Tietoluvat Työterveyslaitoksen tietoaineistoihin

Tietolupahakemukset Työterveyslaitoksen tietoaineistoihin toimitetaan Työterveyslaitoksen tietosuojavastaavalle (tsv(at)ttl.fi).

Tietolupa käsitellään Työterveyslaitoksen voimassa olevan lupaprosessin mukaisesti. Käsittelyn perusteena on aineistosta ja käyttötarkoituksesta riippuen: 

• sosiaali- ja terveystietojen toissijaisesta käytöstä annettu laki (552/2019),
• viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettu laki (621/1999; 28 §) tai
• lääketieteellisestä tutkimuksesta annettu laki (488/1999; 21 c §). 

Luvasta päättää Työterveyslaitoksen pääjohtaja aineistosta vastaavan Työterveyslaitoksen yksikön lausunnon perusteella. Lupapäätökseen vaikuttavat muun muassa tieteellisen tutkimussuunnitelman laatu, pyytäjän edellytykset suojata salassa pidettäviä tietoja sekä tietojen keruuseen liittyvät sitoumukset (esimerkiksi suostumus). Myönnettyyn lupaan voidaan lisätä ehtoja.

Sosiaali- ja terveystietojen toissijaiseen käyttöön liittyvät tietoluvat käsitellään Työterveyslaitoksessa vain siinä tapauksessa, että tietolupa koskee ainoastaan Työterveyslaitoksen aineistoja. Jos hakemuksesi koskee useamman organisaation sosiaali- ja terveystietojen toissijaisen käytön piirissä olevia aineistoja, toimita hakemus Findatalle. 

Tietolupahakemus koostuu vapaamuotoisesta pyynnöstä ja tapauskohtaisesti vaihtelevista liitteistä:

1. vapaamuotoinen pyyntö, josta käy ilmi hakijan tiedot (nimi, tehtävänimike, yhteystiedot), tietoaineiston käyttötarkoitus ja perustelut sekä pyydetyn tietoaineiston määrittely
2. tietoaineiston käyttösuunnitelma, tiedonhyödyntämissuunnitelma, tutkimussuunnitelma tai viranomaisselvityksen kuvaus
3. kuvaus henkilötietojen käsittelyn dokumentoinnista, ilmoittamisesta ja viestinnästä (vain jos haettava aineisto sisältää henkilötietoja), sekä
4. kopiot muista mahdollisista aineistoon liittyvistä luvista.

Sosiaali- ja terveystietojen toissijaista käyttöä koskevan lupahakemuksen tulee sisältää Findatan hakemuksista antaman määräyksen mukaiset tiedot. 

Jos kysymys on tutkimuksesta, hakemukseen liitetään lisäksi

• tutkimuksen vastuuhenkilön nimi ja yhteystiedot
• tutkimuksen hyväksymispäätös hakijan vastuuorganisaatiosta
• eettisen toimielimen lausunto, mikäli hanke on käsitelty eettisessä toimikunnassa.

Lupakäsittely tarvittavine lausuntoineen kestää Työterveyslaitoksessa noin kaksi kuukautta.

Tietoluvan hakeminen on ilmaista. Aineistojen poiminnasta ja yhdistämisestä voidaan periä työmäärän mukainen maksu. Käyttöluvan hakija saa arvion mahdollisista maksuista ennen kuin työhön ryhdytään.

Työterveyslaitos ei ylläpidä sosiaali- ja terveystietojen toissijaisesta käytöstä annetun lain määrittelemää tietoturvallista käyttöympäristöä. Tällaista aineistoa hakevan tulee itse hankkia käyttöoikeus johonkin lain tarkoittamaan käyttöympäristöön. Auditoidut käyttöympäristöt on listattu Valviran ylläpitämässä rekisterissä.

Työterveyslaitos
Tietosuojavastaava
PL 40
00032 TYÖTERVEYSLAITOS

sähköpostiosoite: tsv(at)ttl.fi

Luottamuksellisen asian hoitamiseksi voit lähettää Työterveyslaitokseen tietoturvallisen sähköpostiviestin. Sinun pitää ilmoittaa toimiva sähköpostiosoite ja puhelinnumero, jotta voit viestiä tietoturvallisesti Työtyöterveyslaitoksen kanssa.

Tietoturvallinen sähköpostiviesti Työterveyslaitokselle

Sosiaali- ja terveystietojen toissijaista käyttöä koskevan lain mukaista käyttöä voi pääsääntöisesti vastustaa. Työterveyslaitos ylläpitää erillistä listausta niiden henkilöiden osalta, jotka ovat esittäneet meille vastustamispyynnön.

Työterveyslaitos poistaa toissijaiseen käyttöön annettavasta aineistosta rekisteröityä koskevat tiedot tilanteessa, jossa rekisteröity vastustaa henkilötietojensa käsittelyä.

Joskus eteen saattaa tulla tilanne, jossa esimerkiksi tutkimushankkeessa on rajoitettu rekisteröidyn oikeuksia kuten vastustamisoikeutta. Tällöin Työterveyslaitoksen on harkittava, miten tämä tutkimushankekohtainen rajoitus suhtautuu siihen, että jotkut rekisteröidyt ovat ilmoittaneet vastustavansa henkilötietojensa käyttöä. Työterveyslaitos rajoittaa henkilötiedon käsittelyn siksi ajaksi, kun tätä harkintaa tehdään.