Johtaminen ja osallistumisen varmistaminen

Resilientti organisaatio toimii sujuvasti niin normaalioloissa kuin poikkeavissakin tilanteissa. Tämä vaatii tietoista kulttuurin rakentamista. Resilientti organisaatio on sellainen, jossa suunta ja päämäärät ovat selkeitä, päätöksenteko laadukasta ja koko henkilöstö mukana saavuttamassa organisaation tavoitteita, kehittämässä toimintaa ja luomassa uusia toimintatapoja ja (palvelu)tuotteita.
Sisällysluettelo

Resilienttiä organisaatiota rakennetaan johtamalla ihmistä arvostavasti ja suhtautumalla kollegoihin ja heidän ammattitaitoonsa kunnioittavasti, silloinkin, kun kollegan ammattitaito on itselle vierasta. Resilientissä organisaatiossa kaikkien osaamista kehitetään ja päätöksenteon ja toiminnan kehittämisen laatu varmistetaan sillä, että niissä on mukana laaja kirjo näkökulmia.

Tässä osiossa esitellään resilienssiä edistäviä toimintatapoja ja työkaluja johtamiseen, päätöksentekoon, osallistumisen varmistamiseen, kaikkien oppimisen varmistamiseen sekä uusien ratkaisujen ja toimintamallien kehittämiseen.

Kriisijohtaminen ja empatia

Kriisin tullen organisaatio tarvitsee selkeää suuntaa ja toivon ylläpitämistä. Ihmiset tarvitsevat muistutusta siitä, mikä on organisaatiollemme tärkeintä, mikä pitää ainakin saada sujumaan, mihin keskitymme. Lisäksi ihmiset tarvitsevat muistutusta siitä, että pääsemme kriisistä yli, että meillä on taidot ja keinot ja tahto selviytyä. Näistä viestimisessä mikään määrä toistoja ei ole liikaa.

Tarvitaan paras mahdollinen tilannekuva, joka päivittyy jatkuvasti. Jokainen organisaatiossa tarvitsee tietoa siitä, mikä hänen roolinsa kriisin tullen on, suhteessa päivittyvään tilannekuvaan. Tiedon kerääminen ja yhteydenpito tiedon saannin kannalta keskeisiin sidosryhmiin on syytä organisoida selkeästi. Resilienssiä vahvistaa, jos jokaisella organisaatiossa on mahdollisuus tuoda tilanteeseen lisätietoa ja ratkaisuja.

Tarvitaan myös sujuvat päätöksentekovaltuudet ja sijaisjärjestelyt siltä varalta, että tavalliset päätöksentekijät eivät ole paikalla tekemässä päätöksiä. Rutiinipäätökset on syytä delegoida työn tekijöille itselleen. Laaja-alaisemmille päätöksille tarvitaan selkeät valtuudet sen varalta, että kriisi aiheuttaa poissaoloja.

Organisaation kriisikestävyyttä lujittaa inhimillisyys. Ihmiset reagoivat äkillisiin tilanteisiin hyvin monin tavoin. Joillekin tilanne voi olla hyvinkin stressaava ja toisten elämäntilanteet kuormittavat enemmän kuin toisten. Kriisin aikana ja kriisin jälkeen on tärkeää johtaa myös sydämellä eikä vain järjellä. Lisäksi on tärkeää olla inhimillinen myös itseä kohtaan. Omasta jaksamisesta on syytä huolehtia ja pyytää apua ja pitää lepotaukoja niin kauan kuin on itse toimintakykyinen.

Tehtävä 1 – Pohdi yksin

  1. Tee johtotähti-oppaan kipparitesti   ja testaa oma johtamistyylisi

Tehtävä 2 – Pohdi työyhteisösi kanssa

  1. Keskustelkaa: Mitä on ihmistä arvostava johtaminen teidän organisaatiossanne?

Lue lisää kriisijohtamisesta ja empaattisesta johtamisesta

Yhteinen päätöksenteko

Resilientti organisaatio toimii sujuvasti silloinkin, kun asioista tavallisesti päättävät henkilöt eivät ole paikalla. Jokaisen tulisi siis päästä harjoittelemaan laadukasta ja vaativaa päätöksentekoa omassa työssään normaaliarjessa. Tämä käytännössä edellyttää sitä, että jokainen pääsee tekemään työhönsä liittyviä, roolinsa mukaisia päätöksiä itse. Jokaisen tulisi myös tuntea organisaation perustehtävä, tavoitteet ja arvot riittävän hyvin, jotta tarpeen vaatiessa jokainen kykenee päättelemään, miten asioista tulisi päättää. 

Tilanteessa, jossa päätöksiä tulee tehdä nopeasti ja puutteellisella informaatiolla, on kriittistä, että organisaatiossa osataan tehdä laadukkaita päätöksiä. Päätöksenteon laatu paranee, kun päätöksiä ovat tekemässä ne, joilla on paras asiantuntemus asiasta. Päätöksenteko paranee myös sillä, että päätöksiä tehdään useista vaihtoehdosta, ei vain yhdestä tai kahdesta. Kun päätöksenteon pohjana on riittävästi erilaisia vaihtoehtoja, on helpompi arvioida, mitä kriteereitä todella pidetään tärkeinä. Ja mikäli ensimmäinen vaihtoehto ei toimi, on toiseksi paras vaihtoehto jo mietittynä. Organisaation päätöksentekokyky kaiken kaikkiaan paranee, kun opetellaan nopeasti hakemaan useita näkemyksiä ja monia vaihtoehtoja ja valitsemaan niistä.  

Lisähyötynä yhteisen päätöksenteon toimintamallista on, että ihmisten oikeudenmukaisuuden kokemus ja hallinnan tunne paranevat, kun he pääsevät vaikuttamaan itseään koskeviin päätöksiin sekä  ymmärtävät periaatteet, joilla päätökset on tehty.

Mitkä ovat mielestäsi yleisimmin esitettyjä esteitä yhteiselle päätöksenteolle?

Tehtävä 1 – Mieti yksin

  1. Mietittäväksi yksin: mieti yllä olevaa tarinaa. Keksi päätösvaihtoehtoja vielä kolme lisää.
  2. Minkä päätösvaihtoehdon valitset, jos vaihtoehtoja on kaksi (alkuperäinen tilanne). Minkä päätösvaihtoehdon valitset, jos vaihtoehtoja on viisi? 

Tehtävä 2 – Pohdi työyhteisösi kanssa

  1. Toteuta Osallistumisen jana ja varaa aikaa sen työstöön yhdessä työyhteisösi kanssa. Lataa Osallistumisen jana -tehtävä alla olevasta linkistä.

Osallistuminen ja sitoutuminen

Tehtävä 1 – Pohdi itsenäisesti

  1. Mieti tilannetta, jossa olet kokenut aidosti kuuluvasi ryhmään.
  2. Mistä tämä johtui?

Lue lisää osallistumisesta ja sitoutumisesta: 

Uudet luovat ratkaisut ja oppiminen

Jatkuva oppiminen ja kehittäminen ovat uudistumiskyvyn kulmakiviä. Resilienttejä organisaatioita yhdistää kyky oppia menneistä kokemuksista, virheistä ja läheltä piti -tilanteista. Tämä tarkoittaa sitä, että organisaatiolla on selkeä toimintamalli oppimiselle ja työyhteisössä vallitsee kulttuuri, jossa virheitä pidetään mahdollisuutena oppia. Työyhteisössä on sovittu keinot, joilla opittua jaetaan toisille ja pohditaan yhdessä. Kaikkia kannustetaan ehdottamaan uusia toimintatapoja opitun perusteella. 

Resilientti organisaatio katsoo myös eteenpäin: toiminnan ja osaamisen kehittäminen on tavoitteellista ja se perustuu organisaation strategiaan eli ajatukseen siitä, millä menestymme tulevaisuudessa. Jokaisen osaamista arvostetaan ja kehitetään. Tulevaisuuden menestys perustuu siis jokaisen omaan ja kaikkien yhteiseen osaamisen kehittymiseen. 

Yhteinen oppiminen ja uusien luovien ratkaisujen yhdessä kehitteleminen on ajattelutapa, joka pitää työyhteisön valppaana ja joustavana. Kaikkea voi kehittää ja kokeilla, arvioida ja jatkokehittää – ja kokeilla uudelleen. On työyhteisöjä, joissa kaikki on jo päätetty, valmiiksi määritelty ja ylhäältä ohjeistettu. Nämä yhteisöt eivät ole kovin ketteriä selviytymään yllättävissä tilanteissa. Toisaalla on työyhteisöjä, jotka jatkuvasti kehittävät arkisen työnsä toimintatapoja, kokonaisia työprosesseja, asiakaskohtaamisia ja jopa koko toimialaa. Nämä luovuuden ja oppimisen toimintaansa sisäistäneet työyksiköt ovat yleensä sangen resilienttejä yllättävissäkin tilanteissa. 

Tehtävä 1  – Mieti yksin

Tehtävä 2  – Kokeile yhdessä työyhteisösi kanssa

Testaa jotain esitellyistä ideointitekniikoista työyhteisössäsi. Lataa itsellesi Ideointitekniikoita alla olevasta linkistä.

Valitkaa ryhmällenne ajankohtainen aihe.

Esimerkkejä aiheista: 

  • Miten voimme harjoitella häiriötilanteita arjessa 
  • Miten voimme lisätä työturvallisuutta 
  • Miten lisäämme osallistumisen mahdollisuuksia 

Lue lisää menetelmistä: