Mer timmar till kalendern
1. Prioritera dina arbetsuppgifter
Om du prioriterar dina arbetsuppgifter, hjälper detta att begränsa arbetsmängden och arbetstiden. Tänk först på dina uppgifter som helhet: vilka saker måste du få färdigt? Ett sätt att prioritera är att klassificera uppgifterna till fyra olika klasser enligt hur brådskande och viktiga uppgifterna är:
- brådskande och viktiga uppgifter
- brådskande och inte så viktiga uppgifter
- icke-brådskande men viktiga uppgifter
- icke-brådskande och inte så viktiga uppgifter
Man brukar koncentrera sig på de brådskande och viktiga uppgifterna. Men en brådskande uppgift är inte alltid en viktig uppgift. Reservera tid också till kärnuppgifterna som är viktiga i det långa loppet men inte är brådskande.
Ansvaret för prioriteringen borde inte vila på en enstaka arbetstagare. Be din chef om stöd vid behov. Acceptera att prioriteringen betyder också att kunna ge upp och ifrågasätta.
2. Var realistisk med tidsplanering
Tidsplaneringen blir lättare när du gör framskridandet av arbetet synbart: Hurdana faser finns det i projektet? Beror det till exempel på samarbetspartnerns tidtabell om du kan nå en viss fas? Hur lång tid tar förberedelserna och finslipningen? Reservera tid också till överraskande uppgifter om det bara är möjligt.
3. Minska avbrotten
Undersökningar visar att avbrotten stör arbetet på många sätt. De får en att glömma saker, utsätter arbetstagaren för misstag och försämrar kvaliteten.
Och hur bra känns det om man får någon uppgift ordentligt färdig efter att ha satsat på den!
Reservera till dina arbetsdagar sådan tid då du stänger e-posten och fördjupar dig i uppgifter som kräver koncentration. Markera dessa tider i din elektroniska kalender och berätta för dina arbetskamrater när du vill ha arbetsro utan avbrott.
Reservera en viss tid i veckan till exempel för anteckning av arbetstider och reseräkningar. Och på vilken tid under dagen skulle du utföra arbete som kräver reagerande, såsom att besvara e-posten?
Om du buntar ihop likadana uppgifter, minskar detta belastningen av minnet. Olika slags uppgifter kräver annat slags tänkesätt och koncentration. Att hoppa från en uppgift till en annan slösar bort onödiga resurser.
4. Hjälp dig själv att koncentrera dig
Brukar du avbryta ditt arbete själv? Ett hjälpmedel är Pomodorotekniken. I tekniken koncentrerar man sig endast på den nuvarande uppgiften till exempel i avsnitt på 25 minuter och efter varje avsnitt tar man en kort paus.
5. Kom ihåg att tiden hanteras tillsammans
Tidshanteringen tycks ofta beskriva människans effektivitet och produktivitet. Det är i själva verket en kunskap som hör till självledarskapet.
På arbetsplatsen är problem med tidshanteringen ändå ofta gemensamma och då borde man också fundera ut lösningar tillsammans. Till exempel borde man komma överens om etikett som gäller användning av e-post och regler som säkerställer koncentration tillsammans med chefen och arbetsgemenskapen.
Arbetstidskulturen är sättet som beskriver hur man ställer sig till tiden på arbetsplatsen. Respekteras andra arbetstagares tid på er arbetsplats? Efter vilken princip kommer ni överens om mötena? Ger ni också tid till varandra utanför mötena?
Även med de minsta metoder som man har kommit på tillsammans, kan man komma till en situation där man kan koncentrera sig på sitt eget arbete och sina kärnuppgifter.”
Källa (endast på finska): Fem tips till bättre tidshantering på arbetet, Työpiste-lehti