Asiakas- ja markkinointirekisterin tietosuoja

Työterveyslaitos ylläpitää asiakas- ja markkinointirekisteriä, joka sisältää Työterveyslaitoksen asiakkaiden ja potentiaalisten asiakkaiden yhteyshenkilöt, Työterveyslaitokseen yhteydessä olleet henkilöt, uutiskirjeiden tilaajat sekä markkinointiluvan antaneet.
Sisällysluettelo

Miksi ja millä perusteella käsittelemme henkilötietoa

Käsittelemme henkilötietoa seuraavia tarkoituksia varten:

  • asiakassuhteen hoito ja asiakkuudenhallinta
  • markkinointiviestintä ja suoramarkkinointi
  • myynti
  • mielipide- tai markkinatutkimus tai muu osoitteellinen lähetys
  • asiakkaiden segmentointi
  • myynti- ja markkinointitoimenpiteiden sekä asiakasviestinnän kohdentaminen verkossa
  • henkilökohtaisen kohdennetun sisällön tuottaminen verkossa
  • tilastointitarkoitukset

Oikeusperusteet henkilötiedon käsittelylle ovat

  • Suostumus (tietosuoja-asetuksen 6 artikla kohta 1 a) silloin, kun annat suostumuksesi käsitellä henkilötietoa, esimerkiksi tilaat uutiskirjeen tai annat suoramarkkinointiluvan.
  • Sopimus (tietosuoja-asetuksen 6 artikla kohta 1 b) silloin, kun olet Työterveyslaitoksen asiakkaana, esimerkiksi ostat tuotteen tai palvelun.
  • Lakisääteinen velvoite (tietosuoja-asetuksen 6 artikla kohta 1 c) silloin, kun kyse on Työterveyslaitoksen lakisääteisten velvoitteiden hoitamisesta, esimerkiksi kirjanpitolain velvoitteiden täyttämisestä.
  • Oikeutettu etu (tietosuoja-asetuksen 6 artikla kohta 1 f) silloin, kun käsittelemme henkilötietoa esimerkiksi asiakassuhteen hoitamiseksi, tilastointitarkoituksiin ja joissain tapauksissa suoramarkkinointiin. Oikeutettu etu muodostuu rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisestä asiakassuhteesta. Olemme arvioineet, että voimme käyttää oikeutettua etua käsittelyperusteena. Voimme esimerkiksi viestiä sinulle toiminnastamme.

Mitä henkilötietoa käsittelemme

Tyypillisiä käsiteltäviä henkilötietoja ovat

  • Yhteystiedot: asiakkaiden ja potentiaalisten asiakkaiden nimi, kieli, puhelinnumero, sähköposti, osoitetiedot, ammatti/arvo, yritystiedot, asema yrityksessä, henkilön antamat kiinnostustiedot
  • Asiakassuhteen tiedot: asiakasorganisaation nimi, toimitusosoite, laskutusosoite, y-tunnus, asiakasryhmä, toimiala, alv-ryhmä, maksuehto, asiakasluokitus, yrityksen kieli, valuutta, myyntialue, ulkomaisen asiakkaan alv-tunniste, puhelin, www-osoite, verkkokaupan käyttäjätunnus, käynnit ja tapaamiset
  • Asiakastapahtumatiedot sekä sopimus- ja tuotetiedot: tiedot tuotteiden tai palveluiden ostoista, annetut tarjoukset sekä tehdyt sopimukset, tiedot toimituksista ja maksutavoista, tiedot koulutuksista, joihin henkilö on osallistunut
  • Henkilön antamat suostumukset ja kiellot: suoramarkkinointiluvat ja -kiellot sekä tiedot uutiskirjeiden tilauksista
  • Käyttäytymistiedot: henkilön käyttäytymistiedot verkkopalveluissamme, chat-keskustelut, tiedot kohdennettujen toimenpiteiden toteuttamisesta ja tuloksista, muut yhteydenottamisen tai kohdentamisen kannalta tarpeelliset tiedot
  • Tekniset tunnistetiedot: IP-osoite, käytettävä selain, käyttöjärjestelmä, laitemalli, evästeet ja muut tunnisteet

Mistä saamme henkilötiedot

Tietoja kerätään sekä nykyisiltä että potentiaalisilta asiakkailta itseltään. Tietojen keruu tapahtuu tilauksen, tarjouspyynnön, sopimuksen tai muun yhteydenoton yhteydessä. Tietoja kerätään myös erilaisissa tilaisuuksissa ja tapahtumissa, uutiskirjeen tilauksen, verkko-ostosten ja koulutuksien ilmoittautumisen yhteydessä sekä erilaisiin palveluihin, markkinointikampanjoihin ja kilpailuihin rekisteröitymisen tai ilmoittautumisen yhteydessä.

Tietoja voidaan kerätä ja päivittää Työterveyslaitoksen tietojärjestelmistä, kun henkilö rekisteröityy palveluihin ja käyttää palveluita, sekä Työterveyslaitoksen asiakasrekisteristä ja rekisterinpitäjän toimintoihin liittyvistä sosiaalisista medioista.

Henkilötietoja voidaan kerätä julkisista lähteistä tai henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä.

Henkilötietoja voidaan kerätä evästeiden avulla.

Mihin luovutamme henkilötietoja

Käytämme IT-palveluntarjoajia, jotka tarjoavat meille tekniset ratkaisut tietojen käsittelyä varten. Henkilötietoja käsitellään kullekin tiedolle soveltuvassa ja tietoturvallisessa IT-palvelussa. Työterveyslaitoksella on sopimus kunkin IT-palveluntarjoajan kanssa ja henkilötietojen käsittelyn ehdoista ja vaatimuksista on sovittu.     

Henkilötietoja ei pääsääntöisesti luovuteta Työterveyslaitoksen ulkopuolelle tai yhteistyökumppaneiden käyttöön.

Voimme luovuttaa henkilötietoja perintään liittyvissä asioissa perintätoimistoille.

Analytiikka- ja konsultaatiopalveluita tarjoavat yritykset voivat saada väliaikaiset käyttäjätunnukset tietojärjestelmiin, joissa käsitellään henkilötietoja.

Voimme luovuttaa henkilötietoja tieteellistä tutkimusta tekeville tahoille lain sallimilla tavoilla.   

Voimme luovuttaa henkilötietoja viranomaisille lainsäädännön velvoittaessa lain sallimilla tavoilla.

Siirrämmekö henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Emme pääsääntöisesti siirrä henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle. Tästä poikkeuksena voivat olla jotkin IT-palveluntarjoajat, jolloin tietoja voidaan siirtää EU/ETA-alueen ulkopuolelle tietosuoja-asetuksen sallimilla tavoilla.

Miten kauan säilytämme henkilötietoja

Säilytämme henkilötietoja vähintään asiakassuhteen keston ajan tai niin pitkään kuin säilyttäminen on tarpeen käsittelyn tarkoitusten toteuttamiseksi tai lainsäädännön velvoitteiden toteuttamiseksi. Kun henkilötietoa ei enää tarvita edellä määritellyllä tavalla, tiedot poistetaan ilman aiheetonta viivytystä.

Teemmekö automaattista päätöksentekoa tai profilointia

Emme tee automaattista päätöksentekoa asiakas- ja markkinointirekisterin tiedoilla. Kohdennetussa markkinointiviestinnässä teemme profilointia henkilön verkkokäyttäytymisen perusteella.

Mitä tietojen antaminen merkitsee

Henkilötietojen kerääminen voi olla välttämätöntä, jotta asiakassuhde Työterveyslaitokseen voidaan perustaa.

Sinun oikeutesi

Sinulla on useita henkilötietoihin kohdistuvia oikeuksia, jotka vaihtelevat eri tilanteissa. Voit tehdä Työterveyslaitokselle henkilötietojasi koskevan pyynnön Työterveyslaitoksen lomakkeella tai vapaamuotoisesti. Toimita pyyntö Työterveyslaitoksen tietosuojavastaavalle.

Voit milloin tahansa hallinnoida mahdollisesti antamaasi markkinointilupaa sekä tilaamiasi uutiskirjeitä sähköpostin yhteydessä. Jokaisen sähköpostin lopussa on linkki, josta pääset hallinnoimaan näitä tietoja.

Suoramarkkinointikiellon voit myös asettaa olemalla suoraan yhteydessä osoitteeseen viestinta(at)ttl.fi

Rekisterinpitäjän ja tietosuojavastaavan yhteystiedot

Työterveyslaitos, PL 40, 00032 Työterveyslaitos, puhelinvaihde 030 474 1

Työterveyslaitos

Asiakas- ja markkinointirekisteri, suoramarkkinointikiellot viestinta(at)ttl.fi

Tietosuojavastaavan puhelinnumero 030 474 2429 ja sähköposti tsv(at)ttl.fi

Luottamuksellisen asian hoitamiseksi voit lähettää Työterveyslaitokseen tietoturvallisen sähköpostiviestin. Sinulla pitää olla toimiva sähköpostiosoite ja puhelinnumero, jotta voit viestiä tietoturvallisesti Työtyöterveyslaitoksen kanssa.

Tietoturvallinen sähköpostiviesti Työterveyslaitokselle

Valvontaviranomaisen yhteystiedot

Tietosuojan valvontaviranomaisena toimii Suomessa Tietosuojavaltuutetun toimisto, josta saa tietoa henkilötietojen käsittelystä ja jonne voi myös tehdä valituksen.

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Tietosuojavaltuutetun toimiston yhteystiedot

Avainsanat

tietosuoja
rekisterit