Att utveckla företagshälsovårdssamarbetet – var börjar man?
Funderar du på hur ni ska utveckla samarbetet och var ni ska börja? Det viktigaste är att ni tillsammans vågar ta upp vad som behöver utvecklas och hur ni går vidare. Låt utvecklingen ta tid och ta en sak eller en helhet i taget.
Exempel på helheter som kan utvecklas:
- Ta en titt på de centrala processerna och verksamhetssätten i ert samarbete. Hur tycker ni att de fungerar? Vad fungerar bra? Vad finns det att utveckla? Utarbeta en plan och en tidsplan för utvecklingsbehov och åtgärder.
- Gå igenom vilka samarbetsmöten ni kommit överens om och vem som deltar i dem, samt deltagarnas ansvar och roller. Vid behov kan ni använda årsklockan för att beskriva mötena. Fundera tillsammans på vilket syfte och mål varje möte har. Finns det behov av andra möten som bör läggas till i årsklockan? Vem ska delta i dem och varför?
- Gör en mötesplan utifrån årsklockan och de möten ni planerat. Beakta de ärendehelheter som ska behandlas samt antalet personer som deltar. Finns det tillräckligt med tid för att gå igenom frågorna på mötena? Finns det tid för andra aktuella frågor, åtgärdsförslag, utarbetande uppföljningsplaner eller genomgång av data? Observera också att det ska finnas tid för eventuella förhandsförberedelser.
- Fundera tillsammans på vilka mätare ni ska använda under mötena. Innan ni väljer mätare måste ni känna till målet med mötet, vilka som deltar i mötet och vilken information som finns tillgänglig samt vem som producerar den. Fundera också på om mätarna är lämpliga med tanke på målen för mötet eller om de behöver uppdateras eller förnyas.
- Diskutera vilken information båda parter samt olika aktörer ska ta fram för mötena och för olika behov vid mötena. Vilken information behövs och varför? Var får man den här informationen? Hur kan man samla in och bearbeta den inför mötet? Hur långt före mötet ska informationen finnas tillgänglig och vem tar med den till mötet? Vad ska man göra med informationen? Finns det behov av information som ännu inte har beaktats? Finns det någon information som kan utelämnas? Genom att gå igenom informationsbehoven får man bland annat en överblick av hur varje part eller aktör bör förbereda sig inför mötena och med vilken tidsplan.
- Se till att ni har en gemensam uppfattning om de frågor som ni kommit överens om i verksamhetsplanen och för de roller och ansvar som hör samman med dem. Är målen för samarbetet och åtgärderna tydliga? Finns det ett motiverat behov av dem, som konstaterats i samarbete och samförstånd? Vilka åtgärder leder dessa mål konkret till, vem ansvarar för dem och hur följer man upp dem? Gå igenom dessa frågor åtminstone en gång om året i samband med att verksamhetsplanen uppdateras.