Tietosuojaseloste: Työkyvyn edistäminen vuorotyössä

Työkyvyn edistäminen vuorotyössä – keskeiset kehittämiskohteet ja vaikuttavat hallintakeinot -hankkeen tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste 

Työkyvyn edistäminen vuorotyössä – keskeiset kehittämiskohteet ja vaikuttavat hallintakeinot 

Rekisterinpitäjä

Työterveyslaitos

00032 Työterveyslaitos

 

Tutkimuksen johtaja 

tutkimuspäällikkö Mikael Sallinen 

 

Tutkimuksen suorittajat 

Hankkeen suorittajat jakautuvat aineistolähtöisesti seuraavasti:

Kysely-, haastattelu- ja työpaja-aineisto (oikeus käsitellä henkilötunnisteisia aineistoja):

  • vanhempi asiantuntija Irmeli Pehkonen, FT
  • tutkimuspäällikkö Mikael Sallinen, PsT

Työaikarekisteriaineisto (oikeus käsitellä henkilötunnisteetonta aineistoa):

  • tutkimusprofessori Annina Ropponen
  • vanhempi asiantuntija Aki Koskinen 
  • erityisasiantuntija Maria Hirvonen 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on tehdä tieteellistä tutkimusta niiden tekijöiden tunnistamiseksi, jotka ovat yhteydessä työkykyriskiin vuorotyössä. Lisäksi tarkoituksena on tunnistaa ratkaisuja, joiden avulla tätä riskiä voidaan hallita. Henkilötietoja tarvitaan kysely-, haastattelu- ja työpaja-aineistojen keräämiseen. Osana henkilötietojen keräämistä työnantaja luovuttaa työntekijöidensä sähköpostiosoitteet Työterveyslaitokselle tätä nimenomaista tutkimusta varten.    

Työaikarekisteriaineisto, joka sisältää myös sairauspoissaolot ilman diagnoosi- tai muuta terveydentilaa koskevaa tietoa, on työnantajalle tästä tai muusta tutkimuksesta riippumattomasti muodostunutta tietoa. Työnantaja luovuttaa aineiston (vuodet 2016-2019) Työterveyslaitokselle tutkimuskäyttöön ilman suoria henkilötunnistetietoja eli pseudonymisoidussa muodossa.  

Henkilötietojen käsittelyn peruste on kysely-, haastattelu- ja työpaja-aineistojen osalta suostumus ja työaikarekisteriaineiston osalta EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1e kohdan sekä Tietosuojalain 4.1.3 §:n mukaisesti yleistä etua koskeva tieteellinen tutkimus. Työterveyslaitoksen lakiin kirjattu tehtävä on harjoittaa ja edistää työn ja terveyden välisen vuorovaikutuksen tutkimusta ja käsitellä siinä tarkoituksessa henkilötietoja työntekijöiden terveydentilan kehityksen tutkimusta ja seurantatehtävää varten. Tietojen siirtäminen ja tallentaminen Työterveyslaitokselle on suunniteltu Työterveyslaitoksen tietoturva- ja tietosuojaohjeen sekä hyvän tutkimuskäytännön mukaiseksi. 

Mitään tutkimusaineistoa ei analysoida tunnistetiedoin. Aineistojen tilastollinen käsittely ja analysointi tehdään aineistosta, josta henkilötunnistetiedot on poistettu ja korvattu satunnaistetulla tutkimusnumerolla, jonka perusteella yksittäistä vastaajaa ei voida tunnistaa.  Tutkittavien yksityisyyden suoja on turvattu, sillä tietoja käsitellään ja raportoidaan tilastollisessa, ryhmätason muodossa. Yksittäisiä henkilöitä ei voida tunnistaa raportoiduissa tuloksissa.  Tässä hankkeessa on varauduttu henkilötietoa sisältävän datan tietoturvalliseen siirtoon ja käsittelyyn usein eri keinoin. 

Rekisterin tietosisältö 

Alla on kuvattu tietosisällöt aineistokohtaisesti. 

Kyselyaineisto

Yksilöintitiedot: yksilöllinen tutkimustunniste 

Henkilöstölle suunnatussa työhyvinvointikyselyssä taustatietoina ikä, sukupuoli, koulutus, työtehtävät, työuran kesto. Kyselyssä kartoitetaan työoloja, työhyvinvointia, työpaikan toimintatapoja ja työilmapiiriä, terveyttä ja elintapoja sekä kehittämistarpeita työkyvyn edistämiseksi.  Johdolle, esihenkilöille, henkilöstöhallinnolle, työsuojelulle ja luottamushenkilöille suunnatussa työkykyjohtamisen kyselyssä taustatietona ammattiryhmä. Kyselyssä kartoitetaan työkykyjohtamisen tavoitteita, resursseja, riskien hallintaa, henkilöstön osaamista ja voimavaroja, sosiaalista vastuuta, käytäntöjä, mittareja, toteutusta, tiedonkulkua, seurantaa sekä arviointia ja yhteistyötä. 

Haastatteluaineisto

Yksilöintitiedot: nimi, myöh. yksilöllinen tutkimustunniste

Osallistujaorganisaatiossa toteutetaan ryhmähaastatteluja keväällä ja kesällä 2022.

Kutsumme haastatteluihin työntekijöitä, johtoa, esihenkilöitä, henkilöstöhallinnon ja työsuojelun edustajia, luottamushenkilöitä sekä työterveyshuollon edustajia.  

Haastatteluissa syvennetään kyselyissä saatua tietoa. Haastatteluissa painopiste on ymmärryksen lisääminen henkilöstön työkykyyn keskeisesti vaikuttavista tekijöistä ja heidän työkykyään edistävistä keinoista.  

Haastattelut nauhoitetaan ja nauhoitukset analysoidaan teemaperusteisesti. Analyysit ovat sähköisessä muodossa.  

Työpaja-aineisto

Yksilöintitiedot: nimi, myöh. yksilöllinen tutkimustunniste

Osallistujaorganisaatiossa toteutetaan kolme työpajaa syksyllä 2022. Kutsumme työpajoihin työntekijöitä, johtoa, esihenkilöitä, henkilöstöhallinnon ja työsuojelun edustajia, luottamushenkilöitä sekä työterveyshuollon edustajia.  

Työpajoissa käydään läpi siihen mennessä saatuja tuloksia, tunnistetaan keskeiset kehittämisen kohteet ja keinot niiden kehittämiseksi sekä arvioidaan toteutettua toimintamallia työkyvyn edistämiseksi vuorotyössä. 

Työpajoja ei nauhoiteta, vaan niiden osalta tutkimusaineistona toimivat kirjalliset muistiinpanot ja niiden tuotokset (molemmat sähköisessä muodossa). 

Työaikarekisteriaineisto

Yksilöintitiedot: työnantajan työntekijänumero, joka mahdollistaa yksilöiden tunnistamisen, mutta ei ole henkilötunniste, jolla henkilö voitaisiin suoraan tunnistaa

Työnantajan työaikarekisteritiedoista päivämääräkohtaiset työaikatiedot ja poissaolokoodit (eivät sisällä tietoa diagnoosista tai muuta tietoa terveydentilasta) sekä työtehtävät ja työskentelypaikka työvuoron aikana. Aineisto kattaa vuodet 2016-2019.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Tutkimustiedostot ja yhteenvetotiedostot ovat tietoturvallisuuskriteerit täyttävällä verkkolevyllä, jolle on oikeudet tutkimukseen osallistuneilla tutkijoilla ja TTL:n tietohallinnolla. Pääsy tiedostoihin edellyttää käyttäjätunnusta ja salasanaa. Tunnistetiedot poistetaan analysointivaiheessa.  

Henkilötietojen vastaanottajat ja käsittelijät 

Tutkimusaineistoa ei käsitellä tutkimusryhmän ulkopuolella eikä tutkimusaineistoa siirretä Työterveyslaitoksen ulkopuolelle. Työterveyslaitoksen IT-palveluiden tuottaminen on ulkoistettu Valtti Kumppanit Oy:lle. 

Henkilötietojen siirtäminen 

Tutkimusaineistoa ei siirretä EU/ETA-maiden ulkopuolelle. 

Henkilötietojen säilytysaika 

Hanke päättyy 28.2.2023, jonka jälkeen tutkimustulosten tieteellinen raportointi jatkuu. Aineistoa säilytetään tutkimusraportoinnin edellyttämän ajan, kuitenkin enintään 10 vuotta, minkä jälkeen se arkistoidaan Työterveyslaitosta koskevan Kansallisarkiston päätöksen mukaisesti pysyvästi. 

Tietosuoja-asetukseen perustuvat tutkittavan oikeudet 

Alla on kuvattu tutkittavan tietosuoja-asetukseen perustuvia tutkittavan oikeuksia aineistokohtaisesti.

Tutkittavalla on oikeus saada pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin (tietosuoja-asetuksen 15 artikla). Tutkittavalla on myös oikeus pyytää henkilötietojensa oikaisua rekisterin ylläpitäjältä (tietosuoja-asetuksen 16 artikla). Nämä oikeudet koskevat tutkimuksessa kerättäviä haastattelu- ja työpaja-aineistoja sekä työaikarekisteriaineistoa. Tutkittavalla on myös oikeus perua suostumuksensa.  Tämä oikeus koskee tutkimuksessa kerättäviä haastattelu- ja työpaja-aineistoja, joissa suostumusta kysytään. Suostumuksen perumistilanteessa henkilöstä kerätyt tiedot poistetaan tutkittavana olevasta aineistosta ja siirretään arkistoon.

Tutkittavalla on oikeus vastustaa häntä koskevien tietojen käyttöä tutkimuksessa (tietosuoja-asetuksen 21 artikla). Tällöin henkilön tietoja ei käytetä tutkimuksessa. Tämä oikeus koskee työaikarekisteriaineistoa. 

Tutkittavalla on oikeus rajoittaa häntä koskevien tietojen käyttöä (tietosuoja-asetuksen 18 artikla). Tämä oikeus koskee tutkimuksessa kerättäviä haastattelu- ja työpaja-aineistoja sekä työnantajalta saatavaa työaikarekisteriaineistoa. Tällöin henkilön tietojen käsittely keskeytetään ja sitä jatketaan vain siinä tapauksessa, ettei rajoittamiselle ole enää perustetta.  

Kyselyiden osalta suostumuksen peruuttaminen, pääsy itseä koskeviin henkilötietoihin, henkilötietojen oikaisu ja käytön rajoittaminen voidaan toteuttaa vain, mikäli henkilö on mahdollista tunnistaa kerättyjen epäsuorien henkilötunnistetietojen perusteella aineistosta

Yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisia rekisteröidyn oikeuksia 

(https://www.ttl.fi/tietosuojakaytanto-tyoterveyslaitoksessa/ )

(https://www.ttl.fi/tietosuojakaytanto-tyoterveyslaitoksessa/) koskevan pyynnön voi tehdä Työterveyslaitokselle lomakkeella tai vapaamuotoisesti kirjallisena toimittamalla se Työterveyslaitoksen tietosuojavastaavalle. 

Tulosten raportoiminen 

Tutkittavien yksityisyyden suoja on turvattu tulosten raportoinnissa. Tietoja käsitellään ja raportoidaan tilastollisessa, ryhmätason muodossa. Yksittäisiä henkilöitä ei voida tunnistaa raportoiduissa tuloksissa. 

 

Lisätietoa tietosuojakäytännöstä:

https://www.ttl.fi/tyoterveyslaitoksen-tutkimustoiminnan-tietosuojakayt…

Tutkimusaineisto muodostaa henkilörekisterin. Annamme myös mielellämme lisätietoja:

 

Rekisterinpitäjä Työterveyslaitos

Topeliuksenkatu 41 b 

00250 Helsinki 00032 

p. 030 4741 (vaihde)

 

Rekisterin vastuuhenkilö 

Mikael Sallinen, PsT, tutkimuspäällikkö 

PL 40 

00320 Työterveyslaitos

p. 030 474 2735

mikael.sallinen [at] ttl.fi

 

Työterveyslaitoksen tietosuojavastaava

Työterveyslaitos tsv [at] ttl.fi

030 474 2429

 

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle 

Suomessa tietosuojan toteutumista valvoo tietosuojavaltuutettu. Tietosuojavaltuutetun toimistosta saa tietoa henkilötietojen oikeasta käsittelystä. Sinne voi myös tehdä valituksen tietosuojan käsittelystä.

Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki

Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki

Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi

Puhelinvaihde: 029 566 6700