Kokeilut käytäntöön -työpajan toteutus

Kokeilun päätyttyä kutsu käytännön kokeilijat, mahdollisesti muutama asiakkaan edustaja sekä kokeilun tukijat yhteiseen työpajaan. Valitse millä digitaalisella sovelluksella keskustelu käydään. On tärkeää sopia roolit ja miettiä valmiiksi tarvittaessa tekninen tuki.

Sopikaa etukäteen:

• Mitä kokeilua arvioidaan?
• Mikä muodostaa kokeilun?
• Ketkä arvioivat sisäkehällä? Entä ulkokehällä?

Työpajassa organisoidaan käytännön kokeilijoiden sekä sen tukijoiden välinen vuoropuhelu ns. arviointiakvaariotyöskentelyn avulla. Arviointiakvaarion idea esiteltiin täällä.

Arviointityöpaja on kokonaisuus, jolle kannattaa varata aikaa noin 2,5 tuntia. Työpajan rakenne on seuraava:

1. Johdanto työpajaan, 10 min
2. Kokeilun tai kokeiluiden esittely, 10-20 min
3. Sisäkehä arvioi, 45 min
4. Ulkokehä arvioi, 30 min
   Tauko 10 min
5. Ulkokehä tekee yhteenvedon arvioinnistaan ja esittelee hissipuheena kolme kehitysehdotustaan, 15 min
6. Ehdotusten käsittely ja vastuutus, 15 min
7. Loppusanat ja jatkotoimenpisteistä sopiminen 5 min

Seuraavassa käymme läpi työpajan kohta kohdalta.

Alta voit ladata itsellesi työpajan esityskalvot (pdf), joita voit käyttää sellaisenaan työpajan vetämiseen. Ole hyvä!

Työpajan alussa on tärkeä saada kaikki osallistujat yhteiseen mielentilaan sekä ymmärtämään, minkä asian äärellä ollaan. Voit fasilitoijana aloittaa kertomalla, mikä ylipäätään on ihmislähtöinen arviointimalli sekä minkä takia kyseinen menetelmä on valittu työkaluksi.

Esittele myös arviointiakvaarion idea sekä työpajaan osallistujat, jos kaikki eivät ole tuttuja toisilleen.

Yleiset ohjeet virtuaalityöpajaan:

• Kehota osallistujia pitämään kamera auki aina, kun he ovat äänessä (mikäli mahdollista)
• Jos yhtäaikaa keskustelemassa on vähän henkilöitä (6 tai alle), mikrofoneja voi pitää koko keskustelun ajan auki. Tämä luo yhteisen tilan tunteen
• Muistuta, että kuunteluvuorossa olevat pitäisivät kamerat ja mikrofonit pois päältä. Mahdolliset kysymykset olisi jokaisen hyvä kirjoittaa itselleen muistiin
• Voitte myös sopia mahdollisten keskustelu-kenttien käyttämisestä. Missä vaiheessa ja kuka niitä seuraa?
• Varaa alkuun esimerkiksi esittelyn yhteyteen hetki aikaa, jossa jokainen voi testata kameransa ja mikrofoninsa

Keskeinen kokeilija esittelee arvioitavana olevan kokeilun ja oman näkemyksensä sen onnistumisesta. Ohjeista esittelijää tai esittelijöitä valmistautumaan esittelyyn etukäteen esimerkiksi kuuden arviointinäkökulman tai alla olevien apukysymysten avulla. Huomioi aikataulun sallimat aikarajat! Jos kokeiluita on useampi, yhden esittelyyn voi käyttää aikaa esimerkiksi vain 3-5 minuuttia.

Jos työpajassa on paljon osallistujia, voit ohjeistaa esimerkiksi puolet sisäkehäläisistä tekemään muistiinpanoja arviointimallin ylärivin ulottuvuuksien mukaan (asiakas, työntekijä ja väestö ja ympäristö) ja toisen puolen alarivin ulottuvuuksien näkökulmista (maine, yhteensovittaminen ja talous).

Apukysymykset esittelijälle:

• Mistä kokeilussa on kyse?
• Mitä ongelmaa tai tilannetta kokeilun oli tarkoitus korjata tai muuttaa?
• Mitä kokeilussa on tapahtunut ja mikä on tilanne nyt?

Vinkki:

Jos kyseessä on palveluun tai asiakaskokemukseen liittyvä kokeilu, voit pyytää esittelijäksi myös mahdollisen asiakkaan/käyttäjän. Esittelyssä voi hyödyntää myös yhden tai useamman asiakkaan/käyttäjän videohaastattelua, joka näytetään työpajassa. Mikä on ollut asiakkaan/käyttäjän kokemus kokeilusta?

Sisäkehän arviointi käydään kuuden arviointinäkökulman kautta. Ohjaa keskustelua eteenpäin ulottuvuus kerrallaan. Varaa jokaisen ulottuvuuden käsittelyyn noin 7 minuuttia aikaa.

Ohjeista sisäkehäläisia pitämään kamerat auki koko keskustelun ajan, mikäli mahdollista. Sekä kehota ulkokehäläisiä ottamaan muistiinpanoja. He eivät saa tässä vaiheessa keskeyttää keskustelua.

Muista rohkaista kaikkia sisäkehäläisiä puhumaan! Kaikki näkemykset ja näkökulmat ovat yhtä arvokkaita, eikä samaa mieltä tarvitse olla.

Ulkokehä keskustelee kuulemastaan ja muodostaa kolme ehdotusta siitä, mitä kokeilusta voi oppia, mitä tulisi tehdä seuraavaksi tai miten oppeja vois levittää.

Muistuta sisäkehäläisille, että nyt on heidän vuoronsa kuunnella ja tehdä muistiinpanoja.

Ulkokehän on tarkoitus keskustella kolmen näkökulman kautta. Voit antaa jokaiselle kohdalle noin 10 minuuttia aikaa. Kun kolme kohtaa on käyty läpi, on aika pitää tauko.

Tauon jälkeen pyydä ulkokehää vielä käymään läpi edellisen keskustelunsa pääkohdat ja tiivistämään kolme konkreettista ehdotusta. He sopivat joukostaan kuka esittelee ehdotukset hissipuhe-tyylillä (n. 1 min aikaa esittelylle). Rohkeimmat aloittavat esittelyn sanoilla "Minä lupaan / me lupaamme".

Tämä on tärkeä ja viimeinen varsinainen työskentelyvaihe työpajassa. Nyt on sisäkehäläisten vuoro kommentoida tehtyjä ehdotuksia ja he voivat vielä jalostaa niiden sisältöä. Ohjaa sisäkehä tekemään vielä vähintään yksi ehdotus lisää.

Lopuksi sovitaan, ketkä vievät toimenpiteitä eteenpäin.

Jotta kokeiluista toimiviksi arvioidut jatkaisivat ja niitä voitaisiin levittää laajempaankin käyttöön, jatkotoimenpiteiden ja aikataulujen sopiminen on tärkeää. Pidä huoli siitä, että kehittämisehdotukset ja niiden vastuutus on kirjattu, stilisoitu ja tallennettu.

Huolehdi myös, että työpajassa tehty sisäkehän arviointi ulottuvuuksittain ja pääkohdat käydystä keskustelusta stilisoidaan ja tallennetaan, jotta siihen voi palata.

Työpajan jälkihoitona kannattaa lähettää dokumentit osallistujille.

Huolehdi, että sovitut teot toteutuvat! Sovi samalle porukalle palaveri, jossa käydään läpi miten toimenpiteet ovat edistyneet ja toteutuneet.

Tästä alkaa uusi käytännön levittämisen vaihe!