Tietosuojaseloste: Työkuormituksen hallinta turvallisuuskriittisissä töissä poikkeusoloissa

Rekisterinpitäjä

Työterveyslaitos
00032 Työterveyslaitos

Tutkimuksen johtaja

tutkimuspäällikkö Mikael Sallinen

Tutkimuksen suorittajat

Ennakkotehtävä-, ryhmähaastattelu- ja työpaja-aineiston keräämisen yhteydessä kerättyjä henkilötunnisteisia aineistoja on oikeus käsitellä seuraavilla henkilöillä:

• tutkimuspäällikkö Mikael Sallinen
• johtava tutkija Satu Pakarinen
• johtava tutkija Anne Punakallio
• erikoistutkija Kati Karhula
• erityisasiantuntija Janne Halonen
• erityisasiantuntija Maria Sihvola

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on tehdä tieteellistä tutkimusta niiden toimenpiteiden tunnistamiseksi, jotka vaikuttavat työkuormitukseen poikkeusoloissa ja kriisitilanteissa turvallisuuskriittisissä töissä sekä työpaikan keinoista hallita työkuormitusta näissä tilanteissa. Henkilötietoja tarvitaan ennakkotehtävässä, ryhmähaastatteluissa ja työpajoissa tuotettavien aineistojen keräämiseen.

Henkilötietojen käsittelyn peruste on kysely-, haastattelu- ja työpaja-aineistojen osalta suostumus ja työnantajan toimittamien yhteystietojen osalta EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1e kohdan sekä Tietosuojalain 4.1.3 §:n mukaisesti yleistä etua koskeva tieteellinen tutkimus. Työterveyslaitoksen lakiin kirjattu tehtävä on harjoittaa ja edistää työn ja terveyden välisen vuorovaikutuksen tutkimusta ja käsitellä siinä tarkoituksessa henkilötietoja työntekijöiden terveydentilan kehityksen tutkimusta ja seurantatehtävää varten. Tutkittavalla on oikeus vastustaa (tietosuoja-asetuksen 21 artikla) työnantajan toimittamien yhteystietojen käsittelyä.

Mitään tutkimusaineistoa ei analysoida tunnistetiedoin. Aineistojen analysointi tehdään aineistosta, josta henkilötunnistetiedot on poistettu ja korvattu satunnaistetulla tutkimusnumerolla, jonka perusteella yksittäistä vastaajaa ei voida tunnistaa.

Tutkittavien yksityisyyden suoja on turvattu, sillä tietoja käsitellään ja raportoidaan tilastollisessa, ryhmätason muodossa. Yksittäisiä henkilöitä ei voida tunnistaa raportoiduissa tuloksissa.

Tässä hankkeessa on varauduttu henkilötietoa sisältävän datan tietoturvalliseen siirtoon ja käsittelyyn usein eri keinoin.

Rekisterin tietosisältö

Alla on kuvattu tietosisällöt aineistokohtaisesti.

Ennakkotehtäväaineisto

Yksilöintitiedot: nimi, myöh. yksilöllinen tutkimustunniste

Ennakkotehtävään, kuten myös jäljempänä kuvattaviin ryhmähaastatteluihin ja työpajoihin, osallistuvat tutkimukseen osallistuvien organisaatioiden edustajat (1-5 edustajaa / organisaatio). Ennakkotehtävässä taustatietoina on ammatti, työpaikka, sukupuoli. Ennakkotehtävässä kartoitetaan poikkeusolojen ja kriisitilanteiden vaikutuksia työkuormitukseen sekä keinoja hallita työkuormitusta näissä olosuhteissa.

Ryhmähaastatteluaineisto

Yksilöintitiedot: nimi, myöh. yksilöllinen tutkimustunniste

Puolistrukturoidussa ryhmähaastattelussa kartoitetaan poikkeusolojen ja kriisitilanteiden vaikutuksia työkuormitukseen sekä keinoja hallita työkuormitusta näissä olosuhteissa. Haastatteluaineisto muodostuu haastateltavien tuottamasta tulosaineistosta sekä haastattelijoiden muistiinpanoista. Molemmat aineistot ovat sähköisessä muodossa. Haastatteluja ei nauhoiteta.

Työpaja-aineisto

Yksilöintitiedot: nimi, myöh. yksilöllinen tutkimustunniste

Osallistujaorganisaatioiden edustajat osallistuvat kolmeen työpajaan syksyllä 2023 - keväällä 2024. Kaksi ensimmäistä ovat toimialakohtaisia ja kolmas on toimialojen yhteinen. Työpajoissa tuotetaan toimenpidesuositukset työkuormituksen hallitsemiseksi poikkeusoloissa ja kriisitilanteissa pelastus- ja ensihoito-, hoito- ja ydinvoima-alalle. Lisäksi tuotetaan vastaavat toimenpidesuositukset yleisimminkin turvallisuuskriittisiin töihin.

Työpajoja ei nauhoiteta, vaan niiden osalta tutkimusaineistona toimivat kirjalliset muistiinpanot ja niiden tuotokset (molemmat sähköisessä muodossa).

Rekisterin suojauksen periaatteet

Kaikki tutkimuksen ennakkotehtävässä, ryhmähaastatteluissa ja työpajoissa tuotetut aineistot ovat tietoturvallisuuskriteerit täyttävällä verkkolevyllä, jolle on oikeudet tutkimukseen osallistuneilla tutkijoilla ja TTL:n tietohallinnolla. Pääsy tiedostoihin edellyttää käyttäjätunnusta ja salasanaa. Tunnistetiedot poistetaan analysointivaiheessa.  

Henkilötietojen vastaanottajat ja käsittelijät

Tutkimusaineistoon on pääsy ja sitä voivat käsitellä vain Työterveyslaitoksen erikseen nimeämät henkilöt. Työterveyslaitoksen IT-palveluiden tuottaminen on ulkoistettu Advanialle.

Henkilötietojen siirtäminen

Tutkimusaineistoa ei siirretä EU/ETA-maiden ulkopuolelle.

Henkilötietojen säilytysaika

Hanke päättyy 1.8.2024, jonka jälkeen tutkimustulosten tieteellinen raportointi jatkuu. Aineistoa säilytetään tutkimusraportoinnin edellyttämän ajan, kuitenkin enintään 10 vuotta, minkä jälkeen se arkistoidaan Työterveyslaitosta koskevan Kansallisarkiston päätöksen mukaisesti pysyvästi.

Tietosuoja-asetukseen perustuvat tutkittavan oikeudet

Alla on kuvattu tutkittavan tietosuoja-asetukseen perustuvia tutkittavan oikeuksia aineistokohtaisesti.

Tutkittavalla on oikeus saada pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin (tietosuoja-asetuksen 15 artikla). Tutkittavalla on myös oikeus pyytää henkilötietojensa oikaisua rekisterin ylläpitäjältä (tietosuoja-asetuksen 16 artikla). Nämä oikeudet koskevat tutkimuksessa kerättäviä ennakkotehtävä-, ryhmähaastattelu- ja työpaja-aineistoja.

Tutkittavalla on oikeus perua suostumuksensa ennakkotehtävään siinä tapauksessa, ettei hänen lähettämäänsä ennakkotehtävää ole vielä hyödynnetty ennakkotehtävästä tuotettavassa koosteessa, joka on synteesi kaikista vastauksista. Tässä tapauksessa suostumuksensa peruuttaneesta henkilöstä kerätyt tiedot poistetaan tutkittavana olevasta aineistosta ja siirretään arkistoon.

Tutkittavan osuutta ryhmähaastatteluista tai työpajoista ei voida jälkikäteen poistaa, koska näistä tapahtumista työstetyt muistiinpanot ja varsinaiset tulotiedostot eivät sisällä yksilöitävissä olevia tietoja, vaan ovat koosteita käydyistä keskusteluista.

Tutkittavalla on oikeus rajoittaa häntä koskevien tietojen käyttöä (tietosuoja-asetuksen 18 artikla). Tämä oikeus koskee tutkimuksessa kerättäviä ennakkotehtävä-, ryhmähaastattelu- ja työpaja-aineistoja. Tällöin henkilön tietojen käsittely keskeytetään ja sitä jatketaan vain siinä tapauksessa, ettei rajoittamiselle ole enää perustetta.

Yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisia rekisteröidyn oikeuksia koskevan pyynnön voi tehdä Työterveyslaitokselle lomakkeella tai vapaamuotoisesti kirjallisena toimittamalla se Työterveyslaitoksen tietosuojavastaavalle.

Tulosten raportoiminen

Tutkittavien yksityisyyden suoja on turvattu tulosten raportoinnissa. Tietoja käsitellään ja raportoidaan tilastollisessa, ryhmätason muodossa. Yksittäisiä henkilöitä ei voida tunnistaa raportoiduissa tuloksissa.

Lisätietoa tietosuojakäytännöstä: Tieteellisten tutkimusten rekisterien tietosuoja

Tutkimusaineisto muodostaa henkilörekisterin. Annamme myös mielellämme lisätietoja:

Rekisterinpitäjä:
Työterveyslaitos
Topeliuksenkatu 41 b, 00250 Helsinki 00032
p. 030 4741 (vaihde)

Rekisterin vastuuhenkilö:
Mikael Sallinen, PsT, tutkimuspäällikkö
PL 40, 00320 Työterveyslaitos
p. 030 474 2735
mikael.sallinen [at] ttl.fi

Työterveyslaitoksen tietosuojavastaava:
Työterveyslaitos tsv [at] ttl.fi
p. 030 474 2429

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Suomessa tietosuojan toteutumista valvoo tietosuojavaltuutettu. Tietosuojavaltuutetun toimistosta saa tietoa henkilötietojen oikeasta käsittelystä. Sinne voi myös tehdä valituksen tietosuojan käsittelystä.

Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi
Puhelinvaihde: 029 566 6700