Työtilauudistuksen johtamistapa vaikuttaa henkilöstön tyytyväisyyteen jopa vuoden ajan

Työterveyslaitoksen mediatiedote, 18.1.2022

– Tilamuutoksen onnistumiseksi on tärkeää kertoa henkilöstölle avoimesti muutoksen perusteluista ja tavoitteista sekä ottaa henkilöstö aidosti mukaan suunnitteluun, sanoo vanhempi asiantuntija Pia Sirola Työterveyslaitoksesta.

– Siirryttäessä omista työhuoneista monitilatoimistoon on tärkeää uudistaa paitsi tiloja, myös työn tekemisen tapoja. Keskustelun tarve työtapojen muutoksista ja muutosten syistä on tärkeä ymmärtää teknisen tilamuutoksen ohella. Tämä asettaa erityisiä haasteita muutosprosessin johtamiselle ja esihenkilöille, muistuttaa Sirola.

 Henkilöstön tyytyväisyys työympäristöön heikkeni

Työterveyslaitoksen tutkimus tehtiin julkisen sektorin asiantuntijaorganisaatiossa, jossa n. 300 henkilöä muutti omista tai kahden hengen työhuoneista monitilatoimistoon. Tutkimuksessa selvitettiin henkilöstön kokemuksia työympäristön muutosprosessista sekä sitä, miten kokemukset selittivät tyytyväisyyttä uusiin tiloihin.   Muutosjohtamisesta kysyttiin ennen muuttoa ja työympäristötyytyväisyydestä ennen muuttoa ja vuosi muuton jälkeen.  

Tulosten mukaan tyytyväisyys työtiloihin heikkeni vuosi muuttamisen jälkeen. Yksilölliset erot olivat kuitenkin suuria. Tyytyväisyyden muutosta selitti eniten se, miten henkilöstö suhtautui muutoksen perusteluihin. Henkilöstö kritisoi myös riittämättömiä mahdollisuuksiaan vaikuttaa tilaratkaisuun sekä näkemystensä huomiotta jättämistä prosessin aikana.

– Esihenkilöt olivat tyytyväisempiä prosessiin ja tiloihin kuin muu henkilöstö. Tämä saattoi johtua siitä, että he olivat jo asemansa puolesta aktiivisemmin mukana konsulttivetoisessa prosessissa, ja siten heillä oli paremmat mahdollisuudet saada tietoa muutoksen syistä, Sirola arvelee.

Muutosprosessin laadukas johtaminen tärkeää huonetoimistoista muutettaessa

Aikaisemmista tutkimuksista tiedetään, että muutto omista työhuoneista monitilatoimistoon koetaan hankalammaksi kuin muutto avotoimistosta monitilatoimistoon. Tutkitussa monitilatoimistossa oli käytössä omat nimetyt työpisteet.

Laadukas muutosjohtaminen onkin tärkeää erityisesti huonetoimistoista muutettaessa. Huomiota tulee kiinnittää muutoksen perusteiden selventämiseen työntekijöille ja vaikuttamismahdollisuuksien tarjoamiseen muutoksen aikana. Käyttäjäkokemuksia pitää seurata ja ryhtyä tarvittaessa korjaaviin toimenpiteisiin.

Työympäristömuutosten pitkäaikaisia vaikutuksia ja muutosjohtamisen roolia työympäristötyytyväiseen on tutkittu vasta vähän.

Workplace change process and satisfaction with activity-based office

• Tutkimus toteutettiin kysely- ja haastattelututkimuksena. Kyselyn vastausprosentti oli 53 % (n=154) ennen ja 62 % (n=146) muutoksen jälkeen.
• Työympäristötyytyväisyyttä tutkittiin henkilöillä, jotka vastasivat molempiin kyselyihin (n=105).
• Kokemuksia työympäristömuutoksen onnistumisesta selvitettiin kyselyllä ja haastatteluilla ennen tiloihin muuttamista.
• Tutkimus on osa ActiveWorkSpace -hanketta, jota rahoittaa Suomen Akatemia.

Lisätiedot:

Pia Sirola, vanhempi asiantuntija, Työterveyslaitos, puh. 043 825 9202, pia.sirola [at] ttl.fi (pia[dot]sirola[at]ttl[dot]fi)

Virpi Ruohomäki, ActiveWorkSpace -tutkimuksen johtaja, Työterveyslaitos, puh. 030 474 2941, virpi.ruohomaki [at] ttl.fi (virpi[dot]ruohomaki[at]ttl[dot]fi)

Artikkeli: Sirola, P., Haapakangas, A., Lahtinen, M. and Ruohomäki, V. (2021), "Workplace change process and satisfaction with activity-based office", Facilities, Vol. ahead-of-print
https://doi.org/10.1108/F-12-2020-0127
 

ActiveWorkSpace – Ympäristötyytyväisyyttä, hyvinvointia ja työn imua edistävät tilalliset ratkaisut monitilatoimistoissa (2018–2022)  

Tutkimushankkeen tuloksia esitellään kansainvälisellä NIVA-kurssilla Helsingissä 20.-22.9. 2022