5. Anpassning av arbetet

Författare

Nina Nevala, Irmeli Pehkonen, Maarit Virtanen, Pirjo Juvonen-Posti, Pauliina Mattila-Holappa, Anja Tanttu  

Referens 

Nevala N, Pehkonen I, Virtanen M, Juvonen-Posti P, Mattila-Holappa P, Tanttu A.  Muokkaa työtä.  Informationspaketet Rehabilitering anknutet till arbetet. Jyväskylä yrkeshögskola, Arbetshälsoinstitutet, Uleåborgs universitet, Uleåborgs yrkeshögskola 2022. 

Inledning 

Verksamhetsmodellen baserar sig på den tidigare utvecklade modellen Job Accommodation Network (JAN). Den kan utnyttjas av både arbetsgivarnas representanter och yrkesutbildade personer som stödjer arbetsförmåga och sysselsättning. Förhoppningen är att verksamhetsmodellen ska hjälpa arbetsplatsens ledning och chefer att förutsäga framtida situationer samt hantera dem konsekvent och jämlikt.  

Begrepp 

Anpassning av arbetet  

Med anpassning av arbetet avses de verksamheter på arbetsplatsen genom vilka man får arbetet, arbetsprocessen och arbetsmiljön att motsvara arbetstagarnas arbetsförmåga. På så sätt är arbetskraven och arbetstagarnas egenskaper i balans. Anpassning av arbetet är en del av ledningen av arbetsförmåga, stödjandet av arbetstagarnas arbetsförmåga och arbetsrelaterad rehabilitering.  

Rimlig anpassning   

En rimlig anpassning grundar sig på diskrimineringslagen (1325/2014). Enligt lagen ska arbetsgivaren göra ändamålsenliga och rimliga anpassningar som behövs i respektive situation för att en person med funktionsnedsättning på lika villkor som andra ska kunna få arbete, klara av sina uppgifter och avancera i sin karriär.  

Anpassning av arbetet  

Anpassning av arbetet innebär att arbetstagaren själv anpassar arbetets innehåll och arbetssätt. Målet är att göra arbetet mer lämpligt, meningsfullt och främja välbefinnandet i arbetet. Anpassning av arbetet är att vara innovativ i vardagen, skaka om rutinerna och förverkliga drömmar i det nuvarande arbetet.

Anpassning av arbetet är en del av ledningen av arbetsförmågan 

Enligt arbetarskyddslagen är arbetsgivaren ansvarig för att alla arbetstagare har hälsosamma och trygga arbetsförhållanden. Arbetsplatsens ledning drar upp strategiska riktlinjer för hur viktigt det är att arbetet anpassas på arbetsplatsen i fråga. Dessutom fastställer ledningen vilka satsningar som kan användas för anpassningen arbetet och vilka konsekvenser på arbetskarriären och ekonomin som eftersträvas genom anpassningen arbetet.  

Chefens uppgift är att delta i planeringen, genomförandet, uppföljningen och utvärderingen av anpassningen av arbetet, rapporteringen och kommunikationen. Chefens samarbetspartner är hens egen chef och organisationens övriga ledning, personalförvaltningen, arbetarskyddspersonalen, företagshälsovården och serviceproducenterna inom rehabiliteringen. Företagshälsovårdens uppgift är att följa upp och främja partiellt arbetsföra arbetstagares arbetsprestationer.  

Anpassningen av arbetet kan gälla hela arbetsgemenskapen eller en enskild arbetstagare. Arbetstagaren kan behöva bearbeta arbetet till exempel på grund av funktionsnedsättning, sjukdom, livssituation eller kulturell bakgrund. Anpassningen av arbetet kan gälla olika delområden i arbetet och redigeringen av en arbetstagares arbete kan också påverka andra arbetstagares arbete (Figur 19).  

Figur 19. Anpassningen av arbetet kan riktas till olika delområden av arbetet. 

Fördelar med anpassning av arbetet 

Anpassning av arbetet kan vara till nytta för både individen, arbetsplatsen och hela samhället. Individen kan ha nytta av anpassning av arbetet när hen får sysselsättning, fortsätter i arbetet eller återvänder till arbetet efter sjukfrånvaro. Arbetet förbättrar utkomsten och arbetstagaren intjänar pension. Arbetet erbjuder också sociala relationer och upplevelser av framgång för arbetstagaren. Det finns forskningsrön som visar effekten av anpassning av arbetet om arbetstagaren har någon typ av skada, sjukdom i stöd- och rörelseorganen, psykisk störning, cancer eller någon annan kronisk sjukdom.  Äldre arbetstagares deltagande i arbetet kan också ökas genom att anpassa arbetet.

Med avseende på arbetsplatsen kan anpassningen av arbetet minska arbetstagarnas sjukfrånvaro och kostnaderna för invalidpensioner. 

Samhället har nytta av att få tillgång till kunskapen hos så många personer i arbetsför ålder som möjligt genom anpassning av arbetet. Den höga sysselsättningsgraden å sin sida ökar skatteinkomsterna och bidrar till att upprätthålla välfärdsstaten.   

Varför behövs en verksamhetsmodell för anpassning av arbetet? 

Anpassning av arbetet är ett effektivt sätt att stödja arbetsförmågan men för tillfället utnyttjar man det inte tillräckligt på arbetsplatserna och i tjänsterna för stöd för arbetsförmågan Vi önskar att verksamhetsmodellen sänker tröskeln för anpassning av arbetet och ökar nödvändigt kunnande. 

Verksamhetsmodellen för anpassning till arbete hjälper arbetsplatsens ledning och chefer att förutsäga framtida situationer samt hantera dem konsekvent och jämlikt. Verksamhetsmodellen hjälper arbetstagarna att förstå att var och en vid behov har lika möjligheter att anpassa arbetet.   

Verksamhetsmodellen hjälper hela arbetsgemenskapen att förstå hur man agerar på arbetsplatsen. När anpassningen av arbetet sköts väl stärks arbetstagarnas förtroende och engagemang i arbetet. Det är också viktigt att arbetsgemenskapen förstår att anpassningen av arbetet för en medarbetare kan ha en bredare inverkan på hela arbetsprocessen och även på de övriga medarbetarnas arbete.  

Detta är en allmän verksamhetsmodell för anpassning av arbetet av vilken varje arbetsplats kan skräddarsy sin egen modell. 

Ta del av verksamhetsmodellen för anpassning av arbetet med hjälp av videon nedan (längd 4 min 33 sek). Inställningarna för webbläsarens kakor kan påverka videons visning. 

Verksamhetsmodellens struktur

Verksamhetsmodellen för anpassning av arbetet består av sex faser (Figur 20).

Figur 20. Faserna i verksamhetsmodellen för anpassning av arbetet.

Fas 1. Upptäck behovet 

Behovet av att anpassa arbetet kan bero på faktorer i anslutning till antingen arbetet eller arbetstagaren. Faktorer som hänför sig till arbetet är till exempel situationer där föremålet för arbete, arbetsgemenskapen, arbetsfördelningen eller arbetsredskapen förändras. 

Faktorer som hänför sig till arbetstagaren kan vara tillfälliga eller bestående. Anpassningen av arbetet kan vara tillfälligt om arbetstagaren belastas för mycket i sitt arbete, återvänder till arbetet efter sjukfrånvaron eller om hens livssituation förändras. Behovet av bestående anpassning av arbetet kan bero på till exempel sjukdom, skada, livssituation eller kulturell bakgrund. Om arbetstagaren har en progressiv sjukdom ska behovet av anpassningen av arbetet följas upp och bedömas regelbundet.  

Behovet kan uppstå i många situationer  

Behovet av att anpassa arbetet kan upptäckas på arbetsplatsen eller i olika tjänster:  

• arbetet (arbetstagaren själv, chefen, arbetsgemenskapen, arbetsparet)  
• företagshälsovårdens tjänster   
• social- och hälsovårdsmyndigheter   
• arbets- och näringstjänsterna eller kommunens sysselsättningstjänster  
• FPA:s tjänster  
• rehabiliteringstjänster  
• arbetspensionsförsäkringens eller trafik- och olycksfallsförsäkringens tjänster  
• studerandehälsovårdens tjänster, studiehandledning eller studier  
• organisationers tjänster    

 
Behovet av anpassning av arbetet på arbetsplatsen kan uppstå när 

• arbetstagaren inleder ett nytt arbete   
• arbetstagarens arbetsuppgifter förändras   
• arbetstagarens arbetsförmåga förändras under arbetet  
• arbetstagaren återvänder till arbetet efter sjukfrånvaro eller annan lång frånvaro (30-60-90-150-230-regeln) 
• arbetstagaren utför ett arbete där hen löper en risk att bli sjuk  
• arbetstagaren övergår till partiell sjukdagpenning, partiellt rehabiliteringsstöd eller delinvalidpension   
• arbetstagaren inleder arbetsprövning, arbetsträning eller arbetspraktik  
• arbetstagaren utför deltidsarbete vid sidan av ålderspensionen.  

  
Diskutera på arbetsplatsen och anteckna i arbetsplatsens egen verksamhetsmodell: 

• Vem eller vilka kan upptäcka att arbetet behöver ändras? 
• I vilken situation kan behovet av anpassning av arbetet uppstå? 
• Vem kontaktas om behovet av att anpassa arbetet identifieras? 

Fas 2. Samla information

För att anpassa arbetet behöver arbetsgivaren information om arbetskraven, arbetstagarens arbetsförmåga och möjligheterna att anpassa arbetet (Figur 21).  

Figur 21. Uppgifter som behövs för att anpassa arbetet. 

Arbetskrav 

Med arbetskrav avses arbetsuppgifter, arbetsprocess och organiseringen av arbetet samt det kunnande som arbetet förutsätter. Det är bra att diskutera med arbetstagaren om hens styrkor samt vad som fungerar bra i arbetet och vilka arbetsuppgifter som eventuellt är problematiska. Dessutom är det bra att utreda om problemen är kopplade till vissa arbetsuppgifter, den totala belastningen som arbetet orsakar, organiseringen av arbetet eller arbetstagarens kompetens.  Arbetskraven kan utredas genom att: 

• intervjua arbetstagaren  
• iaktta eller videofilma arbetet  
• använda checklistor  
• utnyttja yrkesspecifika uppgiftsbeskrivningar.   

Vid fastställandet av arbetskraven ansvarar företagshälsovården för bedömningen av arbetstagarnas arbetsbelastning samt för att förstå förhållandet mellan arbetsbelastning och hälsa. 

Företagsfysioterapeuten har sakkunskap om planeringen av arbetsmiljön, belastningen av stöd- och rörelseorganen, bedömningen av arbetets fysiska belastning samt om att göra arbetsmiljön lämplig för arbetstagaren.

Företagspsykologen är expert på psykisk hälsa samt psykisk och kognitiv belastning i arbetet. En sakkunnig inom det sociala området är expert på rehabilitering samt tjänster och förmåner som stödjer arbetsförmågan. Ergoterapeuten har kunskap om att granska arbetets och arbetsmiljöns krav på ett praktiskt sätt, bedöma arbetstagarens arbets- och funktionsförmåga samt planera lösningar för att anpassa arbetet.   

Arbetstagarens arbetsförmåga

Information om arbetstagarens arbetsförmåga fås av arbetstagaren själv. Chefen har information om arbetstagarens arbetsförmåga i förhållande till arbetskraven.  Under nätverksmötena, i social- och hälsovårdstjänsterna samt i rehabiliteringstjänsterna kan man utnyttja information om personens arbetsförmåga. Rekommendationerna i läkarens utlåtanden (A-intyg, B-utlåtande) om anpassning av arbetet grundar sig på arbetstagarens arbetsförmåga.  

Möjligheter att anpassa arbetet

Chefen känner till arbetstagares arbete, arbetsförhållandena och arbetsprocesserna på arbetsplatsen samt deras koppling till varandra. Till en början är det bra att utreda vilka lösningar för anpassning av arbetet man har man utnyttjat tidigare på arbetsplatsen. Arbetstagaren kan själv ha ett förslag på hurdana lösningar för anpassning av arbetet som skulle hjälpa hen. På så sätt kan man snabbt och enkelt hitta en lösning. Ibland kan arbetstagaren dra nytta av en generell minskning av belastningen av arbetet om inga enskilda belastande arbetssituationer kan identifieras. 

Det är bra att på förhand tänka över möjligheterna att anpassa arbetet på arbetsplatsen. Det är bra att ha en lista över alternativen för anpassning av arbetet både på arbetsplatsen och inom företagshälsovården. Det blir lättare att välja lösningar när de har beskrivits och godkänts på förhand på arbetsplatsen.  

Information om alternativen för anpassning av arbetet kan fås genom att   

• samtala med arbetstagaren, cheferna, arbetsgemenskapen, arbetarskyddspersonalen och företagshälsovården   
• söka efter information på internet, i databanker och i sociala medier  
• ta del av lösningar på andra arbetsplatser  
• utnyttja information och rekommendationer från företagshälsovården och social- och hälsovårdstjänsterna   
• ta del av olika rehabiliteringsaktörers lösningar  
• samtala med experter från handikapp- och patientorganisationer  
• ta del av information i handböcker, artiklar, rapporter och lärdomsprov.  

 Diskutera på arbetsplatsen och anteckna i arbetsplatsens egen verksamhetsmodell: 

• Vem ansvarar för insamlingen av uppgifter? 
• Hur utreds arbetskraven? 
• Hur utreds arbetstagarnas arbetsförmåga? 
• Hur utreds möjligheterna att anpassa arbetet? 

Fas 3. Utred alternativ

Lösningarna för anpassningen av arbetet är antingen befintliga lösningar eller så planeras de för situationen i fråga. När alternativen utreds är det bra att beakta: 

• behov av anpassning av arbetet  
• kostnader för lösningarna   
• tillgängliga fördelar. 

Det är bra att utreda alternativen genom att först fråga arbetstagaren vilka lösningar som skulle hjälpa hen i arbetet. Det är också bra att utreda om arbetet har anpassats tidigare på den egna arbetsplatsen eller om det finns bra lösningar på andra arbetsplatser. Dessutom är det bra att utreda om anpassningen av arbetet påverkar samarbetsnätverken i större utsträckning. 
   
Lösningar för anpassning av arbete finns i databanker och på webbplatser där de klassificeras vanligtvis enligt bransch, sjukdom eller funktionsnedsättning. Lösningarna ska alltid väljas utifrån arbetstagarens eller arbetsgemenskapens behov och man ska säkerställa att lösningarna är ändamålsenliga och säkra.  Länkar till databankerna: 

• Smidigt hjärnarbete -informationspaket 
• Ergonomian tietopankki 
• Esteettömyystiedon keskus ESKE 
• Esteettömyys, saavutettavuus 
• Job Accommodation Network (JAN) 
• Kohtuulliset mukautukset, työnantajan tietopaketti 
• Kohtuulliset mukautukset, työntekijän tietopaketti 
• Verktygslådan för psykisk hälsa för arbetsplatser 
• MS och stödjande av arbetsförmåga 
• Näkövammaisten ammattitietopankki 
• Tillgänglig kommunikation 
• Guide för social trygghet 

Ekonomiskt stöd för anpassning av arbetet

Arbetsgivaren kan få arbets- och näringsbyråns stöd för specialarrangemang på arbetsplatsen. Stöd kan beviljas om skadan eller sjukdomen hos den person som anställs eller arbetar förutsätter anskaffning av arbetsredskap eller ändringar i de externa förhållandena på arbetsplatsen. Man kan också få stödet för hjälp i arbetet som ges av en annan anställd.   

Stöd för anpassning av arbetet kan också fås från arbetspensionsanstalten om det är fråga om yrkesinriktad rehabilitering av en arbetstagare. Om arbetstagarens skada beror på ett olycksfall i arbetet eller en trafikolycka, är trafik- och olycksfallsförsäkringen den primära ersättaren.   

Arbetsgivaren bekostar för alla arbetstagare arbetsredskapen som behövs i arbetet. Om en arbetstagare behöver i sitt arbete hjälpmedel på grund av sin funktionsnedsättning eller sjukdom kan hen få dem från social- och hälsovårdstjänsterna, FPA, arbets- och näringstjänsterna, arbetspensionsanstalten eller olycksfalls- och trafikförsäkringen. 

Anpassning av arbetet kan också innebära hjälpmedel och tjänster som behövs i arbetet och under arbetsresan. Exempel på sådana är: 

• specialglasögon som bekostas av arbetsgivaren, om arbetstagaren har problem med att se på arbetet trots uppdaterade glasögon.  
• Tolktjänst beviljad av FPA för arbete som utförs av en talskadad person. Det orsakar inte arbetsgivaren några kostnader.   
• personlig assistent som tjänst för person med funktionsnedsättning   
• ändringsarbeten i den egna bilen enligt skadan eller transportservice såsom rätt att använda taxi på arbetsresor.   

 
Diskutera på arbetsplatsen och anteckna i arbetsplatsens egen verksamhetsmodell: 

• Vem ansvarar för att utreda alternativen för anpassning av arbetet? 
• Vilka ändringar har gjorts tidigare på er arbetsplats? 
• Har ni gjort en lista över alternativen för anpassning av arbetet? 

Fas 4. Välj lösningar

Arbetsgivaren eller chefen väljer tillsammans med arbetstagaren lösningarna för anpassningen av arbetet. Vid valet av lösning kan de samarbeta med arbetsgemenskapen, företagshälsovården, arbetarskyddet, dem som genomför rehabiliteringen eller andra serviceproducenter. Arbetsgivarens uppgift är att informera de medlemmar i arbetsgemenskapen vars arbete också påverkas av anpassningen. Med arbetstagarens tillstånd ger företagshälsovården information om arbetstagarens arbetsförmåga vid valet av lösningar. Arbetarskyddspersonalens uppgift är att säkerställa att arbets- och arbetsförhållandena uppfyller arbetarskyddsbestämmelserna även efter anpassningen av arbetet. 

Målen för anpassning av arbetet är arbetstid, organisering av arbetet, arbetsmiljö, teknologi och hjälpmedel, tillgång till hjälp samt arbetsresa (Figur 22, Tabell 5).   

Figur 22. Mål för anpassning av arbete.

Tabell 5. Mål och metoder för anpassning av arbete. 

Diskutera på arbetsplatsen och anteckna i arbetsplatsens egen verksamhetsmodell: 

• Vem ansvarar för valet av lösningar för anpassning av arbetet? 
• Vem samarbetar ni med när ni väljer lösningar för anpassning av arbetet? 

Fas 5. Genomför lösningarna 

Vanligtvis ansvarar chefen för det praktiska genomförandet av anpassningen av arbetet. Hens uppgift är att planera ändringar och nödvändiga anskaffningar. För att planera och genomföra ändringarna kan chefen få stöd av personalförvaltningen, arbetarskyddspersonalen och företagshälsovården. Handikapp- och patientorganisationerna kan också ge information om lösningar för anpassning av arbete med anknytning till olika sjukdomar och skador. 

Chefens uppgift vid bearbetningen av arbetet kan vara att 

• delta i valet av redigeringslösningar och anskaffningar 
• som representant för arbetsgivaren ansöka om stöd för specialarrangemang på arbetsplatsen 
• komma överens med arbetstagaren om hur länge anpassningen av arbetet ska pågå 
• komma överens med arbetstagaren om hur anpassningen av arbetet ska informeras inom arbetsgemenskapen. Chefen kan inte berätta om arbetstagarens hälsotillstånd och orsakerna till frånvaron om inte arbetstagaren ber chefen berätta. 
• introducera arbetstagaren till exempel i användningen av en ny arbetsmetod eller ett nytt arbetsredskap  
• informera arbetsgemenskapen om anpassningen av arbetet, dess inverkan på andras arbete samt om arbetsgemenskapens möjlighet att stöda en lyckad anpassning. 

Faktorer som främjar och förhindrar anpassning av arbetet  
Chefen ska identifiera faktorer som främjar och förhindrar anpassning av arbetet. De kan gälla anpassningen av arbetet, arbetstagaren, arbetet eller arbetsplatsen (Figur 23, Tabell 6). 

Verkställandet av anpassningen av arbetet kan stödjas genom att utnyttja olika verktyg och verksamhetsmodeller. Ta del av verksamhetsmodellerna i  avsnitt 1 informationspaketet.  

Figur 23. Faktorer som främjar och förhindrar genomförandet av anpassningen av arbetet.

Tabell 6. Faktorer i anslutning till verkställandet av omarbetningen av arbetet och verktyg för att stöda genomförandet. Samma faktorer kan som positiva främja och som negativa förhindra anpassning av arbetet. 

Diskutera på arbetsplatsen och anteckna i arbetsplatsens egen verksamhetsmodell: 

• Vem ansvarar för att lösningarna genomförs? 
• Vem ansvarar som representant för arbetarskyddet för att lösningarna är säkra? 
• Vad informeras om anpassningen av arbetet och vem ansvarar för den? 
• Utnyttjas extern finansiering och vem ansvarar för att ansöka om den? 

Fas 6. Följ upp och utvärdera 

Uppföljningen och utvärderingen sker från fall till fall och ska överenskommas skriftligt. I bedömningen är det bra att samla in information om vilken nytta arbetstagaren har haft av anpassningen av arbetet och om lösningarna har varit tillräckliga. Dessutom är det bra att utvärdera hur processen för anpassningen av arbetet har genomförts. Företagshälsovården följer upp och utvärderar vid behov hur anpassningen av arbetet har påverkat arbetstagarens arbetsförmåga och utförandet av arbetet. 

Informationen från utvärderingen kan utnyttjas på arbetsplatsen och inom företagshälsovården. Det kan finnas behov av anpassning av någon annan arbetstagares arbete. Man kan också ta modell av lyckade lösningar när man planerar nya lokaler, processer eller funktioner på arbetsplatsen. 

Roller och ansvar 

Uppföljningen och utvärderingen av anpassningen av arbetet kan göras på arbetsplatsen i samarbete med chefen, arbetstagaren, arbetarskyddspersonalen och företagshälsovården.   

Chefen ansvarar för 

• uppföljning och utvärdering i samarbete med arbetstagaren och arbetsgemenskapen av hur arbetet förändras med tanke på serviceprocessen, produktionsprocessen, arbetshälsan och samarbetet  
• rapportering till personaltjänsterna och kommunicera med arbetsgemenskapen  
• sektorsövergripande samarbete med organisationens ledning, personaladministrationen, arbetarskyddspersonalen, företagshälsovården och serviceproducenterna inom rehabiliteringen.   

Arbetstagaren ansvarar för 

• informering av chefen och vid behov för företagshälsovården hur det anpassade arbetet löper, om de genomförda lösningarna är tillräckliga och om det finns behov av introduktion eller annat stöd.   

Arbetarskyddspersonalens ansvarar för   

• säkerställandet av att det anpassade arbetet inte medför säkerhetsrisker för arbetstagaren själv, andra arbetstagare eller kunder.   

Företagshälsovården ansvarar för 

• uppföljning och främjande av arbetstagarens möjligheter att klara sig i arbetet  
• utvärderingen och uppföljningen av arbetstagarens hälsa.  

Genomförande av utvärderingen 

Utvärderingen ska inledas direkt när man har fattat beslut. Då kan beslut ändras eller kompletteras vid behov. På arbetsplatsen kan man också komma överens om en försöksperiod för anpassning av arbetet. Utvärderingen kan fortsätta inom ramen för normal ledning av arbetsförmågan och ärendet kan också behandlas i utvecklingssamtal. Om syftet är att följa upp arbetstagarens möjligheter att stanna kvar i arbetet är en lämplig uppföljningstid enligt forskning minst ett år. 

Data från utvärderingen kan samlas in genom diskussioner, enkäter och observationer av arbetstagarens arbete. Vid utvärderingen av fördelarna och processen av anpassningen av arbetet kan till exempel följande frågor användas:   

• Vilka konsekvenser har anpassningen av arbetet haft för arbetstagarens arbete och fortsatta arbete?   
• Hur har lösningarna för anpassningen av arbetet stött arbetstagarens arbetsförmåga?   
• Hur tillräckliga och ändamålsenliga har de genomförda lösningarna varit och borde något ändras?   
• Hur har lösningarna påverkat andra arbetstagares arbete och belastning?   
• Hur genomfördes processen för anpassningen av arbetet och borde något ha gjorts annorlunda?   

Exempel på indikatorer:   

• Hur många arbetstagares arbete har anpassats?   
• Under hur lång tid pågår anpassningen av arbetstagarnas arbete?   
• Vilka konsekvenser har anpassningen av arbetet haft på serviceprocesserna, produktionsprocesserna eller arbetstagarnas sjukfrånvaro?   

Diskutera på arbetsplatsen och anteckna i arbetsplatsens egen verksamhetsmodell: 

• Vem ansvarar för uppföljningen och utvärderingen av anpassningen av arbetet? 
• Vad utvärderas i anpassningen av arbetet? 
• När och hur ofta görs utvärderingen? 
• Vilka metoder används i utvärderingen och uppföljningen? 
• Var antecknas informationen om anpassningen av arbetet? 

Verksamhetsmodellen för anpassning av arbetet kan skräddarsys till en egen verksamhetsmodell för varje arbetsplats.  Den nya handboken "verksamhetsmodellen för anpassning" kan användas som hjälp. Den är avsedd för arbetsplatser och yrkesutbildade personer som stödjer arbetsförmågan. Det är bra att skräddarsy arbetsplatsens egen verksamhetsmodell tillsammans med arbetsgivaren, arbetstagarna, arbetarskyddspersonalen och företagshälsovården. 

Det bra att anteckna i arbetsplatsens egen verksamhetsmodell:   

• personer som deltar i anpassningen av arbetet samt deras roll och ansvar 
• situationer där arbetet anpassas 
• innehållet i kommunikationen och ansvar på arbetsplatsen  
• möjligheterna att anpassa arbetet i olika arbetsuppgifter 
• utnyttjande av extern finansiering 
• uppföljning och bedömning samt använda indikatorer 
• registrering av information 
• företagshälsovårdens deltagande i anpassningen av arbetet.  

Hur verksamhetsmodellen för anpassning av arbetet fungerar och hur smidiga anpassningsprocesserna är kan också utvärderas när en verksamhetsplan för företagshälsovården utarbetas för arbetsplatsen.   

Det är viktigt att lösningarna för anpassningen av arbetet registreras både i databasen för personaltjänster på arbetsplatsen och i företagshälsovårdens system. På så sätt kan arbetsplatsens egen verksamhetsmodell kontinuerligt kompletteras och uppdateras.   

Vid planeringen av införandet av verksamhetsmodellen är det möjligt att utnyttja planeringsblanketten för anpassning av arbetet som finns nedan och dessutom i avsnitt 1 i Informationspaketet. I planeringen av införandet kan man också utnyttja videon som presenterats tidigare i detta avsnitt samt handboken nedan.  

Verksamhetsmodell för bearbetning av arbetet.

Planeringsblankett för anpassning av arbetet 

Exempel: Verksamhetsmodell för anpassning av arbetet inom Esbo stads småbarnspedagogik

Inom Esbo stads småbarnspedagogiska verksamhet ökade behovet av att utveckla modellen för anpassning av arbetet till följd av en vilja att stödja fortsatt arbete eller återgång i arbete till exempel på grund av arbetstagarens sjukdom, familjeledighet eller någon personlig anledning. 

Till att börja med grundades en grupp med olika representanter (ledningen, ledningen på mellannivå, de närmaste cheferna samt arbetarskyddet). Gruppen sammanställde en lista över orsakerna till att det kunde vara nödvändigt att anpassa arbetet. Härefter gjordes en utredning över vilka åtgärder som tillämpades på arbetsplatsen och vilka andra möjligheter som kunde användas för att anpassa arbetet. 

På arbetsplatsen identifierades följande helheter: 

1. arrangemang i anslutning till arbetstider, såsom arbetstidsförkortning eller minskning av antalet arbetsdagar 
2. avgränsning av arbetsuppgifter och organisering av nya uppgifter 
3. arbetsprövning i anpassat arbete 
4. hjälpmedel i arbetet 
5. arbetsmiljöns tillgänglighet 
6. en annan persons hjälp. 

Efter att dessa identifierats funderade man över vad som ska beaktas med tanke på arbetstagaren, arbetsgemenskapen och arbetsprocesserna i varje helhet. 

Därefter kom man överens om ansvar och roller för de personer som deltar i anpassningen av arbetet. Chefen var ansvarig person och ansvarade för de praktiska arrangemangen. Hen fick hjälp av företagshälsovården, personalförvaltningen, arbetarskyddspersonalen och förtroendemännen. Ett skriftligt avtal ingicks om anpassningen av arbetet. I avtalet antecknades bl.a. om behovet av anpassning är tillfälligt eller permanent och när och hur situationen följs upp och utvärderas. Utgående från utvärderingen beslöt man att vid behov göra ändringar i lösningarna för anpassningen av arbetet.  

Diskrimineringslagen 1325/2014, 15. §. I fråga om förbättrandet av förutsättningarna för att sysselsätta och utbilda en person med funktionsnedsättning konstateras att den som låter utföra arbetet eller utbildningsanordnaren vid behov ska vidta rimliga anpassningar för att personen med funktionsnedsättning ska få tillträde till arbete eller utbildning, klara sig i arbetet och avancera i arbetslivet. Rimlighet ska bedömas från fall till fall.  

Arbetarskyddslagen 738/2002, 12. §. Planering av arbetsmiljön. Vid planeringen av arbetsmiljöns konstruktioner, arbetsutrymmen, arbets- eller produktionsmetoder eller användningen av maskiner, arbetsredskap och andra anordningar som används i arbetet samt hälsofarliga ämnen skall vid behov beaktas handikappade och andra arbetstagare vilkas utförande samt tryggandet av hälsa och säkerhet i arbetet i övrigt förutsätter särskilda åtgärder.

Lagen om företagshälsovård 1383/2001, 12. §. Företagshälsovårdens innehåll. I paragrafen nämns att företagshälsovården i enlighet med god företagshälsovårdspraxis omfattar uppföljning och främjande av möjligheterna för arbetstagare med nedsatt funktionsförmåga att klara sig i arbetet med beaktande av arbetstagarens hälsorelaterade förutsättningar, rådgivning om rehabilitering och hänvisning till vård eller medicinsk eller yrkesinriktad rehabilitering. 

Lagen om folkpensionsanstaltens rehabiliteringsförmåner och rehabiliteringspenningförmåner 566/2005, 8 §. Folkpensionsanstalten ska i form av yrkesinriktad rehabilitering ordna och ersätta sådana dyra och krävande hjälpmedel som är nödvändiga för förbättrande och bevarande av arbetsförmågan och förvärvsmöjligheterna för en försäkrad som på grund av en sjukdom, ett lyte eller en skada inte klarar av studierna eller arbetet utan dem eller vars förmåga att klara sig utan dem skulle vara orimligt svår eller ansträngande. 

Även på små arbetsplatser (under 20 arbetstagare) kan arbetstagarnas arbete anpassas och frånvaro undvikas. Särskilt på små arbetsplatser har arbetstagarna specialkompetens som är svår att ersätta under frånvaron. 
Verksamhetsmodellen för anpassning av arbetet lämpar sig väl också för små arbetsplatser.  Det är lätt att identifiera behovet av anpassning av arbete, planera anpassningar och genomföra lösningar på en liten arbetsplats, eftersom arbetsgivaren känner varje arbetstagare och beslutsfattandet är snabbt. 
På små arbetsplatser är det bra att särskilt beakta följande:   

• arbetstagaren kan fortsätta med det anpassade arbetet, vilket påverkar arbetets produktivitet 
• lösningar för anpassning av arbetet kan vara till nytta för hela arbetsgemenskapen 
• lösningarna är ofta enkla och lätta att genomföra 
• en stor del av ändringarna i arbetet kostar ingenting 
• arbetsgivaren kan få extern finansiering för lösningarna, såsom stöd för specialarrangemang på arbetsplatsen 
• på arbetsplatserna är det bra att utnyttja organisationernas avgiftsfria handledning och rådgivning.

Material på internet

Verksamhetsmodellen för anpassning av arbete. Handbok för arbetsplatser och yrkesutbildade personer som stöder arbetsförmåga.

Planeringsblankett för anpassning av arbetet.

Job Accommodation Network (JAN). 

Kymmenen kysymystä työn muokkauksesta. 

Arbetshälsoinstitutet: Ledning av arbetsförmåga i social- och hälsovårdsreformen 

Arbetshälsoinstitutet: Työterveysneuvottelu – ratkaisuja työhön. 

Bloggar

Toimintamalli madaltaa kynnystä työn muokkaukseen .

Vetenskapliga artiklar

Balser DB, Harris MM. Factors affecting employee satisfaction with disability accommodation: a field study. Employ Respond Rights J 2008;20:13–28.

Gates LB. Workplace accommodation as a social process. Journal of Occupational Rehabilitation 2000;10(1): 85–98.

Horppu R, Martimo KP, Viikari-Juntura E, Lallukka T, MacEachen E. Occupational physicians’ reasoning about recommending early return to work with work modifications. PlosOne 2016; DOI:10.1371/journal.pone.0158588.

Nevala N, Pehkonen I, Koskela I, Ruusuvuori J, Anttila H. Workplace Accommodation Among Persons with Disabilities: A Systematic Review of Its Effectiveness and Barriers or Facilitators. Journal of Occupational Rehabilitation 2015; 25(2): 432-448. 

Vooijs M, Leensen MCJ, Hoving JL, Wind H, Frings-Dresen MHW. Interventions to enhance work participation of workers with a chronic disease: a systematic review of reviews. Occupational and Environ Med 2015;72:820–6.

Wong J, Kallish N, Crown D, m.fl..Capraro P, Trierweiler R, Wafford QE, Tiema-Benson L, Shahzeb H, Engel E, Tamayo C, Heinemann AW. Job accommodations, return to work and job retention of people with physical disabilities: A Systematic Review. Journal of Occupational Rehabilitation 2020.

Artiklar i facktidskrifter

Nevala N, Pehkonen I. Miten laboratoriotyötä voi muokata? Analyysi 2021; 58(1): 6-8.

Böcker, utgivna verk, rapporter och handböcker

Mattila-Holappa P. m.fl. Työn muokkauksen keinot, kun mielenterveyden häiriö vaikuttaa työkykyyn

Nevala N. Työn muokkaus. I boken: Autti-Rämö I, Melkas S, Rajavaara M, Salminen A-L. (red.) Kuntoutuminen. Duodecim, Helsinki 2022. sid. 446-451.  

Tiainen R, Nevala N, Vuorento M, Malkamäki R, Nissinen P, Mattila-Wiro P. Keinot käyttöön. Tukea työllistymiseen ja työssä jatkamiseen. Social- och hälsovårdsministeriets publikationer 2019:11.