Yhteinen kehittäminen voidaan nähdä jatkuvana prosessina, jossa on seitsemän vaihetta. Jokainen vaihe vaatii yhteistä aikaa. Jos erillisiin tilaisuuksiin ei ole aikaa, raivatkaa tilaa olemassa oleviin kokousrakenteisiin – esimerkiksi kuukausipalavereihin.
Kainuun sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymässä (Kainuun sote) on käynnissä ESR-rahoitteinen kehittämishanke Tiedosta – Työhyvinvointia ja tuottavuutta, jossa Työterveyslaitos toimii kehittäjäkumppanina.
Yhtenä toimenpiteenä käynnistimme kehittäjätyöpajat. Niihin kutsuttiin kehittämisestä innostuneita henkilöitä. Heidän tehtävänään oli kehittää oman työyhteisönsä toimintaa saamiensa työkalujen ja vinkkien avulla. Kokosin työpajoista parhaat käytännöt muille työyhteisöille ja sote-organisaatioille:
1. Puhukaa siitä, mistä työhyvinvointi koostuu
Aika ajoin kannattaa puhua koko työyhteisön kanssa siitä, mistä asioista työhyvinvointi muodostuu. Hyödyntäkää keskustelun pohjana esimerkiksi Työterveyslaitoksen Sytyttäjä-työpajamallia tai keskustelkaa työhyvinvointikyselyn tuloksista.
Kyselyn tulokset ovat yksi tapa arvioida työhyvinvointia. Tärkeintä on kuitenkin nähdä numeroiden taakse. Miten asiat työyhteisössä käytännössä toteutuvat?
2. Tunnistakaa voimavarat ja kehittämiskohteet
Työhyvinvoinnista puhuessa keskitytään liian usein työpahoinvointiin. Puhutaan siitä, mitkä asiat ovat huonosti. Tunnistakaa yhdessä myös hyviä asioita ja onnistuneita toimintatapoja.
Voimavarojen tunnistamisen jälkeen voitte siirtyä havainnoimaan kehittämiskohteita. Ne saattavat liittyä esimerkiksi työn sisältöön, työn tekemisen tapoihin, yhteistyöhön, kokouskäytäntöihin tai vuorovaikutukseen.
3. Valitkaa yhdessä, mitä kehitätte
Kaikkien mielipide on tärkeä. Valitkaa kehittämiskohteet muulla tavalla kuin ottamalla huomioon pelkästään äänekkäimmät osallistujat. Kokeilkaa erilaisia äänestystapoja: kirjatkaa äänet tussilla fläppitaululle tai jakakaa sähköpostilla äänestyslinkki Forms-kyselyyn.
Poimikaa äänestyksen kohteiksi sellaisia asioita, joihin työyhteisönne voi itse vaikuttaa. Maltti on valttia kehittämisessä, joten valitkaa yksi kehittämiskohde kerrallaan.
Kainuun sotessa kehittäjät kokeilivat rohkeasti Padlet-alustoja vuorotyöyksiköissä ja eri työpisteissä työskentelevissä yksiköissä. Työntekijät tuottivat ajatuksia voimavaroista ja kehittämiskohteista Padletiin, jossa sai myös käydä äänestämässä. Alustasta tuli käyttökelpoinen työkalu monelle työyksikölle, ja sitä hyödynnettiin myös ideoinnissa.
4. Kerätkää aivoriihellä jokaisen ideat
Aivoriihen eli ryhmässä ideoinnin periaate on, että jokainen on oman työnsä paras asiantuntija ja osaa kehittää työtään parhaiten. Siksi työyhteisön kaikkien jäsenten tulisi päästä osallistumaan yhteiseen ideointiin.
Jakakaa työyhteisönne pieniin ryhmiin, joiden tehtävänä on ideoida pieniä kokeiluja valitun kehittämiskohteen parantamiseksi. Pienet kokeilut ovat hyväksi havaittu tapa kehittää työtä. Niiden avulla tuloksia saadaan näkyviin nopeasti. Ideointia voi tehdä myös eriaikaisesti tai etäyhteyksin niin, että hyödynnetään erilaisia alustoja.
Kainuun sotessa kehittäjät huomasivat, että ideointia pitää harjoitella. Ideointi kannattaa aloittaa jonkin helpon aiheen ympärillä, esimerkiksi tyhy-iltapäivän tai taukojumpan sisällön suunnittelusta. Onnistumisten jälkeen voidaan siirtyä ideoimaan kokeiluja haastavampiin aiheisiin.
5. Sopikaa kokeiluista
Ryhmät tuottavat hienoja ideoita, joten on arvokasta kuulla jokaisen ryhmän ajatukset. Keskustelkaa siis ideoista ja kehittäkää niitä eteenpäin. Yhdistelkää samankaltaisia ideoita. Yhteisen keskustelun jälkeen sopikaa 1–2 kokeilua, jotka kehittävät haluttua toimintaa. Valinnan voitte tehdä yhdessä keskustellen tai äänestäen.
Seuraavaksi tärkeä juttu: älkää jättäkö hommaa tähän! Valinnan jälkeen sopikaa, ketkä toteuttavat kokeiluun vaadittavat toimenpiteet ja missä aikataulussa. Tässä vaiheessa käännytään helposti esihenkilön puoleen, mutta hän ei voi tehdä kaikkea yksin. Esihenkilö tarvitsee avukseen koko työyhteisön.
Sopikaa vastuuhenkilöiden lisäksi, milloin palaatte tähän kokeiluun ja arvioitte sen vaikutuksia yhdessä.
6. Arvioikaa kokeilun vaikutuksia yhdessä
Kokeilun toimivuutta ja vaikuttavuutta arvioidaan yhdessä esimerkiksi muutaman kuukauden kuluttua. Miten kokeilu on toiminut? Pitäisikö jotain muuttaa? Onko kokeilu vastannut kehittämiskohteen tarpeeseen?
Kun kokeilusta on tullut osa arkirutiineja, palatkaa aivoriihen ideoihin. Mitä kokeilette seuraavaksi?
Kainuun soten kehittäjä havaitsi, että arviointi oli hänen työyhteisölleen tylsin vaihe kehittämisen prosessissa. Osallistuminen oli heikompaa kuin muissa vaiheissa. Toteuttakaa arviointi siis mahdollisimman kevyesti ja helposti, ettei se turhauta osallistujia.
7. Älkää unohtako seurantaa
Palatkaa sovittuihin asioihin säännöllisesti, esimerkiksi kuukausipalaverissa. Se toimii muistutuksena siitä, mitä olette sopineet.
Kainuun soten kehittäjät kokivat, että yhteiset työpajat muiden kehittäjien kanssa kannustivat viemään asioita eteenpäin myös oman työyhteisön kanssa. Tuli tunne siitä, että joku muukin seuraa oman työyhteisön tekemisiä.
Myös esihenkilön panostus seurantaan on olennaista: sovittujen asioiden tilanne tsekataan yhdessä säännöllisesti.
Kainuun soten kehittäjätyöpajojen tuloksia: Kehittäjätyöpajoihin osallistui aktiivisesti 30 henkeä. He tuottivat yhteensä 70 kokeilua yhdessä työyhteisöjensä kanssa. Eniten kokeiluideoita tuli yhteisöllisyydestä ja osallisuudesta.
Kommentointi