Digitaalinen yhteiskehittäminen vaatii organisaatioilta luottamusta

Miten organisaatioiden välinen virtuaalinen yhteiskehittäminen onnistuu? Kuinka ne rakentavat yhteistyötään etänä? Mikä edistää keskinäisen luottamuksen syntymistä?
-
Antti Soikkanen

Antti Soikkanen

vanhempi konsultti

Virtuoosit-hankkeessa me Työterveyslaitoksen ja Jyväskylän ammattikorkeakoulun tutkijat ja kehittäjät halusimme haastaa työpaikkoja ja itseämme tutkimaan, miten organisaatioiden välistä toimintaa voi kehittää virtuaalisesti.  

Saimme hankkeeseen mukaan kolme erilaista organisaatioiden yhdistelmää. Niiden kanssa luomme hankkeen aikana virtuaalista yhteiskehittämisen mallia Muutosvuoropuhelu-menetelmän pohjalta. Kehittämistyötä tehdään työpajoissa.

Mukana olevat organisaatiot haluavat kehittää toimintaansa ja palveluitaan. Jotkut osallistujat ovat valinneet yhteiseksi kehittämiskohteekseen asiakaspalveluketjun. Toiset keskittyvät ideoiden jakamiseen tai suunnittelevat voimiensa yhdistämistä rahoituksen hakemiseksi.

Hankkeemme on vielä kesken, mutta jo nyt olemme tehneet virtuaalisesta yhdessä kehittämisestä seuraavanlaisia huomioita:

1. Kehittämiskohteen pitää olla merkityksellinen kaikille osallistujille

Monimutkaistuvassa maailmassa on tavallista, että useat eri toimijat tekevät kehittämistyötä samaan aikaan ja eri tasoilla, samankaltaisten asioiden tai yhteisten asiakkaiden parissa. Esimerkiksi julkisilla organisaatioilla voi olla meneillään valtakunnallisia, alueellisia ja paikallisia hankkeita.

Vaikka organisaatiot tekisivät yhteistyötä, ne saattavat myös osittain kilpailla keskenään. On hyvä tunnistaa yhdessä kehittämisen haasteet ja samalla nähdä, että ilman aitoa yhteistyötä ei voi menestyä.

Yhteiskehittämisen kohde kannattaa valita niin, että se on kaikille osallistujille merkityksellinen ja että sitä on myös mahdollista kehittää yhdessä.

2. Kehityskartta auttaa hahmottamaan nykytilan ja seuraavat askeleet

Hyödynnämme Virtuoosit-hankkeessa Muutosvuoropuhelu-menetelmää. Siihen kuuluva kehityskartta auttaa osallistujia hahmottamaan yhteistyön nykytilan ja suunnittelemaan, mitkä ovat heidän seuraavat askeleensa yhteistyössä. Kehityskartan avulla luodaan kuva siitä, miten nykytilasta mennään lähitulevaisuuteen.

Kun kehittämistyössä on mukana ihmisiä eri organisaatioista, kehityskartta on hyvä pohja yhteiselle keskustelulle.

Muutosvuoropuhelu-prosessiin kuuluu myös välitehtäviä ja kokeiluja. Yksi esimerkki välitehtävästä on yhteistyöorganisaatioita edustavien työntekijöiden pareittain käymä pohdinta. He tarkastelevat kehityskartalle hahmoteltua muutosta ja ideoivat alustavasti kokeiluaiheita. 

Virtuoosit-hankkeessa tehdään siis kehittämiskokeiluja yhdessä yli organisaatiorajojen. Kokeilut voivat olla esimerkiksi yhteisiä opintokäyntejä yritykseen, jonka toimintatavoista halutaan löytää ideoita uudistumiseen. Kokeilu voi tarkoittaa myös ohjausryhmätoiminnan terävöittämistä.

3. Virtuaalinen työskentely helpottaa yhteisen ajan löytämistä

Yhteiskehittämiseen osallistuvat ihmiset ovat eri organisaatioista ja eri paikkakunnilta. Virtuaalinen työskentely helpottaa yhteisen ajan löytämistä. Olemme järjestäneet kolme 2,5 tunnin mittaista, fasilitoitua työpajaa. Niiden lyhyt kesto on selvästi madaltanut kynnystä lähteä mukaan.

Työpajat ovat osoittautuneet ketteräksi tavaksi löytää yhteistyötä edistävä kehittämisen kohde ja käynnistää käytännön kehittämiskokeilu. Työpajoissa syntyy ymmärrys yhteistyön tarpeesta ja toimintatavoista.  

Osallistujien ja organisaatioiden laaja-alainen osaaminen varmistaa monipuolisen pohdinnan ja tuottaa konkreettisia kokeiluja. Meidän kehittäjien roolina on fasilitoida ja tukea keskustelua sekä ohjata keskittymään oleelliseen. 

Yllättävät organisaatiomuutokset ja muut ennakoimattomat käänteet vaikuttavat kehittämiseen. Koska työskentelymme on virtuaalista, yllätyksiin on pystytty sopeutumaan.

4. Konkreettinen yhdessä tekeminen kasvattaa luottamusta

Virtuoosit-hankkeessa tutkimme yhtenä ilmiönä nopeaa luottamusta ja sen rakentumista kehittämisprosessissa. Dynaamisesti ja yllättävästi muuttuvaa, epävarmaa maailmaa ja virtuaalista työskentelyä on pidetty etäännyttävinä ja luottamusta vähentävinä tekijöinä.

Havaintojemme mukaan luottamus alkaa rakentua, kun kaikille osapuolille merkityksellinen kehittämiskohde löytyy. Luottamus kasvaa työpajojen keskusteluissa. Prosessiin kuuluvat kehittämiskokeilut tekevät yhteisestä kehittämisestä vielä konkreettisempaa.

Teksti on kirjoitettu yhteistyössä Jyväskylän ammattikorkeakoulun projektipäällikön Hilkka Heikkilän kanssa.

 

Lisätietoja:

Työpaikkojen virtuaalinen yhteiskehittäminen (Virtuoosit) -tutkimushankkeessa kehitetään ja tutkitaan työpaikkojen välistä virtuaalista yhteiskehittämistä vuosina 2022–2023. Projektia rahoittavat Työsuojelurahasto, Työterveyslaitos ja Jyväskylän ammattikorkeakoulu.

Toinen blogikirjoituksemme pohtii yhteiskehittämistä tiimin kannalta: Yhdessä virtuaalisesti – aitoa yhteiskehittämisen mallia hakemassa. Kirjoitus on julkaistu Jyväskylän ammattikorkeakoulun blogissa.

Avainsanat

digitaalisuus
työn kehittäminen

Jaa sisältö somessa!