5. Muokkaa työtä

Tässä osiossa käsitellään työn muokkausta ja kuvataan työn muokkauksen toimintamalli.
Sisällysluettelo

Osion kirjoittajat

Nina Nevala, Irmeli Pehkonen, Maarit Virtanen, Pirjo Juvonen-Posti, Pauliina Mattila-Holappa, Anja Tanttu  

Viittausohje

Nevala N, Pehkonen I, Virtanen M, Juvonen-Posti P, Mattila-Holappa P, Tanttu A.  Muokkaa työtä.  Työhön kytkeytyvä kuntoutus -tietopaketti. Jyväskylän ammattikorkeakoulu, Työterveyslaitos, Oulun yliopisto, Oulun ammattikorkeakoulu 2022.

5.1 Johdanto

Johdanto

Työn muokkauksen toimintamalli perustuu Yhdysvalloissa kehitettyyn Job Accommodation Network -malliin (JAN). Toimintamallia voivat hyödyntää sekä työantajien edustajat että työkyvyn ja työllistymisen tuen ammattilaiset. Toimintamallin toivotaan auttavan työpaikan johtoa ja esihenkilöitä ennakoimaan tulevia tilanteita sekä toimimaan niissä johdonmukaisesti ja tasapuolisesti. 

Keskeisiä käsitteitä

Työn muokkaus 

Työn muokkaus tarkoittaa niitä työpaikan toimia, joilla työ, työprosessi ja työympäristö saadaan vastaamaan työntekijöiden työkykyä. Näin työn vaatimukset ja työntekijöiden ominaisuudet ovat keskenään tasapainossa. Työn muokkaus on osa työkykyjohtamista, työntekijöiden työkyvyn tukemista ja kuntoutusta. Tutustu ohella olevaan työn muokkauksen toimintamallia koskevaan videoon (kesto 4 min 33 sek).

KUURA-Työn muokkauksen toimintamalli

Työn tuunaaminen 

Työn tuunaaminen tarkoittaa työntekijän itsensä toteuttamaa työn sisällön ja työtapojen muokkaamista. Sen tavoitteena on tehdä työstä itselle sopivampaa, mielekkäämpää ja työhyvinvointia edistävää. Työn tuunaaminen on arjen innovatiivisuutta, rutiinien ravistelua ja unelmien toteuttamista nykyisessä työssä.  

Kohtuullinen mukauttaminen  

Kohtuullinen mukauttaminen perustuu yhdenvertaisuuslakiin (1325/2014). Lain mukaan työnantajan on tehtävä asianmukaiset ja kulloisessakin tilanteessa tarvittavat kohtuulliset mukautukset, jotta vammainen henkilö voi yhdenvertaisesti muiden kanssa saada työtä sekä suoriutua tehtävistään ja edetä urallaan.  

5.2 Työn muokkaus

Työn muokkaus on osa työkykyjohtamista 

Työnantaja on työturvallisuuslain mukaan vastuussa kaikkien työntekijöiden terveellisistä ja turvallisista työolosuhteista. Työpaikan johto tekee strategiset linjaukset siitä, kuinka tärkeää työn muokkaus on kyseisellä työpaikalla. Lisäksi johto määrittelee, millaisia panostuksia työn muokkaukseen voidaan käyttää ja millaisia työura- ja talousvaikutuksia työn muokkauksella tavoitellaan.  

Esihenkilön tehtävänä on osallistua työn muokkauksen suunnitteluun, toteuttamiseen, seurantaan ja arviointiin, raportointiin ja viestintään. Esihenkilön yhteistyökumppaneina toimivat hänen oma esihenkilönsä ja organisaation muu johto, henkilöstöhallinto, työsuojeluhenkilöstö, työterveyshuolto ja kuntoutuksen palveluntuottajat. Työterveyshuollon tehtävänä on seurata ja edistää osatyökykyisen työntekijän työssä suoriutumista.  

Työn muokkaus voi koskea koko työyhteisöä tai yksittäistä työntekijää. Työntekijä voi tarvita työn muokkausta esimerkiksi vamman, sairauden, elämäntilanteen tai kulttuuritaustan takia. Työn muokkaus voi kohdistua työn eri osa-alueisiin ja yhden työntekijän työn muokkaus voi vaikuttaa myös muiden työntekijöiden työhön (Kuvio 20).  

Kuvio: Työn muokkaus voi kohdistua työn eri osa-alueisiin.

 

Kuvio 20. Työn muokkaus voi kohdistua työn eri osa-alueisiin.

Työn muokkauksen hyödyt 

Työn muokkauksesta voi olla hyötyä sekä yksilölle, työpaikalle että koko yhteiskunnalle. Yksilö voi hyötyä työn muokkauksesta työllistymisessä, työssä jatkamisessa tai työhönpaluussa sairauspoissaolon jälkeen. Toimeentulo on työssä parempi kuin työelämän ulkopuolella. Työelämässä oleminen kerryttää myös eläkettä. Lisäksi työ tarjoaa sosiaalisia suhteita ja onnistumisen kokemuksia. Tutkimusten mukaan työn muokkauksesta on hyötyä etenkin silloin, kun henkilöllä on jokin vamma, tuki- ja liikuntaelinsairaus, mielenterveyden häiriö, syöpä tai muu pitkäaikaissairaus. Työn muokkaus auttaa myös ikääntyneitä jatkamaan työelämässä.   

Työpaikan kannalta työn muokkaus voi vähentää työntekijöiden sairauspoissaoloja ja työkyvyttömyyseläkkeiden aiheuttamia kustannuksia.   

Yhteiskunta hyötyy, jos työn muokkauksen avulla mahdollisimman monen työikäisen osaaminen saadaan työelämän käyttöön. Korkea työllisyysaste puolestaan lisää verotuloja ja auttaa hyvinvointivaltion ylläpitämistä.  

5.3 Työn muokkauksen toimintamalli

Miksi tarvitaan työn muokkauksen toimintamalli?

Työn muokkaus on vaikuttava työkyvyn tuen keino, mutta sitä ei osata hyödyntää riittävästi työpaikoilla ja eri palveluissa. Toimintamallin toivotaan madaltavan kynnystä työn muokkaukseen ja lisäävän siihen tarvittavaa osaamista.

Työn muokkauksen toimintamalli voi auttaa työpaikan johtoa ja esihenkilöitä ennakoimaan tulevia tilanteita sekä toimimaan niissä johdonmukaisesti ja tasapuolisesti. Toimintamalli auttaa työntekijöitä ymmärtämään, että jokaisella on tarvitessa yhtäläinen mahdollisuus työn muokkaukseen työkykynsä tueksi.  

Toimintamalli auttaa koko työyhteisöä ymmärtämään, kuinka kyseisellä työpaikalla toimitaan. Kun työn muokkaus hoidetaan hyvin ja prosessi on sujuva, työntekijöiden luottamus ja työhön sitoutuminen vahvistuvat. Työyhteisön on myös tärkeää ymmärtää, että yhden työntekijän työn muokkaus voi vaikuttaa laajemmin koko työprosessiin ja myös muiden työntekijöiden työhön. 

Tämä on yleinen työn muokkauksen toimintamalli,josta kukin työpaikka voi räätälöidä oman mallinsa.  

 

Toimintamallin rakenne

Työn muokkauksen toimintamallissa on kuusi vaihetta. 

Kuvio 21: Työn muokkauksen toimintamallin vaiheet.

 

Kuvio 21. Työn muokkauksen toimintamallin vaiheet.

Vaihe 1: Havaitse tarve

Työn muokkauksen tarve voi johtua joko työhön tai työntekijään liittyvistä tekijöistä. Työhön liittyviä tekijöitä ovat esimerkiksi tilanteet, joissa työn kohde, työyhteisö, työnjako tai työvälineet muuttuvat. 

Työntekijään liittyvät tekijät voivat olla tilapäisiä tai pysyviä. Työn muokkaus voi olla tilapäistä silloin, kun työntekijä kuormittuu liiallisesti työssään, hän palaa töihin sairauspoissaolon jälkeen tai hänen elämäntilanteensa muuttuu. Pysyvä työn muokkauksen tarve voi johtua esimerkiksi pitkäaikaissairaudesta, vammasta kulttuuritaustasta. Jos työntekijällä on etenevä sairaus, työn muokkauksen tarvetta pitää seurata ja arvioida säännöllisesti. 

Tarve voi tulla esiin monessa tilanteessa  

Työn muokkauksen tarve voidaan tunnistaa joko työntekijän työpaikalla tai eri palveluissa: 

  • työssä (työntekijä itse, esihenkilö, työyhteisö, työpari) 
  • työterveyshuollon palveluissa  
  • sosiaali- ja terveydenhuollon palveluissa  
  • työvoimapalveluissa ja työllisyydenhoidon palveluissa 
  • Kelan palveluissa 
  • kuntoutuspalveluissa 
  • työeläkevakuuttajan tai liikenne- ja tapaturmavakuuttajan palveluissa 
  • opiskeluterveydenhuollon palveluissa, opinto-ohjauksessa tai opinnoissa 
  • järjestöjen palveluissa tai toiminnassa.   

Työpaikalla työn muokkauksen tarve voi tulla esille esimerkiksi, kun

  • työntekijä aloittaa uudessa työssä  
  • työntekijän työtehtävät muuttuvat  
  • työntekijän työkyky muuttuu työssä olon aikana 
  • työntekijä palaa työhön sairauspoissaolon tai muun pitkän poissaolon jälkeen (30-60-90-150-230 -sääntö)
  • työntekijä toimii työssä, jossa hänellä on sairastumisen vaara 
  • työntekijä siirtyy osasairauspäivärahalle, osakuntoutustuelle tai osatyökyvyttömyyseläkkeelle  
  • työntekijä aloittaa työkokeilun, työhönvalmennuksen tai työharjoittelun 
  • työntekijä tekee osa-aikaista työtä vanhuuseläkkeen rinnalla. 

Keskustele työpaikalla ja kirjaa työpaikan omaan toimintamalliin:

  • Kuka tai ketkä voivat havaita työn muokkauksen tarpeen tarpeen teidän työpaikallanne?
  • Missä tilanteessa tarve voi tulla esille?
  • Keneen teidän työpaikallanne otetaan yhteyttä, jos työn muokkauksen tarve tunnistetaan?

Vaihe 2: Kerää tietoa

Työn muokkausta varten työnantaja tarvitsee tietoa työn vaatimuksista, työntekijän työkyvystä sekä työn muokkauksen mahdollisuuksista (Kuvio 22). 

Kuvio: Työn muokkausta varten tarvittavat tiedot.

 

Kuvio 22. Työn muokkausta varten tarvittavat tiedot.

Työn vaatimukset ja mahdollisuudet 

Työn vaatimukset tarkoittavat työhön sisältyviä työtehtäviä, työprosessia ja työn organisointia sekä työn vaatimaa osaamista. Työntekijäkohtaisesti tarkastellaan työntekijän vahvuuksia sekä sitä, mikä työssä sujuu hyvin ja missä työtehtävissä on ongelmia. Lisäksi on hyvä selvittää, liittyvätkö ongelmat tiettyihin työtehtäviin, työn aiheuttamaan kokonaiskuormitukseen, työn organisointiin tai työntekijän osaamiseen.  Työn vaatimuksia voidaan selvittää

  • työntekijää haastattelemalla 
  • tarkastuslistoilla
  • työtä havainnoimalla tai videokuvaamalla 
  • ammattikohtaisilla tehtävänkuvilla.  

Työn vaatimusten määrittelyssä työterveyshuollon vastuulla on työntekijöiden työkuormituksen arviointi sekä työkuormituksen ja terveyden välisen suhteen ymmärtäminen. Työfysioterapeutilla on asiantuntemusta työympäristön suunnittelusta, tuki- ja liikuntaelimistön kuormittumisesta ja työn fyysisen kuormittavuuden arvioinnista sekä työympäristön muokkaamisesta työntekijälle sopivaksi. Työterveyspsykologi on mielenterveyden sekä työn psyykkisen ja kognitiivisen kuormituksen asiantuntija. Sosiaalialan asiantuntija on kuntoutuksen sekä työkyvyn tuen palveluiden ja etuuksien asiantuntija. Toimintaterapeutilla on puolestaan asiantuntemusta tarkastella käytännönläheisesti työn ja työympäristön vaatimuksia, arvioida työ- ja toimintakykyä sekä suunnitella työn muokkauksen ratkaisuja.  

Työntekijän työkyky 

Työntekijän työkyvystä saadaan työn muokkausta varten tietoa ensisijaisesti työntekijältä itseltään. Esihenkilöllä on tietoa työntekijän työkyvystä suhteessa työn vaatimuksiin. Työkykyä koskeva tieto on terveydenhuoltohenkilöstön käytössä, kun työn muokkausta suunnitellaan työterveysneuvottelussa, sosiaali- ja terveyspalveluissa tai kuntoutuspalveluissa. Lääkärin lausunnoissa (A-todistus, B-lausunto) työn muokkauksen suositukset perustuvat työntekijän työkykyyn.   

Työn muokkauksen mahdollisuudet 

Esihenkilö tuntee jokaisen työntekijän työn, koko työpaikan työolosuhteet ja työprosessit sekä niiden liittymisen toisiinsa. Aluksi kannattaa selvittää, millaisia työn muokkauksen ratkaisuja työpaikalla on aiemmin tehty. Työntekijällä itsellään voi olla ehdotus siitä, millainen työn muokkauksen ratkaisu häntä auttaisi. Ratkaisu voi näin löytyä helposti ja nopeasti. Joskus työntekijä voi hyötyä työn yleisestä keventämisestä, jos yksittäisiä kuormittavia työtilanteita ei pystytä tunnistamaan.  

Työn muokkauksen mahdollisuuksia on hyvä miettiä työpaikalla etukäteen. Lista työn muokkauksen vaihtoehdoista kannattaa olla sekä työpaikalla että työterveyshuollossa. Ratkaisujen valinta helpottuu, kun ne on kuvattu ja hyväksytty työpaikalla etukäteen.  

Tietoa työn muokkauksen vaihtoehdoista voi saada  

  • keskustelemalla työntekijän, esihenkilöiden, työyhteisön, työsuojeluhenkilöstön ja työterveyshuollon henkilöstön kanssa  
  • hakemalla tietoa internetistä, tietopankeista ja sosiaalisesta mediasta 
  • tutustumalla muiden työpaikkojen ratkaisuihin 
  • hyödyntämällä työterveyshuollon ja sote-palveluiden tuottamaa tietoa ja suosituksia  
  • tutustumalla eri kuntoutustoimijoiden ratkaisuihin 
  • keskustelemalla vammais- ja potilasjärjestöjen asiantuntijoiden kanssa 
  • tutustumalla oppaisiin, artikkeleihin, raportteihin ja opinnäytetöihin. 

Keskustele työpaikalla ja kirjaa työpaikan omaan toimintamalliin:

  • Kuka teidän työpaikallanne vastaa tietojen keräämisestä?
  • Miten teidän työpaikallanne selvitetään työn vaatimuksia?
  • Miten teidän työpaikallanne selvitetään työntekijöiden työkykyä?
  • Miten teidän työpaikallanne selvitetään työn muokkauksen mahdollisuuksia?

Vaihe 3: Selvitä vaihtoehtoja

Työn muokkauksen ratkaisut ovat joko olemassa olevia ratkaisuja tai ne suunnitellaan kyseistä tilannetta varten. Kun vaihtoehtoja selvitetään, kannattaa ottaa huomioon:

  • työn muokkauksen tarpeet 
  • ratkaisujen kustannukset  
  • saavutettavat hyödyt.

Vaihtoehtojen selvittämisessä kannattaa ensin kysyä työntekijältä, tietääkö hän sopivia ratkaisuja. Omalla työpaikalla tehtyjä aiempia ratkaisuja kannattaa myös tutkia. Vinkkejä työn muokkaukseen voi löytyä muiltakin työpaikoilta. Vaihtoehtojen selvittämisessä pitää huomioida, vaikuttako työn organisointi laajemmin työn tekemisen verkostoihin ja muihin työyhteisöihin.  

Työn muokkausratkaisuja löytyy tietopankeista ja sivustoilta, joissa ne on useimmiten luokiteltu sairauden, vamman tai ammattialan mukaan. Ratkaisu pitää aina valita työntekijän tai työyhteisön tarpeiden perusteella ja varmistaa sen tarkoituksenmukaisuus sekä turvallisuus.  

Linkkejä tietopankkeihin:

Taloudellinen tuki työn muokkaukseen 

Työnantaja voi saada TE-toimiston myöntämää työolosuhteiden järjestelytukea. Tukea voi saada, jos työhön palkattavan tai työssä olevan henkilön vamma tai sairaus edellyttää työvälineiden hankkimista tai työpaikan ulkoisiin olosuhteisiin tehtäviä muutoksia. Sitä voi saada myös toisen työntekijän työssä antamaan apuun.  

Tuke työn muokkaukseen voi saada myös työeläkelaitokselta, jos kyseessä on työntekijän ammatillinen kuntoutus. Jos työntekijän vamma johtuu työtapaturmasta tai liikenneonnettomuudesta, liikenne- ja tapaturmavakuutus on ensisijainen korvaaja.  

Työnantaja kustantaa työssä tarvittavat työvälineet kaikille työntekijöille. Jos työntekijä tarvitsee työssään apuvälineitä vammansa tai sairautensa takia, hän voi saada niitä sosiaali- ja terveydenhuollosta, Kelasta, TE- tai työllisyyspalveluista, työeläkelaitokselta tai tapaturma- ja liikennevakuuttajalta.

Työn muokkaukseen voivat liittyä myös työssä ja työmatkalla tarvittavat apuvälineet ja palvelut, esimerkiksi:

  • Työnantajan kustantamat erityistyölasit, jos työntekijällä on ongelmia työnäkemisessä ajan tasalla olevista silmälaseista huolimatta. 
  • Kela myöntää tulkkipalvelua puhevammaisen henkilön työhön. Siitä ei aiheudu kustannuksia työnantajalle.  
  • Työntekijä voi saada henkilökohtaisen avustajan palveluja vammaispalveluna.  
  • Henkilö voi saada vammaispalveluna omaan autoonsa tehtävät vamman edellyttämät muutostyöt tai kuljetuspalvelun, joka tarkoittaa oikeutta käyttää taksia työmatkoilla.  

Keskustele työpaikalla ja kirjaa työpaikan omaan toimintamalliin:

  • Kuka teidän työpaikallanne vastaa työn muokkauksen vaihtoehtojen selvittämisestä?
  • Millaisia muokkauksia teidän työpaikallanne on aiemmin tehty?
  • Oletteko tehneet listan työn muokkauksen vaihtoehdoista teidän työpaikallanne?

Vaihe 4: Valitse ratkaisut

Työnantaja tai esihenkilö valitsee työn muokkauksen ratkaisut yhdessä työntekijän kanssa. Ratkaisun valinnassa he voivat tehdä yhteistyötä työyhteisön, työterveyshuollon, työsuojelun, kuntoutuksen toteuttajien tai muiden palveluntuottajien kanssa. Työnantajan tehtävänä on tiedottaa asiasta niille työyhteisön jäsenille, joiden työhön muokkaus myös vaikuttaa. Työntekijän luvalla työterveyshuolto tuo ratkaisujen valintaan tietoa työntekijän työkyvystä. Työsuojeluhenkilöstön tehtävänä on varmistaa, että työ ja työolosuhteet täyttävät työturvallisuusmääräykset myös työn muokkauksen jälkeen.

Työn muokkauksen kohteita ovat työaika, työn organisointi, työympäristö, teknologia ja apuvälineet, avun saaminen sekä työmatka (Kuvio 23, Taulukko 5).  

Kuvio: Työn muokkauksen kohteita.

 

Kuvio 23. Työn muokkauksen kohteita.

Taulukko 5. Työn muokkauksen kohteita ja keinoja. 

Työn muokkauksen kohde  Työn muokkauksen keinoja 
Työaika 
  • työaikajoustot
  • työajan lyhentäminen
  • työn tauottaminen
  • etätyömahdollisuus
Työn organisointi
  • työprosessien muuttaminen
  • työtehtävien rajaaminen
  • työn keventäminen ja työtapojen muuttaminen
  • työnjaon muuttaminen
  • työntekijöiden roolien ja vastuiden muuttaminen
  • työnkuvan muuttaminen
Työympäristö
  • työpaikan ja työtilojen esteettömyyden parantaminen
  • työpisteiden ergonomian parantaminen
  • ergonomisten ja käytettävien työvälineiden hankkiminen
  • työpaikan toimintatapojen ja sosiaalisen ympäristön kehittäminen
Teknologia ja apuvälineet 
  • digitaalisten laitteiden ja aineistojen hyödyntäminen
  • tietokoneohjelmien ja käyttöasetusten hyödyntäminen
  • keskittymistä, muistamista, työn organisointia ja ajankäytön hallintaa edistävien ratkaisujen ja apuvälineiden käyttäminen
Avun saaminen
  • esihenkilön tai työkaverien apu
  • työhönvalmentajan tuki
  • henkilökohtaisen avustajan palvelut
  • tulkkipalvelu
Työmatka
  • kuljetuspalvelu, kuten oikeus käyttää taksia
  • oman auton muutostyöt
  • auton pysäköintipaikka työpaikalla

Keskustele työpaikalla ja kirjaa työpaikan omaan toimintamalliin:

  • Kuka teidän työpaikallanne vastaa työn muokkausratkaisujen valinnasta?
  • Kenen kanssa teette yhteistyötä työn muokkausratkaisujen valinnassa?

Vaihe 5: Toteuta ratkaisut

Työn muokkauksen käytännön toteutuksesta vastaa yleensä esihenkilö. Hänen tehtävänään on suunnitella muutokset ja tarpeelliset hankinnat. Esihenkilö voi saada tukea muokkausten suunnitteluun ja toteutukseen henkilöstöhallinnolta, työsuojeluhenkilöstöltä ja työterveyshuollolta. Tietoa eri sairauksiin ja vammoihin liittyvistä työn muokkauksen ratkaisuista voi saada myös eri järjestöiltä.  

Esihenkilön tehtävänä työn muokkauksessa voi olla

  • työn muokkausratkaisujen valintaan ja hankintojen tekemiseen osallistuminen 
  • työolosuhteiden järjestelytuken hakeminen työnantajan edustajana
  • työn muokkauksen kestosta sopiminen työntekijän kanssa
  • siitä sopiminen työntekijän kanssa, miten työn muokkauksesta kerrotaan työyhteisössä. Työntekijän terveydentilasta ja poissaolojen syistä esihenkilö ei voi kertoa, ellei työntekijä nimenomaan pyydä esihenkilöä kertomaan asiasta
  • työntekijä perehdyttäminen esimerkiksi uuden työmenetelmän tai työvälineen käyttöön 
  • työyhteisössä tiedottaminen työn muokkauksesta, sen vaikutuksista muiden työhön sekä työyhteisön mahdollisuudesta tukea muokkauksen onnistumista .
Työn muokkausta edistävät ja estävät tekijät 

Esihenkilön pitää tunnistaa työn muokkausta edistävät ja estävät tekijät. Ne voivat liittyä työn muokkaukseen itseensä, työntekijään, työhön tai työpaikkaan.

Työn muokkauksen toimeenpanoa voi tukea hyödyntämällä erilaisia työvälineitä ja toimintamalleja. Tutustu toimintamalleihin tietopaketin osiossa Kehitä toimivia käytäntöjä.  

 

Kuvio: Työn muokkauksen toimeenpanoa edistäviä ja estäviä tekijöitä.

Kuvio 24. Työn muokkauksen toimeenpanoa edistäviä ja estäviä tekijöitä.

Taulukko 6. Työn muokkauksen toimeenpanoon liittyviä tekijöitä ja toimeenpanon tuen välineitä. Samat tekijät voivat myönteisinä edistää ja kielteisinä estää työn muokkausta.

Kohde  Edistäviä ja estäviä tekijöitä  Välineitä toimeenpanon tueksi 
Työntekijä 
  • työntekijän tieto työn muokkauksesta
  • työntekijän kyky perustella omia tarpeitaan
  • työntekijän ja esihenkilön avoin vuorovaikutus ja luottamus
  • työpaikan omat toimintamallit ja työkalut
  • työpaikan viestintä ja tiedotus
Työ
  • työtehtävien sisällöt, vaatimukset ja muokkaamisen mahdollisuudet kuvattu selkeästi
  • tehtävänkuvat
  • työnkuvauslomakkeet
Työpaikka
  • työnantajan ja työyhteisön asenteet
  • työnantajan sitoutuminen ja valmiudet työn muokkaukseen
  • yhteistyöverkostot
  • työn muokkauksen toimintamalli käytössä
  • viestintä ja tiedotus
  • työpaikkailmoitukset
  • työpaikan strategiset linjaukset
  • verkostojohtaminen, verkostotyövälineet
Työn muokkaukseen liittyvät tekijät
  • työpaikan eri toimijoiden tiedot työn muokkauksesta ja ratkaisujen rahoitusmahdollisuuksista
  • työn muokkauksen kustannukset
  • aiemmin toteutetut ratkaisut ja niiden hyödyt
  • työn muokkauksen toimintamalli: video ja opas
  • työn muokkauksen suunnittelulomake
  • työn muokkauksen koulutus

Keskustele työpaikalla ja kirjaa työpaikan omaan toimintamalliin:

  • Kuka vastaa ratkaisujen toteutuksesta?
  • Kuka työsuojelun edustajana vastaa ratkaisujen turvallisuudesta?
  • Mitä työn muokkauksesta tiedotetaan ja kuka siitä vastaa?
  • Hyödynnetäänkö työpaikan ulkopuolista rahoitusta ja kuka sen hakemisesta vastaa?

Vaihe 6: Seuraa ja arvioi

Seuranta ja arviointi on tapauskohtaista ja siitä on hyvä sopia kirjallisesti. Arvioinnissa kerätään tietoa siitä, mitä hyötyä työn muokkauksesta on ollut työntekijälle, ja ovatko ratkaisut riittäviä. Lisäksi on hyvä arvioida, miten työn muokkauksen prosessi on toteutunut. Työterveyshuolto seuraa ja arvioi tarvittaessa sitä, miten työn muokkaus on vaikuttanut työntekijän työkykyyn ja työn tekemiseen.

Arviointitietoa voidaan hyödyntää työpaikalla ja työterveyshuollossa, kun jonkun toisen työntekijän työtä on tarve muokata. Onnistuneista ratkaisuista voidaan ottaa mallia myös silloin, kun työpaikalla suunnitellaan uusia tiloja, prosesseja tai toimintoja.

Roolit ja vastuut

Työn muokkauksen seurantaa ja arviointia voidaan työpaikalla tehdä yhteistyössä esihenkilön, työntekijän, työsuojeluhenkilöstön ja työterveyshuollon kanssa.  

Esihenkilön vastuulla on

  • seurata ja arvioida yhteistyössä työntekijän ja työyhteisön kanssa työn muokkauksen toteutumista palveluprosessin, tuotantoprosessin, työhyvinvoinnin ja yhteistoiminnan kannalta 
  • raportoida henkilöstöpalveluille ja viestiä työyhteisölle 
  • tehdä monialaista yhteistyötä organisaation johdon, henkilöstöhallinnon, työsuojeluhenkilöstön, työterveyshuollon ja kuntoutuksen palveluntuottajien kanssa.  

Työntekijän vastuulla on

  • kertoa esihenkilölle ja tarvittaessa työterveyshuollolle, miten muokattu työ sujuu, ovatko toteutetut ratkaisut riittäviä, ja tarvitseeko hän lisää perehdytystä tai muuta tukea.  

Työsuojeluhenkilöstön vastuulla on:  

  • varmistaa, että muokattu työ ei aiheuta työturvallisuusriskejä työntekijälle itselleen, muille työntekijöille tai asiakkaille.  

Työterveyshuollon vastuulla on

  • seurata ja edistää työntekijän työssä selviytymistä 
  • vastata työntekijän terveydellisestä arvioinnista ja seurannasta. 
Arvioinnin toteutus

Työn muokkauksen arviointi sovitaan aina tapauskohtaisesti ja siitä on hyvä sopia kirjallisesti. Arviointi kannattaa aloittaa heti, kun ratkaisuja on tehty. Tällöin ratkaisuja voidaan tarvittaessa muuttaa tai täydentää. Työpaikalla voidaan sopia myös työn muokkauksen kokeilujaksosta. Arviointi voi jatkua normaalin työkykyjohtamisen puitteissa ja asiaa voidaan käsitellä myös kehityskeskusteluissa. Jos tarkoituksena on seurata työntekijän työssä pysymistä, sopiva seuranta-aika on tutkimusten perusteella vähintään vuosi.

Arviointitietoa voidaan kerätä keskustelemalla, kyselyillä ja havainnoimalla työntekijän työtä. Työn muokkauksen hyötyjen ja prosessin arvioinnissa voidaan käyttää esimerkiksi seuraavia kysymyksiä:  

  • Millaisia vaikutuksia työn muokkauksella on ollut työntekijän työhön ja työssä jatkamiseen?  
  • Miten työn muokkauksen ratkaisut ovat tukeneet työntekijän työkykyä?  
  • Miten riittäviä ja tarkoituksenmukaisia toteutetut ratkaisut ovat olleet, ja pitäisikö jotain muuttaa?  
  • Miten ratkaisut ovat vaikuttaneet muiden työntekijöiden työhön ja kuormittumiseen?  
  • Miten työn muokkauksen prosessi toteutui, ja olisiko jotain pitänyt tehdä toisin?  

Mittareita voivat olla esimerkiksi:  

  • Kuinka monen työntekijän työtä on muokattu?  
  • Kuinka pitkäksi aikaa työntekijöiden työtä on muokattu?  
  • Millaisia vaikutuksia työn muokkauksella on ollut palveluprosesseihin, tuotantoprosesseihin tai työntekijöiden sairauspoissaoloihin?  

Keskustele työpaikalla ja kirjaa työpaikan omaan toimintamalliin:

  • Kuka teidän työpaikallanne vastaa työn muokkauksen seurannasta ja arvioinnista?
  • Mitä työn muokkauksesta arvioidaan?
  • Milloin ja kuinka usein arvioidaan?
  • Mitä menetelmiä arvioinnissa ja seurannassa käytetään teidän työpaikallanne?
  • Mihin työn muokkausta koskevat tiedot teidän työpaikallanne kirjataan?

5.4 Toimintamallin räätälöinti omalle työpaikalle

Työn muokkauksen toimintamalli voidaan räätälöidä kunkin työpaikan omaksi toimintamalliksi. Apuna voidaan käyttää työn muokkauksen suunnittelulomaketta. Toimintamalli kannattaa räätälöidä yhdessä työnantajan, työntekijöiden, työsuojeluhenkilöstön ja työterveyshuollon kanssa.  

Työpaikan omaan toimintamalliin on hyvä kirjata:  

  • työn muokkaukseen osallistuvat henkilöt sekä heidän roolinsa ja vastuunsa
  • tilanteet, joissa työtä muokataan
  • viestinnän sisältö ja vastuut työpaikalla 
  • työn muokkauksen mahdollisuudet eri työtehtävissä
  • ulkopuolisen rahoituksen hyödyntäminen
  • seuranta ja arviointi sekä käytettävät mittarit
  • tietojen kirjaaminen
  • työterveyshuollon osallistuminen työn muokkaukseen. 

Työn muokkauksen toimintamallin toimivuutta ja muokkausprosessien sujuvuutta voidaan arvioida myös silloin, kun työpaikalle laaditaan työterveyshuollon toimintasuunnitelmaa.  

Työn muokkauksen ratkaisut on tärkeä kirjata sekä työpaikan henkilöstöpalvelujen tietokantaan että työterveyshuollon järjestelmiin. Näin työpaikan omaa toimintamallia voidaan jatkuvasti täydentää ja pitää ajan tasalla.  

Toimintamallin käyttöönoton suunnittelussa on mahdollista hyödyntää työn muokkauksen suunnittelulomaketta, joka löytyy Tietopaketin osiosta 1. Käyttöönoton suunnittelussa voi käyttää myös tässä osiossa olevaa videota, opasta ja työn muokkauksen suunnittelulomaketta. 

Tapausesimerkki: Työn muokkauksen toimintamalli Espoon kaupungin varhaiskasvatuksessa

Espoon kaupungin varhaiskasvatuksessa tarve työn muokkauksen mallin kehittämiselle nousi halusta tukea työssä jatkamista tai työhön paluuta esimerkiksi työntekijän sairauden, perhevapaan tai jonkin henkilökohtaisen syyn vuoksi.

Aluksi perustettiin eri edustajia sisältävä ryhmä (johto, keskijohto, lähiesihenkilöt sekä työsuojelu). Ryhmä kokosi listan syistä, joiden vuoksi työn muokkaus voisi olla tarpeellista. Seuraavaksi selvitettiin, mitä toimenpiteitä työpaikalla oli käytössä ja mitä muita mahdollisuuksia työn muokkauksessa voitaisiin käyttää.

Työpaikalla tunnistettiin seuraavat kokonaisuudet:

  1. työaikoihin liittyvät järjestelyt, kuten työajan lyhentäminen tai työpäivien vähentäminen
  2. työtehtävien rajaaminen ja uusien tehtävien organisointi
  3. työkokeilu muokatussa työssä
  4. työn apuvälineet
  5. työympäristön esteettömyys
  6. toisen henkilön antama apu.

Näiden tunnistamisen jälkeen mietittiin, mitä asioita pitää huomioida työntekijän, työyhteisön ja työprosessien kannalta kussakin kokonaisuudessa.

Tämän jälkeen sovittiin työn muokkaukseen osallistuvien henkilöiden vastuista ja rooleista. Esihenkilö toimi vastuuhenkilönä ja vastasi käytännön järjestelyistä. Hänen apunaan toimivat työterveyshuolto, henkilöstöhallinto, työsuojeluhenkilöstö ja luottamusmiehet. Työn muokkauksesta tehtiin kirjallinen sopimus, johon kirjattiin mm. se, onko muokkauksen tarve tilapäinen vai pysyvä, ja milloin ja miten tilannetta seurataan ja arvioidaan. Arvioinnin perusteella työn muokkausratkaisuihin päätettiin tehdä tarvittaessa muutoksia. 

5.5 Lainsäädäntöä

Yhdenvertaisuuslaki 1325/2014, 15. §. Vammaisen henkilön työllistymis- ja kouluttautumisedellytysten parantamisesta todetaan, että työn teettäjän tai koulutuksen järjestäjän on tarvittaessa ryhdyttävä kohtuullisiin mukautuksiin vammaisen henkilön työhön tai koulutukseen pääsemiseksi, työssä suoriutumiseksi ja työuralla etenemiseksi. Kohtuullisuus on arvioitava tapauskohtaisesti arvioitava. 

Työturvallisuuslaki 738/2002, 12. §. Työympäristön suunnittelu. Työympäristön rakenteita, työtiloja, työ- tai tuotantomenetelmiä taikka työssä käytettävien koneiden, työvälineiden ja muiden laitteiden sekä terveydelle vaarallisten aineiden käyttöä suunniteltaessa on tarvittaessa otettava huomioon vammaiset ja muut työntekijät, joiden työn tekeminen sekä terveyden ja turvallisuuden varmistaminen työssä muutoin edellyttää erityisiä toimenpiteitä. 

Työterveyshuoltolaki 1383/2001, 12. §. Työterveyshuollon sisältö. Pykälässä mainitaan, että työterveyshuoltoon kuuluu hyvän työterveyshuoltokäytännön mukaisesti vajaakuntoisen työntekijän työssä selviytymisen seuranta ja edistäminen työntekijän terveydelliset edellytykset huomioon ottaen, kuntoutusta koskeva neuvonta ja hoitoon tai lääkinnälliseen tai ammatilliseen kuntoutukseen ohjaaminen.

Laki kansaneläkelaitoksen kuntoutusetuuksista ja kuntoutusrahaetuuksista 566/2005, 8§. Kansaneläkelaitoksen on järjestettävä ja korvattava ammatillisena kuntoutuksena työkyvyn ja ansiomahdollisuuksien parantamiseksi ja säilyttämiseksi tarpeelliset kalliit ja vaativat apuvälineet vakuutetulle, joka sairauden, vian tai vamman aiheuttaman haitan vuoksi ei suoriudu opiskelusta tai työstä ilman niitä taikka jonka suoriutuminen ilman niitä olisi kohtuuttoman vaikeaa tai rasittavaa.

5.6 Pienet työpaikat, yrittäjät ja itsensä työllistäjät

Pienillä työpaikoilla (alle 20 työntekijää) työntekijöiden työtä voidaan muokata ja välttää näin poissaoloja. Erityisesti pienillä työpaikoilla työntekijöillä on erityisosaamista, jota on vaikea korvata poissaolon aikana.

Työn muokkauksen toimintamalli soveltuu myös pienille työpaikoille.  Työn muokkauksen tarpeen tunnistaminen, muokkausten suunnittelu ja ratkaisujen toteuttaminen voivat pienellä työpaikalla onnistua helposti, koska työnantaja tuntee jokaisen työntekijän ja päätöksenteko on nopeaa.

Pienillä työpaikoilla kannattaa ottaa huomioon erityisesti seuraavat asiat:  

  • työntekijä voi jatkaa muokatussa työssä, mikä vaikuttaa työn tuottavuuteen
  • työn muokkauksen ratkaisut voivat hyödyttää koko työyhteisöä
  • ratkaisut ovat usein yksinkertaisia ja ne on helppo toteuttaa
  • suuri osa työn muokkauksista ei maksa mitään
  • työnantaja voi saada ratkaisuihin ulkopuolista rahoitusta kuten työolosuhteiden järjestelytukea
  • työpaikalla kannattaa hyödyntää järjestöjen maksutonta ohjausta ja neuvontaa.  

Lue lisää ja lähteet

Verkkoaineistot

Job Accommodation Network (JAN). https://www.askjan.org/

Kymmenen kysymystä työn muokkauksesta. https://www.ttl.fi/tyopiste/kymmenen-kysymysta-tyon-muokkauksesta/

Työterveyslaitos: Työkykyjohtaminen sote-muutoksessa. https://www.ttl.fi/oppimateriaalit/strateginen-tyokykyjohtaminen/tyokykyjohtaminen-sote-muutoksessa

Työterveyslaitos: Työterveysneuvottelu – ratkaisuja työhön. https://www.ttl.fi/oppimateriaalit/opas/tyoterveysneuvottelu-ratkaisuja-tyohon/

Blogit

Toimintamalli madaltaa kynnystä työn muokkaukseen https://www.ttl.fi/blogi/toimintamalli-madaltaa-kynnysta-tyon-muokkaukseen/

Tieteelliset artikkelit

Balser DB, Harris MM. Factors affecting employee satisfaction with disability accommodation: a field study. Employ Respond Rights J 2008;20:13–28.

Gates LB. Workplace accommodation as a social process. Journal of Occupational Rehabilitation 2000;10(1): 85–98.

Horppu R, Martimo KP, Viikari-Juntura E, Lallukka T, MacEachen E. Occupational physicians’ reasoning about recommending early return to work with work modifications. PlosOne 2016; DOI:10.1371/journal.pone.0158588.

Nevala N, Pehkonen I, Koskela I, Ruusuvuori J, Anttila H. Workplace Accommodation Among Persons with Disabilities: A Systematic Review of Its Effectiveness and Barriers or Facilitators. Journal of Occupational Rehabilitation 2015; 25(2): 432-448. http://link.springer.com/article/10.1007/s10926-014-9548-z/fulltext.html

Vooijs M, Leensen MCJ, Hoving JL, Wind H, Frings-Dresen MHW. Interventions to enhance work participation of workers with a chronic disease: a systematic review of reviews. Occupational and Environ Med 2015;72:820–6.

Wong J, Kallish N, Crown D, ym.Capraro P, Trierweiler R, Wafford QE, Tiema-Benson L, Shahzeb H, Engel E, Tamayo C, Heinemann AW. Job accommodations, return to work and job retention of people with physical disabilities: A Systematic Review. Journal of Occupational Rehabilitation 2020.

Ammattilehtien artikkelit

Nevala N, Pehkonen I. Miten laboratoriotyötä voi muokata? Analyysi 2021; 58(1): 6-8.

Kirjat, toimitetut teokset, raportit ja oppaat

Mattila-Holappa P. ym. Työn muokkauksen keinot, kun mielenterveyden häiriö vaikuttaa työkykyyn https://www.ttl.fi/tyon-muokkaus-mielenterveyshairiossa/

Nevala N. Työn muokkaus. Kirjassa: Autti-Rämö I, Melkas S, Rajavaara M, Salminen A-L. (toim.) Kuntoutuminen. Duodecim, Helsinki 2022. ss. 446-451. 

Tiainen R, Nevala N, Vuorento M, Malkamäki R, Nissinen P, Mattila-Wiro P. Keinot käyttöön. Tukea työllistymiseen ja työssä jatkamiseen. Sosiaali- ja terveysministeriön julkaisuja 2019:11 http://julkaisut.valtioneuvosto.fi/handle/10024/161600