Viesti avoimesti ja läpinäkyvästi

Työympäristömuutoksessa suunnitelmallinen viestintä ja vuoropuhelu ovat välttämättömiä. Niiden avulla tieto kulkee ammattilaiselta toiselle prosessin eri vaiheissa ja käyttäjien tarpeet otetaan aidosti huomioon suunnittelussa ja päätöksenteossa. Erityisesti siirryttäessä hankevaiheesta toiseen (esimerkiksi suunnittelusta rakentamiseen) on syytä varmistaa, että osapuolilla on riittävä tieto ja yhteisymmärrys projektin etenemisestä.

Projektisuunnitelman tueksi tarvitaan viestintäsuunnitelma. Siinä kuvataan, kuka viestii, kenelle, milloin ja millä tavoin. Viestijöiden on hyvä olla mukana myös muutostyöryhmissä.

Aloita viestintä ajoissa. Näin saat tilan käyttäjät mukaan heti muutoksen käynnistyessä. Pitkässä prosessissa on hyvä pohtia myös, miten yhteys henkilöstöön säilytetään.

Esimerkiksi keskustelutilaisuudet, intranet, tutustumiskäynnit, mallityöpisteet ja kuvat konkretisoivat tulevaa työympäristöä. Tiedon pitää olla saatavilla helposti, kohderyhmälle sopivalla tavalla. Mitä läpinäkyvämpi muutos on, sitä parempi.

Perusteltu päätös on helpompi hyväksyä

Hyvä muutosviestintä on rehellistä. Perustele, miksi tietyt linjaukset on tehty. Silloin päätökset on helpompi hyväksyä. Jos jokin päätös on pakko hyväksyä ilman vaihtoehtoja, työntekijöille ei saa antaa sellaista vaikutelmaa, että heillä olisi mahdollisuus valita.

Toista tärkeitä asioita säännöllisesti. Vaikka jokin asia olisi esihenkilöille jo tuttu, se voi olla vielä työntekijöille jäsentymätön. Suurta informaatiomäärää on vaikea ottaa vastaan kerralla.

Rohkaise henkilöstöä keskustelemaan uudenlaisista työn tekemisen tavoista ja pelisäännöistä. Älä unohda tunteiden käsittelyä. Jatka keskustelua ja arviointia muutoksen jälkeenkin.

Myös meillä Työterveyslaitoksessa on käynnissä oma työympäristömuutos. Kuuntele, millaisia vinkkejä vanhempi asiantuntija Suvi Hirvonen antaa viestinnän johtamiseen. Videon kesto on 3:08.

Muista ainakin nämä:

Viesti ajoissa ja ole rehellinen.
Laadi viestintäsuunnitelma osaksi tilahankkeen projektisuunnitelmaa.
Käytä monipuolisesti viestinnän keinoja ja menetelmiä.
Toista tärkeitä asioita säännöllisesti.
Tee muutos läpinäkyväksi.
Muista myös tunteet. Jos tunteita ei käsitellä, ne vaikuttavat pidempään.
Rakentamisen prosessi: Sovi selkeät vastuut ja kanavat, jotta tieto välittyy sujuvasti käyttäjiltä suunnittelijoille hankkeen eri vaiheissa.