Koulutus- ja tapahtumarekisterin tietosuoja

Työterveyslaitos järjestää koulutuksia ja tapahtumia sekä palvelutoimintana muille organisaatioille että Työterveyslaitoksen omana toimintana. Työterveyslaitos toimii rekisterinpitäjänä koulutusten ja tapahtumien osalta silloin, kun koulutus tai tapahtuma on Työterveyslaitoksen omaa toimintaa. Palvelutoiminnassa Työterveyslaitos voi toimia myös henkilötietojen käsittelijän roolissa.
Sisällysluettelo

Työterveyslaitoksen koulutusliiketoiminta

Työterveyslaitoksen koulutusliiketoiminta jaetaan avoimeen täydennyskoulutukseen, työterveyshuollon pätevöittävään koulutukseen sekä tilauskoulutukseen.

  • Avoimella koulutuksella tarkoitetaan Työterveyslaitoksen ammattitaitoa ylläpitävää ja kehittävää maksullista jatko- ja täydennyskoulutusta työterveyden ja -turvallisuuden, työsuojelun sekä työhyvinvoinnin aloilla työskenteleville.  Koulutus voi toteutua verkossa, lähikoulutuksena tai hybridikoulutuksena.
  • Työterveyshuollon pätevöittävä koulutus on työterveyshuollon ammattihenkilöiden ja asiantuntijoiden jatkokoulutusta.
  • Tilauskoulutus on toisen organisaation tilauksesta tehtävää koulutusta.

Työterveyslaitos järjestää sekä maksuttomia että maksullisia tapahtumia.

Miksi ja millä perusteella käsittelemme henkilötietoa

Käsittelemme henkilötietoa koulutusten ja tapahtumien toteuttamiseksi seuraaviin tarkoituksiin:

  • opiskelija- ja tapahtumailmoittautumiset
  • opiskelijavalinnan suorittaminen
  • koulutusten ja tapahtumien järjestäminen ja niihin liittyvä viestintä
  • läsnäolon seuraaminen
  • opiskelusuoritusten seuranta ja raportointi
  • opiskelusuoritusten arviointi ja rekisteröinti
  • todistusten myöntäminen
  • koulutusten ja tapahtumien laskuttaminen
  • neuvonnan antaminen
  • koulutusten ja tilaisuuksien kehittäminen muun muassa kerättävän palautteen avulla
  • tilastoitavien tietojen kokoaminen: koulutusten osallistujamäärät, tapahtumien osallistujamäärät, työterveyshuollon ammattihenkilöiden ja asiantuntijoiden pätevöittävien koulutusten osalta osallistujien kokonaismäärä sekä ammattiryhmäkohtaiset osallistujamäärät
  • koulutuksiin, tapahtumiin ja palveluihin liittyvä markkinointiviestintä ja suoramarkkinointi (katso Työterveyslaitoksen asiakas- ja markkinointirekisterin tietosuojainformaatio)
  • tieteellinen tutkimus (katso Työterveyslaitoksen tieteellisten tutkimusten rekistereiden tietosuojainformaatio)

Oikeusperusteet henkilötiedon käsittelylle ovat

  • Suostumus (tietosuoja-asetuksen 6 artikla kohta 1 a) silloin, kun esimerkiksi syötät tietoja koulutuksen yhteydessä käytettävälle koulutusalustalle.
  • Sopimus (tietosuoja-asetuksen 6 artikla kohta 1 b) silloin, kun sinun ja Työterveyslaitoksen välille syntyy asiakkuussuhde, esimerkiksi kun ilmoittaudut koulutukseen.
  • Lakisääteinen velvoite (tietosuoja-asetuksen 6 artikla kohta 1 c) silloin, kun käsittelemme henkilötietoa työterveyshuollon ammattihenkilöiden ja asiantuntijoiden pätevöittäviin koulutuksiin osallistumisen yhteydessä.
  • Oikeutettu etu (tietosuoja-asetuksen 6 artikla kohta 1 f) silloin, kun käsittelemme henkilötietoa asiakassuhteen hoitamiseksi tai tilastointitarkoituksiin. Oikeutettu etu muodostuu rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisestä asiakassuhteesta. Olemme arvioineet, että voimme käyttää oikeutettua etua käsittelyperusteena. Voimme esimerkiksi viestiä sinulle toiminnastamme.

Saat lisää tietoa Työterveyslaitoksen asiakkuuteen ja markkinointiin liittyvästä henkilötietojen käsittelystä Työterveyslaitoksen asiakas- ja markkinointirekisterin tietosuojainformaatiosta.

Mitä henkilötietoa käsittelemme

Tyypillisiä käsiteltäviä henkilötietoja ovat

  • nimi
  • syntymäaika*
  • tehtävänimike, työsuojelutehtävä
  • yhteystiedot kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero, postiosoite, paikkakunta ja laskutusosoite
  • antamasi ruokavalioon liittyvät tiedot
  • osallistumis- ja opintohistoriatiedot mukaan lukien opintojen edistymisen ja suoritusten sekä osallistumisaktiivisuuden seuranta
  • osallistujapalautetiedot
  • muut koulutus- ja tapahtumakohtaiset tiedot

*Syntymäaikatieto kerätään koulutuksissa, jotka johtavat henkilön pätevöitymiseen työterveyshuollon ammattihenkilöksi tai asiantuntijaksi. Syntymäaikatieto kerätään myös koulutuksissa, joissa sitä tarvitaan suoritusta osoittavien korttien tilaamiseen.

Mistä saamme henkilötiedot

Saamme henkilötiedot suoraan sinulta, kun ilmoittaudut ja osallistut koulutukseen tai tapahtumaan. Voimme saada henkilötietoja myös organisaatioltasi, kun organisaatio ilmoittaa sinut koulutukseen tai tapahtumaan.

Mihin luovutamme henkilötietoja

Käytämme IT-palveluntarjoajia, jotka tarjoavat meille tekniset ratkaisut tietojen käsittelyä varten. Henkilötietoja käsitellään kullekin tiedolle soveltuvassa ja tietoturvallisessa IT-palvelussa. Työterveyslaitoksella on sopimus kunkin IT-palveluntarjoajan kanssa ja henkilötietojen käsittelyn ehdoista ja vaatimuksista on sovittu.     

Henkilötietoja ei pääsääntöisesti luovuteta Työterveyslaitoksen tai palveluiden tuottamiseen osallistuvien osapuolten ulkopuolelle. Koulutusten suoritustietoja voidaan kuitenkin luovuttaa koulutuksen hankkineelle organisaatiolle.

Voimme luovuttaa henkilötietoja tieteellistä tutkimusta tekeville tahoille lain sallimilla tavoilla.  

Voimme luovuttaa henkilötietoja viranomaisille lainsäädännön velvoittaessa lain sallimilla tavoilla.

Siirrämmekö henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Emme pääsääntöisesti siirrä henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle. Tästä poikkeuksena voivat olla jotkin IT-palveluntarjoajat, jolloin tietoja voidaan siirtää EU/ETA-alueen ulkopuolelle tietosuoja-asetuksen sallimilla tavoilla.

Miten kauan säilytämme henkilötietoja

Säilytämme henkilötietoja niin pitkään kuin on tarpeen lakisääteisten vaatimusten täyttämiseksi ja asiakassuhteen hoitamiseksi.

Työterveyshuollon ammattihenkilöiden ja asiantuntijoiden pätevöittävän koulutuksen tai arvosanoja sisältävän koulutuksen suoritustiedot säilytetään pysyvästi. Muiden koulutusten suoritustiedot säilytetään 10 vuotta.

Teemmekö automaattista päätöksentekoa tai profilointia

Emme tee automaattista päätöksentekoa koulutus- ja tapahtumarekisterin tietojen perusteella.

Mitä tietojen antaminen merkitsee

Henkilötietojen kerääminen on välttämätöntä koulutukseen tai tapahtumaan osallistumiseksi.

Sinun oikeutesi

Sinulla on useita henkilötietoihin kohdistuvia oikeuksia, jotka vaihtelevat eri tilanteissa. Voit tehdä Työterveyslaitokselle henkilötietojasi koskevan pyynnön Työterveyslaitoksen lomakkeella tai vapaamuotoisesti. Toimita pyyntö Työterveyslaitoksen tietosuojavastaavalle.

Rekisterinpitäjän ja tietosuojavastaavan yhteystiedot

Työterveyslaitos, PL 40, 00032 Työterveyslaitos, puhelinvaihde 030 474 1

Työterveyslaitos

Koulutukset ja tapahtumat koulutusinfo(at)ttl.fi

Tietosuojavastaavan puhelinnumero 030 474 2429 ja sähköposti tsv(at)ttl.fi

Luottamuksellisen asian hoitamiseksi voit lähettää Työterveyslaitokseen tietoturvallisen sähköpostiviestin. Sinulla pitää olla toimiva sähköpostiosoite ja puhelinnumero, jotta voit viestiä tietoturvallisesti Työtyöterveyslaitoksen kanssa.

Tietoturvallinen sähköpostiviesti Työterveyslaitokselle

Valvontaviranomaisen yhteystiedot

Tietosuojan valvontaviranomaisena toimii Suomessa Tietosuojavaltuutetun toimisto, josta saa tietoa henkilötietojen käsittelystä ja jonne voi myös tehdä valituksen.

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Tietosuojavaltuutetun toimiston yhteystiedot

Avainsanat

tietosuoja
rekisterit
koulutus
tapahtuma