5. Hur tar jag upp problem med arbetsförmågan?

• I chefsarbetet kan du stöta på situationer där en anställd inte presterar som förut i arbetet eller beter sig annorlunda, till exempel drar sig undan från gruppen, är deprimerad eller ovanligt trött eller irriterad, och detta skapar oro. Det kan också hända att arbetet förblir ogjort eller försenas, eller att du märker att den anställde uppenbarligen inte trivs med sitt arbete. Du kan undra vad förändringarna beror på – om det är en arbetsrelaterad eller livsrelaterad situation, en övergående eller en mer permanent förändring.
• Tecknen på illamående är allmänna till sin natur och visar oftast inte vad det handlar om, utan saken måste diskuteras.
• De flesta chefer funderar över hur de ska ta upp den anställdes välbefinnande. Ur arbetstagarens synvinkel är frågor som rör arbetsförmåga stora, inkomstrelaterade frågor. I diskussionen deltar sannolikt två personer som båda är nervösa.

För att ta upp frågan kan du söka stöd till exempel i följande perspektiv:

• Chefsarbetet omfattar frågor som rör själva arbetet och arbetets smidighet. Till exempel när någon drar sig ur den gemensamma interaktionen det en arbetsrelaterad fråga som chefen måste ta itu med.
• Intresset för de anställdas välbefinnande är en del av chefsarbetet, och de anställda ser det i allmänhet som något positivt.
• Genom att fråga får du veta om möjliga arbetsrelaterade problem.
• Att vänta löser vanligtvis inte situationen, men gör den istället mer komplicerad.
• Ni kanske inte hittar lösningar direkt, men det hjälper ofta den anställde att du som chef är medveten om situationen och att visa att du förstår situationen ur den anställdes synvinkel.

Detta hjälper dig att ta upp svåra problem till diskussion:

• Kommunikation om organisationens verksamhetsmodeller, såsom modellen för tidigt stöd: chefen behöver inte separat motivera varför hen tar upp frågan.
• Utvecklingssamtalsformulärets frågor om välbefinnande: det är lättare för medarbetaren att ta upp frågor och det är lättare för chefen att ta itu med dem.
• Befintlig kommunikation: Fråga regelbundet hur de anställda mår.
• Att lyfta upp välbefinnandefrågor redan i början av anställningsförhållandet.
• Avsikten är att utreda, vid behov stegvis: chefen behöver ännu inte veta vad som bör göras.

Perspektiv som visat sig fungera bra när man tar upp den anställdes välbefinnande:

• Uttryck för oro – inte en anklagelse
• Vänlighet och förståelse
• Respektfull attityd
• Inga förutfattade meningar
• Coachinggrepp – tar hänsyn till de anställdes egna mål
• Lyssna mer än du talar och våga vänta på ett svar
• Tänkesättet att vi tillsammans söker efter en lösning
• Acceptera att det tar tid att hitta lösningar.

• Gör dig redo för samtalet genom att tänka på de exakta orsakerna till att diskussionen äger rum.
• Ha ett privat samtal i lugn och ro. Ibland kan det vara lättare för en anställd att prata via telefon eller videosamtal. Avtala om ett möte med arbetstagaren:
  "Jag har tänkt på hur du klarar dig på jobbet och hur du trivs med arbetet. Jag vill stödja dig och höra dina tankar. Vi skulle kunna boka en tid för ett möte.”
  Viktigare än enskilda ordval är en attityd som försöker förstå och söka lösningar.
• Under samtalet, börja med att förklara dina bekymmer i konkreta termer. Ta upp den förändring eller oroande sak som du observerat.
  "Det var trevligt att se dig tidigare på teammötena. Under de senaste veckorna har du inte deltagit i de gemensamma mötena, jag skulle vilja höra hur du har det och hjälpa till så mycket jag kan.”
  "Ditt arbete har legat efter schemat på sistone, jag har undrat vad det kan bero på, och hur jag kan hjälpa.”
• Uttryck dig i jag-form. Dela dina observationer och fråga hur den anställde ser på problemet du beskriver. Variationer i effektiviteten i arbetet är normala, och alla är ibland trötta. Det är dock bra att fråga om en oroande situation som pågått längre.
  "Det verkar som om du har varit trött och nedstämd på sistone. Hur mår du?”
  ”Din arbetsmotivation är viktig för mig. Hur har du det?”
• Uppmuntra till diskussion, lyssna, ta emot det som sägs.
  "Jag är glad att du berättade för mig, nu kan vi tillsammans fundera på hur vi kan lösa situationen.”
• Acceptera att den anställde väljer om hen säger något eller inte. I frågor som rör privatliv och hälsotillstånd kan medarbetaren berätta precis så mycket som hen vill.
• Det kan finnas saker en anställd vill prata om med någon annan än chefen. Exempelvis finns hälsorelaterad expertis inom företagshälsovården. Frågor som rör arbetet måste dock lösas med chefen.
• Slutligen kan du fråga:
  "Kan du komma på något annat vi borde prata om?

• För att hitta lösningar måste problemet först lokaliseras. Symptom som ser likadana ut kan orsakas av till exempel en svår livssituation, arbetsrelaterade problem eller utbrändhet, eller av en hälsorelaterad faktor, såsom en psykisk störning.
• Arbetsförmågan påverkas, förutom av hälsan, också av motivation och kompetens samt förändringar i arbetet. Ta även upp dessa i samtalet. Bristande kompetens kan leda till frustration eller en känsla av otillräcklighet i arbetet.
• Tänk tillsammans på vad nästa steg kunde vara. Det är chefens skyldighet att ingripa i arbetsrelaterade missförhållanden. Även i en personlig situation kan arbetsarrangemang ofta stödja den anställde.
• Sätt upp som mål för diskussionen att säkerställa ett smidigt arbete i framtiden. Som chef kan du fråga vad som skulle hjälpa den anställde i detta. Dessa saker är inte alltid lätta att identifiera: ni kan komma överens om betänketid och ett nytt möte.
• Det kan hända att diskussionen avslöjar att arbetstagarens ohälsa orsakas av en arbetsplatskonflikt eller osakligt bemötande.
• Om situationen kräver kommunikation med resten av arbetsgemenskapen, fråga vilket budskap den anställda vill kommuniceras . Du kan till exempel inte berätta för arbetsgemenskapen om den anställdes hälsotillstånd om inte den anställde önskar detta.
• Skriv ner vad ni kommit överens om.
• Kom överens om ett uppföljningsmöte för att se om det som överenskommits hjälpte och hur ni ska gå vidare.

• Det är möjligt att det som ett resultat av samtalet eller på annat sätt framkommer att den anställdes situation eventuellt påverkas av ett psykiskt problem, såsom depression eller utbrändhet orsakad av långvarig stress.
• Oro över hälsotillståndet kan tas upp, men att föreslå diagnoser hör inte till chefens roll eller sakkunskap. Du kan prata om dina observationer med vardagliga ord, såsom att orka och fokusera. Du kan säga att du har märkt en förändring jämfört med tidigare.
• Chefen kan be företagshälsovården om en bedömning av arbetstagarens arbetsförmåga. Som chef kan du föreslå att den anställde bokar tid hos företagshälsovården. Du kan också kontakta företagshälsovården tillsammans med den anställde.
• Om den anställdes arbetsförmåga är nedsatt kan situationen diskuteras i ett nätverksmöte med företagshälsovården.
• Syftet med förhandlingarna kan till exempel vara att komma överens om hur arbetet ska anpassas. Diskussionsämnet är arbetstagarens arbete, inte hens sjukdom.
• Om den anställde bedömer att arbetet har orsakat symptom, kan hen själv också begära en bedömning av sin arbetsbelastning från företagshälsovården.
• Om den anställde har diagnosticerats med en psykisk störning, och hen berättar om det i diskussionen, kan du fråga hur sjukdomen påverkar den anställdes arbete ur den anställdes synvinkel och vilken typ av arbetsarrangemang som kan vara till hjälp.
• Företagshälsovården kan endast avslöja frågor som rör arbetstagarens hälsa med arbetstagarens tillstånd eller önskan. Det är bra för den anställde att inom företagshälsovården diskutera vad hen vill att chefen ska informeras om. Det är rimligt att belysa orsakerna till att det behövs förändringar, till exempel i arbetsuppgifter eller arbetstider.
• Utöver eventuell sjukdom påverkas den anställdes arbetsförmåga till exempel av den anställdes resurser, kompetens och arbetsplatsens möjligheter att stödja och anpassa arbetet.

• Ibland är det svårt att gå vidare i ett samtal. Den anställde säger till exempel att allt är bra, men chefen ser tydliga problem med arbetet.
• Du kan försöka föra diskussionen framåt genom att ställa frågor om olika arbetsrelaterade frågor på ett målinriktat sätt, som att samarbeta med kollegor, förena arbete med familjeliv och tillhörande praktiska arrangemang, arbetsmängd och andra arbetsrelaterade frågor samt hälsoeffekter på arbetet.
• Ni kan komma överens om en tidsperiod för att följa upp hur arbetet går. Definiera tillsammans de frågor som ska följas upp, tecknen för framgång och metoderna för uppföljning. Gör en promemoria för varje samtal. Arbetstagaren kan, om hen så vill, bjuda in en exempelvis en kollega eller en arbetarskyddsfullmäktig att delta i diskussionerna, och arbetstagaren eller chefen kan också bjuda in en personalrepresentant.
• Ibland framkallar en fråga en defensiv reaktion. En time-out och ett nytt samtal kan vara nödvändigt för att ge den anställde tid att tänka på saken. Tanken på en möjlig sjukdom kan till exempel vara tung. Den anställde kan behöva tid för att vänja sig vid tanken.
• Arbetstagaren är skyldig att delta i de hälsokontroller som arbetsgivaren anger som motiverade. Arbetsgivaren har rätt att begära en bedömning av arbetsförmågan.
• Situationen utreds på arbetsplatsen så långt som möjligt med beaktande av arbetstagarens resurser, chefens kompetens och lagen om integritetsskydd i arbetslivet (759/2004), som reglerar behandlingen av uppgifter om hälsotillstånd på arbetsplatsen.
• Om arbetstagaren vägrar att samarbeta på något sätt, men det finns tydliga problem i arbetet eller med att följa praxis på arbetsplatsen, kan chefen påminna om arbetsplatsens regler. I sista hand kan man tillgripa en anmärkning eller en varning.
• Kom ihåg att du som chef har ett ansvar för att verksamheten på din enhet. Det rättfärdigar och förpliktar att ta itu med saker som inte går bra.