5. Muokkaa työtä

Osion kirjoittajat

Nina Nevala, Irmeli Pehkonen, Maarit Virtanen, Pirjo Juvonen-Posti, Pauliina Mattila-Holappa, Anja Tanttu  

Viittausohje

Nevala N, Pehkonen I, Virtanen M, Juvonen-Posti P, Mattila-Holappa P, Tanttu A.  Muokkaa työtä.  Työhön kytkeytyvä kuntoutus -tietopaketti. Jyväskylän ammattikorkeakoulu, Työterveyslaitos, Oulun yliopisto, Oulun ammattikorkeakoulu 2022.

Johdanto

Työn muokkauksen toimintamalli perustuu aiemmin kehitettyyn Job Accommodation Network -malliin (JAN). Toimintamallia voivat hyödyntää sekä työantajien edustajat että työkyvyn ja työllistymisen tuen ammattilaiset. Toimintamallin toivotaan auttavan työpaikan johtoa ja esihenkilöitä ennakoimaan tulevia tilanteita sekä toimimaan niissä johdonmukaisesti ja tasapuolisesti. 

Keskeisiä käsitteitä

Työn muokkaus 

Työn muokkaus tarkoittaa niitä työpaikan toimia, joilla työ, työprosessi ja työympäristö saadaan vastaamaan työntekijöiden työkykyä. Näin työn vaatimukset ja työntekijöiden ominaisuudet ovat keskenään tasapainossa. Työn muokkaus on osa työkykyjohtamista, työntekijöiden työkyvyn tukemista ja kuntoutusta.

KUURA-Työn muokkauksen toimintamalli

Kohtuullinen mukauttaminen  

Kohtuullinen mukauttaminen perustuu yhdenvertaisuuslakiin (1325/2014). Lain mukaan työnantajan on tehtävä asianmukaiset ja kulloisessakin tilanteessa tarvittavat kohtuulliset mukautukset, jotta vammainen henkilö voi yhdenvertaisesti muiden kanssa saada työtä sekä suoriutua tehtävistään ja edetä urallaan.  

Työn tuunaaminen 

Työn tuunaaminen tarkoittaa työntekijän itsensä toteuttamaa työn sisällön ja työtapojen muokkaamista. Sen tavoitteena on tehdä työstä itselle sopivampaa, mielekkäämpää ja työhyvinvointia edistävää. Työn tuunaaminen on arjen innovatiivisuutta, rutiinien ravistelua ja unelmien toteuttamista nykyisessä työssä.  

Työn muokkaus on osa työkykyjohtamista 

Työnantaja on työturvallisuuslain mukaan vastuussa kaikkien työntekijöiden terveellisistä ja turvallisista työolosuhteista. Työpaikan johto tekee strategiset linjaukset siitä, kuinka tärkeää työn muokkaus on kyseisellä työpaikalla. Lisäksi johto määrittelee, millaisia panostuksia työn muokkaukseen voidaan käyttää ja millaisia työura- ja talousvaikutuksia työn muokkauksella tavoitellaan.  

Esihenkilön tehtävänä on osallistua työn muokkauksen suunnitteluun, toteuttamiseen, seurantaan ja arviointiin, raportointiin ja viestintään. Esihenkilön yhteistyökumppaneina toimivat hänen oma esihenkilönsä ja organisaation muu johto, henkilöstöhallinto, työsuojeluhenkilöstö, työterveyshuolto ja kuntoutuksen palveluntuottajat. Työterveyshuollon tehtävänä on seurata ja edistää osatyökykyisen työntekijän työssä suoriutumista.  

Työn muokkaus voi koskea koko työyhteisöä tai yksittäistä työntekijää. Työntekijä voi tarvita työn muokkausta esimerkiksi vamman, sairauden, elämäntilanteen tai kulttuuritaustan takia. Työn muokkaus voi kohdistua työn eri osa-alueisiin ja yhden työntekijän työn muokkaus voi vaikuttaa myös muiden työntekijöiden työhön (Kuvio 19).  

Kuvio 19. Työn muokkaus voi kohdistua työn eri osa-alueisiin.

Työn muokkauksen hyödyt 

Työn muokkauksesta voi olla hyötyä sekä yksilölle, työpaikalle että koko yhteiskunnalle. Yksilö voi hyötyä työn muokkauksesta, kun hän työllistyy, jatkaa työssä tai työhön paluussa sairauspoissaolon jälkeen. Työssä oleminen parantaa toimeentuloa ja kerryttää myös eläkettä. Työ tarjoaa myös sosiaalisia suhteita ja antaa onnistumisen kokemuksia.  Tutkimusnäyttöä työn muokkauksen vaikuttavuudesta on silloin, jos työntekijällä on jokin vamma, tuki- ja liikuntaelinsairaus, mielenterveyden häiriö, syöpä tai muu krooninen sairaus. Myös ikääntyneiden työntekijöiden työhön osallistumista  voidaan  lisätä  muokkaamalla  työtä.

Työpaikan kannalta työn muokkaus voi vähentää työntekijöiden sairauspoissaoloja ja työkyvyttömyyseläkkeiden aiheuttamia kustannuksia.   

Yhteiskunta hyötyy, jos työn muokkauksen avulla mahdollisimman monen työikäisen osaaminen saadaan työelämän käyttöön. Korkea työllisyysaste puolestaan lisää verotuloja ja auttaa hyvinvointivaltion ylläpitämistä.  

Miksi tarvitaan työn muokkauksen toimintamalli?

Työn muokkaus on vaikuttava työkyvyn tuen keino, mutta sitä ei osata hyödyntää riittävästi työpaikoilla ja työkyvyn tuen palveluissa. Toimintamallin toivotaan madaltavan työn muokkauksen kynnystä ja lisäävän tarvittavaa osaamista.

Työn muokkauksen toimintamalli voi auttaa työpaikan johtoa ja esihenkilöitä ennakoimaan tulevia tilanteita sekä toimimaan niissä johdonmukaisesti ja tasapuolisesti. Toimintamalli auttaa työntekijöitä ymmärtämään, että jokaisella on tarvitessaan yhtäläinen mahdollisuus työn muokkaukseen.  

Toimintamalli auttaa koko työyhteisöä ymmärtämään, miten työpaikalla toimitaan. Kun työn muokkaus hoidetaan hyvin, työntekijöiden luottamus ja työhön sitoutuminen vahvistuvat. Työyhteisön on myös tärkeää ymmärtää, että yhden työntekijän työn muokkaus voi vaikuttaa laajemmin koko työprosessiin ja myös muiden työntekijöiden työhön. 

Tämä on yleinen työn muokkauksen toimintamalli, josta kukin työpaikka voi räätälöidä oman mallinsa.  

Tutustu alla olevaan työn muokkauksen toimintamallia koskevaan videoon (kesto 4 min 33 sek).

Toimintamallin rakenne

Työn muokkauksen toimintamallissa on kuusi vaihetta. 

Kuvio 20. Työn muokkauksen toimintamallin vaiheet.

Vaihe 1: Havaitse tarve

Työn muokkauksen tarve voi johtua joko työhön tai työntekijään liittyvistä tekijöistä. Työhön liittyviä tekijöitä ovat esimerkiksi tilanteet, joissa työn kohde, työyhteisö, työnjako tai työvälineet muuttuvat. 

Työntekijään liittyvät tekijät voivat olla tilapäisiä tai pysyviä. Työn muokkaus voi olla tilapäistä silloin, kun työntekijä kuormittuu liiallisesti työssään, hän palaa töihin sairauspoissaolon jälkeen tai hänen elämäntilanteensa muuttuu. Pysyvä työn muokkauksen tarve voi johtua esimerkiksi sairaudesta, vammasta, elämäntilanteesta tai kulttuuritaustasta. Jos työntekijällä on etenevä sairaus, työn muokkauksen tarvetta pitää seurata ja arvioida säännöllisesti. 

Tarve voi tulla esiin monessa tilanteessa  

Työn muokkauksen tarve voidaan tunnistaa työpaikalla tai eri palveluissa: 

• työssä (työntekijä itse, esihenkilö, työyhteisö, työpari) 
• työterveyshuollon palveluissa  
• sosiaali- ja terveydenhuollon palveluissa  
• työ- ja elinkeinopalveluissa tai kunnan työllisyydenhoidon palveluissa 
• Kelan palveluissa 
• kuntoutuspalveluissa 
• työeläkevakuuttajan tai liikenne- ja tapaturmavakuuttajan palveluissa 
• opiskeluterveydenhuollon palveluissa, opinto-ohjauksessa tai opinnoissa 
• järjestöjen palveluissa.   

Työpaikalla työn muokkauksen tarve voi tulla esille, kun

• työntekijä aloittaa uudessa työssä  
• työntekijän työtehtävät muuttuvat  
• työntekijän työkyky muuttuu työssä olon aikana 
• työntekijä palaa työhön sairauspoissaolon tai muun pitkän poissaolon jälkeen (30-60-90-150-230 -sääntö)
• työntekijä toimii työssä, jossa hänellä on sairastumisen vaara 
• työntekijä siirtyy osasairauspäivärahalle, osakuntoutustuelle tai osatyökyvyttömyyseläkkeelle  
• työntekijä aloittaa työkokeilun, työhönvalmennuksen tai työharjoittelun 
• työntekijä tekee osa-aikaista työtä vanhuuseläkkeen rinnalla. 

Keskustele työpaikalla ja kirjaa työpaikan omaan toimintamalliin:

• Kuka tai ketkä voivat havaita työn muokkauksen tarpeen?
• Missä tilanteessa työn muokkauksen tarve voi tulla esille?
• Keneen otetaan yhteyttä, jos työn muokkauksen tarve tunnistetaan?

Vaihe 2: Kerää tietoa

Työn muokkausta varten työnantaja tarvitsee tietoa työn vaatimuksista, työntekijän työkyvystä sekä työn muokkauksen mahdollisuuksista (Kuvio 21). 

Kuvio 21. Työn muokkausta varten tarvittavat tiedot.

Työn vaatimukset 

Työn vaatimukset tarkoittavat työtehtäviä, työprosessia ja työn organisointia sekä työn edellyttämää osaamista. Työntekijän  kanssa on hyvä keskustella  hänen vahvuuksistaan sekä siitä, mikä työssä sujuu hyvin ja missä työtehtävissä on mahdollisesti ongelmia. Lisäksi on hyvä selvittää, liittyvätkö ongelmat tiettyihin työtehtäviin, työn aiheuttamaan kokonaiskuormitukseen, työn organisointiin tai työntekijän osaamiseen.  Työn vaatimuksia voidaan selvittää

• haastattelemalla työntekijää
• havainnoimalla tai videokuvaamalla työtä
• käyttämällä tarkastuslistoja
• hyödyntämällä ammattikohtaisia  tehtävänkuvia. 

Työn vaatimusten määrittelyssä työterveyshuollon vastuulla on työntekijöiden työkuormituksen arviointi sekä työkuormituksen ja terveyden välisen suhteen ymmärtäminen. Työfysioterapeutilla on asiantuntemusta työympäristön suunnittelusta, tuki- ja liikuntaelimistön kuormittumisesta ja työn fyysisen kuormittavuuden arvioinnista sekä työympäristön muokkaamisesta työntekijälle sopivaksi. Työterveyspsykologi on mielenterveyden sekä työn psyykkisen ja kognitiivisen kuormituksen asiantuntija. Sosiaalialan asiantuntija on kuntoutuksen sekä työkyvyn tuen palveluiden ja etuuksien asiantuntija. Toimintaterapeutilla on asiantuntemusta tarkastella käytännönläheisesti työn ja työympäristön vaatimuksia, arvioida työntekijän työ- ja toimintakykyä sekä suunnitella työn muokkauksen ratkaisuja.  

Työntekijän työkyky 

Työntekijän työkyvystä saadaan tietoa ensisijaisesti työntekijältä itseltään. Esihenkilöllä on tietoa työntekijän työkyvystä suhteessa työn vaatimuksiin. Työterveysneuvotteluissa,  sosiaali- ja terveyspalveluissa ja kuntoutuspalveluissa voidaan  hyödyntää  tietoa henkilön työkyvystä. Lääkärin lausunnoissa (A-todistus, B-lausunto) olevat suositukset työn muokkaukseen perustuvat  työntekijän työkykyyn.   

Työn muokkauksen mahdollisuudet 

Esihenkilö tuntee jokaisen työntekijän työn, koko työpaikan työolosuhteet ja työprosessit sekä niiden liittymisen toisiinsa. Aluksi kannattaa selvittää, millaisia työn muokkauksen ratkaisuja työpaikalla on aiemmin tehty. Työntekijällä itsellään voi olla ehdotus siitä, millainen työn muokkauksen ratkaisu auttaisi. Näin ratkaisu voi löytyä helposti ja nopeasti. Joskus työntekijä voi hyötyä työn yleisestä keventämisestä, jos yksittäisiä kuormittavia työtilanteita ei pystytä tunnistamaan.  

Työn muokkauksen mahdollisuuksia on hyvä miettiä työpaikalla etukäteen. Lista työn muokkauksen vaihtoehdoista kannattaa olla sekä työpaikalla että työterveyshuollossa. Ratkaisujen valinta helpottuu, kun ne on etukäteen kuvattu ja hyväksytty työpaikalla.  

Tietoa työn muokkauksen vaihtoehdoista voi saada  

• keskustelemalla työntekijän, esihenkilöiden, työyhteisön, työsuojeluhenkilöstön ja työterveyshuollon kanssa  
• hakemalla tietoa internetistä, tietopankeista ja sosiaalisesta mediasta 
• tutustumalla muiden työpaikkojen ratkaisuihin 
• hyödyntämällä työterveyshuollon ja sote-palveluiden tuottamaa tietoa ja suosituksia  
• tutustumalla eri kuntoutustoimijoiden ratkaisuihin 
• keskustelemalla vammais- ja potilasjärjestöjen asiantuntijoiden kanssa 
• tutustumalla oppaisiin, artikkeleihin, raportteihin ja opinnäytetöihin. 

Keskustele työpaikalla ja kirjaa työpaikan omaan toimintamalliin:

• Kuka vastaa tietojen keräämisestä?
• Miten selvitetään työn vaatimuksia?
• Miten selvitetään työntekijöiden työkykyä?
• Miten selvitetään työn muokkauksen mahdollisuuksia?

Vaihe 3: Selvitä vaihtoehtoja

Työn muokkauksen ratkaisut ovat joko olemassa olevia ratkaisuja tai ne suunnitellaan kyseistä tilannetta varten. Kun vaihtoehtoja selvitetään, kannattaa ottaa huomioon:

• työn muokkauksen tarpeet 
• ratkaisujen kustannukset  
• saavutettavat hyödyt.

Vaihtoehtoja kannattaa selvittää kysymällä ensin työntekijältä, millaiset ratkaisut auttaisivat häntä työssään. Kannattaa myös selvittää, onko omalla työpaikalla aiemmin muokattu työtä tai löytyykö hyviä ratkaisuja muilta työpaikoilta. Lisäksi on hyvä selvittää, vaikuttaako työn muokkaus laajemmin yhteistyöverkostoihin. 

Työn muokkausratkaisuja löytyy tietopankeista ja sivustoilta, joissa ne on yleensä luokiteltu ammattialan, sairauden tai vamman mukaan. Ratkaisut pitää aina valita työntekijän tai työyhteisön tarpeiden perusteella ja varmistaa, että ne ovat tarkoituksenmukaisia ja turvallisia.  

Linkkejä tietopankkeihin:

• Aivotyö sujuvaksi -tietopaketti
• Ergonomian tietopankki
• Esteettömyystiedon keskus ESKE
• Esteettömyys, saavutettavuus
• Job Accommodation Network (JAN)
• Kohtuulliset mukautukset, työnantajan tietopaketti
• Kohtuulliset mukautukset, työntekijän tietopaketti
• Mielenterveyden työkalupakki
• MS-tauti ja työkyvyn tukeminen
• Näkövammaisten ammattitietopankki
• Selkeä ja saavutettava viestintä
• Sosiaaliturvaopas

Taloudellinen tuki työn muokkaukseen 

Työnantaja voi saada TE-toimiston myöntämää työolosuhteiden järjestelytukea. Tukea voi saada, jos työhön palkattavan tai työssä olevan henkilön vamma tai sairaus edellyttää työvälineiden hankkimista tai työpaikan ulkoisiin olosuhteisiin tehtäviä muutoksia. Sitä voi saada myös toisen työntekijän työssä antamaan apuun.  

Tukea työn muokkaukseen voi saada myös työeläkelaitokselta, jos kyseessä on työntekijän ammatillinen kuntoutus. Jos työntekijän vamma johtuu työtapaturmasta tai liikenneonnettomuudesta, liikenne- ja tapaturmavakuutus on ensisijainen korvaaja.  

Työnantaja kustantaa työssä tarvittavat työvälineet kaikille työntekijöille. Jos työntekijä tarvitsee työssään apuvälineitä vammansa tai sairautensa takia, hän voi saada niitä sosiaali- ja terveydenhuollosta, Kelasta, TE- tai työllisyyspalveluista, työeläkelaitokselta tai tapaturma- ja liikennevakuuttajalta.

Työn muokkaus voi tarkoittaa myös työssä ja työmatkalla tarvittavia apuvälineitä ja palveluja. Tällaisia voivat olla esimerkiksi:

• Työnantajan kustantamat erityistyölasit, jos työntekijällä on ongelmia työnäkemisessä ajan tasalla olevista silmälaseista huolimatta. 
• Kelan myöntämä tulkkipalvelu puhevammaisen henkilön työhön. Siitä ei aiheudu kustannuksia työnantajalle.  
• Henkilökohtaisen avustajan palvelut vammaispalveluna.  
• Omaan autoon tehtävät vamman edellyttämät muutostyöt tai oikeus käyttää taksia työmatkoilla.  

Keskustele työpaikalla ja kirjaa työpaikan omaan toimintamalliin:

• Kukavastaa työn muokkauksen vaihtoehtojen selvittämisestä?
• Millaisia muokkauksia teidän työpaikallanne on aiemmin tehty?
• Oletteko tehneet listan työn muokkauksen vaihtoehdoista?

Vaihe 4: Valitse ratkaisut

Työnantaja tai esihenkilö valitsee työn muokkauksen ratkaisut yhdessä työntekijän kanssa. Ratkaisun valinnassa he voivat tehdä yhteistyötä työyhteisön, työterveyshuollon, työsuojelun, kuntoutuksen toteuttajien tai muiden palveluntuottajien kanssa. Työnantajan tehtävänä on tiedottaa asiasta niille työyhteisön jäsenille, joiden työhön muokkaus myös vaikuttaa. Työntekijän luvalla työterveyshuolto tuo ratkaisujen valintaan tietoa työntekijän työkyvystä. Työsuojeluhenkilöstön tehtävänä on varmistaa, että työ ja työolosuhteet täyttävät työturvallisuusmääräykset myös työn muokkauksen jälkeen.

Työn muokkauksen kohteita ovat työaika, työn organisointi, työympäristö, teknologia ja apuvälineet, avun saaminen sekä työmatka (Kuvio 22, Taulukko 5).  

Kuvio 22. Työn muokkauksen kohteita.

Taulukko 5. Työn muokkauksen kohteita ja keinoja. 

Keskustele työpaikalla ja kirjaa työpaikan omaan toimintamalliin:

• Kuka astaa työn muokkausratkaisujen valinnasta?
• Kenen kanssa teette yhteistyötä työn muokkausratkaisujen valinnassa?

Vaihe 5: Toteuta ratkaisut

Työn muokkauksen käytännön toteutuksesta vastaa yleensä esihenkilö. Hänen tehtävänään on suunnitella muutokset ja tarpeelliset hankinnat. Esihenkilö voi saada tukea muokkausten suunnitteluun ja toteutukseen henkilöstöhallinnolta, työsuojeluhenkilöstöltä ja työterveyshuollolta. Tietoa eri sairauksiin ja vammoihin liittyvistä työn muokkauksen ratkaisuista voi saada myös eri järjestöiltä.  

Esihenkilön tehtävänä työn muokkauksessa voi olla

• osallistua työn muokkausratkaisujen valintaan ja hankintojen tekemiseen 
• hakea työnantajan edustajana työolosuhteiden järjestelytukea
• sopia työntekijän kanssa työn muokkauksen kestosta
• sopia työntekijän kanssa, miten työn muokkauksesta kerrotaan työyhteisössä. Työntekijän terveydentilasta ja poissaolojen syistä esihenkilö ei voi kertoa, ellei työntekijä pyydä esihenkilöä kertomaan asiasta
• perehdyttää työntekijää esimerkiksi uuden työmenetelmän tai työvälineen käyttöön 
• tiedottaa työyhteisössä työn muokkauksesta, sen vaikutuksista muiden työhön sekä työyhteisön mahdollisuudesta tukea muokkauksen onnistumista .

Työn muokkausta edistävät ja estävät tekijät 

Esihenkilön pitää tunnistaa työn muokkausta edistävät ja estävät tekijät. Ne voivat liittyä työn muokkaukseen, työntekijään, työhön tai työpaikkaan.

Työn muokkauksen toimeenpanoa voi tukea hyödyntämällä erilaisia työvälineitä ja toimintamalleja. Tutustu toimintamalleihin tietopaketin osiossa Kehitä toimivia käytäntöjä.  

Kuvio 23. Työn muokkauksen toimeenpanoa edistäviä ja estäviä tekijöitä.

Taulukko 6. Työn muokkauksen toimeenpanoon liittyviä tekijöitä ja toimeenpanon tuen välineitä. Samat tekijät voivat myönteisinä edistää ja kielteisinä estää työn muokkausta.

Keskustele työpaikalla ja kirjaa työpaikan omaan toimintamalliin:

• Kuka vastaa ratkaisujen toteutuksesta?
• Kuka työsuojelun edustajana vastaa ratkaisujen turvallisuudesta?
• Mitä työn muokkauksesta tiedotetaan ja kuka siitä vastaa?
• Hyödynnetäänkö työpaikan ulkopuolista rahoitusta ja kuka sen hakemisesta vastaa?

Vaihe 6: Seuraa ja arvioi

Seuranta ja arviointi on tapauskohtaista ja siitä on hyvä sopia kirjallisesti. Arvioinnissa on hyvä kerätä tietoa siitä, mitä hyötyä työn muokkauksesta on ollut työntekijälle, ja ovatko ratkaisut olleet riittäviä. Lisäksi on hyvä arvioida, miten työn muokkauksen prosessi on toteutunut. Työterveyshuolto seuraa ja arvioi tarvittaessa sitä, miten työn muokkaus on vaikuttanut työntekijän työkykyyn ja työn tekemiseen.

Arviointitietoa voidaan hyödyntää työpaikalla ja työterveyshuollossa, jos jonkun toisen työntekijän työtä on tarve muokata. Onnistuneista ratkaisuista voidaan ottaa mallia myös silloin, kun työpaikalla suunnitellaan uusia tiloja, prosesseja tai toimintoja.

Roolit ja vastuut

Työn muokkauksen seurantaa ja arviointia voidaan työpaikalla tehdä yhteistyössä esihenkilön, työntekijän, työsuojeluhenkilöstön ja työterveyshuollon kanssa.  

Esihenkilön vastuulla on

• seurata ja arvioida yhteistyössä työntekijän ja työyhteisön kanssa työn muokkauksen toteutumista palveluprosessin, tuotantoprosessin, työhyvinvoinnin ja yhteistoiminnan kannalta 
• raportoida henkilöstöpalveluille ja viestiä työyhteisölle 
• tehdä monialaista yhteistyötä organisaation johdon, henkilöstöhallinnon, työsuojeluhenkilöstön, työterveyshuollon ja kuntoutuksen palveluntuottajien kanssa.  

Työntekijän vastuulla on

• kertoa esihenkilölle ja tarvittaessa työterveyshuollolle, miten muokattu työ sujuu, ovatko toteutetut ratkaisut riittäviä, ja onko  tarvetta perehdytykselle tai muulle tuelle.  

Työsuojeluhenkilöstön vastuulla on:  

• varmistaa, että muokattu työ ei aiheuta turvallisuusriskejä työntekijälle itselleen, muille työntekijöille tai asiakkaille.  

Työterveyshuollon vastuulla on

• seurata ja edistää työntekijän työssä selviytymistä 
• vastata työntekijän terveydellisestä arvioinnista ja seurannasta. 

Arvioinnin toteutus

Arviointi kannattaa aloittaa heti, kun ratkaisuja on tehty. Tällöin ratkaisuja voidaan tarvittaessa muuttaa tai täydentää. Työpaikalla voidaan sopia myös työn muokkauksen kokeilujaksosta. Arviointi voi jatkua normaalin työkykyjohtamisen puitteissa ja asiaa voidaan käsitellä myös kehityskeskusteluissa. Jos tarkoituksena on seurata työntekijän työssä pysymistä, sopiva seuranta-aika on tutkimusten perusteella vähintään vuosi.

Arviointitietoa voidaan kerätä keskustelemalla, kyselyillä ja havainnoimalla työntekijän työtä. Työn muokkauksen hyötyjen ja prosessin arvioinnissa voidaan käyttää esimerkiksi seuraavia kysymyksiä:  

• Millaisia vaikutuksia työn muokkauksella on ollut työntekijän työhön ja työssä jatkamiseen?  
• Miten työn muokkauksen ratkaisut ovat tukeneet työntekijän työkykyä?  
• Miten riittäviä ja tarkoituksenmukaisia toteutetut ratkaisut ovat olleet, ja pitäisikö jotain muuttaa?  
• Miten ratkaisut ovat vaikuttaneet muiden työntekijöiden työhön ja kuormittumiseen?  
• Miten työn muokkauksen prosessi toteutui, ja olisiko jotain pitänyt tehdä toisin?  

Mittareita voivat olla esimerkiksi:  

• Kuinka monen työntekijän työtä on muokattu?  
• Kuinka pitkäksi aikaa työntekijöiden työtä on muokattu?  
• Millaisia vaikutuksia työn muokkauksella on ollut palveluprosesseihin, tuotantoprosesseihin tai työntekijöiden sairauspoissaoloihin?  

Keskustele työpaikalla ja kirjaa työpaikan omaan toimintamalliin:

• Kuka vastaa työn muokkauksen seurannasta ja arvioinnista?
• Mitä työn muokkauksesta arvioidaan?
• Milloin ja kuinka usein arvioidaan?
• Mitä menetelmiä arvioinnissa ja seurannassa käytetään?
• Mihin työn muokkausta koskevat tiedot kirjataan?

Työn muokkauksen toimintamalli voidaan räätälöidä kunkin työpaikan omaksi toimintamalliksi. Siinä voidaan käyttää apuna uutta "Työn muokkauksen toimintamalli" -opasta. Se  on tarkoitettu työpaikoille  ja työkyvyn tuen ammattilaisille. Työpaikan oma toimintamalli kannattaa räätälöidä yhdessä työnantajan, työntekijöiden, työsuojeluhenkilöstön ja työterveyshuollon kanssa.  

Työpaikan omaan toimintamalliin on hyvä kirjata:  

• työn muokkaukseen osallistuvat henkilöt sekä heidän roolinsa ja vastuunsa
• tilanteet, joissa työtä muokataan
• viestinnän sisältö ja vastuut työpaikalla 
• työn muokkauksen mahdollisuudet eri työtehtävissä
• ulkopuolisen rahoituksen hyödyntäminen
• seuranta ja arviointi sekä käytettävät mittarit
• tietojen kirjaaminen
• työterveyshuollon osallistuminen työn muokkaukseen. 

Työn muokkauksen toimintamallin toimivuutta ja muokkausprosessien sujuvuutta voidaan arvioida myös silloin, kun työpaikalle laaditaan työterveyshuollon toimintasuunnitelmaa.  

Työn muokkauksen ratkaisut on tärkeä kirjata sekä työpaikan henkilöstöpalvelujen tietokantaan että työterveyshuollon järjestelmiin. Näin työpaikan omaa toimintamallia voidaan jatkuvasti täydentää ja pitää ajan tasalla.  

Toimintamallin käyttöönoton suunnittelussa on mahdollista hyödyntää työn muokkauksen suunnittelulomaketta, joka löytyy alta ja lisäksi Tietopaketin osiosta 1. Käyttöönoton suunnittelussa voi hyödyntää myös tässä osiossa aiemmin olevaa videota sekä alla olevaa opasta.

Työn muokkauksen toimintamalli. Opas työpaikoille ja työkyvyn tuen ammattilaisille (julkari.fi)

Työn muokkauksen suunnittelulomake

Tapausesimerkki: Työn muokkauksen toimintamalli Espoon kaupungin varhaiskasvatuksessa

Espoon kaupungin varhaiskasvatuksessa tarve työn muokkauksen mallin kehittämiselle nousi halusta tukea työssä jatkamista tai työhön paluuta esimerkiksi työntekijän sairauden, perhevapaan tai jonkin henkilökohtaisen syyn vuoksi.

Aluksi perustettiin eri edustajia sisältävä ryhmä (johto, keskijohto, lähiesihenkilöt sekä työsuojelu). Ryhmä kokosi listan syistä, joiden vuoksi työn muokkaus voisi olla tarpeellista. Seuraavaksi selvitettiin, mitä toimenpiteitä työpaikalla oli käytössä ja mitä muita mahdollisuuksia työn muokkauksessa voitaisiin käyttää.

Työpaikalla tunnistettiin seuraavat kokonaisuudet:

1. työaikoihin liittyvät järjestelyt, kuten työajan lyhentäminen tai työpäivien vähentäminen
2. työtehtävien rajaaminen ja uusien tehtävien organisointi
3. työkokeilu muokatussa työssä
4. työn apuvälineet
5. työympäristön esteettömyys
6. toisen henkilön antama apu.

Näiden tunnistamisen jälkeen mietittiin, mitä asioita pitää huomioida työntekijän, työyhteisön ja työprosessien kannalta kussakin kokonaisuudessa.

Tämän jälkeen sovittiin työn muokkaukseen osallistuvien henkilöiden vastuista ja rooleista. Esihenkilö toimi vastuuhenkilönä ja vastasi käytännön järjestelyistä. Hänen apunaan toimivat työterveyshuolto, henkilöstöhallinto, työsuojeluhenkilöstö ja luottamusmiehet. Työn muokkauksesta tehtiin kirjallinen sopimus, johon kirjattiin mm. se, onko muokkauksen tarve tilapäinen vai pysyvä, ja milloin ja miten tilannetta seurataan ja arvioidaan. Arvioinnin perusteella työn muokkausratkaisuihin päätettiin tehdä tarvittaessa muutoksia. 

Yhdenvertaisuuslaki 1325/2014, 15. §. Vammaisen henkilön työllistymis- ja kouluttautumisedellytysten parantamisesta todetaan, että työn teettäjän tai koulutuksen järjestäjän on tarvittaessa ryhdyttävä kohtuullisiin mukautuksiin vammaisen henkilön työhön tai koulutukseen pääsemiseksi, työssä suoriutumiseksi ja työuralla etenemiseksi. Kohtuullisuus on arvioitava tapauskohtaisesti arvioitava. 

Työturvallisuuslaki 738/2002, 12. §. Työympäristön suunnittelu. Työympäristön rakenteita, työtiloja, työ- tai tuotantomenetelmiä taikka työssä käytettävien koneiden, työvälineiden ja muiden laitteiden sekä terveydelle vaarallisten aineiden käyttöä suunniteltaessa on tarvittaessa otettava huomioon vammaiset ja muut työntekijät, joiden työn tekeminen sekä terveyden ja turvallisuuden varmistaminen työssä muutoin edellyttää erityisiä toimenpiteitä.  1.6.2023 voimaan astuneilla työturvallisuuslain muutoksilla tarkennetaan työnantajan työturvallisuusvelvoitteita. Työnantajan on erityisesti otettava huomioon, että työntekijän henkilökohtaiset edellytykset voivat edellyttää yksilöllisiä työsuojelutoimenpiteitä työntekijän turvallisuuden ja terveyden varmistamiseksi. Toimenpiteitä voivat olla esimerkiksi työskentelytilaan liittyvät järjestelyt tai työajan tai työmäärän mukauttaminen.

Työterveyshuoltolaki 1383/2001, 12. §. Työterveyshuollon sisältö. Pykälässä mainitaan, että työterveyshuoltoon kuuluu hyvän työterveyshuoltokäytännön mukaisesti vajaakuntoisen työntekijän työssä selviytymisen seuranta ja edistäminen työntekijän terveydelliset edellytykset huomioon ottaen, kuntoutusta koskeva neuvonta ja hoitoon tai lääkinnälliseen tai ammatilliseen kuntoutukseen ohjaaminen.

Laki kansaneläkelaitoksen kuntoutusetuuksista ja kuntoutusrahaetuuksista 566/2005, 8§. Kansaneläkelaitoksen on järjestettävä ja korvattava ammatillisena kuntoutuksena työkyvyn ja ansiomahdollisuuksien parantamiseksi ja säilyttämiseksi tarpeelliset kalliit ja vaativat apuvälineet vakuutetulle, joka sairauden, vian tai vamman aiheuttaman haitan vuoksi ei suoriudu opiskelusta tai työstä ilman niitä taikka jonka suoriutuminen ilman niitä olisi kohtuuttoman vaikeaa tai rasittavaa.

Pienillä työpaikoilla (alle 20 työntekijää) työntekijöiden työtä voidaan muokata ja välttää näin poissaoloja. Erityisesti pienillä työpaikoilla työntekijöillä on erityisosaamista, jota on vaikea korvata poissaolon aikana.

Työn muokkauksen toimintamalli soveltuu myös pienille työpaikoille.  Työn muokkauksen tarpeen tunnistaminen, muokkausten suunnittelu ja ratkaisujen toteuttaminen voivat pienellä työpaikalla onnistua helposti, koska työnantaja tuntee jokaisen työntekijän ja päätöksenteko on nopeaa.

Pienillä työpaikoilla kannattaa ottaa huomioon erityisesti seuraavat asiat:  

• työntekijä voi jatkaa muokatussa työssä, mikä vaikuttaa työn tuottavuuteen
• työn muokkauksen ratkaisut voivat hyödyttää koko työyhteisöä
• ratkaisut ovat usein yksinkertaisia ja ne on helppo toteuttaa
• suuri osa työn muokkauksista ei maksa mitään
• työnantaja voi saada ratkaisuihin ulkopuolista rahoitusta kuten työolosuhteiden järjestelytukea
• työpaikalla kannattaa hyödyntää järjestöjen maksutonta ohjausta ja neuvontaa.  

Verkkoaineistot

Job Accommodation Network (JAN).

Kymmenen kysymystä työn muokkauksesta.

Työterveyslaitos: Työkykyjohtaminen sote-muutoksessa.

Työterveyslaitos: Työterveysneuvottelu – ratkaisuja työhön.

Tieteelliset artikkelit

Balser DB, Harris MM. Factors affecting employee satisfaction with disability accommodation: a field study. Employ Respond Rights J 2008;20:13–28.

Gates LB. Workplace accommodation as a social process. Journal of Occupational Rehabilitation 2000;10(1): 85–98.

Horppu R, Martimo KP, Viikari-Juntura E, Lallukka T, MacEachen E. Occupational physicians’ reasoning about recommending early return to work with work modifications. PlosOne 2016; DOI:10.1371/journal.pone.0158588.

Nevala N, Pehkonen I, Koskela I, Ruusuvuori J, Anttila H. Workplace Accommodation Among Persons with Disabilities: A Systematic Review of Its Effectiveness and Barriers or Facilitators. Journal of Occupational Rehabilitation 2015; 25(2): 432-448. http://link.springer.com/article/10.1007/s10926-014-9548-z/fulltext.html

Vooijs M, Leensen MCJ, Hoving JL, Wind H, Frings-Dresen MHW. Interventions to enhance work participation of workers with a chronic disease: a systematic review of reviews. Occupational and Environ Med 2015;72:820–6.

Wong J, Kallish N, Crown D, ym.Capraro P, Trierweiler R, Wafford QE, Tiema-Benson L, Shahzeb H, Engel E, Tamayo C, Heinemann AW. Job accommodations, return to work and job retention of people with physical disabilities: A Systematic Review. Journal of Occupational Rehabilitation 2020.

Ammattilehtien artikkelit

Nevala N, Pehkonen I. Miten laboratoriotyötä voi muokata? Analyysi 2021; 58(1): 6-8.

Pehkonen I, Nevala N. Työn muokkauksen toimintamalli – väline työterveysyhteistyöhön. Työterveyslääkärilehti 2023;41(4):61-63. https://digiplus.fi/www/Tyoterveyslaakari/2022_No4/index.html

Nevala N, Pehkonen I. Työn muokkauksen toimintamalli. Työterveyshoitaja 2023;48(4):28-31. http://digiplus.fi/www/Tyoterveyshoitaja/2023_No4/index.html

Kirjat, toimitetut teokset, raportit ja oppaat

Nevala N. Työn muokkaus. Kirjassa: Autti-Rämö I, Melkas S, Rajavaara M, Salminen A-L. (toim.) Kuntoutuminen. Duodecim, Helsinki 2022. ss. 446-451.

Tiainen R, Nevala N, Vuorento M, Malkamäki R, Nissinen P, Mattila-Wiro P. Keinot käyttöön. Tukea työllistymiseen ja työssä jatkamiseen. Sosiaali- ja terveysministeriön julkaisuja 2019:11 http://julkaisut.valtioneuvosto.fi/handle/10024/161600