6. Työn muokkaus ja kuormituksen hallinta käytännössä

Lue lisää

Lisätietoa vuorotyöstä Työterveyslaitoksen sivuilla.

Lisätietoa työajan joustoista Työterveyslaitoksen Jousto-oppaasta.

Keskittymisen ja tarkkaavaisuuden ongelmat ja suurempi tarve työrauhaan liittyvät usein mielenterveyden häiriöihin ja jaksoihin, jolloin työntekijä vielä toipuu sairaudestaan.

Tarkkaavaisuuden ylläpitoa voidaan tukea työympäristöjärjestelyin:

• työyhteisön informoiminen erityisen työrauhan tarpeesta
• siirrettävät väliseinät
• oma huone, jossa saa oven kiinni
• erityisesti toimistotyyppisessä työssä useiden eri sähköisten sovellusten käytön rajaaminen sovittuihin hetkiin, esimerkiksi sähköpostin käytön rajaaminen ja automaattisten viestimuistutusten sulkeminen, useiden yhteydenpitosovellusten käytön rajaaminen
• työn jaksottaminen ja riittävä tauotus.

Monessa työssä vaaditaan itseohjautuvuutta ja oman toiminnan suunnittelua. Toiminnanohjauksen vaikeuksista puhutaan, kun työntekijän on vaikea saattaa tehtäviä loppuun ja kokonaisuus ja työn tavoite eivät säily mielessä.

Toiminnanohjausta voidaan tukea työtehtävien organisoinnilla:

• työprosessien kuvaus: työn pilkkominen pienempiin kokonaisuuksiin esihenkilön tai työkaverin avulla
• selkeät tehtävät ja mahdollisuus keskittyä yhteen tehtävään kerrallaan
• ilmoitustaulujen, lokerikkojen ja tarkistus- ja tehtävälistojen käyttö työn jäsentelyssä
• tiivis ohjaus (esihenkilö, seniori, työryhmä)
• kirjalliset ohjeet ja työtehtävien uudelleenmuotoilu.

Tarkkaavaisuuteen ja toiminnanohjaukseen liittyvien vaikeuksien huomiointi on olennaista, kun muokataan työtä, johon sisältyy tapaturmariski tai vastuu myös muiden henkilöiden turvallisuudesta.

Lue lisää

Lisää vinkkejä työnpaikan kognitiivisen ergonomian kehittämiseen saat Työterveyslaitoksen verkko-oppimateriaalista.

Vuorovaikutukseen liittyvien vaikeuksien huomiointi on erityisen tärkeää työssä, jossa vuorovaikutuksen laadulla on seurauksia asiakkaiden tai potilaiden hyvinvointiin tai työssä, joka sisältää muiden johtamista tai ohjaamista.

Esimerkki: Työn muokkaus Anun tilanteessa

Anun epäselvä työnkuva johti vähitellen työuupumukseen. Tilanteessa auttoi tehtävien järjestely uudelleen ja avoin keskustelu työpaikalla.

Ensimmäinen oire oli, kun Anu alkoi kokea unettomuutta. Hän heräsi aamuyöstä ja uudelleen nukahtaminen oli vaikeaa. Päivisin rintaa painoi ja suu oli jatkuvasti kuiva.

Kahden organisaation yhdistymisen myötä Anun tehtäväksi oli tullut integroida kahden organisaation henkilöstöhallinnon prosessit ja ylläpitää henkilöstöhallinnon arkea esihenkilötehtävien ohessa.

Töissä keskittyminen takkuili ja Anu saattoi unohtaa sovittuja kokouksia. Sähköpostia kirjoittaessa hän tarkisti viestin useaan otteeseen virheiden varalta, raporttien viimeistely ei onnistunut ja työkaverien nimet eivät spontaanisti tulleet mieleen. Hän alkoi epäillä omaa osaamistaan.

Työ tuntui pirstaleiselta ja sisälsi monenlaista tila- ja tarjoiluvarauksista henkilöstösuunnitelman rakentamiseen. Työtä koskevia viestejä tuli sähköpostin, chatin, videopuheluiden, puhelimen ja pikaviestiohjelmien kautta. Työt eivät jättäneet rauhaan vapaa-ajallakaan. Iltaisin hän luki viimeisenä sähköpostit varmistuakseen, ettei aamulla olisi yllätyksiä odottamassa.

Ilopillerinä tunnetusta Anusta tuli vetäytyvä ja häntä tapasi vain huoneessaan työpapereiden keskeltä. Lopulta hän hakeutui työterveyshuollon vastaanotolle, koska pelkäsi unettomuuden aiheuttavan hänelle muistihäiriön.

Kohti palautumista

Työterveyshuollon selvityksissä ilmeni, että tilanne oli kehittynyt vähitellen työkuormituksen kasvettua. Nopeasti kasvanut työmäärä ja organisoinnin haasteet olivat johtaneet työuupumukseen ja ahdistuneisuuden yleistymiseen.

Anulle suositeltiin lyhytkestoista sairauslomaa tukemaan palautumisen alkua. Työterveysneuvottelussa Anu ja hänen esihenkilönsä keskustelivat mahdollisuuksista keventää ja organisoida Anun työtä. Esihenkilö ei ollut tiennyt Anun tehtävänkuvan sisällöistä organisaatioiden yhdistyttyä. Epäselvä tehtävänkuva oli johtanut kuormitukseen hitaasti ilman, että siihen oli osattu reagoida.

Sairausloman lisäksi Anun kanssa sovittiin nelipäiväisestä työviikosta kuukauden ajan palautumisen tukemiseksi.

Muutoksia työyhteisössä

Työpaikalla tiimissä keskusteltiin tehtävien organisoinnista. Sovittiin ajat, jolloin eri viestikanavia luetaan sekä toisaalta ajat, jolloin pikaviestimet saa pitää suljettuna keskittymistä vaativien tehtävien suorittamiseksi.

Kävi ilmi, että tiimissä useampi henkilö teki samoja tehtäviä kuin Anu. Suorittavia tehtäviä alettiin keskittää eri henkilöille, jotta Anulle jäi aikaa asiantuntijatehtäviinsä. Samalla kolmen muun tiimin jäsenen työnkuvat selkeytyivät. Lisäksi Anu sai työterveyspsykologilta työnohjausta töiden jäsentämiseen liittyen. Työnohjauksessa käsitellyt teemat olivat aivotyön tukeminen, vaativien asiakastilanteiden hallinta sekä työpäivien aikainen palautumisen tuki.

Seurantatapaaminen työterveyshuollon ja Anun esihenkilön kanssa sovittiin kolmen kuukauden päähän ensimmäisestä tapaamisesta. Silloin Anu kertoi hahmottavansa työnkuvansa selkeämmin ja huoli tekemättä jäävistä töistä oli vähentynyt. Palautumista auttoi myös nelipäiväisen työviikon jatkuminen. Esihenkilö koki voivansa antaa Anulle selkeämmin palautetta nyt, kun työn tulosta voitiin verrata sen tavoitteisiin.

Työn muokkauksen prosessin pulmakohtien tunnistaminen ja niihin varautuminen kannattaa – hankaluudet ovat voitettavissa hyvällä suunnittelulla ja valmistautumisella sekä vuorovaikutukseen ja tarvittavaan tukeen panostamalla.

Huomioi nämä mahdolliset ongelmakohdat työn muokkausta suunniteltaessa:

• Tiedon välittyminen työpaikan toimintamalleista erilaisissa riskitilanteissa kuten osana rekrytointia ja perehdytystä tai kaikkia koskevissa työpaikan muutostilanteissa katkeilee.
• Työntekijän tilanteeseen ei paneuduta työpaikalla riittävästi esimerkiksi esihenkilön kiireiden vuoksi.
• Kehityskeskustelussa on puhetta jaksamisesta tai sovitaan työn muokkauksesta, mutta keskustelu ei johda toimenpiteisiin.
• Työntekijä jää tilanteessa voimiinsa nähden liian yksin. Sairauspoissaolot seuraavat toisiaan.
• Yhteistyötä vaikeuttavat johdon ja työsuojeluhenkilöstön väliset erimielisyydet.
• Työterveysneuvottelu toteutuu kuukausien viiveellä ja työntekijä kokee, että hän ei voi vaikuttaa päätöksiin.
• Työyhteisössä ilmenee kateutta ja ymmärtämättömyyttä sitä työntekijää kohtaan, jonka työtä muokataan.
• Sairauden pahennuttua seuraa pidempi sairauspoissaolo. Haetaan osatyökyvyttömyyseläkettä ja suunnitellaan työkokeilua, mutta jää epäilys, selvitetäänkö riittävästi mahdollisuuksia jatkaa omassa työssä.
• Työntekijä ei saa riittävästi apua lomakkeiden täyttämiseen ja asiointiin viranomaisten kanssa.
• Työkokeilussa ei riittävästi huomioida muuttunutta työkykyä. Työtehtävät ovat liian raskaita, ja seurauksena on uusi sairauspoissaolo.
• Työhön paluussa työkokeilun jälkeen ei huomioida työntekijän heikentynyttä työkykyä. Hän on sairauslomilla, työpisteet vaihtuvat eikä työntekijä saa tukea työyhteisöltä eikä esihenkilöltä. Toiseen työpisteeseen hakeutuminen jää työntekijän oman aktiivisuuden varaan.
• Työhön paluussa ei huomioida muutoksia työssä. Työntekijä jää yksin selvittämään uusia työvaiheita ja työtilannettaan.

Työn muokkaus voi tavalla tai toisella koskettaa työntekijän tiimiä, työyhteisöä tai jopa koko organisaatiota. Työn muokkaus myös koetaan koko organisaatiotasolla onnistuneena, kun siitä on viestitty organisaatiossa suunnitelmallisesti. Viestinnän suunnittelu ja huomioiminen osana muokkausprosessia säästää työyhteisössä herääviltä huhuilta sekä ennaltaehkäisee ennakkoluulojen syntymistä. Tärkeä periaate on, ettei viestinnässä levitetä yksilöä koskevia terveystietoja. Sen sijaan tulee keskittyä niihin organisaation toimintatapoihin, joilla työkykyä tuetaan.

Viestintää suunniteltaessa tulee huomioida seuraavat periaatteet:

1. Viestinnästä keskustelu työntekijän kanssa: Mitä työntekijä haluaa tilanteesta viestittää työyhteisölle?
2. Viestinnän kohde: Keitä työn muokkaus koskee tai keihin se välillisesti vaikuttaa?
3. Viestinnän sisältö: Mitä asioita, missä vaiheessa ja millä tavalla prosessista tulisi kertoa heille, joita prosessi koskettaa?
4. Kaksisuuntainen viestintä: Miten mahdollistaa myös heidän, joita prosessi koskettaa, näkökulman välittyminen prosessin seurantaan ja vaikutusten arviointiin?
5. Miten tallentaa työn muokkauksesta organisaatiossa kertyvät kokemukset tulevaa toimintaa ajatellen?

Pohdittavaksi

Viestinnän suunnittelu

Palauta mieleesi aiemmin pohtimasi esimerkki, jossa mielenterveyden häiriö vaikutti työntekijän työkykyyn. Arvioi, toteutuiko hänen tilanteessaan tarvittava viestintä myös muulle tiimille, työyhteisölle tai organisaatiolle.

• Kun työtä muokattiin, vaikuttiko muokkaus muiden työntekijöiden työhön?
• Miten heille kerrottiin tilanteesta?
• Kysyttiinkö heiltä prosessin edetessä kokemuksia tilanteesta tai tarjoutuiko heille halutessaan mahdollisuus kertoa siitä?
• Ilmenikö prosessin seurauksena tekijöitä, joita muutettiin koko organisaation tasolla? Miten näistä viestittiin?