Företagshälsovårdssamarbetet i praktiken

Ett centralt dokument som styr samarbetet med företagshälsovården är företagshälsovårdens verksamhetsplan. I den antecknas gemensamma mål utgående från de behov som konstaterats tillsammans på arbetsplatsen. 

Verksamhetsplanen innehåller ofta mål på olika nivåer, till exempel strategiska, långsiktiga mål och konkreta, mindre mål för varje verksamhetsperiod. Utöver målen är det viktigt att nämna vilka åtgärder som ska vidtas för att uppnå målen. Verksamhetsplanen och målen uppdateras regelbundet, vanligen årligen. 

Det är värt att satsa på utarbetandet av verksamhetsplanen och att försöka få fram all sådan information som vara till nytta för att gestalta helhetssituationen samt fastställa behoven och målen. Det är viktigt att använda informationen som samlas i arbetsplatsens och företagshälsovårdens system, men likaså att utnyttja arbetsplatsens erfarenheter av företagshälsovårdstjänsterna samt uppfattning om framtida behov.

Det effektivaste sättet för att utarbeta verksamhetsplanen är att både arbetsplatsen och företagshälsovården förbereder sig noggrant inför mötet.

Det är viktigt att företagshälsovården utreder hela arbetsplatsens syn på behovet av företagshälsovårdstjänster samt hur man upplevt kvaliteten på utförda tjänster. Företagshälsovården ska också internt samla in information och iakttagelser om bland annat genomförandet av överenskomna tjänster, eventuella nya behov samt kundrespons.

Vilken information använder du redan nu i samarbetet med företagshälsovården? 

Uppgift: Välj från listan den information du använder när du förbereder dig inför ett möte om verksamhetsplanen. 

Föregripande verksamhet innebär att man beaktar arbetsplatsens och företagshälsovårdens framtida verksamhet och planerar samarbetet och den praktiska verksamheten utifrån det. Planeringen grundar sig på den information som finns tillgänglig om hur arbetsplatsens närmaste framtid ser ut och vilka förändringar som eventuellt kommer att ske i verksamheten eller arbetsmiljön. Även kommande ändringar inom företagshälsovården beaktas. Om man känner till eventuella förändringar är det lättare att tillsammans förutse framtida behov och samarbetets riktning.

Informationsutbytet är en viktig del av samarbetet med företagshälsovården och tid för det bör reserveras i alla samarbetsmöten.  I den förebyggande verksamheten är det också viktigt att utnyttja den information som samlas in om den gemensamma verksamheten. Det innebär i praktiken att informationen måste struktureras och analyseras samt bearbetas till lämpligt format som kan utnyttjas i samarbetet.

Det är lättare att förutse verksamheten om rollerna för olika aktörer i samarbetet med företagshälsovården är tydligt fastställda, till exempel i verksamhetsplanen.

När rollerna och ansvaren i anslutning till dem är fastställda, känner alla till dem och samarbetet påverkas till exempel inte av personalförändringar på arbetsplatsen eller inom företagshälsovården. Om en aktör slutar, känner efterträdaren till vilka frågor och uppgifter som hör till rollen.

Det ingår många olika funktioner och tillvägagångssätt i samarbetet med företagshälsovården som båda parter ska komma överens om tillsammans. Det gäller till exempel gemensamma möten (styrgrupper, möten om verksamhetsplaner, arbetarskyddskommissionens möten, andra samarbetsmöten med t.ex. försäkringsbolagets representanter osv.) och tidsplaner, syften, innehåll, mål, roller, ansvar samt vilka personer som deltar i samarbetet. 

Tips: Bestäm tidpunkten för nästa års möten under årets sista möte.

Det är också bra att på förhand komma överens om hur man delar och utnyttjar den informationen som samlas in i samarbetet och dess olika funktioner, till exempel vem som ska producera vilken information till mötena.  Man bör också komma överens om årliga tyngdpunkter för samarbetet, om hur eventuella ändringar i arbetsplatsens eller företagshälsovårdens verksamhet informeras samt om frågor som gäller rapportering. Det viktigaste är att båda parter förstår varandras roller och ansvar samt att båda ser fördelarna med samarbetet. 

Tips: Dela med er av god praxis som ni fått via samarbetet. Arbetsplatsen kan till exempel berätta om sådana lösningar för att anpassa arbetet som fungerat bra i olika enheter. Företagshälsovården kan tillämpa god praxis som man tillägnat sig via samarbete med andra arbetsplatser. All god praxis lämpar sig inte nödvändigtvis för alla situationer, men den kan tillämpas och användas för att söka lösningar.  

När det gäller företagshälsovårdssamarbete ska man också komma överens om hur ofta och på vilket sätt samarbetet följs upp och utvärderas. Åtgärderna och uppföljningen ska beskrivas så konkret och begripligt som möjligt, och en tidsplan ska göras upp för dem.

För att få en uppfattning om samarbetets cykel vore det bra att införa överenskomna möten och deras agendor, inklusive mål, i årsklockan. Med hjälp av samarbetets årsklocka får man en överblick av överenskomna samarbetsmöten samt av när mötena hålls i förhållande arbetsplatsens årliga verksamhet och till exempel räkenskapsperioden. Årsklockan visar också hur och när man behöver förbereda sig inför möten och vilken information som samlas in under vilken tid på året och som kan utnyttjas på mötena. Vidare förhindrar årsklockan att ärendena överlappar varandra på mötena genom att man inför varje möte har kommit överens om ett tidsbundet sakinnehåll som båda eller någondera parten förbereder på förhand. Om det inte finns någon färdig årsklocka kan du ladda ner ett botten här. Årsklockans botten kan anpassas till dina egna behov:

Exempel på årsklocka (i samarbete med Dahl Suomi Oy):

Se ett exempel på hur Dahl Suomi Oy har använt årsklockan. Den som ansvarar för samarbetet med företagshälsovården kan tillämpa exemplet när de utvecklar sitt eget samarbete:

På arbetsplatserna planeras verksamheten utifrån arbetsplatsens huvudsakliga uppgift, tillgodoseende av eventuella rapporterings- eller bokslutsbehov samt nya uppgifter. Genom att inkludera samarbetet med företagshälsovården i den här planeringscykeln kan man få mervärde och tillgång till sådan kunskap som arbetsplatsen inte haft tidigare.

Årsrytmen för verksamheten på arbetsplatsen upprepar sig ofta på samma sätt. Planeringen av verksamheten, rapporteringen och uppgifterna i anslutning till de huvudsakliga uppgifterna upprepas och förändringar sker inte särskilt ofta i dessa funktioner. Företagshälsovården bör känna till årsklockan för verksamheten på arbetsplatsen samt verksamhetens särdrag så bra som möjligt, för att företagshälsovårdens expertis och verksamheten ska kunna riktas rätt både när det gäller tid och innehåll.

Ett fungerande och effektivt samarbete med företagshälsovården bygger på en verklig kännedom om arbetsplatsens verksamhet.

Det är en stor utmaning för aktörerna inom företagshälsovården att känna till arbetsplatsens verksamhet på den nivån att de kan erbjuda exakt rätta tjänster för varje situation och varje kund. Många arbetsplatser har ändå en beskrivning av sin årliga verksamhet som kan vara till hjälp, till exempel i form av en årsklocka.

När företagshälsovårdens verksamhetsplan utarbetas vore det därför bra att gå igenom arbetsplatsens årsklocka och införa företagshälsovårdens verksamhet i den. Genom att planera företagshälsovårdens verksamhet utifrån arbetsplatsens verksamhetscykel är företagshälsovårdens tjänster både effektiva och rättidiga.

Planering av verksamheten

Den verksamhet som ska genomföra i samarbete med företagshälsovården (t.ex. arbetsplatsbesök, hälsoundersökningar, rådgivning och handledning) antecknas i företagshälsovården verksamhetsplan. Verksamhetsplanen är specifik och unik för varje företagshälsovårdssamarbete. 

I verksamhetsplanen antecknas målen för samarbetet när verksamheten inleds, utgående från de behov som identifierats och konstaterats tillsammans. Målen och överenskomna åtgärder bör vara realistiska, så att de kan genomföras och uppnås med de resurser som finns tillgängliga. Det är också viktigt att regelbundet utvärdera om dessa mål har uppnåtts – behöver målen eller tillvägagångssätten ändras? 

Verksamhetsplanen ska också redogöra för de gemensamt överenskomna tillvägagångssätt och praxis med vilka verksamheten genomförs, utvärderas och följs upp. Det är också viktigt att konkretisera de olika aktörernas roller och ansvar – vem ansvarar för vad, vilken verksamhet utförs av vem? 

Praxis och samarbetssätt

Man bör tillsammans komma överens om hur kontakten sköts och anteckna detta i verksamhetsplanen. Det är en bra idé att sträva efter regelbundna möten, regelbunden kontakt och öppen diskussion om hur verksamheten genomförs och framskrider. Frågor om vem som sköter vad, hur och när är något man ska komma överens om tillsammans. 

Utöver den regelbundna kontakten kan det också vara bra att komma överens om hur och vem som sköter akuta frågor.  När det gäller kontakten kan en liten arbetsplats ha andra önskemål än en större arbetsplats. I vissa fall kan direktkontakt med arbetsplatsens ansvariga företagsläkare vara det mest fungerande och snabbaste sättet att reda ut olika frågor. 

Man bör tillsammans komma överens om vem och var frågor som gäller möten och kontakt antecknas.  Det är också en bra idé att komma överens om hur informationen till andra aktörer inom samarbetet sköts i fråga om sådant man bestämt möten eller på annat sätt. 

Verksamhetscykel

Tidsplanen för den planerade verksamheten ska anpassas till arbetsplatsens årsrytm och behov. En del arbetsplatser inom vissa branscher har till exempel väldigt bråttom under någon viss årstid – då är det ingen idé att planera in tidskrävande eller resurskrävande aktiviteter eller möten. Till exempel kan återkommande hälsoundersökningar planeras in under lugnare perioder. 

Även på en liten arbetsplats är årsklockan användbar och nyttig för att planera och åskådliggöra samarbetet.

Gemensamma möten

På en liten arbetsplats har man vanligen färre och kortare möten med företagshälsovården än på större arbetsplatser – oftast av resurs- och kostnadsskäl samt på grund av mindre verksamhet. Arbetsplatsen kan önska att man behandlar praktiska och vardagsrelaterade frågor, till exempel om arbetssäkerhet och andra aktuella saker. Det är dock bra att ha gemensam uppföljning och utvärdering av verksamheten på samma sätt som på större arbetsplatser. 

Föregripande samt förebyggande samarbete

På en liten arbetsplats kan det vara utmanande att förutse samarbetet med företagshälsovården. Flera olika faktorer kan påverka arbetsplatsens verksamhet med kort varsel, såsom tillgång till arbetskraft, produkter eller komponenter, plötsliga stora beställningar eller förändrade behov hos kunden, företagarens eget hälsotillstånd samt plötsligt insjuknande hos arbetstagare. Det går inte att förbereda sig på allt; förändringar kan ske plötsligt och överraskande. 

Det är viktigt att också en liten arbetsplats håller företagshälsovården uppdaterad så att den kan vidta nödvändiga åtgärder när det behövs.

Ibland kan förändringar eller frånvaro av aktörer, såsom att företagaren eller kontaktpersonen på arbetsplatsen byts ut, avbryta företagshälsovårdssamarbetet och påverka det under lång tid. För att garantera kontinuiteten i samarbetet med företagshälsovården kan det vara bra att utse en ersättare för kontaktpersonen. Att engagera arbetstagarrepresentanter i samarbetet bidrar också till kontinuiteten genom att de kan informera om både vidtagna och planerade åtgärder inom samarbetet. 

Om företagshälsovården får en ny kontaktpersonen eller om kontaktpersonen är frånvarande under en längre tid, kan verksamheten fortsätta som förut tack vare arbetsplatsens och företagshälsovårdens gemensamma årsplan eller årsklocka. Det är fortsättningsvis viktigt att efterträdaren får en bra introduktion i arbetet.