Keskustelumalli käyttöön
1. Missä tiimeissä ja kenen vetämänä keskustelut pidetään?
Ratkaiskaa ensin, missä tiimeissä keskustelut pidetään.
Organisaatioissa on erilaisia tiimejä. Saattaa olla hyödyllistä käydä keskusteluja paitsi virallisten tiimien kesken myös sellaisten henkilöiden kesken, jotka eivät muodosta luonnollista tiimiä mutta työskentelevät käytännössä tiiviisti yhdessä. Joskus tiimin keskellä saattaa kulkea jopa organisaatioraja.
Osa henkilöistä saattaa kuulua myös useampaan tiimiin, jolloin hänen voi olla järkevää osallistua useamman tiimin keskusteluihin.
Pohtikaa myös, kuka vetää keskustelut tiimien kanssa:
- Käyvätkö tiimit keskustelut itsenäisesti valmiin materiaalin avulla?
- Ohjeistetaanko esimerkiksi kympit/etumiehet tai esihenkilöt vetämään keskusteluja?
- Vai vetääkö keskustelut tiimin ulkopuolinen henkilö, kuten turvallisuusasiantuntija, kehitysinsinööri, HR-asiantuntija, työsuojelupäällikkö tai -valtuutettu?
Asettakaa organisaatiossanne ryhmäkeskusteluille selkeät tavoitteet. Keskustelujen vetäjien tulee kertoa ne selkeästi tiimeille.
2. Missä tilanteissa keskustelut pidetään?
Voitte järjestää keskustelut yhdessä tilaisuudessa tai keskustelusarjana pidemmällä ajanjaksolla. Keskustelujen ajantarve on mm. osallistujien määrästä riippuen noin 20–30 min/teema + 5 min aloitukseen. Päättäkää organisaatiossanne, miten aika keskusteluille järjestetään (esimerkiksi aamupalaverien yhteydessä, tiimin kehittämispäivässä tai muiden olemassa olevien turvallisuuskäytäntöjen yhteydessä vai varataanko keskusteluille kokonaan erillinen tilaisuus).
3. Miten keskustelujen antia hyödynnetään?
Pohtikaa etukäteen, miten keskusteluista kirjattua tietoa ja aloitteita käsitellään ja hyödynnetään organisaatiossanne. Voidaanko keskustelulomakkeelle kirjattuja havaintoja kirjata esimerkiksi olemassa olevaan turvallisuuden tietojärjestelmään vai miten ne kootaan? Miten johto saa koosteen ja palautteen keskustelun havainnoista? Miten johto toimii niiden pohjalta?
4. Miten tukea tiimejä keskusteluissa ja niiden jälkeen?
Miettikää etukäteen myös, miten tuette tiimejä keskusteluissa, jos niissä nousee ristiriitaisia näkemyksiä, jotka eivät ratkea tiimin omin voimin. Sopikaa etukäteen, kehen yksittäiset työntekijät voivat olla yhteyksissä, jos jokin jää vaivaamaan keskustelutilanteissa tai teemoihin liittyen.
Kertokaa myös keskustelun vetäjille, keltä he saavat tarvittaessa tukea ja apua keskustelujen vetämiseen.