Handbok för företagshälsovårdssamarbete för små arbetsplatser

Med företagshälsovårdssamarbete avses samarbete mellan arbetsplatsen och företagshälsovården, som skapar förutsättningar för främjande av arbetssäkerhet samt arbetstagarnas arbetsförmåga och välbefinnande i arbetet. Det är en viktig del av ledningen av arbetsförmåga.  

Företagshälsovårdssamarbetet baserar sig alltid på den enskilda arbetsplatsens behov. Det är systematiskt, målmedvetet och förebyggande. Samarbetet ska följas upp och utvärderas regelbundet, så att verksamheten vid behov kan förändras. 

Ett välfungerande företagshälsovårdssamarbete kräver insatser, intresse och aktivitet av båda parter.   

Det lönar sig att satsa på samarbetet på en liten arbetsplats, eftersom  

• företagarens och medarbetarnas hälsa och arbetsförmåga är centrala för verksamheten. Långvarig sjukdom eller arbetsoförmåga kan ha en betydande inverkan på arbetsplatsens verksamhet, medan välbefinnande kan förbättra lönsamheten.  
• arbetet på små arbetsplatser ofta medför exponering, vilket innebär att arbetstagarna riskerar att bli sjuka. I början av företagshälsovårdssamarbetet är det viktigt att identifiera arbetets risker för att kunna kontrollera dem, och på så sätt förebygga sjukdom och eventuell arbetsoförmåga bland medarbetarna.   
• man kan planera verksamheten så att den betjänar arbetsplatsen. Genom att identifiera arbetsplatsens behov kan man spara in på kostnaderna.  

Förverkligas följande i samarbetet?  

• Behov: Man har tillsammans kartlagt och skrivit ner arbetsplatsens behov. Parterna i samarbetet har säkerställt att båda förstår dem och deras prioritetsordning.   
• Målsättningar: Man har fastställt konkreta mål för samarbetet, som baserar sig på arbetsplatsens behov. Vad vill man uppnå? Vad är viktigt?  
• Åtgärder: De åtgärder som man planerat tillsammans är konkreta och begripliga samt motsvarar målen.  
• Ansvar och roller: Man har avtalat om vilka aktörer som ska delta i samarbetet, både på arbetsplatsen och inom företagshälsovården. Ansvarsfördelningen och rollerna är tydliga. Vem gör vad, och vad hör till vems ansvar?  
• Uppföljning och utvärdering: Man har kommit överens om hur verksamheten och samarbetet ska följas upp och utvärderas. Hur ofta, vilka deltar, hur ska det genomföras?  
• Interaktion: Man har gemensamt kommit överens om gemensamma möten, tydliga sätt att hålla kontakt och behoven av kontakt. Man förbereder sig för och satsar på mötena.  Båda parternas aktivitet och intresse för samarbetet förverkligas i samarbetet. Man lyfter modigt fram utvecklingsbehov i samarbetet.     
• Stöd för arbetsförmågan: Man har gemensamt planerat rutiner för stödjande av arbetsförmågan och skrivit in dem i verksamhetsplanen. Man har kommit överens om hur rutinerna för stödjande av arbetsförmågan ska följas upp och utvärderas. En alkohol- och drogpolicy har utarbetats.  
• Delaktighet och kommunikation: Arbetstagarna deltar i samarbetet och information om samarbetet ges regelbundet.   

Lagen om företagshälsovård förpliktar arbetsgivare att ordna förebyggande företagshälsovård för alla arbetstagare i anställnings- eller tjänsteförhållanden som arbetar i Finland. Den lagstadgade, det vill säga förebyggande företagshälsovården omfattar bland annat hälsokontroller för arbetstagarna, arbetsplatsutredningar på arbetsplatsen och bedömningar av arbetsförmåga. Arbetsgivaren kan också ordna sjukvård på allmänläkarnivå och andra hälso- och sjukvårdstjänster för sina arbetstagare. Det är frivilligt att ordna sjukvård.  

Företagshälsovårdssamarbetet börjar när arbetsgivaren ordnar företagshälsovårdstjänster för sin personal eller byter serviceproducent för företagshälsovården.  

Samarbetet inleds med att man bildar sig en gemensam uppfattning om arbetsplatsens och personalens situation samt faktorer som anknyter till hälsa, säkerhet och arbetsförmåga. Det är viktigt att arbetsplatsen och aktörerna inom företagshälsovården redan från början kommer överens om vad man strävar efter med företagshälsovårdssamarbetet och vilka konkreta metoder man använder för att uppnå målen. Det är bra att öppet diskutera vilket mervärde företagshälsovårdssamarbetet väntas ha för arbetsplatsen.  

Företagshälsovårdssamarbetet ska alltid basera sig på arbetsplatsens behov. Att verksamheten baserar sig på behoven innebär att de risker för hälsan och arbetsförmågan som man gemensamt upptäckt och konstaterat på arbetsplatsen utgör grunden för den gemensamma verksamheten och styr innehållet. På så sätt undviker man rutiner och serviceinnehåll som inte gagnar arbetsplatsen och sparar företagshälsovårdens resurser till sådan verksamhet som genuint stöder arbetsplatsen och dess behov.    

 I centrum för företagshälsovårdssamarbetet mellan små arbetsplatser och företagshälsovården står: 

• Den enskilda arbetsplatsens behov (Kan man bli sjuk av arbetet? Stöder eller hotar arbetet arbetsförmågan?) 
• Gemensamt överenskomna konkreta mål och rutiner 
• Avtal om vilka som deltar i företagshälsovårdssamarbetet 
• Tydliga ansvarsområden och roller för de olika aktörerna 
• Avtal om rutinerna för möten 
• Säkerställande av smidig kontakt och kommunikation  
• Avtal om uppföljning och utvärdering av verksamheten 

Förberedelser inför företagshälsovårdssamarbetet 

Förberedelser inför företagshälsovårdssamarbetet gagnar båda parterna. Man bör samla in den information som behövs redan i förväg, vid behov dela med sig av den till den andra parten och sätta sig in i informationen redan före det första mötet. Serviceproducenten för företagshälsovård har som uppgift att ge råd och vägledning för förberedelserna inför mötet samt begära nödvändiga dokument i förväg. 

Arbetsplatsens aktörers förberedelser inför företagshälsovårdssamarbetet 

De aktörer på arbetsplatsen som ska delta i företagshälsovårdssamarbetet ska gärna på en allmän nivå sätta sig in i skyldigheten att ordna företagshälsovård, om de inte känner till denna information sedan tidigare. 

Arbetsplatsens aktörer bör i förväg fundera på följande: 

• Vilka behov och önskemål har arbetsplatsen gällande företagshälsovårdssamarbetet? 

• Finns det några särdrag i arbetet som man behöver beakta? (T.ex. särskilda risker för olycksfall) 

• Vad är nödvändigt? Vad vill man satsa på?  

• Vilka resurser och färdigheter har arbetsplatsen för samarbete?  

• Vad behövs det mer information om?  

Företagshälsovårdsaktörernas förberedelser inför företagshälsovårdssamarbetet 

Företagshälsovården behöver många olika typer av information för att bilda sig en uppfattning om arbetsplatsens hälsorisker samt belastnings- och resursfaktorer. 

Det är viktigt att företagshälsovårdsaktören sätter sig in i exempelvis: 

• Arbetsplatsens riskbedömning 

• Tidigare arbetsplatsutredningar och verksamhetsplaner 

• Läget gällande personalens arbetsförmåga och välbefinnande i arbetet 

• Branschspecifika uppgifter 

• Kemikalier som används på arbetsplatsen 

• Skyddsutrustning som används 

Vid det första mötet säkerställer man att båda parterna i samarbetet har en tydlig uppfattning om hurdana särdrag arbetet på arbetsplatsen i fråga har samt vad det innebär för den praktiska planeringen av verksamheten. Det är också viktigt att arbetsplatsen förstår vilken praktisk nytta företagshälsovården ger arbetsplatsen och vad som kan uppnås med företagshälsovårdssamarbetet. Man bör gå igenom sådant som känns oklart, önskemål gällande samarbetet och eventuella tidigare negativa erfarenheter av samarbete. Aktivitet och öppenhet är centrala för samarbetets smidighet och transparens. 

Aktörer från både arbetsplatsen och företagshälsovården deltar i företagshälsovårdssamarbetet. Det är viktigt att deltagarna känner till sina egna roller och ansvar i samarbetet. Rollerna och ansvaren definieras i allmänhet redan när verksamheten inleds, men de bör granskas regelbundet i samband med övrig planering, uppföljning och utvärdering av verksamheten. 

Deltagare i företagshälsovårdssamarbetet från arbetsplatsens sida: 

• Företagaren/verkställande direktören 

• Personer som känner till arbetet och förhållandena i praktiken (t.ex. arbetsledningen) 

• Arbetstagarna eller deras representanter 

Deltagare i företagshälsovårdssamarbetet från företagshälsovårdens sida: 

• Företagshälsovårdare (ofta den närmaste samarbetspartnern och kontaktpersonen) 

• Företagsläkare (i synnerhet då arbetet medför en särskild risk för sjukdom – exempelvis användning av kemikalier) 

• Företagspsykolog eller företagsfysioterapeut enligt behov (när psykosociala eller ergonomiska belastningsfaktorer framhävs i arbetets särdrag och det behövs specialkompetens i hantering av dessa belastningsfaktorer för att stödja arbetstagarnas arbetsförmåga) 

Samarbetet, rollerna och ansvaret ska gärna beskrivas och skrivas in på en konkret nivå i verksamhetsplanen för företagshälsovård: Vem gör och vad? Vem ansvarar för vad? Samarbetets kontinuitet och informationsutbytet bör säkerställas i synnerhet när arbetsplatsens eller företagshälsovårdens nyckelpersoner byts ut.  

Man bör föra en öppen diskussion om deltagarna och motivera behovet av dem och deras roll i företagshälsovårdssamarbetet. 

Läs mer om deltagarna i företagshälsovårdssamarbetet 

Företagshälsovårdssamarbetets målsättningar och konkreta åtgärder för att uppnå dem skrivs in i verksamhetsplanen. Verksamhetsplanen för företagshälsovården är det viktigaste dokumentet som styr företagshälsovårdssamarbetet. Verksamhetsplanen är alltid specifik för arbetsplatsen och samarbetet, och det finns inte två likadana.    

Arbetsplatsutredningen är grunden för verksamhetsplanen 

Verksamhetsplanen baserar sig på arbetsplatsutredningen. Syftet med arbetsplatsutredningen är att identifiera den enskilda arbetsplatsens behov. När man utarbetar arbetsplatsutredningen ska man alltid använda arbetsplatsens riskbedömning. Med riskbedömning avses systematisk identifiering och dokumentation av riskerna i arbetet. Arbetsgivaren har en lagstadgad skyldighet att göra en riskbedömning, som lägger grunden för säkerheten på arbetsplatsen.  Företagshälsovården bedömer den hälsomässiga betydelsen av arbetsplatsens hälsomässiga risker och olägenheter, belastningsfaktorer och resurser utifrån arbetsplatsutredningen.

Läs mer om arbetsplatsutredningen 

Planering av verksamheten 

Verksamheten och de nödvändiga åtgärderna i företagshälsovårdssamarbetet avtalas alltid med arbetsplatsen utifrån dess behov. Båda parterna bör förbereda sig noggrant för utarbetandet av verksamhetsplanen och använda all den information som samlats in i samarbetet, som hjälper dem att uppfatta situationen som helhet samt definiera behoven och målen.  

I verksamhetsplanen antecknas 

• Den enskilda arbetsplatsens behov 

• Tydliga mål för den gemensamma verksamheten 

• Konkreta åtgärder genom vilka man strävar efter målen 

• Ansvar och roller/vem ansvarar för att genomföra åtgärderna 

• Hur och hur ofta verksamheten ska följas upp och utvärderas 

• Hur ofta verksamhetsplanen och målen ska uppdateras (i allmänhet årligen och alltid när behoven förändras) samt vilka som ska delta i uppdateringen 

I planeringen av verksamheten beaktar man det proaktiva samarbetet, genom vilket man kan förbereda sig för exempelvis förändringar i arbetsplatsens verksamhet och företagshälsovårdssamarbetet. På en liten arbetsplats kan det vara utmanande att förutse framtiden, eftersom arbetsplatsens verksamhet kan påverkas av flera olika faktorer enligt en snabb tidtabell. Det viktiga är att informera om eventuella förändringar i god tid, så att man kan reagera på dem tillräckligt snabbt. 

På en liten arbetsplats har information om förändringar till företagshälsovårdssamarbetet en nyckelroll i förutseendet, eftersom man då kan vidta nödvändiga åtgärder med anledning av dem.

I verksamhetsplanen antecknas arbetsplatsens rutiner för ledning av arbetsförmåga samt hur dessa ska följas upp och utvärderas i samarbetet. Ledning av arbetsförmåga är särskilt viktig på små arbetsplatser, där även enskilda arbetstagares frånvaro kan utgöra en betydande utmaning för hela arbetsplatsens verksamhet. Till ledningen av arbetsförmåga hör bland annat att man tillsammans funderar över, avtalar om och antecknar rutiner till stöd för arbetsförmågan. Rutinerna till stöd för arbetsförmågan kan exempelvis gälla tidigt stöd och återgång till arbetet. På små arbetsplatser bör man inkludera arbetstagarna i planeringen av rutinerna, eftersom de känner till arbetet och dess belastningsfaktorer och anpassningsmöjligheter.  

Läs mer om information som används i planeringen av verksamheten

Läs mer om rutiner till stöd för arbetsförmågan 

Praxis och möten inom samarbetet 

Sätten att hålla kontakt, hur ofta man ska ha kontakt, tidtabellerna och deltagarna avtalas gemensamt och antecknas i verksamhetsplanen.  

I verksamheten bör man sträva efter: 

• Regelbundna möten och regelbunden kontakt med företagshälsovården – vad är aktuellt på arbetsplatsen, har det skett förändringar i arbetet? 

• Öppen diskussion om hur verksamheten ska genomföras och framskrida 

• Att avtala hur och genom vem saker och ting ska skötas 

• Att avtala var man ska dokumentera vad som tagits upp under mötena eller kontakterna och vem som ska göra det, samt hur informationsutbytet med andra aktörer i samarbetet ska skötas.  

I vissa fall kan direkt kontakt med den kundansvariga företagsläkaren vara det snabbaste och bäst fungerande sättet att sköta ärenden.  

Tidtabellerna för den planerade verksamheten bör anpassas till arbetsplatsens behov och årsrytm. Man kan använda en årsklocka för planeringen och för att åskådliggöra den gemensamma verksamheten. 

Det är viktigt att regelbundet följa upp och utvärdera verksamheten och samarbetet mellan arbetsplatsen och företagshälsovården. Det är bra att reservera tid för utvärderingen och den fortsatta planeringen av verksamheten, även om detta sker i samband med andra möten. Man bör fundera på vilket möte som är mest naturligt för detta och hur mycket tid som behövs för utvärderingen. Det är viktigt att inkludera personalen i utvärderingen. 

På en liten arbetsplats är indikatorerna för utvärdering av verksamheten huvudsakligen kvalitativa på grund av antalet anställda och det mindre antalet händelser. Utvärderingen av verksamheten och samarbetet sker genom diskussioner mellan arbetsplatsens och företagshälsovårdens aktörer. 

Det centrala i utvärderingen är 

• Hur samarbetet fungerar och vad som behöver utvecklas 

• Hur företagshälsovårdstjänsterna har lyckats med att stödja arbetsplatsens arbetarskydds- och arbetshälsoverksamhet. 

På en liten arbetsplats kan man exempelvis ta hjälp av följande lista med frågor: 

För att företagshälsovårdssamarbetet ska lyckas behövs aktivitet och insatser av båda parterna. Man får hålla regelbunden kontakt och ställa frågor – det är till och med önskvärt och ökar öppenheten och förtroendet i samarbetet. Se tillsammans till att verksamheten alltid baserar sig på arbetsplatsens behov och att dess mål är tydliga för båda parterna. Utvärdera verksamheten regelbundet och ändra den enligt behov. På så sätt fördjupas och utvecklas företagshälsovårdssamarbetet. Långsiktigt företagshälsovårdssamarbete ger det bästa resultatet.  

Läs mer

Bättre arbetsförmågeledarskap genom samarbete med företagshälsovården