Aivotyöindeksi-kyselyn tietosuoja
Työterveyslaitos toteuttaa kyselyn kotimaisella Webropol-työkalulla. Tietoturvan perusasiat ovat työkalun ja Työterveyslaitoksen osalta kunnossa: suojattu yhteys, palomuuri, erilliset käyttöoikeudet ja käyttäjätunnus/salasana.
Vastausten anonymiteetistä
Jos kyselyissä käytetään henkilökohtaisia vastauslinkkejä, ne säilytetään Työterveyslaitoksessa kyselyn ja mahdollisen jatkokyselyn toteuttamisen ajan.
Henkilökohtaisia vastauslinkkejä suositaan useista syistä:
- Niiden avulla voidaan jo määritellä taustatietoja, jolloin taustakysymysten määrää voidaan vähentää. Esimerkiksi vastauslinkki voi määritellä yksikön, jossa henkilö työskentelee.
- Henkilökohtaisia linkkejä käyttäen muistutukset menevät vain niille, jotka eivät ole vielä kyselyyn vastanneet.
- Henkilökohtaisia linkkejä käytettäessä saadaan luotettavampaa ja tarkempaa tietoa tapahtuneista muutoksista, mikäli kysely toistetaan ja tulosten muuttumista tarkastellaan organisaatiossa.
Kysely voidaan toteuttaa anonyymillä kaikille yhteisellä vastauslinkillä: silloin ei tiedetä, keitä vastaajat ovat ja ketkä ovat vastanneet, koska kaikki vastaajat käyttävät samaa linkkiä. Silloin ei saada yllä kuvattuja henkilökohtaisten linkkien etuja. Lisäksi, jos kysely toistetaan, ei pystytä arvioimaan missä määrin vastaajajoukko on sama kuin ensimmäisessä kyselyssä eikä pystytä esimerkiksi tarkastelemaan, kuinka monen vastaajan kohdalla tilanne on parantunut, pysynyt ennallaan tai huonontunut.
Työterveyslaitos luovuttaa vain ryhmätason tuloksia tilaajalle (työterveyshuolto tai organisaatio). Mikäli halutaan antaa vastaajalle mahdollisuus luovuttaa henkilökohtaiset vastaukset työterveyshuollon käyttöön, vastaaja antaa tähän erillisen luvan rastittamalla ko. kohdan kyselyssä. Yksittäisten vastausten luovuttamista kysytään vain, jos kyselyn tilauksessa on tästä sovittu. Yksittäisiä vastauksia, joissa on henkilötiedot, luovutetaan vain, jos vastaaja on antanut siihen suostumuksen vastatessaan ja vain työterveyshuollolle luottamuksellisina.
Ainoat suorat tunnisteet raaka-aineistossa ovat
- organisaation/yrityksen nimi ja
- vastaajan sähköpostiosoite (jos on käytetty henkilökohtaisia vastauslinkkejä).
Näitä käsitellään Työterveyslaitoksessa vain tilauksen mukaisesti kyselyn toteuttamisen ajan ja rajoitetun työryhmän toimesta.
Aivotyöindeksi-kyselyn vastausten ja aineiston käsittely ja säilyttäminen
Vastaukset tulevat osaksi Työterveyslaitoksen viite- ja tutkimusaineistoa. Ne tallennetaan ilman henkilötunnisteita sähköiseen tietokantaan, jota käytetään aineistona Työterveyslaitoksen tutkimus- ja palvelutoiminnassa. Aineisto käsitellään niin, ettei yksittäisen vastaajan tai organisaation tunnistaminen ole mahdollista. Aineisto arkistoidaan pysyvästi tutkimus-, opiskelu- ja opetuskäyttöä varten.
Työterveyslaitoksen keräämä aineisto (kysely-, mittaus-, ym. data, tiedonhaun tulokset), mukaan lukien erilaiset tallenteet, jää tehtävän tultua suoritetuksi Työterveyslaitoksen hallintaan ja omistukseen. Työterveyslaitos säilyttää tai hävittää aineiston sen mukaisesti, mitä arkistoja ja rekistereitä koskevissa
säädöksissä on säädetty.
Työterveyslaitoksella on oikeus käyttää ja tallentaa asiantuntijapalvelun suorittamisessa syntynyttä tutkimusaineistoa ja tuloksia toiminta-ajatuksensa mukaisesti työelämän kehittämiseen kaikilla sellaisilla tavoilla ja sellaisissa yhteyksissä, jotka eivät vaaranna yksityisten tai yhteisöjen lakisääteistä oikeusturvaa, tietosuojaa, tai lakien tai sopimuksen mukaista salassapitovelvoitetta.
Työterveyslaitoksella on aina oikeus myös luovuttaa tietoja ja tutkimusaineistoja edelleen muille työelämää kehittäville tahoille muodossa, jossa yksilö, yritys tai muu kohdeyksikkö eivät ole tunnistettavissa.
Lisätietoa Aivotyö toimivaksi –palveluun kuuluvasta Aivotyöindeksi-kyselystä:
Teppo Valtonen, Teemu Paajanen ja Virpi Kalakoski
aivotyo [at] ttl.fi / etunimi.sukunimi [at] ttl.fi