Suunnittele ja koordinoi!

Strategia, henkilöstöstrategia, työhyvinvointisuunnitelma, työsuojelun toimintaohjelma ja työterveyshuollon toimintasuunnitelma.

Listaa voisi varmasti vielä jatkaa, mutta havainto lienee selvä. Varsinkin suuremmilla organisaatioilla on taipumus tuottaa paljon erilaisia henkilöstön työhyvinvointiin vaikuttavia suunnitelmia ja dokumentteja. Joskus moninaisuus on tarpeellista, mutta se saattaa peittää alleen merkityksellisiä asioita. 

Työterveysyhteistyö on osa useita eri suunnitelmia. On tärkeää varmistaa, ettei eri suunnitelmissa ole keskenään ristiriitaista viestiä työterveysyhteistyöstä. Jotta suunnitelmat ohjaavat aidosti yhteistyötä ja toimintaa, on ratkaisevan tärkeää, että viesti on yhtenäinen. On myös aivan luvallista pohtia, olisko suunnitelmia hyvä yhdistää.

Tarkastuslista

• Tunnista keskeiset henkilöstön työhyvinvointiin ja –kykyyn vaikuttavat suunnitelmat ja dokumentit.
• Katso ainakin seuraavat: 
  • Henkilöstöstrategia
  • Työsuojelun toimintaohjelma
  • Työterveyshuollon toimintasuunnitelma
• Tunnista suunnitelmat, joita aidosti käytätte johtamisen välineinä ja fokusoi niihin. 
• Mieti tarvitsetteko muita suunnitelmia erillisinä dokumentteina vai voivatko ne olla osa jotain muuta kokonaisuutta? 
• Kirkasta ja hio viesti kirkkaaksi ja yhdenmukaiseksi kaikissa suunnitelmissa. 
  • Suunnittele muotoilut yhdessä työterveyshuollon kanssa.
  • Osallista tarpeen mukaan henkilöstöä ja esihenkilöitä työskentelyyn ja varmista, että valitut suunnitelmat otetaan käyttöön.

Isoilla työpaikoilla on tarve käydä strategisen tason keskustelua työterveyshuollon kanssa: 

• Mitä työpaikalla on meneillään? 
• Mitä painopisteitä tulevaisuudessa on näkyvissä? 
• Mihin haluamme panostaa? 
• Mitä tarpeita työpaikalla on? Miten tarpeet näkyvät työterveyshuollon toimintasuunnitelmassa? 

Keskustelu voi olla vaikea käydä, jos työterveyshuollosta oi ole nimetty henkilöä, joka koordinoi yhteistyötä työpaikan kanssa. Lisäksi on tärkeää, että koordinoiva henkilö hallitsee työterveyshuollon perusprosessien lisäksi riittävästi myös liiketoiminta- ja asiakasosaamista.

Työterveyshuolto voi nimetä isojen työpaikkojen yhteistyöhön erillisen asiakkuus- tai palvelupäällikön, joka on työpaikan henkilöstöjohdon keskustelukumppani. Tällöin työpaikan johto voi suunnitella ensin tulevan toiminnan isot linjat ilman, että keskustelu tarttuu alkuvaiheessa liikaa käytännön toteutuksen yksityiskohtiin. Sama työterveyshuollon yhteyshenkilö toimii keskustelukumppanina myös esimerkiksi sopimusmuutoksiin, reklamaatioihin ja muihin palvelun tuottamiseen liittyvissä kysymyksissä. Tämän vuoksi työterveysyhteistyötä koordinoivalla asiakkuus- tai palvelupäälliköllä tulee olla riittävästi valtuuksia ohjata palveluntuotantoa ja tehdä toiminnan uudelleen suuntaamisen vaatimia päätöksiä. Lisäksi yhteistyötä tehdään työpaikan asiakkuutta hoitavan moniammatillisen tiimin kanssa. 

Organisaatioissa käytetään usein joka vuosi valtavasti aikaa ja energiaa toiminnan suunnitteluun. Toiminnan suunnittelu liittyy organisaation ydintehtävän hoitamiseen, mahdollisten raportointi- tai tilinpäätöstarpeiden tyydyttämiseen ja uusien avausten toteuttamiseen. Kun työterveysyhteistyö tuodaan osaksi jokavuotista suunnittelua, saadaan käyttöön osaamista, jota organisaatiolla ei aiemmin ole ollut käytössä.

Organisaation toiminnan vuosirytmi toistuu usein melko samankaltaisena. Toiminnan suunnitteluun, raportointiin ja ydintekemiseen liittyvissä tehtävissä ei kovin usein tapahdu isoja muutoksia. Työterveyshuollon tulee tuntea organisaation toiminnan vuosikello ja erityispiirteet mahdollisimman hyvin, jotta työterveyshuollon asiantuntemus ja toiminta voidaan kohdentaa oikein sisällöllisesti ja ajallisesti.

Toimiva ja vaikuttava työterveysyhteistyö rakentuu aitoon ymmärrykseen organisaation toiminnasta. 

Työterveyshuollon toimijoita haastaa vaatimus ymmärtää useiden eri asiakkaiden toimintaa sellaisella tasolla, että omaa toimintaa osataan tarjota asiakkaan toiminnan kannalta merkityksellisiin tilanteisiin. Koska monet organisaatiot kuvaavat omaa toimintarytmiään vuosikellolla, on sitä hyödyllistä tarkastella yhdessä, kun yhteistyötä suunnitellaan. Työterveyshuollon toimintasuunnitelma voidaan näin kirjata mukaan organisaation vuosikelloon. Kun työterveyshuollon toiminta rytmitetään organisaation oman toiminnan mukaan, työterveyshuollolla on mahdollisuus kohdentaa toimintaansa vaikuttavasti ja oikea-aikaisesti.

Laadi vuosikello yhdessä työterveyshuollon kanssa

• Etsi organisaatiosi vuosikello. 
  • Jos vuosikelloa ei ole käytössä, kuvaa organisaatiosi toiminnan keskeisimmät vaiheet aikajanalle.
• Käy toimintaa läpi yhdessä työterveyshuollon kanssa. 
  • Tunnistakaa toiminnasta lähtevät tarpeet työterveyshuollon osaamiselle.
• Tunnistakaa yhdessä missä vaiheessa tarvitaan yhteistä suunnittelua.
• Sopikaa käytännön toiminnasta.
• Muistakaa suunnitella myös, miten arvioitte toimintaa.

Työterveysyhteistyö konkretisoituu organisaation ja työterveyshuollon edustajien tapaamisissa. Tapaamiset ovat arvokkaita hetkiä, joissa rakennetaan yhteistä näkemystä organisaation toiminnasta, esimerkiksi 

• vuosikellotyöskentelystä
• työhyvinvointia ja työkykyä ylläpitävistä ja tukevista asioista
• työterveyshuollon vaikuttavasta toiminnasta. 

Muista varata aikaa myös strategisen tason keskustelulle ja tulevaisuuteen katsomiseen. Muuten riskinä on, että tapaamiset täyttyvät käytännön asioista, ajankohtaisten tilanteiden käsittelystä ja tarpeellisten tietojen etsimisestä. 

Kuten kaikista kokouksista, työterveysyhteistyön tapaamisista saadaan paras hyöty irti, kun ne suunnitellaan hyvin etukäteen. Mieti, mitä on tarpeellista käsitellä ja mitä tietoa tapaamisessa tulee olla käytettävissä. Kun tapaamiseen on valmistauduttu huolella, arvokas yhteinen aika saadaan käytettyä hyödyksi ja aikaa jää keskustelulle.

Työterveyshuollon toimintasuunnitelma ohjaa työterveysyhteistyötä. Toimintasuunnitelman valmistamiseen kannattaa panostaa ja etsiä kaikki hyödynnettävä materiaali suunnitelman taustatiedoksi. Hyödynnä organisaation ja työterveyshuollon järjestelmistä löytyvän tiedon lisäksi laajasti kokemusta työterveyshuollon palveluista ja työpaikan jatuksia tulevaisuuden tarpeista.

Toiminnan suunnittelu on tehokkaampaa silloin, kun tapaamiseen on valmistauduttu huolella. Erityisesti suuressa organisaatiossa valmistautuminen on mietittävä tarkkaan. Mieti yhtenäinen tapa koota eri organisaation osien näkemyksiä työterveyshuollon palveluntarpeista. Kerää myös arvioita toteutuneiden palveluiden laadusta.

Toisinaan työterveyshuollon toimintasuunnitelman jokavuotinen päivittäminen on enemmän muodollisuus kuin toimintaa aidosti ohjaava toimenpide. On kuitenkin hyvä käydä aika ajoin toimintasuunnitelmaa ajatuksella läpi ja varmistaa yhdessä, että kaikilla on sama käsitys toiminnan tavoitteista ja keskeisistä periaatteista. 

Käy toimintasuunnitelma läpi keskustellen otsikko kerrallaan. Voit harkita ulkopuolisen fasilitoijaa, jos tutusta tekstistä ja muotiluista tuntuu vaikealta päästä irti. Toimintasuunnitelmaa tehdessä kannattaa keskustella, mitä suunnitelmaan kuvataan toiminnan tarpeita ja tavoitteita. Kirjoita auki, mihin yhteistyöllä konkreettisesti pyritään. Kirjaus työterveyden edistämisestä ei ole tarpeeksi konkreettinen tavoite, jos sitä ei avata. 

Kun toimintasuunnitelmaa uudistetaan, pohdi kenelle tekstiä kirjoitetaan. Esihenkilö tarvitsee työnsä tueksi erilaista materiaalia kuin työterveyshuollon ammattilainen, KELA edellyttää eri asioita kuin yrityksen raportointijärjestelmä ja niin edelleen. Kirjoita suunnitelma, joka koskee  aidosti kohderyhmän toimintaa ja auttaa jäsentämään sitä. 

Kirjoittamiseen on hyvä ottaa mukaan työterveyshuollon moniammatillinen tiimi. Näin varmistetaan kaikkien asiantuntijoiden näkemyksen kuuleminen ja samalla sitoutuminen sovittaviin toimintatapoihin. Lisäksi asiakkaan henkilöstövastaava, kuten HR-johtaja tai -päällikkö sekä työsuojeluorganisaatio on hyvä ottaa mukaan, jotta suunnitelma palvelee aidosti kaikkia osapuolia. 

Uudistaminen on raskaampaa kuin suunnitelman päivittäminen ja siihen on varattava riittävästi aikaa. Panostaminen kuitenkin kannattaa. Erityisesti silloin, kun yhteistyötä tai toimintatapoja halutaan merkittävästi uudistaa.

Erityisesti pitkissä yhteistyösuhteissa on riski, että asiat henkilöityvät. Se tarkoittaa, että yhteistyössä luotetaan siihen, että ”Heikki hoitaa" koska näin on aiemminkin tehty. Yhteistyö voi toki olla sujuvaa ja toimivaa, mutta kokonaisuus on haavoittuva. Ihmiset vaihtavat työpaikkaa ja roolia yrityksen sisällä, työterveyshuollon tiimin kokoonpano elää ja niin edelleen. Työterveysyhteistyössä on järkevää erikseen kuvata keskeisten toimijoiden roolit ja vastuut. Näin varmistetaan yhteistyön sujuminen myös muutostilanteissa. 

Selkeytä roolit: 

• Tunnista ketkä henkilöt yrityksessä osallistuvat työterveysyhteistyöhön. Esimerkiksi henkilöstöpäällikkö, työsuojelupäällikkö ja -valtuutettu. Muista lähiesihenkilön rooli. 
• Kuvaa työterveyshuollon moniammatillisen tiimin jäsenet: työterveyslääkäri, -hoitaja, työfysioterapeutti, työterveyspsykologi. Onko mukana myös muita henkilöitä?
• Järjestä yhteinen työpaja tai keskustelu, johon kutsut mukaan kaikki yhteistyöhön osallistuvat henkilöt.
• Käy yhdessä läpi jokaisen henkilön keskeiset vastuut työterveysyhteistyössä. Pyydä osallistujia itse kuvaamaan omaa rooliaan, jota muut voivat täydentää. 
• Keskustele työterveysyhteistyöhön kuvauksesta. Onko vastuujako toimiva? Onko rooleissa limittäisyyttä? Onko tilanne ja roolit kaikille selkeitä? 
• Tunnista kehittämisen kohteet. Onko jokin päällekkäisyys poistettava? Tarvitseeko johonkin rooliin lisätä uusi vastuualue? 
• Kirjaa sopimanne roolit ja vastuunjako osaksi työterveyshuollon toimintasuunnitelmaa. 

Toimivaa työterveysyhteistyötä ei synny, jos sille ei ole varattu aikaa.  

Toimivan yhteistyön edellytyksenä on, että esihenkilöt ja asiakasvastaava työterveyshoitaja tai työterveystiimi tuntevat toisensa ja tapaavat säännöllisesti. Säännöllisiin tapaamisiin on tärkeää:

• sopia yhdessä agenda, joka tukee tapaamisten tavoitetta. 
• pohtia etukäteen, mitä tietoa kumpikin osapuoli tuo tapaamiseen.
• valmistautua tapaamiseen sovitusti. 
• kirjoittaa tapaamisesta muistio, johon kirjataan sovitut toimenpiteet ja niiden seuranta.  

Sovitut käytännöt kirjataan toimintasuunnitelmaan niin, että esimerkiksi henkilöstömuutokset eivät vaikuta toimintaan. 

Työterveyshuollolla on valtavasti osaamista, jota organisaatio voi hyödyntää toiminnassaan. Jos organisaatiolla on useita työterveyshuollon palveluntuottajia, kaikkien palveluntuottajien ei välttämättä tarvitse osallistua kumppanina kaikkeen organisaation työsuojelu-, työterveys- ja työhyvinvointitoimintaan. 

Kun  asiantuntijavastuut eri teemoista jaetaan useiden työterveyshuollon palveluntuottajien kesken, saadaan työterveyshuollon osaaminen käyttöön maltillisilla kustannuksilla. Näin voidaan myös hyödyntää työterveysyksiköiden erityisosaamista. Esimerkiksi jos työterveysyksikkö on tehnyt hyvää työtä työturvallisuuden alueella, kannattaa sen antaa koordinoida koko organisaation työterveyden ja -turvallisuuden asiat.

Toimiva työterveysyhteistyö usealla paikkakunnalla

Jos organisaatio tai yritys toimii usealla paikkakunnalla ja työterveyshuollon palveluntuottajia on monta, on tärkeää että työterveyshuollon palvelut ovat mahdollisimman tasapuoliset kaikille ja palvelujen kustannukset pysyvät kurissa. Koska työterveyshuollon palveluntuottajien palvelukuvaukset ovat erilaisia ja palvelujen markkinointi ja tarjonta eroavat toisistaan, voi yrityksen olla vaikea tehdä ratkaisuja yksittäistilanteissa.

Suunnittele huolella työterveyspalveluiden hankinta, kun toimit usealla paikkakunnalla

Tunnista yrityksesi toiminnasta asiat ja toiminnan kohdat, joissa työterveyshuollon asiantuntemuksesta on hyötyä. Esimerkiksi:

• työsuojelu, kuten työsuojelutoimikunnan työ, tapaturmariskit yms.
• johtaminen, esimerkiksi esihenkilötyön tuki
• työhyvinvointi ja työkyvyn tuki.

Rakenna yhteistyö ensin yhden palveluntuottajan kanssa yhden aiheen parissa. 

• Optiomoi resurssit ja valitse toiminnasta yhteistyön kannalta tärkeät ajankohdat ja tilanteet. 
• Hio yhdessä työterveyshuollon kanssa työkalut niin, että me palvelevat organisaatiosi tarpeita. 
• Arvioi ja kehitä yhteistyötä yhdessä työterveyshuollon palveluntuottajan kanssa. Muista arvioida yhteistyötä säännöllisesti ja avoimesti.
• Jos yhteistyö toimii, laajenna ja syvennä sitä yrityksesi tarpeiden mukaan. 

Jos työpaikalla on tarve käyttää useita työterveyshuollon palveluntuottajia, valitse tehtävään uusi palveluntuottaja samalla tavalla yhdessä keskustellen. 

• Ota uusien työterveyspalveluntuottajien kanssa tehtävään yhteistyöhön mukaan aiemmin luodut toimivat työkalut ja yhteistyön tavat.

Monet organisaatiot ovat hioneet omat asiakasprosessinsa huippuunsa. Huomaamatta toisinaan jää, että organisaatio on itse työterveyshuollon asiakas. Osataanko omassa asiakkuudessa ottaa huomioon asiat, joista omien asiakkaiden kohdalla huolehditaan? Kun mallinnat oman asiakasprosessin parhaat käytännöt osaksi työterveyshuollon asiakkuutta, voit vahvistaa työterveysyhteistyötä jo olemassa olevan osaamisen kautta. Uudet toimintatavat ja tehostunut työterveysyhteistyö eivät aina tarvitse uutta, vaan pikemminkin vanhan osaamisen käyttöönottoa. Työterveyshuollon asiakkuus ja kumppanuuden rakentuminen vaatii molemmilta osapuolilta tahtoa, sitoutumista ja halua kehittää.

Näin hyödynnät asiakkuuksia

Tunnista yhteistyön tarpeet ja tee tilannearvio.

• Organisaation johto varaa työterveysyksikön kanssa yhteisen ajan, jossa pohditaan yhteistyön kehittämisen kohteita. 
• Keskustelunaiheita voivat olla esimerkiksi: 

1. Yrityksen tilanne: toiminnassa tulossa olevat muutokset ja niiden vaikutus henkilöstön työhyvinvointiin.
   • Miten muutoksen tulee näkyä organisaation toiminnan suunnittelussa? 
   • Mitä kehittämistoimenpiteitä muutos edellyttää työntekijöiden työkyvyn tukeen?
2. Työterveysyksikön toiminta: toiminnan sisällön selkeyttäminen ja siitä kertominen organisaatiolle ja henkilöstölle.
   • Määritä työterveysyhteistyön tavoitteet.
   • Tunnista organisaatiosi asiakaspalvelun toimivat rakenteet ja käytä kokemusta työterveysyhteistyön pohjana.
   • Miettikää yhdessä työterveysyksikön kanssa: 
     • Mitkä ovat organisaation henkilöstön työhyvinvoinnin tarpeet nykytilanteessa tai muutostilanteessa? 
     • Missä asioissa työterveyshuollon osaaminen voisi olla muutostilanteessa eniten hyödyksi?
   • Rakentakaa pohdinnan pohjalta kehittämiskohteet ja työterveysyhteistyön tavoitteet.
   • Sopikaa, miten tavoitteiden saavuttamista seurataan ja arvioidaan.

Organisaation järjestelmät ja työterveyshuolto tuottavat paljon työntekijöiden työkykyyn ja -hyvinvointiin liittyvää tietoa. Erityisesti, jos organisaatiolla on useampi työterveyshuolto tuottamassa palveluja. Onkin ensiarvoisen tärkeää koota tietoa ja analysoida sitä ennen kuin laaditaan työterveyshuollon toimintasuunnitelma.  

Koska eri työterveyshuollot käyttävät erilaisia järjestelmiä, työpaikan voi olla vaikea saada yhteismitallista tietoa oman toiminnan suunnittelun tueksi.

Luo tiedonsiirron tueksi yhtenäinen käytäntö ja varmista, että tieto kulkee molempiin suuntiin. Näin myös työterveyshuollon palveluntarjoajat voivat hyötyö työpaikan keräämästä tiedosta ja toimintaa voidaan kohdentaa vaikuttavasti.

Tietoa työn psykososiaalisista ja kognitiivisista kuormitustekijöistä saadaan monesta lähteestä, kuten riskinarvioinnista, työhyvinvointikyselyistä, kehityskeskusteluista ja arkisista keskusteluista työpaikalla. Tietoa kertyy erityisesti esihenkilöille. Jo valmiiksi kerätyn tiedon hyödyntäminen työpaikkaselvityksessä on säästää kustannuksia ja välittää henkilöstölle viestin siitä, että heitä on kuultu. Se auttaa myös kohdentamaan työpaikkaselvityksen tiedonkeruuta työpaikan kannalta olennaisiin kysymyksiin. 

Jatkuvan ja tehokkaan riskinarvioinnin edellytys on kattava riskinarvioinnin työkalu, joka sisältää myös psykososiaalisten ja kognitiivisten kuormitustekijöiden arviointia. On myös varmistettava esihenkilöiden osaaminen ja varata heille riittävästi aikaa työkalun käyttöön. 

Arvioi toimenpiteiden toteutumista ja vaikuttavuutta. Psykososiaalisten ja kognitiivisten kuormitustekijöiden arviointi on jatkuvaa toimintaa. 

Työterveyshuollon sairaanhoidon palveluihin liittyy monia käytännön kysymyksiä. Ne saattavat olla selviä niille, jotka laativat työterveyshuollon toimintasuunnitelmia, mutta epäselviä henkilöstölle ja osalle esihenkilöistä. Käy työpaikalla yhdessä läpi:

• Mitä palveluja kuuluu meidän työpaikan työterveyshuollon sopimukseen?
• Mitkä palvelut eivät kuulu sopimukseen?
• Mitä palveluja voi käyttää työaikana?
• Mitä palveluja käytetään omalla ajalla?

Yllä oleviin asioihin vaikuttavat työterveyshuollon toimintaohjelman ja sopimuksen lisäksi myös erilaiset työehtoihin liittyvät sopimukset sekä organisaation omat totutut toimintatavat. Koska vaikuttavia asioita on monta, yksittäisen työntekijän on vaikea olla tietoinen kaikesta. Lisäksi esihenkilöt eivät aina ole kartalla kaikista yksityiskohdista. Tarvitaan käytännön työväline, johon on selkeästi kirjattu ratkaisut yleisimpien tapausten osalta. Näin tuetaan esihenkilöä omassa työssään ja luodaan edellytykset henkilöstöä mahdollisimman tasa-arvoiselle toiminnalle.

Työterveyshuollon palveluita voidaan kuvata nelikentällä. Siinä jaotellaan työterveyshuollon palvelut sen mukaan kuuluvatko ne työterveyshuollon sopimukseen ja voiko niitä käyttää työajalla vai omalla ajalla.

Varsin usein työpaikkaselvitys ja työpaikan riskinarviointi tehdään erillään toisistaan. Työpaikkaselvityksen tekee työterveyshuolto, työpaikan riskinarviointiprosessista vastaa puolestaan työsuojeluorganisaatio. Molemmat tähtäävät kuitenkin työpaikan työolosuhteiden arvioimiseen, parantamiseen ja työhyvinvoinnin tukemiseen. He hyötyisivät varmasti toisen osapuolen osaamisesta ja näkökulmasta. Työterveyshuollon vahva terveydellisen merkityksen arvioinnin osaaminen yhdistyy hyvin työsuojelun riski- ja altiste-osaamiseen.

Tekemällä yhteistyötä voidaan siis hyötyä erilaisesta osaamisesta sekä luoda paremmat edellytykset onnistuneille kehittämistoimenpiteille. Yhteistyössä on voimaa!

Tarkastuslista työsuojeluyhteistyö työpaikkaselvitysprosessissa

Tarkista, että

1. työsuojelu on mukana toimintasuunnitelmapalaverissa ja on täyttänyt ”Toimintasuunnitelmapalaveriin valmistautuminen”- lomakkeen.
   • Toimintasuunnitelmapalaverissa tehdään suunnitelma tulevista työpaikkaselvityskohteista.
2. Työsuojelu osallistuu työpaikkaselvityksen suunnitteluun, esimerkiksi ajankohta, työnjako, tarvittavat esitiedot, ym.
3. Työsuojelu tarkistaa, että yksiköt ovat päivittäneet tekemänsä riskinarvioinnin, jonka työterveyshuolto saa käyttöönsä ennen työpaikkaselvitystä. 
   • työsuojelu toimittaa lisäksi esihenkilöiden kanssa sopimansa muut dokumentit työterveyshuollon käyttöön. Niitä voivat olla esimerkiksi tapaturmailmoitukset ja kemikaaliluettelo.  
4. Työsuojelu on mukana työpaikkaselvityskäynnillä ja tuo esille omia havaintojaan.
5. Työsuojelu osallistuu työpaikkaselvityksen palautetilaisuuteen ja yhteisen jatkosuunnitelman tekemiseen. He ottavat vastuulle työsuojelulle luontevasti kuuluvia asioita.
6. Työsuojelu toteuttaa työpaikkaselvityksen seurannan työpaikalla. 
   • Seurantakäynti on hyvä toteuttaa henkilökuntapalaverissa. 
   • Muita vaihtoehtoja ovat puhelu esihenkilölle tai kirjallinen seuranta. 
   • Tapaamisessa voi hyödyntää valmista pohjaa, johon kirjataan muistio. Muistio jaetaan työsuojeluun, työpaikalle ja työterveyshuoltoon.

Kuvaus työpaikkaselvityksen tekemisestä yhteistyössä

Työsuojeluvaltuutetut osallistuvat työpaikkaselvityksen kaikkiin vaiheisiin. 

1. Ennen työpaikkaselvitystä
   • Työsuojelu tekee työntekijöiden ja esihenkilöiden kanssa ennen työpaikkaselvitystä riskinarvioinnin. Se lähetetään ennakolta työterveyshuoltoon. 
   • Työsuojelu voi myös kerätä kemikaaliluettelot ym. asiakirjat. 
   • Toimintasuunnitelmapalaverissa työsuojelu tuo esiin havaitsemiaan tarpeita ja työpaikkaselvityskohteita. 
   • Työsuojelu on mukana työpaikkaselvityksen suunnittelussa työterveyshuollon kanssa ja sopii työnjaosta, aikataulusta, jne. 
2. Työpaikkaselvityskäynti
   • Työsuojelu on mukana työpaikkaselvityskäynnillä ja tuo esille omia havaintojaan ja huolenaiheitaan. 
3. Palautetilaisuus
   • Työpaikkaselvityksen palautetilaisuudessa työsuojelu ottaa toteutettavaksi yhdessä suunniteltuja jatkotoimia. 
   • Työsuojelu toteuttaa ja on muiden tukena suunnitelmien toteuttamisessa, esimerkiksi sopivien työvälineiden hankinnassa. 
4. Seuranta
   • Työsuojelu sopii työpaikkaselvityksestä seurannan yhdessä esihenkilön ja työpaikan kanssa. Se voidaan toteuttaa käyntinä paikan päällä, puheluna tai kirjallisena täydennyksenä muistiopohjaan. 
   • Seurantatapaamisesta laaditaan muistio. Kirjoittamisen tukena voi käyttää valmista pohjaa. Muistio jaetaan työpaikalle, työsuojeluun ja työterveyshuoltoon.