Varautuminen ja jatkuvuudenhallinta

Joskus muutokset osuvat kohdalle vauhdilla. Kun organisaatiolla on suunnitelmia muutosten varalle, sekä konkreettisia malleja, miten muutostilanteessa toimitaan, on oikeanlainen reagointi myös nopeissa tilanteissa taattu. 

Muutostilanteissa toimimista voi harjoitella erilaisten simulaatioiden ja stressitestien avulla, joissa demonstroidaan organisaation toimintakykyä, toipumista ja sopeutumista erilaisissa muutostilanteissa.

Sekä organisaatioissa itsessään että niiden toimintaympäristössä tapahtuu koko ajan pieniä ja suuria muutoksia, joiden kanssa kannattaa olla valppaana. Organisaation omassa toiminnassa voi ilmetä pieniä yllättäviä läheltä piti -tilanteita tai asiakkaan havaitsemia puutteita, joihin kannattaa reagoida ketterästi ja tarkastella, onko kyse mahdollisesti isommastakin häiriöstä. Toimintaympäristö puolestaan muuttuu koko ajan ja voi vaikuttaa omaan organisaatioon monin, yllättävinkin tavoin.

Ennakoinnissa voi auttaa tulevaisuudentutkijoiden jäsennys toimintaympäristön kehityssuunnista heikkoihin signaaleihin, trendeihin ja megatrendeihin.

(Lähde: Turun yliopisto, Tulevaisuuden tutkimuskeskus.)

Laajemman toimintaympäristön muutossuuntien tarkkailu on taito, jota jokaisen kannattaa kehittää. Me kaikki havaitsemme ympäristöstämme eri asioita ja näiden havaintojen yhteensaattaminen voi auttaa huomaamaan yllättäviäkin tapahtumia niin, että organisaatio saa edes hieman reagointiaikaa. Ja toisaalta muutoksen aallonharjalla ratsastaminen asettaa suuntaa muillekin toimijoille. Resilientissä organisaatiossa ymmärretään, miten ympäristössä tapahtuvat muutokset vaikuttavat esimerkiksi tuotteisiin ja palveluihin, tuoteryhmiin, tai organisaation toimintaan. Voitte hyödyntää Sitran säännöllisesti päivittämiä megatrendejä käynnistääksenne yhteisen ennakointikeskustelun.

Lue lisää työelämään vaikuttavista muutossuunnista.

Yksi resilientin organisaation perustaidoista on kyky nostaa esiin arkisen työn haasteita ja sujumattomuuksia sekä jalostaa huomiot työtä ja toimintaa kehittäviksi toimenpiteiksi. Tämä valmistaa organisaatiota kohtaamaan myös suurempien myllerrysten aiheuttamat haasteet. 

Resilientissä organisaatiossa jokainen voi nostaa esiin pieniä havaintoja ja puutteita. Näille havainnoille on prosessi, jossa havainnon tekijä voi seurata sen etenemistä. Prosessi varmistaa myös sen, että havainnon tekijä voi vaikuttaa syntyvään ratkaisuun ja uudet ratkaisut ovat koko organisaatiolla käytössä. 

Tapaturmista, läheltä piti-tilanteista sekä prosesseihin ja laatuun liittyvistä poikkeamista tehdyissä raporteissa tarkastellaan tyypillisesti organisaation konkreettisia työtilanteita tietyissä työtiloissa, tiettyjen ihmisten kesken ja tietyillä välineillä. Poikkeamaraportointiin ei kannata suhtautua velvoitteena ja byrokratiana, vaan mahdollisuutena kehittää työtä ja toimintaa.