Millä bussilla pääsen uudelle toimistolle? Entä mistä minun tulee klikata, kun kirjaudun uuteen projektijärjestelmään?
Kun työpaikalla tapahtuu iso muutos – kuten toimitilan vaihto tai uuden digitaalisen järjestelmän käyttöönotto – se vaikuttaa ihmisten arkeen. Uuden tiedon ja ympäristön ymmärtäminen tapahtuu vähitellen, kun kartta tai järjestelmä piirtyy ihmisen muistiin.
Teknologisten järjestelmien tai uusien toimitilojen valmistelussa, suunnittelussa ja käyttöönotossa ihminen on nostettava keskiöön.
Hyviä käytäntöjä tähän on löytynyt kahden meneillään olevan Työterveyslaitoksen hankkeen avulla. Kerromme seuraavaksi, mitä olemme hankkeissa oppineet.
Riittävä perehdytys uuteen teknologiaan tärkeää
Digitalisaatio on sekä toimintatapojen uudistamista, sisäisten prosessien digitalisointia, että palveluiden sähköistämistä. Muutos on niin kokonaisvaltainen, että koko henkilöstön osallistaminen on ensiarvoisen tärkeää.
Terveydenhuollon työntekijät digimurroksessa -hankkeessa on huomattu, että käyttöönoton edistyminen organisaatiossa on riippuvainen erilaisista yksilöistä teknologioiden omaksujina. Hankkeessa poraudutaan laajemminkin siihen, miten digitalisaatio vaikuttaa terveydenhuollon moniammatilliseen yhteistyöhön, asiantuntijuuden rakentumiseen ja uudenlaisiin vuorovaikutuksen tapoihin.
Vaativissa teknologian käyttöönottoprosesseissa ja uusissa sähköisissä palveluissa on riski, että ne voivat jäädä vajaakäytölle henkilökunnan vastustuksen ja puutteellisen osaamisen takia. Ammattilaiset tarvitsevat riittävän perehdytyksen käyttöönotossa – ja usein työ, työnjako ja vastuut pitää suunnitella uudestaan. Muutosprosessissa avaintoimijoina olevat esimiehetkin tarvitset räätälöityä tukea ja osaamista prosessin luotsaamiseen.
Omaksujien näkemykset teknologian käytöstä aiheutuvasta hyödystä sekä käytön helppous ovat avaintekijöitä myönteisen asenteen omaksumisessa. Kun koemme tietojärjestelmän edesauttavan työssä suoriutumisestamme eikä käyttäminenkään ole liian monimutkaista, muotoutuu asenteemme kuin itsestään teknologiaa kohtaan myönteisemmäksi. Näin myös käyttöönoton kynnys madaltuu niin että vastarintaisinkin uskaltaa astua sen yli.
Muutto ei ole vain tavaroiden siirtelyä
Muutosten lähteillä – Siltoja uuteen työhön (SILTA) -tutkimushankkeessa tutkitaan puolestaan yhteisöllisyyden rakentumista, verkostoitumista ja uusien työtilojen käyttöönottoa. Työtilat ja uudet vuorovaikutustavat kietoutuvat yhteen, kun tutkimuskohteena olleen kuuden organisaation yhteenmuutto toi mukanaan nykyaikaisten tilaratkaisujen lisäksi sosiaaliset kontaktit.
Toimitilakehittämisellä, uudelleen järjestelyillä ja remontoinnilla yritykset ja organisaatiot tavoittelevat yleensä parempia teknisiä ratkaisuja ja viihtyvyyttä. Toimitiloilta vaaditaan myös sujuvaa muunneltavuutta.
Organisaatioiden muutot uusiin toimitiloihin, eivät ole pelkästään tavaroiden, tietokoneiden ja digivälineiden siirtoa paikasta toiseen. Muutto on aina muutos aikaisempaan toimintatapaan, arkisiin käytäntöihin sekä sosiaaliseen ympäristöön.
Olemme saaneet SILTA-hankkeessa selville, että sosiaalinen pääoma ja työtilatyytyväisyys ovat vahvasti yhteydessä toisiinsa. Vastavuoroisuutta ja luottamusta kannattaa vaalia.
Yhteisöllisyydellä ja vuoropuhelulla hyvä tulee!
Laajan teknologisen järjestelmän käyttöönottoprosessi ja toimitilan uudelleensijoittelu tai fyysinen muutto ovat siis molemmat kulttuurinmuutoksia organisaatiossa. Ja kulttuuri syntyy ja muuttuu sen toimijoiden vuorovaikutuksesta, yhdessä tekemisestä ja yhteisistä kokemuksista.
Aito kulttuurinmuutos ei tapahdu johdon loppuun hiotun ja tarkan suunnitelman myötä, vaikka systemaattisuus muutoksen johtamisessa onkin tärkeää. Eikä onnistunut käyttöönotto ole vain tekninen prosessi, vaan koko organisaation sisäinen oppimisprosessi.
Tarvitaan keskeneräisyyttä sietävä johtava, joka uskaltaa antaa henkilöstölleen aikaa ymmärtää muutoksen tarkoitus ja luottaa henkilöstönsä haluun ja kykyyn oman työnsä suunnittelijana.
Tarvitaan myös koko henkilöstöä osallistavaa otetta, yhteisöllisyyttä, kollegan tukea. Kukapa ei toivoisi kaverin apua, kun hapuilee järjestelmäviidakossa tai haparoi oikeaa valintaa reittioppaassa? Kollektiivinen ongelmanratkaisu kartuttaa yksilöiden osaamista ja luo sosiaalista pääomaa ihmisten välille.
Kun pakettiin vielä lisätään riittävää resursointia uuden oppimiselle ja hyvää vuoropuhelua kaikkien ammattilaisten kesken, ovat onnistuneen uudistumisen avaimet käsissä.
Pidetään kaikki toimijat – organisaation johdosta loppukäyttäjään – mukana prosessissa sen suunnittelusta aina lopulliseen käyttöönottoon ja ylläpitoon saakka! Ja muistetaan ettei prosessi pääty siihen, kun järjestelmä otetaan käyttöön tai muuttolaatikot kannetaan kynnyksen yli. Prosessit vaativat jatkuvaa päivittämistä, jatkokehittämistä ja uudistamista.
Kommentointi