Yhteistyö ja kumppanuudet

Resilientissä organisaatiossa on yhteistyö sujuvaa niin sisäisesti kuin kumppaneiden ja asiakkaidenkin kanssa. Hyvän tiedonkulun ja yhteistyön eteen tehdään tietoisesti töitä. Se vaatii aikaa ja yhteistä analysointia ja kehittämistä, asioista sopimista ja luottamuksen rakentamista. Tarvitaan yhteistä ymmärrystä siitä, mitä organisaatio tekee, mitä organisaatiossa osataan ja keiden kanssa yhteistyötä tehdään. Entä missä tärkeä tieto on tallessa ja miten se saadaan käyttöön yllättävissä tilanteissa, joissa asioita tavallisesti hoitavat eivät ole paikalla?
Sisällysluettelo

Tässä osiossa keskitymme yhteistyön eri näkökulmiin: tiedon ja osaamisen jakamiseen, siilojen purkamiseen niin ammattiryhmien kuin organisaation osion välillä ja hyvän, luottamukseen perustuvan yhteistyön rakentamiseen sekä sen turvaamiseen sopimuksin.

Jaettu tieto ja osaaminen

Jotta organisaatio säilyttää toimintakykynsä kaikissa tilanteissa, kannattaa kiinnittää huomiota seuraaviin tietoon ja osaamiseen liittyviin asioihin: 

  • Kriittinen eli organisaation toiminnan kannalta oleellinen tieto säilytetään useissa tallennusmuodoissa ja useissa paikoissa – kuitenkin tietoturvallisesti. 
  • Henkilöstöllä on tarvittaessa pääsy tähän kriittiseen tietoon, jotta toiminta voi jatkua poikkeavasta tilanteesta huolimatta. 
  • Mikään tieto ja osaaminen ei ole vain yhden henkilön takana, vaan tieto on jaettua, ja osaamista on useammalla henkilöllä. 
  • Useampi ihminen pystyy toimimaan keskeisissä rooleissa. 
  • Jokaisen osaamista arvostetaan, sillä kenellä vaan voi olla juuri niitä taitoja, joita seuraavaksi tarvitaan kaikkein eniten.  

Tehtävä 1 – Pohdi itsenäisesti:

  1. Mieti, mikä on sellaista tietoa tai osaamista, joka on vain sinulla?
  2. Mitä voisit tehdä sen varmistamiseksi, että tämä tieto tai osaaminen olisi jo(i)llakin muu/illakin? 

Tehtävä 2 – Toteuta työyhteisösi kanssa osaamisen kartoitus

  1. Lataa Jaettu tieto ja osaaminen -tehtävä alla olevasta linkistä

Lue lisää tietojen ja taitojen jakamisesta: 

Blogi Susanna Snellman: Ajatuksia oman osaamisen jakamisesta 

Blogi Olli-Pekka Heinonen: Työ ja oppiminen yhdistyvät 

Blogi Sari Okko: Kokemus ja osaaminen on syytä ottaa talteen

Hyvät tiedon johtamisen käytännöt työterveyshuolto-organisaatioissa (Työterveyslaitos): Hyvät tiedon johtamisen käytännöt tth-organisaatiossa dokumentin voit ladata tästä 

Ei siiloja

Tenniksen nelinpelissä helpoin tapa upottaa pallo ja saada piste on asettaa se sopivasti vastapuolen pelaajien väliin. Siilot organisaatioissa tarjoavat samanlaisia kohtia, joissa tehtävä ei kuulu kenellekään ja jälkikäteen analysoitaessa, jos ollaan vielä puheväleissä, todetaan, että olisi tarvittu parempaa viestintää.

Tehtävä 1 – Pohdi itsenäisesti omaa organisaatiotasi ja sen siiloja

  1. Keiden toimintatavat ja ajattelutavat ovat sinulle vieraimpia?
  2. Keksi kaksi keinoa tutustua näihin ihmisiin paremmin

Tehtävä 2 – Pohdi työyhteisösi kanssa yhdessä

  1. Oletteko havainneet erilaisia toimintatapoja organisaation eri osien välillä? Toiko korona-kriisi näkyviin siiloja organisaatiossanne?
  2. Pohtikaa, onko syytä vertailla tai yhtenäistää näitä toimintapoja.
  3. Tunnistatteko erilaisia ajattelutapoja eri ammattiryhmien välillä? Estävätkö ne yhteistyötä jollain tavalla?
  4. Mitä voisitte tälle tehdä? Mitä kokeilette ensimmäiseksi?

Lue lisää siilojen purkamisesta

Kumppanuudet

Hyvät ja luottamukselliset suhteet yhteistyökumppaneiden kanssa edistävät aina sujuvaa asiakaspalvelua ja toiminnan kehittämistä.

Uuden-Seelannin Canterburyn yliopisto tarkasteli verkostoja ja niiden vaikutuksia organisaatioiden toipumiseen maanjäristyksistä:

  • Verkostojen avulla pystyttiin tasaamaan kasvaneita työmääriä.
  • Verkostojen avulla pystyttiin tasoittamaan tavarantoimituksia, kun jotkut toimittajat eivät pystyneet toimimaan.
  • Jos suhteet organisaatioiden välillä olivat ennen järistystä olleet hyvät ja luottamukselliset, olivat esim. asiakkaat kärsivällisempiä viivästyneiden toimitusten ja tavarantoimittajat viivästyneiden laskujen suhteen.
  • Yhteistyötä arvioitiin uudelleen ja löydettiin uusia innovatiivisia yhteistyön muotoja
  • Verkoston solidaarisuus: Kumppanit auttoivat toisiaan ylläpitämään toimintaa kriisin yli. Sen jälkeen asiakassuhteet palasivat alkuperäisille toimijoille.
  • Tuhoisat häiriötilanteet tuhoavat tuotantorakenteita ja kannustavat ottamaan käyttöön uudempaa, innovatiivisempaa teknologiaa ja tuotantotapoja, mikä johtaa usein tuottavuuden paranemiseen.
  • Palveluita siirrettiin tuotettavaksi etäyhteyksillä tai pilvessä.

3 a.m friends

Sydneyn vesilaitoksen resilienssijohtaja Dave Parsons on käyttänyt termiä 3am friends. He ovat yhteistyökumppaneita, jotka tuntevat sinut niin hyvin, ja luottavat sinuun niin paljon, että vastaavat puhelimeen vaikka kolmelta aamuyöstä, kun huomaavat puhelun tulevan sinulta. He ovat siis ihmisiä, joilla ei ole velvollisuutta auttaa, vaan tekevät sen sinun vuoksesi. Eivätkä he vain vastaa puhelimeen, vaan myös rientävät auttamaan.

Seville, Resilient Organizations. 2016

Tehtävä 1 – Pohdi itsenäisesti omia verkostojasi

  1. Tunnista verkostot, joihin kuulut.
  2. Mikä on verkoston tarkoitus?
  3. Mikä on oma tavoitteesi verkoston suhteen?
  4. Anna pisteitä verkostoille 1-3 sen mukaan, kuinka tärkeä se on organisaatiosi toiminnan kannalta. (1=Vähiten tärkeä — 3=Erittäin tärkeä)

Hyödynnä halutessasi alla olevia pohjia.

Tehtävä 2 – Pohdi työyhteisösi kanssa

  • Luottamus on tärkeä elementti yhteistyön syventämisessä ja sitä voidaan osoittaa teoilla, jotka herättävät luottamusta. Pohtikaa työyhteisössänne, millä teoilla luottamusta voidaan kasvattaa tai syventää verkostoissa. Voitte ajatella tässä esimerkiksi keskeisiä ulkoisia palveluntuottajianne.  

Lue lisää kumppanuuksista:

Sopimusperusteinen varautuminen

On tyypillistä, että yhteistyökumppanien kanssa on sovittu yhteistyöstä kirjallisin sopimuksin. Sopimuksen tekemistä saattaa edeltää hankintalain mukainen julkisen kilpailutuksen prosessi. Tärkeimmissä sopimuksissa on syytä huomioida toiminnan jatkuvuus myös häiriötilanteissa. Tästä käytetään termiä sopimusperusteinen varautuminen.

Tehtävä 1 – Raahaa ja pudota kumppanit sopiviin ryhmiin

Luokittele seuraavat terveydenhuollon kumppanit kolmeen ryhmään:

  • Kriittinen / ei korvattavissa: välitön uhka terveydelle ja hyvinvoinnille, suora uhka palveluntuotannon ydintoiminnoille, mahdollisuus vaihtoehtoisten ja tilapäisten järjestelyjen tekemiseen mahdotonta tai vie hyvin pitkän ajan
  • Tärkeä / vaikeasti korvattavissa: viiveellä syntyvä tai välillinen uhka terveydelle ja hyvinvoinnille, taloudellisia menetyksiä, vaihtoehtoisten järjestelyjen tekeminen mahdollista, mutta vie aikaa useita päiviä
  • Normaali / korvattavissa: pyritään häiriötilanteessa turvaamaan palvelu vähintään etukäteen määritellyllä minimitasolla, jolla asiakas/potilas selviytyy tilanteen aiheuttamista ongelmista, sopimuskumppani on helposti ja nopeasti korvattavissa esim. puitesopimusjärjestelmillä

 

Tehtävä 2 – Pohdi yhdessä työyhteisösi kanssa

  1. Mitkä ovat kriittiset yhteistyökumppaninne? Onko sopimuksissa riittävästi huomioitu häiriötilanteen ja kriisin aikainen toiminta?
  2. Mikä on yhteistyönne päätarkoitus?
  3. Mitä me annamme yhteistyökumppanillemme? Mieti myös luottamusta osoittavia tekoja tässä kohtaa.
  4. Mitä yhteistyökumppani antaa meille?

Lue lisää sopimusperusteisesta varautumisesta