Tiedon hyödyntäminen työterveysyhteistyössä

Tiedon hyödyntäminen on tärkeä osa sekä työterveysyhteistyötä, että työkykyjohtamista. Tiedon hyödyntäminen työterveysyhteistyössä koostuu arjen toiminnasta, sekä sen seuraamisesta yhteisen tavoitteen edistämiseksi. Tiedonkeruulla tulee olla yhteinen, sovittu tavoite, johon molemmat työterveysyhteistyön osapuolet, sekä työpaikka, että työterveyshuolto, tuottavat tietoa hyödynnettäväksi. Tiedon hyödyntäminen tapahtuu yhteisesti sovituilla ja suunnitelluilla foorumeilla.
Sisällysluettelo

Tiedolla johtaminen työterveysyhteistyössä

Työterveysyhteistyössä tarvitaan tiedonhallintaa, jotta ajantasainen ja laadukas tieto saadaan osaksi päätöksentekoa. Tämä vaatii työpaikalle ja työterveyshuoltoon kertyvän tiedon hyödyntämisen toimintatavoista sopimista. Työkyvyn tuessa on esimerkiksi sovittava, mitä tietoa vaihdetaan ja millä tavalla, sekä miten tietojen vaihto toteutuu niin, että varmistetaan samalla tietosuojaan ja tietoturvaan liittyvien säädösten toteutuminen. Kun työterveyshuollon ja työpaikan tiedonhallintaa kehitetään, on syytä tavoitella myös tiedon kirjaamista tietojärjestelmiin rakenteisesti. Vain näin tietoja voidaan hyödyntää ilman, että kenenkään tarvitsee kirjata tietoja uudelleen toiseen järjestelmään.

Tietolähteitä yhteistyön eri tarpeisiin

Tiedonkeruun  tavoitteet ja toimenpiteet niiden saavuttamiseksi tulee määritellä työterveysyhteistyössä. Tavoitteiden perustana tulee olla yhdessä  todetut työkykyjohtamisen tarpeet, jotka voivat olla erilaisia työpaikasta ja sen tilanteesta riippuen. On hyvä hahmottaa, että tiedon hyödyntäminen ja tiedonhallinta ei ole muusta työkykyjohtamisesta erillinen asia, vaan se on arjen yhteistyön toimintojen ja niistä kertyvän tiedon tarkastelua yhteisen, sovitun tavoitteen saavuttamiseksi.

Tässä yhteydessä käsittelemme työkykyjohtamisen tiedon tarpeita kolmesta eri näkökulmasta, joihin tietoa tarvitaan, ja joista tietoa myös kertyy. Tarvitaan tietoa työkyvyttömyyttä ennaltaehkäisevästä/ennakoivasta toiminnasta, työkykyä ylläpitävästä jatkuvasta toiminnasta, sekä jo syntyneitä työkykyongelmia ratkovasta, eli reagoivasta toiminnasta.

Tiedon tarpeet ja painopisteet riippuvat aina työpaikan omista tarpeista ja yhteistyön luonteesta. Kannattaa myös huomata, että moni yhteistyössä kertyvä tieto voi olla hyödynnettävissä useammassakin kuin yhdessä edellä mainituissa osioissa. Myös toiminta on osin päällekkäistä.

Työterveysyhteistyö

Tiedon kerääminen ja hyödyntäminen työterveysyhteistyössä

Tietoa työterveysyhteistyön työkykyjohtamisen tarpeisiin kerättäessä, tai sen keräämistä suunniteltaessa on ensin yhdessä pohdittava:

  • Mihin tarkoitukseen tietoa kerätään, ja mikä on tiedonkeruun tavoite
  • Miten ja mistä tietoa kerätään (eri järjestelmistä, muistioista, tapaamisista...)
  • Kuka sitä kerää
  • Milloin tieto kerätään
  • Missä muodossa tieto tarvitaan sekä miten sitä muokataan ja analysoidaan
  • Ketkä sitä tulevat tarkastelemaan
  • Millä foorumeilla tietoa tullaan tarkastelemaan
  • Mitä tällä tiedolla tullaan tekemään, ja mihin toimenpiteisiin se johtaa

Nämä seikat tulevat pohdittavaksi myös silloin, kun suunnitellaan uusia tiedonkeräystapoja – esimerkiksi kyselyitä, tai kun esille nousee uudenlainen työkykyjohtamisen tarve/tavoite.  Kannattaa selvittää, olisiko sellaista tietoa tai tiedonlähteitä jo olemassa, mitä voitaisiin hyödyntää paremmin sen sijaan, että etsittäisiin uusia tiedonkeruutapoja?

Tietoa, jota ei ole tarkoitus käyttää, ei kannata kerätä.

Tietoa, joka ei ole tapaamisessa tarpeen, ei kannata tapaamiseen kerätä.

Kun tietoa työterveysyhteistyössä sen eri tapaamisissa ja foorumeissa tarvitaan, sen on oltava tarkoituksenmukaisessa ja käytettävässä muodossa. Esimerkiksi ohjausryhmään tai sairauspoissaolojen ja niiden kustannusten tiimoilta kokoonnuttaessa, on tietoa keränneen osapuolen hyvä koota ja analysoida tieto siihen muotoon, että se on kaikkien osallistujien ymmärrettävissä sekä hyödynnettävissä jatkotoimenpiteiden suunnitteluun. Näin kokoontumiseen varattu aika kulu kerätyn tiedon läpikäyntiin tai liiallisten tilastojen tarkasteluun.

Esimerkiksi luvut ja määrät voi muuttaa päätelmiksi, jolloin niiden käsittelystä on luontevaa siirtyä pohtimaan yhteistyössä niitä tarvittavia jatkotoimenpiteitä ja tavoitteita, joita esille tuotu tieto edellyttää.

Tietojen tulkinta toteutetaan yhteistyössä sovitun, systemaattisen käytännön mukaisesti. Tavoitteena tietojen yhteisessä tulkinnassa on mukauttaa toimintaa tarpeen mukaan, ja tunnistaa mahdolliset uudet työkyvyn tuen tiedon tarpeet.

Toimivat yhteistyökäytännöt tietojen hyödyntämisessä

Tietoa työkykyjohtamisen tarpeisiin kertyy yhteistyön molemmilta osapuolilta. Käytännön toiminnassa on tärkeää tiedostaa tämä, sillä se vaikuttaa mm. yhteistyön tapaamisten kokoonpanoihin: kuka osallistuu mihinkin yhteiseen tapaamiseen, ja miksi? Tämän määrittelee tapaamisen tavoite, sekä tavoitteen mukaisesti kerättävä ja tapaamisessa tarvittava tieto.

Työterveysyhteistyön tapaamiset ja foorumit, joille tietoa kerätään ja joissa tietoa käsitellään, sovitaan työterveysyhteistyötä aloitettaessa, toimintaa kehitettäessä tai toiminnan painopisteitä suunnattaessa. Tapaamisilla on oltava selkeät agendat, tavoitteet ja aikataulutus asioiden käsittelemiseksi. 

Tapaamisten kokoonpanot ja eri osallistujien roolit sekä vastuut on määriteltävä etukäteen tapaamisen agendan ja tavoitteen mukaisesti. Koolla on oltava henkilöt, jotka pystyvät keräämään ja analysoimaan tapaamisessa tarvittavan tiedon, sekä myös henkilöt, jotka pystyvät tekemään päätöksiä ja laatimaan toimenpiteet, joita kerätty tieto edellyttää.

Ennen foorumien kokoontumista on sovittava, missä vaiheessa tieto kerätään ja saatetaan osapuolten tietoon. On tietoa, jota tarvitaan jo ennen tapaamista eri osapuolten tutustumista varten, sekä tietoa, jota voidaan käsitellä vasta itse tapaamisessa. On yhdessä sovittava, missä muodossa tarvittava tieto tarvitaan, ja kuinka kauan ennen tapaamista sen on hyvä olla kaikkien osapuolten nähtävillä. Näin osallistujat ehtivät valmistautua tapaamiseen, ja jokaisella on yhteinen käsitys siitä, mitä asioita tullaan käsittelemään, ja missä roolissa kukin osallistuja osallistuu.

Tapaamisten tiheys yhteistyössä määräytyy käsiteltävän aiheen, tarpeen sekä tapaamisten välillä kertyvän tiedon ja sovittujen jatkotoimenpiteiden mukaan. Seurannasta sopiminen on tapaamisten tärkeimpiä tavoitteita.

Työterveysyhteistyötä ja toimintaa tulee arvioida säännöllisesti. Arvioinnille tulee varata aikaa, ja osapuolien tulee valmistautua arviointiin. Arviointiin tulisi osallistua isossa organisaatiossa työterveysyhteistyöstä vastaavien sekä sitä toteuttavien henkilöiden. Tyypillisesti yrityksen johto, henkilöstöhallinto, työsuojelu, vastaavat henkilöt työterveyshuollosta. Arvioinnin tuloksia tulisi hyödyntää tulevan toiminnan suunnittelussa, mm. toimintasuunnitelman laatimisessa, yrityksen HR- prosesseissa, toiminnan kehittämisessä tai työsuojelun toiminnan kehittämisessä. Arvioinnin hyödyntämistä toteutetaan niillä foorumeilla mitkä ovat kunkin kehitettävän asian kannalta keskeisiä. 

Tiivistelmä/check list:

  • Tunnistakaa tiedonkeruun tarpeet ja tavoitteet yhteistyössä.
  • Suunnitelkaa tiedonkeruu yhteistyössä.
  • Hyödyntäkää jo kertynyttä tietoa ennen kuin keksitte uusia tiedonkeruun menetelmiä tai lähteitä.
  • Valmistelkaa kertynyt tieto yhteistyön eri foorumeille, ja analysoikaa se yhdessä.
  • Suunnitelkaa yhteiset tapaamiset sen pohjalta, mikä on tapaamisen tavoite, ja mitä tietoja niissä käsitellään.
  • Sopikaa tapaamisten roolit ja vastuut – kuka tuo mitäkin tietoa, ja miksi? Kuka osallistuu, ja miksi?
  • Varmistakaa, että tiedonkeruu johtaa toimenpiteisiin ja auttaa yhteisen tavoitteen saavuttamisessa.
  • Arvioikaa toimintaanne säännöllisesti yhdessä.