5. Työn muokkauksen vaiheet ja roolit

Työn muokkauksen mallia hyödyntämällä tuetaan työntekijöiden yhdenvertaista kohtelua, kun prosessi toteutuu eri työntekijöiden välillä samoja periaatteita noudattaen. Malli auttaa tunnistamaan tukea tarvitsevat, suunnittelemaan tarvittavat toimenpiteet ja seuraamaan suunnitelmien etenemistä. Se tukee työn kuormitustekijöiden ja toisaalta voimavaratekijöiden tunnistamista. Usein työn muokkaus sisältääkin työn mielekkyyden vahvistamista kuormitustekijöiden vähentämisen lisäksi.
Sisällysluettelo

Työn muokkauksen vaiheet

Työpaikalla aloite työn muokkaamisesta voi tulla työntekijältä itseltään, työterveyshuollolta tai esihenkilöltä. Joissain tilanteissa huoli työntekijän työssä pärjäämisestä voi tulla esihenkilön tietoon myös työyhteisöltä.

Työn muokkaamista helpottaa, jos työpaikalla on julkilausuttu periaate, jonka mukaan kaikkien työkykyä tuetaan, yksilölliset tilanteet pyritään huomioimaan ja työhön paluuseen sairauspoissaolon jälkeen kannustetaan. Työn muokkaus on myös osa työpaikkasi esihenkilön perustehtäviä samalla tavoin kuin työvuoroista tai lomista sopiminen tai vaikka uuden henkilön perehdyttäminen.

Kuormittavien tekijöiden tunnistaminen

Työnantajan velvollisuus on lain mukaan tunnistaa tilanne, jossa työhön liittyvät tekijät ovat osaltaan johtaneet työntekijän terveydentilan heikkenemiseen. Tekijöitä voivat olla esimerkiksi väkivallan kokeminen työtehtäviä suorittaessa tai työtehtävien kasautuminen pitkäaikaisesti.

Työpaikalla näihin tilanteisiin tulee puuttua tekemällä konkreettisia muutoksia työssä. Aina kuormittavia työtilanteita tai työprosesseja ei ole tunnistettavissa, vaan työntekijä hyötyy kokonaiskuormituksen vähentämisestä.

Työpaikan riskien kartoitus ja työterveyshuollon tekemä työpaikkaselvitys antavat hyödyllistä tietoa työtehtäviin liittyvistä kuormitustekijöistä.

Tunnista työpaikallasi seuraavat työn organisointiin ja sisältöihin liittyvät kuormitustekijät. Ne voivat olla pitkään jatkuessaan tai äärimmäisinä terveydelle haitallisia:

Tunnista työpaikallasi seuraavat sosiaaliset kuormitustekijät, jotka ovat pitkään jatkuessaan tai äärimmäisinä terveydelle haitallisia:

Voimavaratekijöiden tunnistaminen

Työn muokkaus ei ole pelkästään riskitekijöiden tunnistamista ja karsimista. Se on myös työn mielekkyyden tunnistamista ja tukemista ja työntekijälle sopivien haasteiden lisäämistä.

Tunnistamalla työpaikkasi työtehtäviin, niiden järjestämiseen, työyhteisön vuorovaikutukseen ja organisaatioon liittyvät voimavaratekijät ja panostamalla niihin voi vahvistaa työn muokkauksen tuloksia.

Tukea työterveyshuollosta

Työkykyä tukeva työn muokkaus toteutuu parhaimmillaan työntekijän, esihenkilön, mahdollisesti HR:n ja luottamushenkilön sekä työterveyshuollon yhteistyönä. Mikäli toimintamallit ovat vakiintuneet, voi työn muokkaus toteutua työpaikallasi myös ilman työterveyshuollon tukea.

Työn muokkausta koskeva työterveysneuvottelu järjestetään työntekijän ja esihenkilöiden yhteisellä sopimuksella.

Neuvotteluun valmistautuessa on hyvä muistaa:

  • Terveydenhuollon ammattihenkilöt eivät voi kertoa ulkopuolisille (edes esihenkilöille) tietoja työntekijän terveydentilasta ilman työntekijän lupaa.
  • Työntekijän terveydentilaan liittyviä tietoja käsitellään vain työntekijän suostumuksella.
  • Kaikki neuvotteluun osallistuvat ovat salassapitovelvollisia työntekijän terveydentilaan liittyvistä tiedoista.
  • Muokkausprosessi kohdistuu työhön eikä siinä tarvitse käsitellä yksilön terveystietoja.

Työn muokkauksen yhteydessä voidaan sopia työsopimuksen muuttamisesta. Esimerkiksi työajan lyhentäminen, tehtävänkuvan muokkaaminen vähemmän vaativaksi sekä esihenkilövastuusta luopuminen voivat vaikuttaa työstä saataviin ansioihin. Työnantajan ja työntekijän on hyvä keskustella näistä asioista mahdollisimman varhain, jotta työn muokkaukseen tai työn kevennykseen liittyvät ehdot ovat kaikille selviä.

  • Työn muokkaukseen voi liittyä palkan osan korvautuminen sosiaaliturva- tai kuntoutusetuudella.
  • Joissakin työehtosopimuksissa on määritelty korvaava työ, joka tarkoittaa työntekijän siirtämistä tilapäisesti toisiin työtehtäviin, jos hänen terveydentilansa estää tavallisessa tehtävässä toimimisen ja työntekijän on arvioitu tarvitsevan sairauspoissaoloa tavallisesta työstään.
  • Työnantaja ja työntekijä voivat sopia korvaavasta työstä. Laissa ei ole säädetty korvaavasta työstä.
Kuvio: Työterveyneuvottelun etenminen

Kuva. Työterveysneuvottelun eteneminen työpaikalla tehtyjen toimenpiteiden jälkeen.

Työterveysneuvottelussa käsiteltävät aiheet

  • Työntekijän työkyky suhteessa työtehtäviin
  • Työntekijän oma arvio työkyvystä, työterveyshuollon tekemät selvitykset ja arvioinnit, esihenkilön näkemys
  • Työntekijää erityisesti kuormittavat asiat työssä ja ratkaisut asioiden muokkaamiseksi
  • Työn muokkauksen toimenpiteet, vastuuhenkilöt ja muutosten kesto
  • Muokkauksen mahdolliset vaikutukset työaikaan ja palkkaan sekä mahdollisten (kuntoutus)etuuksien yhteensovittaminen palkan kanssa
  • Kokeiluaika ja sen jälkeen pidettävä seurantapalaveri
  • Alustava varasuunnitelma, mikäli työn muokkauksen toimenpiteistä ei ole apua

Lue lisää

Lisää tietoa työterveysneuvottelusta Työterveyslaitoksen sivuilta.

Eri toimijoiden roolit työn muokkauksessa

Eri toimijoiden roolit työn muokkauksessa

Työpaikan johto 

Työpaikan johdon tehtäviin kuuluu työpaikan strategian ja tavoitteiden määrittely. Osana tätä työtä tulee huomioida työkykyjohtamisen näkökulma. Millaista osaamista työpaikalla tarvitaan tavoitteisiin pääsemiseksi ja miten osaamista voidaan vahvistaa? Miten muutos vaikuttaa eri työntekijöiden työtilanteeseen ja liittyykö muutokseen sellaisia kuormitustekijöitä, jotka uhkaavat työssä jaksamista?

Johdon rooliin kuuluu

  • vastata turvallisista ja terveellisistä työoloista ja työstä
  • määritellä työpaikan visio, strategia ja tavoitteet ja varmistaa työntekijöiden mahdollisuus vastata niiden asettamiin haasteisiin
  • johtaa työkykyä strategian mukaan ja työpaikan mahdollisuudet huomioiden
  • arvioida työkykyä työpaikan tavoitteisiin sopivilla mittareilla
  • neuvotella kumppaneiden, kuten työterveyshuollon, työkykykoordinaattorin tai työeläkeyhtiön kanssa työkykytavoitteiden tukemisesta.

Esihenkilö

Lähiesihenkilön rooli on työn muokkauksen mahdollistajana ensiarvoinen. Esihenkilö tarkastelee työn sujumista ja puuttuu tarvittaessa työn suorittamisen ongelmiin varhaisen tuen keinoin. Esihenkilön tulee huomioida, että hän ei voi kertoa työntekijän terveydentilaan liittyviä asioita, kuten poissaolon syytä työyhteisölle, ellei tämä ole työntekijän toivomus. Halutessaan lähiesihenkilö voi saada tukea työn muokkauksen suunnitteluun työterveyshuollosta. Lisäksi esihenkilö voi saada tukea esimerkiksi työsuojelupäälliköltä, työkykykoordinaattorilta tai henkilöstöhallinnosta.

Esihenkilön rooliin kuuluu

  • havainnoida muutoksia työntekijöiden työkyvyssä ja nostaa tarvittaessa asia esille työntekijän kanssa
  • kehottaa työntekijää ottamaan yhteyttä työterveyshuoltoon selkeästi terveyteen liittyvissä asioissa 
  • pitää yhteyttä työntekijään mahdollisen sairauspoissaolon aikana
  • käytännön järjestelyt työn muokkaamisessa, työtilat ja välineet
  • perehdytys tarvittaessa, esimerkiksi pitkä poissaolon jälkeen.

Lisäksi esihenkilön vastuulla on

Vinkkejä esihenkilölle

Miten otan työntekijän vastaan pitkän sairauspoissaolon jälkeen ja mitä voin sanoa?

Sairauspoissaololta palaava työntekijä saattaa jännittää, miten häneen suhtaudutaan työpaikalla. Tilanne voi olla uusi ja hämmentävä myös esihenkilölle.

Vinkkejä esihenkilön tueksi:

  • Varmista perehdytys muokattuihin tehtäviin tai työntekijän oltua pitkällä sairauspoissaolojaksolla sen hetkisiin tehtäviin
  • Luonnollisuus ja empatia riittävät – tilanne ei vaadi erityisosaamista
  • Toivota työntekijä tervetulleeksi ja osoita olevasi ilahtunut hänen paluustaan. ”Tervetuloa takaisin töihin! Minusta on hienoa, että olet taas täällä.”
  • Kysy, älä oleta. – ”Millaista sinusta on palata takaisin töihin?”, ”Huolettaako sinua jokin asia töihin paluussa?”, ”Toivotko, että kerron asiasta jotain muille työntekijöille?”, ”Miten voisin esimiehenä parhaiten auttaa sinua töihin paluussa?”
  • Tue työn tekemistä niin työn kuin työntekijän tarpeista käsin – ”Suunnittelimme jo aiemmin työsi järjestämistä nyt kun palaat töihin”, ”Oletko ehtinyt ajatella asiaa? Miltä suunnitellut työtehtävät, työmäärä ja työn järjestelyt tällä hetkellä vaikuttavat sinusta?”
  • Kerro olevasi käytettävissä – ”Voit koska tahansa olla minuun yhteydessä, niin pohditaan asioita yhdessä.”

Työyhteisössä tapahtuu usein muutoksia yhden työntekijän työn muokkauksen yhteydessä. Jos yhden työntekijän työtä kevennetään, tekemättä jäävän työn organisointi on järjestettävä. Tämä voi aiheuttaa työyhteisössä epäreiluuden kokemusta tai kateuttakin. Toisaalta työn muokkauksen yhteydessä voi tulla esiin parannusehdotuksia, jotka sopivat kaikille. Tilanne, jossa kaikki tekevät aina saman verran työtä, ei aina ole mahdollinen. Tärkeää on, että kaikkien työntekijöiden yksilöllisiä tilanteita käsitellään saman oikeudenmukaisen prosessin mukaan. Työ tulee järjestää niin, että kukaan ei kuormitu liikaa.

Työkaverit

Työkaverin paluu sairauspoissaololta saattaa jännittää niin häntä itseään kuin muitakin työntekijöitä. Miten ottaa pitkältä sairauspoissaololta palaava työkaveri vastaan ja mitä voi sanoa?

Vinkkejä työkavereille

  • Ole oma luonnollinen itsesi, muuta ei tarvita. Ota työkaveri vastaan niin kuin itsekin toivoisit tulevasi kohdatuksi vastaavassa tilanteessa.
  • Huomioi työkaverin paluu ja toivota hänet tervetulleeksi – ”Kiva, että olet tullut takaisin töihin!”. Paluusta ei kuitenkaan tarvitse tehdä sen suurempaa numeroa.
  • Pyydä työkaveria mukaan lounaalle tai kahville.
  • Tarjoa apuasi työtehtävissä – ”Jos sinusta tuntuu, että asiat ovat muuttuneet tai muuten vain alussa on hankala tarttua hommiin, katsotaan ja ihmetellään yhdessä.”
  • Kerro työn sisällöissä, työvälineissä, työtavoissa tai työnjaossa tapahtuneista muutoksista työntekijöiden näkökulmasta.
  • Tarjoudu seuraksi puhumaan esihenkilölle, jos työkaverilla on asioita, joihin tarvitaan esihenkilön kannanottoa tai apua.

Työterveyshuolto

Työterveyshuollon erityisosaamista työn muokkauksessa on työkyvyn arviointi: työkuormituksen arviointi sekä työkuormituksen ja terveyden välisen suhteen ymmärtäminen. Työterveyshuollossa annetaan lääketieteellinen peruste, mutta työnantajan rooliin kuuluu työtehtävien suunnittelu ja toteutus (direktio-oikeus). Työterveyshuolto (työterveyslääkäri, työterveyshoitaja tai työterveyspsykologi) voi tarvittaessa toimia työn muokkauksessa koordinaattorin roolissa.

Työterveyspsykologeilla on asiantuntemusta työn psyykkisen ja sosiaalisen kuormituksen arvioinnista. Psykologin tutkimuksen avulla voidaan tarvittaessa selvittää työntekijän kognitiivista ja sosiaalista toimintakykyä. Mikäli kognitiiviset oireet ovat työntekijän mielenterveyshäiriössä keskeisiä tai tiedonkäsittelyn vaatimukset ovat suuret, työn muokkaamisen tukena voidaan konsultoida neuropsykologia.

Työntekijän pääasiallinen hoitokontakti voi työterveyshuollon sijasta olla myös psykiatrian poliklinikalla erikoissairaanhoidossa tai perusterveydenhuollossa. Silloin hoitava terveydenhuollon ammattilainen, esimerkiksi psykiatri, voi työntekijän niin toivoessa osallistua neuvotteluun. Työterveyshuolto voi tässäkin tapauksessa toimia koordinaattorin roolissa.

Lisäksi työkykykoordinaattori tai henkilöstön edustaja voivat toimia työn muokkauksessa tukena.

  • Henkilöstön edustaja voi toimia työterveysneuvottelussa tukihenkilönä, jos työntekijä niin toivoo. Henkilöstön edustajaa koskee sama salassapitovelvollisuus kuin muitakin työterveysneuvotteluun osallistuvia.
  • Työkykykoordinaattori on työelämän, kuntoutuksen ja palvelujärjestelmän asiantuntija. Isoilla työpaikoilla voi olla oma työkykykoordinaattori. Työkykykoordinaattorin asiantuntemuksesta voi olla apua työn muokkauksessa, tehtävien vaihtamisessa organisaation sisällä tai kokonaan uuden työn etsimisessä.

Työterveyshuollon ja työnantajan yhteistyötä työkyvyn arvioinnissa pyritään edistämään niin sanotun 30-60-90-säännön avulla. Kun sairauspoissaolo on jatkunut 30 päivää, työantajalla on velvollisuus ilmoittaa sairauspoissaolosta työterveyshuoltoon. 60 päivän kohdalla tulee selvittää kuntoutustarve ja 90 päivän kohdalla jäljellä oleva työkyky.

Lue lisää

Lisää tietoa 30–60–90-säännöstä Työterveyslaitoksen sivuilta.

Pohdittavaksi

Työn muokkauksen prosessin toteuttaminen

Palauta mieleesi jokin tilanne, jossa mielenterveyden häiriö vaikutti työntekijän työkykyyn. Pohdi seuraavia kysymyksiä ja pyri löytämään mahdollisimman konkreettisia vastauksia. Ne ohjaavat työn muokkauksen keinojen valinnassa. Tehtävä jatkuu seuraavassa osiossa.

  • Millaista haittaa työntekijä koki mielenterveyden häiriöstä tai oireista?
  • Miten koettu haitta vaikutti työntekijän työkykyyn? Miten se ilmeni?
  • Mihin työtehtäviin tai niiden osiin työntekijän kokema haitta heijastui?

Jäsennä esimerkkiä Työn muokkauksen vaiheet -prosessin kautta:

  • Miten työn kuormitustekijät voisi tunnistaa työpaikallanne?
  • Miten työn voimavaratekijät voisi tunnistaa työpaikallanne?
  • Millaisia vaihtoehtoja työpaikallasi on eri työntekijäryhmiin kuuluvien työntekijöiden työn muokkaukseen?
  • Olisitko tarvinnut koulutusta tai ohjausta prosessin läpivientiin? Mitä vaihtoehtoja ohjauksen saamiseen työpaikallanne on?

Kokonaisvaltainen työn muokkauksen toimintamalli julkaistaan Työterveyslaitoksen verkkosivuilla marraskuussa 2022.  Malli soveltuu työn muokkauksen erilaisiin tarpeisiin. Toimintamalli on osa Työhön kytkeytyvä kuntoutus työurien pidentäjänä -hanketta. KUURA-hankkeen toteuttavat Jyväskylän ammattikorkeakoulu, Työterveyslaitos, Oulun ammattikorkeakoulu ja Oulun yliopisto. 

Jatka seuraavaan osioon: Työn muokkaus ja kuormituksen hallinta käytännössä