsoinstitutet. Du måste ha en fungerande e-postadress och ett fungerande telefonnummer för att du på ett datasäkert sätt ska kunna kommunicera med Arbetshälsoinstitutet.
Tillsynsmyndighetens kontaktuppgifter
I Finland övervakas dataskyddet av Dataombudsmannens byrå.