4. Mitä työn muokkaus on?

Työn muokkauksen jatkumon toisessa reunassa ovat arkiset päivittäiset toimenpiteet, kuten ajan varaaminen keskittymistä vaativaan työhön tai työtehtävien pilkkominen osiin. Toisessa reunassa taas ovat konkreettiset muutokset yksilön työtehtäviin, kuten osa-aikatyö tukemaan sairauspoissaolon jälkeistä työhön palaamista.

Jatkumossa vasemmalla olevat toimet koskevat koko työpaikkaa, tukevat psyykkistä työkykyä ja ennaltaehkäisevät ongelmia. Tavoitteena on työkyvyn vahvistaminen. Toimenpiteitä ovat muun muassa:

• Työn ja yksityiselämän yhteensovittamisen mahdollistavat käytännöt
• Työn tavoitteiden määrittely selkeästi
• Työn kognitiivinen ergonomian, eli työn vaatiman tiedonkäsittelyn, tukeminen
• Palautumisen mahdollistaminen työpäivän aikana
• Työn mielekkyyden tukeminen
• Vaikutusmahdollisuudet työssä tukeminen

Jatkumon oikeassa reunassa toimenpiteiden yksilökeskeisyys kasvaa ja ne ovat usein reagointia jo ilmenneisiin haasteisiin työssä jaksamisessa. Tavoitteena on työn jatkaminen. Toimenpiteitä ovat muun muassa:

• Keskittymisen ja tarkkaavaisuuden tuki
• Työaikojen joustot
• Työtehtävien muutokset
• Sosiaalinen tuki
• Työn pilkkominen
• Vuorovaikutuksen määrän säätely

Lisää toimenpiteitä löydöt osiosta 6: Työn muokkaus ja kuormituksen hallinta käytännössä.

Pohjana yhteiset periaatteet

Tarve työn muokkaukselle vaihtelee yksilöittäin. Lisäksi työt ovat hyvin erilaisia sen suhteen, millaiset muokkauksen keinot ovat mahdollisia (esimerkiksi työn itsenäisyys, vaikutus muiden työhön, pakkotahtisuus, asiakaspalvelutehtävät). Tärkeää on varmistua, että muokkaus toteutetaan työntekijöiden välillä samojen periaatteiden mukaan.

Työtä voidaan muokata väliaikaisesti. Joskus tarvitaan pysyviä muutoksia, joilla on vaikutusta myös työsopimukseen.

Parhaimmillaan työn muokkauksen avulla voidaan estää työkyvyn heikkeneminen, sairauspoissaolo tai viime kädessä työkyvyttömyyseläke.

Työn muokkaus tuki- ja liikuntaelinten aiheuttamien rajoitteiden vuoksi on arkipäiväistynyt ja sitä osataan hyödyntää työelämässä. Työn muokkaamisen hyödyistä mielenterveyden häiriöissä on paljon näyttöä mutta siitä ei vielä puhuta niin avoimesti kuin fyysisten sairauksien kohdalla.

On havaittu, että todennäköisyys palata mielenterveyden häiriöstä johtuneen sairauspoissaolon jälkeen työhön kasvaa, mitä useampia muokkaustoimenpiteitä työpaikalla tehdään. Muokkausprosessi on samanlainen riippumatta siitä, ovatko kyseessä fyysisiset rajoitteet vai mielenterveyssyistä johtuva työn muokkauksen tarve.

Yksittäisen työntekijän tilannetta tarkasteltaessa voi työyhteisössä tulla esille laajempia ilmiöitä, jolloin yhden työntekijän tilanteen ratkaisemisen lisäksi tarvitaan kokonaisvaltaisempaa työn organisointia ja koko työyhteisöä koskevia muutoksia. Yksittäisen työntekijän työn muokkauksen lisäksi työpaikalla voidaan tarvita työpaikan toimintatapojen korjaamista laajemmin.

• Liiallinen kuormittuminen
  • Työn muokkauksella voidaan puuttua liialliseen kuormittumiseen varhaisessa vaiheessa, kun havaitaan ensimmäisiä merkkejä työntekijän työkyvyn heikkenemisestä, sen uhasta tai ylikuormittumisesta. Tässä auttaa organisaatiossa käytössä oleva varhaisen tuen toimintamalli, johon on koottu hälytysmerkit ja toimenpiteet työkykyä uhkaavissa tilanteissa.
• Paluu työhön sairauspoissaolon jälkeen
  • Tällöin arvioidaan, mitä työtehtäviä työntekijä ajankohtaisella työkyvyllään voi tehdä tai onko jotain tarpeen muokata. Myös perehdyttämisestä on hyvä huolehtia erityisesti poissaolon ollessa pitkä. Ovatko työtehtävät edelleen samassa vaiheessa kuin työntekijän jäädessä pois töistä?
• Siirtyminen osasairauspäivärahalle tai osatyökyvyttömyyseläkkeelle
  • Työntekijän tehtävien räätälöinti suhteessa pienenevään työaikaan ja sen varmistaminen, että työprosessin kaikki vaiheet toteutuvat edelleen sujuvasti, kun tehtäviä yhdistellään ja muutetaan.
• Työn vaihtuminen kokonaan entisen työn käytyä terveydellisistä syistä mahdottomaksi
• Työkokeilun, työhönvalmennuksen tai työharjoittelun aloittaminen osana ammatillista kuntoutusta

Esimerkki: Työn muokkaus muutostilanteessa Loviisan kaupungissa

Loviisan kaupungin toimistotyyppistä työtä tekevässä 10 hengen yksikössä ilmeni tarve organisaatiouudistukseen liittyvään työn muokkaukseen. Organisaatiouudistuksen yhteydessä tiimin perustehtävä muuttui palveluiden ulkoistamisen myötä ja henkilöstömäärä pieneni 50 prosenttia.

Muutos tarkoitti kaikkien tiimin suorittavaa työtä tekevien henkilöiden työnkuvien uudelleenjärjestelyä samalla, kun heidän piti varmistaa vanhojen tehtävien toteutuminen ulkoistamisen edetessä. Käytännössä tiimin jäsenet tekivät muutosprosessin aikana hetkellisesti vanhoja ja uusia tehtäviään päällekkäin.

Henkilöresurssien pieneneminen lisäsi työmäärää ja vanhojen tehtävien tekeminen yhtä aikaa muutoksen kanssa loi aikapainetta. Kuormitusta lisää myös muutostilanteisiin liittyvä epävarmuus. Tiimin uudesta työnkuvasta organisaatiouudistuksen jälkeen ei ollut tietoa vaan sitä alettiin suunnitella muiden töiden ohessa.

Työn muokkausta kuuden ruudun menetelmällä

Tiimissä toteutettiin työn muokkaus hyödyntäen kuuden ruudun menetelmää. Sen tavoitteena on kirkastaa tiimin toiminnan fokus ja prioriteetit. Menetelmä toimii työn, resurssien ja työajan jäsentelyyn ja kohdentamiseen.

Mukaan otettiin tiimin hallinnollinen johtotaso, tiimin jäsenet sekä esihenkilöt.

Johto osallistettiin miettimään tiimin tehtävissä tärkeimmät ja konkreettiset asiat, jotka tukevat organisaation strategiaa. Näiden fokusten määrittelyssä kiinnitettiin erityisesti huomiota tavoitteisiin, työntekijöiden rooleihin ja konkreettisiin tehtäviin päämääriin pääsemiseksi.

Fokukset luokiteltiin viiteen tärkeimpään asiakokonaisuuteen sekä yhteen, muita tehtäviä sisältävään ajankäytöllisesti vähäisimpään luokkaan. Luokkien mukaan tiimin jäsenet miettivät yhdessä, mitä johdon määrittelemien luokkien mukaisia tehtäviä kukin jäsen piti motivoivana, neutraalina tai ei ollenkaan motivoivana. Näin konkreettiset tehtävät alkoivat jakautua eri tiimin jäsenille heidän osaamisensa ja mielenkiinnon kohteiden mukaan.

Keskustelussa kyettiin tunnistamaan sellaisia tehtäviä, jotka ovat keskeisiä tietyn asiakokonaisuuden valmistelussa, mutta joita johdosta käsin ei oltu tunnistettu työprosessiin kuuluvaksi. Näin työtehtävien vaiheet konkretisoituivat samalla kun varmistuttiin, että kunkin tiimiläisen toiminnan fokus on organisaation strategian mukainen.

Tästä edelleen tiimin esihenkilöstö muokkasi tehtäväkokonaisuudet mukaan lukien niiden vaativuuden arvio uusiksi tiimin jäsenten työnkuviksi ennen niiden käyttöön ottamista. Näin rakennetut työnkuvat toimivat pohjana toiminnan prioriteettien seurannalle esimerkiksi kehityskeskusteluissa kun kunkin tehtävän prioriteetit ja toimet konkretisoitiin. Samalla vahvistettiin paitsi tiimin jäsenten myös johdon sitoutumista muokattuihin työnkuviin sekä siihen, että ne tukevat tiimin uusia tavoitteita niiden syntyessä yhteistoiminnan tuloksena.

Erillistä seurantaa työn muokkauksen onnistumisesta ei ennalta sovittu. Sellainen toteutui kaksi kertaa osana muuta vuosittaista toiminnan arviota.

Kokemukset työn muokkauksesta

Jälkikäteen arvioituna tiimin sitoutuminen ja innostuminen tehtäviinsä vahvistui, kun vaikutusmahdollisuuksia oman työkokonaisuuden hallintaan lisättiin kuormittavasta työvaiheesta huolimatta.

Työn muokkauksen tulosten seurannasta sopiminen ennalta olisi voinut antaa konkreettisemmin tietoa, miten muokkaus vaikutti kuormitustekijöiden hallintaan pitkällä tähtäimellä. Jakautuivatko esimerkiksi kuormittavat jaksot tasapuolisesti eri työntekijöille?

Lisäksi muokkausta ei toteutettu kaikkien tiimin jäsenten osalta vaan niiden, jotka tekivät alkujaan toistensa kaltaista suorittavaa työtä. Tämän johdosta tiimin asiantuntijatehtäviä tekevän henkilöstön tehtävät jäivät osittain epätarkoituksenmukaisiksi uuteen tilanteeseen nähden. Tämä lisäsi epäselvyyttä vastuiden jakautumisessa ja vaikutti kuormittumiseen.