Information behövs för stödjandet av arbetsförmågan

Informationshantering behövs i samarbetet med företagshälsovården för att informationen ska vara möjligast aktuell och tillförlitlig och kunna användas för beslutsfattandet. Det förutsätter att man kommer överens om hur den information som samlats på arbetsplatsen och inom företagshälsovården ska utnyttjas. När det gäller stödjandet av arbetsförmågan måste man till exempel komma överens om vilken information som utbyts och på vilket sätt, samt hur utbytet iakttar bestämmelserna om dataskydd och datasäkerhet. När informationshanteringen utvecklas inom företagshälsovården och på arbetsplatsen är det skäl att sträva efter att informationen registreras strukturerat och systematiskt i datasystemen. Endast på så sätt kan informationen nyttjas utan att någon behöver registrera den separat i ett annat system.

Bild 2 Modellen ovan beskriver den övergripande informationshanteringen ur ett samarbetsperspektiv när det gäller stödjandet av arbetsförmågan. Modellen illustrerar vilken information som behövs i den verksamhet som stöder arbetsförmågan, var information finns och hur ett fungerande samarbete ser ut i fråga om att nyttiggöra informationen. Genom att trycka på plustecknet hittar du mer information om respektive delområde.

I samarbetet med företagshälsovården ska målen för nyttjandet av information samt åtgärderna för att uppnå målen fastställas. Målen ska grunda sig på gemensamt konstaterade behov gällande ledarskapet för främjande av arbetsförmåga, som kan variera beroende på arbetsplatsen och dess situation. Det bör observeras att informationshanteringen och nyttjandet av information inte är separata funktioner från arbetsförmågeledarskapet, utan att det är fråga om att tillgodogöra sig av den information som samlas i det dagliga samarbetet för att uppnå de gemensamt överenskomna målen.

I detta sammanhang behandlar vi informationen som behövs i ledarskapet för främjande av arbetsförmåga ur tre olika perspektiv. Information behövs om förebyggande/förutseende verksamhet som förebygger arbetsoförmåga, kontinuerlig verksamhet som upprätthåller arbetsförmågan samt responsiv verksamhet som löser redan uppkomna problem med arbetsförmågan.

Arbetsplatsens egna individuella behov samt samarbetets karaktär avgör behovet av information och prioriteringar. Det är också värt att notera att mycket av den information som produceras i samarbete kan utnyttjas i mer än ett av ovan nämnda delområden. Till en viss del överlappar verksamheterna också varandra.

Uppgift: Välj från listan den information du använder när du förbereder dig inför ett möte om verksamhetsplanen.

När man planerar insamlingen av information och när man samlar in information som behövs för arbetsförmågeledarskapet i samarbetet med företagshälsovården är det bra att tillsammans komma överens om och fastställa

• för vilket ändamål informationen samlas in och vad syftet med datainsamlingen är
• hur och varifrån information samlas in (från olika system, pm, möten osv.)
• vem som samlar in information
• när information samlas in
• i vilken form informationen behövs och hur den redigeras och analyseras
• vem som ska granska informationen
• i vilka forum informationen kommer att användas
• vad informationen används till och vilka åtgärder den leder till.

Även när man planerar nya sätt att samla in information ska ovanstående frågor beaktas. Det kan till exempel vara fråga om enkäter eller att ett nytt behov eller mål för ledarskapet för att främja arbetsförmågan som uppstår. Det kan också vara bra att utreda om det redan finns sådan information eller sådana informationskällor som kan nyttiggöras bättre, i stället för att hitta nya sätt att samla in information. 

Det är vanligt att det inom ramen för samarbetet samlas enorma mängder med information, varav en stor del inte nyttjas.  Det är ingen idé med att samla in information som inte används.

Informationen som behövs vid olika möten och forum i samarbetet med företagshälsovården ska finnas tillgänglig i ändamålsenlig form. Den part som till exempel behandlar sjukfrånvaron och därtill hörande kostnader ska med fördel samla in, analysera och sammanställa informationen så att alla parter kan tillgodogöra sig av den och utnyttja den i planeringen av fortsatta åtgärder. Då kan tiden som reserverats för möten användas effektivt.

Tolkningen av informationen genomförs i enlighet med en överenskommen systematisk praxis. Syftet med den gemensamma tolkningen av informationen är att vid behov anpassa verksamheten och identifiera eventuella nya behov av information för stödjandet av arbetsförmågan.

Båda parter i samarbetet samlar in information som behövs i ledarskapet för främjande av arbetsförmåga. Därför är det viktigt att i den praktiska verksamheten bland annat beakta samarbetsmötenas sammansättning: vem deltar i vilka gemensamma möten och varför? Det avgörande är mötets syfte och mål, samt den information som samlas in för att uppnå målet och som behövs vid mötet.

När samarbetet med företagshälsovården inleds, verksamheten utvecklas eller prioriteringarna för verksamheten ändras, kommer man överens om de samarbetsmöten och forum till vilka information samlas och under vilka information behandlas. Mötena ska ha tydliga agendor, mål och tidsplaner.

Mötenas sammansättning och de olika deltagarnas roller och ansvarsområden ska fastställas på förhand i enlighet med mötets agenda och mål. Det är viktigt att sådana personer deltar i mötena som kan samla in och analysera den information som behövs, samt personer som kan fatta beslut och utarbeta åtgärder utifrån informationen.

Före mötena bör man komma överens om i vilket skede informationen ska samlas in och delges parterna. Information kan dels vara sådan som parterna behöver ta del av redan före mötet, dels sådan som kan behandlas först på mötet. Man ska komma överens om i vilken form och när informationen ska finnas tillgänglig för alla parter. Det är bra om alla deltagare har förberett sig inför mötet så att de känner till vilka frågor som ska behandlas samt vilken roll varje deltagare har.

Hur ofta samarbetsmöten hålls beror på ämnet, behovet, mängden information som producerats mellan mötena samt på överenskomna fortsatta åtgärder. Ett av de viktigaste syftena för mötena är att komma överens om uppföljning.

Verksamheten och samarbetet med företagshälsovården bör utvärderas regelbundet. För utvärderingen reserveras tid och parterna ska förbereda sig för den. I en stor organisation ska både de personer som ansvarar för samarbetet med företagshälsovården och de som genomför samarbetet delta i utvärderingen. Vanligen deltar representanter för arbetsplatsens ledning, personaladministrationen, arbetarskyddet och företagshälsovården. Resultaten av utvärderingen bör utnyttjas när man planerar den kommande verksamheten, till exempel i HR-processerna på arbetsplatsen och när man utarbetar verksamhetsplanen eller utvecklar verksamheten och arbetarskyddet. Utvärderingen nyttiggörs i de forum som är centrala med tanke på vad som utvecklas.

Vidta följande åtgärder tillsammans:

• Fastställ behoven för insamling av information samt målen.
• Planera insamlingen av information.
   
• Nyttiggör den information som redan samlats innan ni planerar nya metoder eller källor för insamling av information.
• Sammanställ den insamlade informationen till olika samarbetsforum och analysera den. 
• Planera gemensamma möten utifrån deras syften och den information som ska diskuteras vid mötena. 
• Kom överens om roller och ansvarsområden på mötena – vem ska fram vilken information och varför? Vem deltar och varför?
• Se till att insamlingen av information leder till åtgärder och bidrar till att ni uppnår ett gemensamt mål. 
• Utvärdera er verksamhet tillsammans regelbundet.