Työterveyslaitoksen tutkimuksessa perehdyttiin Kuopion ja Turun yliopistosairaaloiden tilojen ja työprosessien samanaikaiseen kehittämiseen. Molemmissa sairaaloissa tavoiteltiin kustannussäästöjä, sujuvampaa asiakaspalvelua ja työprosesseja sekä yhteisöllisyyden ja viihtyisyyden lisäämistä. Kehittämisessä oli käytetty Lean-ajattelua, jonka vaikutusta Työterveyslaitoksen asiantuntijat arvioivat.
– Tilasuunnittelu on tärkeää, koska muuttuvat tutkimus- ja hoitoprosessit eivät voi toteutua jos toimimattomat tilat ovat esteenä. On suunniteltava tiloja, jotka samaan aikaan parantavat tilankäyttäjien hyvinvointia ja lisäävät tuottavuutta, muistuttaa vanhempi tutkija Virpi Ruohomäki Työterveyslaitoksesta.
– Kuopion ja Turun sairaalat toimivat pioneereina Lean-ajattelun soveltamisessa tilasuunnitteluun. Työprosessien kehittämisessä Leania oli jo käytetty aiemmin.
Lean-ajattelussa korostuu toiminnan jatkuva arviointi, hukka-ajan minimointi, virheistä oppiminen ja henkilöstön mukaan ottaminen kehittämiseen alusta asti.
– Potilaan näkökulmasta Lean tarkoittaa vähemmän jonotusta ja laadukasta hoitoprosessia. Henkilöstön näkökulmasta tämä tarkoittaa oman osaamisen parempaa hyödyntämistä sekä tehokkaampia, turvallisempia ja työtä paremmin tukevia työprosesseja, kertoo Ruohomäki.
Kuopiossa keskityttiin uusien tilojen käyttöönottoon ja kirurgian prosesseihin ja Turussa ns. Elämän alku -prosessiin – raskaana olevista äideistä vastasyntyneiden hoitoon.
Henkilöstön ja potilaiden näkemykset mukaan suunnitteluun
Molemmissa sairaaloissa kehittämisprosessit onnistuivat Leanin avulla hyvin. Turussa tärkeänä onnistumisen syynä nähtiin avainhenkilöstön perehtyminen hankkeeseen hyvissä ajoin. Asiaa oli käsitelty henkilöstökokouksissa, mikä vauhditti suunnittelua ja paransi suunnitelmien laatua. Suunnitteluryhmässä oli mukana myös potilas, joka toi aktiivisesti asiakkaan näkökulman esiin.
Hankkeen johtotähtenä toimivat yhdessä sovitut arvot: perhekeskeinen hoito, potilasturvallisuus ja hukan vähentäminen. Suunnittelussa päädyttiin perhehuoneiden käyttöön ja potilashoidossa onnistuttiin poistamaan pullonkauloja. Kehittämisen tarvetta nähtiin esimerkiksi yhteistyössä arkkitehtien kanssa,.
Henkilöstön opastaminen uusien tilojen käyttöön on tärkeää
Kuopiossa arvioitiin, miten uusiin tiloihin muuttanut henkilöstö koki työympäristönsä ennen ja jälkeen muutoksen. Henkilöstö oli pääosin tyytyväinen. Uudet tilat olivat esteettömät, kalusteet säädettävät, sisäilma oli parantunut ja kokoushuoneita oli saatu lisää. Itsenäinen työskentely sujui hyvin. Sen sijaan yhteisöllisyyden ja yhteistyön koettiin vähentyneen ja työympäristön levottomuuden lisääntyneen.
– Uusiin tiloihin muutettaessa on tärkeää opastaa henkilöstö uusien tilojen käyttöön. Näin sopeutuminen uusiin tiloihin helpottuu ja tilat saadaan paremmin tukemaan työskentelyä, sanoo Ruohomäki.
Kuopiossa seurattiin myös uuden 23 h-hoitoprosessin sujumista uudessa Kaari-sairaalassa. KYSissä suoritetaan vuosittain noin 20 000 leikkausta, joista runsas puolet on päiväkirurgisia toimenpiteitä.
23h-prosessissa potilas saapuu leikkaukseen suoraan kodistaan. Leikkauksen jälkeen potilas siirretään 23h-heräämöön, josta hänet kotiutetaan heti kun hän on tarpeeksi hyvässä kunnossa. Valtaosa potilaista kotiutetaan suoraan heräämöstä suhteellisen lyhyessä ajassa.
– Otimme 23h-prosessista tarkkailun kohteeksi urologian, plastiikkakirurgian ja neurokirurgian prosessit. Laadimme näistä ns. arvovirtakuvaajat, joiden perusteella selvitimme, miten vanha- ja uusi prosessi erosivat toisistaan, kertoo Ruohomäki.
– Uudessa prosessissa vuodeosastolla vietetty aika jäi kokonaan pois. Arvovirtakarttojen avulla henkilöstö sai kokonaiskäsityksen potilaan hoidosta ja samalla mahdollisuuden nähdä hoito potilaan näkökulmasta aikaisempaa paremmin.
Onnistumisen avaimet: muutosjohtaminen, asiakas- ja potilaskeskeisyys sekä henkilöstön osallistaminen
Hankkeessa tuotettiin sairaalajohdolle suunnattu opas, johon on listattu tärkeimmät asiat, jotka sairaalan toimintojen ja tilojen suunnittelussa pitää ottaa huomioon.
- Ammattitaitoinen muutosjohtaminen: Toimintaprosessien ja tilojen kehittämistä kannattaa viedä yhtä aikaa eteenpäin. Tilat pitää suunnitella toimintaprosessien pohjalta ja työn mukaisesti. Hankkeessa on hyvä määritellä yhteiset ydinarvot ja noudattaa niitä koko prosessin ajan. Yhteistyö ja avoin viestintä on onnistumisen edellytys.
- Potilas keskiöön: Toimintaprosessien suunnittelussa potilas on keskiössä ja potilaan hoitoajan minimointi on ydinasia. Potilaan näkökulmaa suunnitteluun voi kysyä esim. potilasjärjestöjen kautta ja myös lapsipotilaiden vanhempia kannattaa kuulla. Henkilöstölle on tärkeää saada kokonaiskäsitys potilaiden hoitopoluista.
- Henkilöstö mukaan suunnitteluun: Avainhenkilöstön on tärkeää aloittaa valmistautuminen hankkeeseen ja tutustuminen muiden ratkaisuihin hyvissä ajoin. Kokeneita sairaalan työntekijöitä kannattaa ottaa mukaan suunnitteluryhmään ja heille tulee varata osallistumiseen myös kunnolla työaikaa. Osallistuminen parantaa henkilöstön sitoutumista, yhteistyötä ja tyytyväisyyttä.
TeLean tutkimushankkeen toteutti Työterveyslaitos (1.8.2014-31.10.2017) yhteistyössä Kuopion ja Turun yliopistollisten keskussairaaloiden kanssa. Tutkimus tehtiin KYS:in ja TYKS:in tiloissa. Tutkimuksen kohteina olivat sekä sairaaloiden tilat että niiden käyttäjät.Tutkittavina henkilöinä olivat sairaaloiden työntekijät ja sairaaloiden suunnittelussa mukana olevat asiantuntijat. Hanketta rahoittivat Työsuojelurahasto (TSR), KYS ja TYKS sekä Työterveyslaitos.
Lisätiedot: vanhempi tutkija Virpi Ruohomäki, Työterveyslaitos, puh. 046 851 3770, virpi.ruohomaki(at)ttl.fi
Opas: Sairaaloiden toimintojen ja tilojen suunnittelu Lean-ajattelulla. Työterveyslaitos 2017.
