Möten utan brådska – lyckliga slumpar förvandlar expertarbetet

Undersökning: Över hälften av alla experter träffar på lyckliga slumpar, dvs. upplevelser av serendipitet, i sitt arbete. Typiska nyttor är nya idéer, produkter, verksamhetssätt och lösningar. Det lönar sig för arbetsplatserna att även under coronapandemin satsa på faktorer som möjliggör dessa slumpar, dvs. på möten mellan människor, lugna pauser och psykologisk säkerhet.

Enligt Arbetshälsoinstitutets undersökning är upplevelser av serendipitet, dvs. lyckliga slumpar, vanliga i expertarbete. Av de personer som besvarade enkäten om serendipitet uppskattade över hälften (54 procent) att de i sitt arbete ofta träffar på nyttig information, idéer eller annat som de inte sökte efter. Upplevelserna är vanligare hos kvinnor än hos män.

– Vetskapen om serendipitet har ännu inte spridit sig vitt i Finland trots att den är en väsentlig del av expertarbetet. Serendipitetens stora roll blir ofta förbisedd i ett arbetsliv som är genomsyrat av planering, rationalitet och brådska. Vi hoppas att man i och med dessa forskningsresultat börjar skapa lämpliga förhållanden för slumpar på allt fler arbetsplatser, säger Minna Toivanen, äldre sakkunnig på Arbetshälsoinstitutet.

Typiska nyttor som dessa slumpar leder till var idéer, produkter, verksamhetssätt eller lösningar som var nya eller nyttiga för arbetet. Ibland kan hela organisationen gynnas av den lyckliga slumpen om den exempelvis leder till en ny betydande kund eller om det är fråga om en idé till en ny produkt.

Expertens eget arbete kan bli smidigare och slumparna kan även påverka karriären eftersom en nytta som ofta nämndes var en ny arbetsplats eller en ny roll i organisationen.

Det krävs interaktion och möten ansikte mot ansikte

Lyckliga slumpar skedde särskilt på den egna arbetsplatsen, vid inofficiella möten på arbetsplatsen eller under själva arbetet: arbetstagaren väntade kanske på kaffe vid kaffeautomaten och råkade höra något betydelsefullt. Även utbildningar samt händelser och möten utanför arbetsplatsen var betydande platser för lyckliga slumpar.

Allt som allt verkar social interaktion och att möta människor ansikte mot ansikte vara de viktigaste källorna för upplevelser av serendipitet inom expertarbete.

Det skulle vara bra för organisationer att facilitera interaktionen mellan arbetsgrupper, team, arbetsgemenskaper, enheter, avdelningar eller andra undergrupper och skapa platser där möten kan ske.

Undersökningsenkäterna och -intervjuerna genomfördes före coronapandemin. I och med pandemin har många organisationer gjort ett digitalt språng när arbetstagarna i stor skala har övergått till distansarbete.

– Vanligen anser man att digitala omgivningar gynnar serendipitet, alltså lyckliga slumpar. Å andra sidan minskar distansarbete dock möjligheterna att uppleva dem. Det krävs sådan praxis inom distansarbete som stöder möten, säger specialforskare Marja Känsälä från Arbetshälsoinstitutet.

Sådan praxis är till exempel virtuella kaffe- och lunchpauser, promenadmöten under vilka man pratar med kolleger i telefonen och indelning i mindre grupper på möten för att möjliggöra social interaktion.

– När distansarbetets mängd ökar är faran att mängden lugn interaktion minskar.  Chefen ska säkerställa att interaktionen bevaras även i distansarbetsförhållanden där interaktionens karaktär är olika. I gemensamma virtuella möten är det bra att till exempel spara lite tid och plats åt personliga nyheter och tankar. Alla som deltar i interaktionen har också ett ansvar att vara närvarande, att lyssna och delta, säger Minna Toivanen.

Lugna stunder matar nya insikter

Brådskan i arbetsgemenskapen och den relaterade knappa gemensamma tiden hindrade personer från att ta hänsyn till och utnyttja slumpar. När människor har bråttom agerar de enligt gamla vanor och hinner inte överväga nya insikter.

– Lyckliga slumpar får inte plats i en jäktig arbetsdag. Om man endast koncentrerar sig på sitt snävt begränsade fokus har man inte tid att iaktta något nytt, ta till sig idéer eller realisera idéerna. Ändringar kräver sin tid, och på samma sätt behöver sinnet tid att vandra. Att överraskande insikter ofta uppstår i lugna och avslappnade stunder, såsom när man är ute med hunden, vittnar om detta, säger Minna Toivanen.

Slumpar kan vara betydelsefulla med tanke på reformer i arbetet. Därför lönar det sig att på arbetsplatserna fundera över sätt att möjliggöra slumpar när arbetstagarnas resurser samtidigt är bundna i digitalisering, kontinuerliga förändringar, överflöd av information och hård tidspress.

Dessutom observerade man att psykologisk säkerhet är en bra grund för reformer, såsom att ta initiativ eller tillämpa nya idéer på arbetsplatsen.

Arbetstagaren kan lära sig känna igen slumpar

Lyckliga slumpar är inte endast slumpar. En individ kan påverka deras realisering, dvs. påverka om hen känner igen användbara observationer i floden av stimuli.

Serendipitet kräver alltid en stark grund, alltså information eller upplevelser som den nya observationen eller idén kan fästa sig vid. Dessutom var lyckliga slumpar tydligt förknippade med individens transformativa arbetsmetoder. Det krävs öppenhet för att förväntningar inte hindrar människor att få nya insikter.

– Eftersom serendipitet inte kan förutses kan man inte kontrollera det, men det kan matas. Var och en kan utsätta sig för eventuella slumpar, vara öppen för nya saker, söka sig till nya situationer eller nya människor eller medvetet granska den egna arbetsmiljön med nya ögon, säger Minna Toivanen.

Undersökningsrapport (endast på finska)

Onnekkaat sattumat ja psykologinen turvallisuus uudistumisen lähteinä työpaikoilla (julkari.fi)

Forskningsprojektet om slumpar

Ytterligare information

Dela innehåll på sociala medier!