Kokonaiskuvan hahmottaminen

Kokonaiskuvaa hahmottaessasi luot yrittäjänä oman näkemyksesi yritystoiminnan nykytilasta ja siinä meneillään olevasta muutoksesta. Tilannekuvan ja muutossuunnan hahmottaminen auttaa synnyttämään yritystoimintaa edistäviä kehittämisideoita, jotka muotoilet käytännön kokeiluiksi. Kokeilemalla testaat uusia ideoita tai toimintatapoja yritystoiminnan arjessa. Kokonaiskuvan luominen ja kokeilut toimivat siten oppimisesi tukena ja innostuksen lähteenä.

Pääset tarkastelemaan myös omaa ammatillista tilannettasi, osaamistasi ja kehittämistarpeitasi yrittäjänä suhteessa jäsentämääsi muutoskuvaan. Kokonaiskuvan luomisesta on siten monenlaista hyötyä.

Kokonaiskuvan luomisen välineenä käytämme kehityskarttaa. Kehityskartta auttaa hahmottamaan, mikä on yrityksesi toiminnan sisältö, tarkoitus ja toimintatavat sekä miten ne ovat muuttumassa.

Aloita kehityskartan laatiminen kuvailemalla ensiksi työsi olemassaolon ydintä tällä hetkellä: asiakkaitasi ja heidän tarpeitaan. Kirjoita nämä lokeroon A1: Työn sisältö ja tarkoitus nyt. Varaa aikaa 5–10 minuuttia. Käytä apuna seuraavia kysymyksiä:

• Keitä ovat yrityksesi asiakkaat? Mitä tarpeita heillä nyt on?
  Kuvaa esimerkiksi: 
  - Kuinka laaja asiakaskunta yritykselläsi on (lukumäärä)?
  - Ovatko asiakkaasi yksilöitä vai ryhmiä, työpaikkoja vai yksityishenkilöitä?
  - Edustavatko asiakkaasi jotain ammattialaa tai ikäryhmää?
  - Millä maantieteellisellä alueella toimit?
  - Mitä asiakkaasi yritykseltäsi tilaavat?
• Mitä palveluita yrityksesi tarjoaa? Erittele kaikki palvelut tai tuotteet konkreettisesti.
• Mitkä ovat keskeiset työtehtäväsi? Erittele säännöllisesti toistuvat, päivittäiset tai muut keskeiset työtehtäväsi.
• Mitkä näistä tällä hetkellä osaat ja hallitset hyvin?

Tarkoitus on, että kirjaat käytännön asioita omasta työstäsi mahdollisimman konkreettisesti. Malta olla kirjaamatta toiveita, ongelmia tai ratkaisuideoita – niiden pohtimisen vuoro tulee myöhemmin. Tarkoitus on luoda asioiden tilaa toteavaa kuvaa nykyisestä tilanteesta.  ​​​​​​​

Kun olet kirjannut nykyisen työn sisällön ja tarkoituksen, siirry pohtimaan, mitä muutoksia olet huomannut niissä. Kirjaa niitä lokeroon B1: Lähitulevan työn sisältö ja tarkoitus.

Mitä sellaista on jo näkyvissä, joka ei ole vielä vakiintunutta, toistuvaa ja päivittäistä, mutta jonka olet huomannut, ennakoit tai tiedät olevan lisääntymässä tai vahvistumassa lähitulevaisuudessa. Mitä on jo näköpiirissä tai iduillaan? Ovatko asiakkaat esimerkiksi viestineet uudenlaisista tarpeista tai toiveista, tai onko yrityksen asiakaskunnassa tapahtunut muutoksia? Mihin niistä on tarpeen tarttua, mikä kaipaa huomiota ja opettelua?  Tarvitset tähän pohdintaan noin 10 minuuttia. Voit pohtia muutoksia vastaamalla näihin kysymyksiin:

• Mitä uusia asiakasryhmiä, tarpeita tai palvelupyyntöjä olet huomannut?
• Mitä uusia työtehtäviä olet huomannut tehneesi?
• Mitkä näistä pitäisi saada haltuun?

Tarkoitus on pysytellä konkretiassa myös lähitulevan huomioita kirjatessasi. Vältä visioita ja toivekuvaa. Pyri mahdollisimman realistiseen näkymään siltä pohjalta, mitä olet havainnut tai tiedät olevan muuttumassa.

Seuraavaksi siirryt pohtimaan, millä keinoin (miten) yrityksesi vastaa nykyisiin asiakastarpeisiin ja tuottaa palvelut. Kirjaa yrityksen nykyiset toimintatavat lokeroon A2: Toimintatavat nyt.  

Toimintatavoilla tarkoitetaan esimerkiksi työvälineitä, menetelmiä ja tietoperustaa, joita yritys hyödyntää. Toimintatapoihin lukeutuvat myös toimintaperiaatteet, keskeiset säännöt ja ohjeet, joita yritystoiminnassa noudatetaan. Kirjaa myös, miten työtehtävät yrityksessä on jaettu henkilöstön kesken. Miten ja millä välineillä yhteistyötä tehdään ja tietoja vaihdetaan niin yrityksen sisällä kuin asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden kanssa? Arvioi, mitkä kuvaamistasi toimintatavoista osataan hyvin. Tehtävä vie aikaa noin 10 minuuttia.

• Mitä työvälineitä ja menetelmiä yrityksellä on käytössä?
• Mitkä keskeiset säännöt ja työnjaot ohjaavat arkea?
• Mitä yhteistyö- ja tiedonvaihtomuotoja hyödynnetään?
• Mitkä näistä osataan ja hallitaan hyvin?

Muista konkretia myös toimintatapoja kuvatessasi. Voit kirjata asioita luettelonomaisesti. Tarkoitus ei ole luonnehtia tässä niiden laatua tai toimivuutta. Nimeä esimerkiksi välineitä, menetelmiä, yhteistyökanavia ja järjestelmiä  sen sijaan, että kuvailet niitä esimerkiksi hyviksi, huonoiksi, vanhanaikaisiksi, moderneiksi tai vastaaviksi.

Täydennä kokonaiskuva seuraavaksi lähitulevan toimintatapakuvauksella lokeroon B2. Nykyisten vakiintuneiden toimintatapojen rinnalle tai niiden sijaan sinulla voi olla jo kehitteillä uusia käytäntöjä tai olet jo tehnyt jotakin toisin, kun työn sisältöihin ja asiakastarpeisiin on tullut muutoksia. Varaa tähänkin aikaa 10 minuuttia. 

• Mitä uusia työn tekemisen tapoja on tarve ottaa haltuun tai kehittää?
• Mitä uutta olet suunnittelemassa työvälineisiin, menetelmiin, yhteistyöhön ja tiedonvaihtoon sekä sääntöihin ja työnjakoon liittyen?

Haltuun otettavat ja kehitteillä olevat toimintatavat voivat olla konkreettisia, jo tiedossa olevia ja nimettäviä välineitä, menetelmiä tai käytäntöjä, joissa sinulla on opittavaa. Uudet toimintatavat voivat olla myös sellaisia, joita et vielä pysty nimeämään, mutta joiden tarpeen tunnistat.

Olet laatinut nyt yrityksesi kokonaiskuvan osaset kehityskartalle. Kokonaiskuvan hahmottaminen kaipaa vielä nimeämistä. Millainen on nykyinen toimintamalli kuvauksen pohjalta? Entä lähitulevan toimintamalli? Mistä mihin yritys on matkalla?

Tarkastele lokeroihin A (Työn sisältö ja tarkoitus nyt sekä Toimintatavat nyt) ja B (Lähitulevan työn sisältö ja Lähitulevan toimintatavat) kirjaamiasi asioita. Anna nimi nykyiselle toimintamallille (A) sekä uudelle toimintamallille (B). 

Voit nimetä toimintamallit lokeroihin A3 ja B3 vapaamuotoisesti sen perusteella, millainen kuva sinulle muodostuu. Pyri kiteyttämään nykyinen ja uusi toimintamalli niin, että hahmotat olennaisen eron niiden välillä.

Kun olet antanut nimen toimintamalleille, tarkastele vielä laajemmin, millainen kuva työn nykytilanteesta ja käynnissä olevasta muutoksesta sinulle syntyi toimintamallien nimeämisen pohjalta.

Pysähdy hetkeksi pohtimaan, miltä kokonaiskuvan hahmottaminen tuntui.

• Mitä uusia havaintoja karttatyöskentely nosti esiin?
• Heräsikö jo kehittämisideoita?

Nyt kun olet hahmottanut nykytilannetta ja tulevaisuuden näkymiä, on hyvä nukkua yön yli. Ajatuksesi kypsyvät nukkuessasi.